每个企业主都必须知道的时间表好处

介绍

在现代商业环境中，记录员工的工作时间具有深远的意义。它可以让我们深入了解资源的利用情况以及员工在不同项目中的时间使用情况。

传统上，企业在很大程度上依赖于以表格形式获取工时数据的时间表来跟踪工时。然而，随着技术的发展，许多数字技术成熟的企业已经转而使用数字时间表，因为数字时间表具有不可或缺的功能，同时也见证了企业底线和项目交付的显著改善。

因此，在本博客中，我们将讨论利用考勤表为员工带来的主要好处，以及它如何帮助简化薪资处理流程、提高团队的工作效率、促进与客户和团队的积极关系。

什么是时间表？

考勤表是企业用来跟踪员工在一定时期内总工作时间的工具。企业可以利用考勤表中的员工工作时间数据来处理薪资、向客户开具账单、估算项目交付额以及跟踪缺勤模式。企业普遍使用的考勤表主要有三种类型：

纸质

纸质考勤表，包括可打印的考勤卡、打卡机、登记簿等，是用来记录员工工时的最传统的考勤表。然而，这些陈旧的考勤表需要手工输入时间，容易出现人为错误、数据安全和时间被盗等问题。

电子表格

电子表格改革了考勤表的布局，使考勤过程更有条理、更精简、更轻松。电子表格（尤其是 Excel 格式的电子表格）的表格化、简洁性和易用性使其成为企业最受欢迎的考勤表解决方案之一。事实上，企业甚至可以使用多种格式的 Excel考勤表模板来跟踪员工每天/每周/每月的工作时间。

数字时间表

纸质系统和电子表格在功能上有一些局限性，还容易出现时间盗窃、数据安全和错误数据输入等问题，而数字时间表（如时间跟踪软件）不仅能准确捕捉时间数据，还能提供详细报告、审批路径、验证等多种功能。

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接下来，我们将深入探讨企业为什么要利用时间跟踪软件（也称为在线考勤表），以及它如何帮助企业提高盈利能力和竞争力。

每个企业主都必须知道的 10 个时间表好处 {#10-时间表的好处--每个企业主都必须知道的好处｝

* 为客户提供准确的账单

无论是会计、自由职业者还是任何其他公司，记录多个项目的工作时间以计算不同客户的发票都至关重要。

对于按小时向客户收费的企业，时间表可作为客户的记录，并有助于生成准确的发票。

数字时间表有助于企业深入了解不同项目所花费的工作时间数据，确保正确、及时地向客户收费。这有助于维护客户与企业主之间的健康关系。

这种时间跟踪软件还具有可配置的报告功能，可揭示时间利用的详细情况，帮助客户及时了解资金的使用情况以及是否得到了很好的利用。

详细的报告使客户能够查看资源在完成项目的不同部分时所投入的时间，从而作为计费计算和准确性的证明。

* 简化薪资计算

时间记录表对招聘小时工的组织非常有益，因为它可以帮助组织记录员工的工作时间。

时间跟踪软件可追踪总工作时间和加班时间，帮助企业根据工作时数公平、准确地补偿员工。

该软件还能记录员工的工作时间、假期、应计工资、加班费、节假日津贴等，帮助企业有效管理员工薪资以及津贴和额外工资。

此外，有了考勤表，雇主就可以轻松满足与加班、轮班津贴等有关的薪资相关规定，从而遵守强制性法律。

此外，如果在工资单处理过程中出现任何冲突，雇主/管理者可以随时参考考勤表数据来核实具体项目的工时和总工时。

这样，数字考勤表就能减少行政工作所耗费的时间和成本，从而将员工从手工处理时间数据录入中解放出来，让他们可以关注更有生产力的工作，为组织带来价值。

* 防止微观管理

团队经理或主管经常会对员工的活动进行微观管理，以管理员工在做什么以及完成一项任务需要多少时间。

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在时间表的帮助下，管理者无需对员工进行微观管理，就能轻松了解员工的工作内容、完成任务所耗费的时间以及资源的整体利用情况。

因此，考勤表使管理人员不必监督和微观管理其团队，减少了管理人员与团队成员之间发生冲突的可能性。

* 更好的预测和估算

使用数字时间表的一大优势是，其数据可用于估算未来项目的时间、劳动力和成本等资源。

例如，在一个团队开始执行一个新项目之前，他们需要估算具体细节，如时间表、里程碑和所需资源。在这种情况下，经理可以利用以前工作过的项目的时间表数据，这些项目的任务性质与正在开展的项目类似。

因此，借助以往项目的历史数据，企业可以改进对即将开展的项目的人工、成本和时间安排的估算，防止成本超支，并确保项目的及时交付。

* 任务管理和优先顺序

"工时表使组织能够更好地管理工作流程，确定需要改进的领域，并战略性地分配资源，这将有助于成功交付项目，并对底线产生积极影响"。

时间记录表是一种宝贵的工具，可用于确定任务的性质和完成任务通常所需的时间。

管理者可以通过查看时间表数据，了解哪些项目和任务占用了员工更多的带宽，哪些较少。在这种分析的帮助下，管理人员可以围绕任务的优先级、分配和管理做出明智的决策。

例如，管理者和雇主可以放弃那些价值不大、占用资源带宽较多的项目。

此外，管理人员还可以了解哪些任务耗时较长，哪些任务耗时较短。这种分析可以帮助他们改进工作流程，对任务进行优先排序，这样就可以先处理紧急任务，后处理时间较晚的任务。例如，如果销售团队的工作是耗费大量带宽的管理和外联任务，但如果他们需要为客户发送个性化的冷门邮件，而这些邮件耗时相对较少，优先级较高，那么就可以要求他们先处理邮件。

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* 洞察生产力趋势

时间表不仅能跟踪员工的工作时间数据，还能帮助管理者确定生产率趋势，找出员工落后的方面。

例如，管理者可以通过查看员工的时间表数据，了解哪些任务占用了他们的最大带宽，哪些任务他们可以相对快速地完成。

这些数据可以帮助管理者发现员工在哪些方面落后，在哪些方面表现出色。根据完成一项工作所需的时间，管理者可以将他们用于有特定需求的各种项目。

此外，管理者还能发现哪些员工在一般任务上花费的时间比其他员工多，并为他们提供必要的培训和指导，以提高他们的绩效。

事实上，有了时间跟踪软件，管理人员就可以生成针对特定领域的报告，从而更好地评估员工绩效、生产力趋势和工作量水平。这种详细的洞察力可以帮助他们更好地分配资源，有效地分配任务，优化工作流程，从而提高整体生产力和效率。

* 优化资源利用

企业最关心的问题之一是员工是否各司其职，没有在非工作活动中虚报时间。

考勤表记录了员工的工作内容、持续时间和项目。这种对资源时间数据的清晰可视性确保了资源既不会利用不足，也不会利用过度，如果需要，还可以委派他们的任务，以防止员工产生倦怠感。

此外，如果管理人员发现资源的带宽已被充分利用，需要更多资源来分配工作，那么他们就可以标明需要临时人员或大批量招聘，并要求管理层相应地招聘更多资源。

* 让客户及时了解项目进展情况

对于面向客户的项目，时间表可以创造奇迹，因为它可以让客户详细了解几项任务所花费的时间，并推断项目的进展情况。

这种分析不仅能帮助客户了解项目的复杂细节，还能让团队让客户参与到项目过程中，确保客户对时间安排的期望与团队保持一致，并在需要时随时做出调整。

* 更好的项目管理和及时交付

通过时间表，可以全面了解多个任务所花费的时间，并减少项目中的范围蠕变。

因此，有了时间表数据，管理人员就可以解决项目瓶颈问题，在必要时启用更多资源，比较真实与实际的时间安排，并做出明智的决策，确保项目不会偏离轨道。

这种对考勤表数据的实时可视性可帮助管理人员优化工作流程，并不时做出积极主动的决策，使项目按计划进行，确保按时交付。

* 减少计划外缺勤

如果您没有可靠的员工缺勤记录，或使用手动流程记录缺勤，缺勤模式很可能会被忽视，让员工不清楚对他们的期望是什么。

数字考勤表可跟踪计划外缺勤情况，并在缺勤成为一种趋势时进行标记。通过发现某些员工的缺勤模式，管理者可以采取积极措施，尽量减少缺勤情况的发生，提高员工的参与度，并帮助员工遵守组织的必要规章制度。

底线

在商业环境中，每时每刻都很重要，而时间表为企业收集员工工作时间数据并进行分析以做出明智决策铺平了道路。企业可以使用任何一种时间表，无论是纸质的还是电子表格的。然而，纸质考勤表容易出错、盗用时间和手工处理，因此不适合现代使用，为时间跟踪软件的出现扫清了道路。如前所述，这些现代化的时间表不仅能提高企业的资源利用率，还能帮助他们实时了解关键业务指标，从而做出更好的决策。