如何优化 SaaS 应用程序组合？

介绍

在当今竞争激烈的市场中，企业严重依赖 SaaS 应用程序来简化运营、提高生产力和改善客户体验。然而，这些应用程序的管理却经常被忽视。

目前，SaaS 应用程序在企业中的扩散是显而易见的。根据Productiv 的研究，预计到 2023 年，公司使用的 SaaS 应用程序平均数量将达到 371 个。

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但问题是，这些应用程序的管理能力如何？

一个组织使用多少 SaaS 应用程序并不重要，重要的是，如果管理不当，这些应用程序会如何影响组织的安全、收入和增长。

那么，如何有效管理和优化 SaaS 应用程序组合，以取得更大的业务成功呢？本博客将从未受管理的 SaaS 应用程序对业务的不利影响入手，为您介绍实现优化的步骤。

无人管理的 SaaS 应用程序：它对您的业务有何影响？

无人管理的 SaaS 应用程序会带来安全和财务方面的麻烦，损害企业的底线和发展。当企业没有统一的方法或平台来管理 SaaS 应用程序时，就会出现 SaaS 无人管理的情况。

当内部团队或单个用户在没有 IT 或财务团队监督的情况下购买和使用应用程序时，就会出现这种情况。

通常情况下，这些未受管理的应用程序使用容易出错的电子表格进行跟踪。这种手动管理 SaaS 的方法既不高效，也不富有成效。它会导致支出增加、不合规和 SaaS 蔓延等复杂问题。

在处理少于 50 个应用程序时，手动 SaaS 应用程序管理已经足够，但对于拥有 200 多个应用程序的企业来说，这种方法并不合适。

如果采用人工管理，您就会错失良机：

• 全面了解完整的 SaaS 产品组合
• 未获批准的申请购买通知
• 部门 SaaS 支出洞察
• 使用模式分析
• 高效的用户配置和取消配置

了解无人管理 SaaS 的风险

1. 影子 IT 导致支出增加

无法有效跟踪使用公司信用卡购买的未经授权的 SaaS 应用程序。这将导致超支和许可证使用不足，影响公司的底线。\

2. 重复和未充分利用应用程序的兴起

SaaS 管理不善和缺乏集中可视性会增加重复、免费和多余的应用程序，导致投资回报率低下和安全问题。\

3. 数据安全与合规风险

未经管理的应用程序会导致安全漏洞 和敏感信息丢失。如果应用程序不符合法规，也会影响您的业务运营。 \

4. 自动续费

由于财务或 IT 团队不会对未托管的 SaaS 进行跟踪，合同可能会自动延期，从而导致支出增加。\

5. 效率和生产力问题

无人管理的应用程序会造成通信孤岛，导致协作不畅，阻碍团队的工作效率，最终影响业务运营。

既然你已经知道了不管理 SaaS 的影响和风险，那么让我们来谈谈有效管理和充分利用 SaaS 应用程序的简单方法。

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优化 SaaS 应用程序组合的 5 种方法

SaaS 的迅速普及增加了管理上的困难和限制。为了解决这些问题，以下五种方法可以帮助企业优化其 SaaS 应用程序组合，最大限度地利用 SaaS 应用程序：

获取完整的应用程序可见性

"MADX研究报告指出，SaaS企业缺乏应用程序可见性，导致SaaS应用程序许可证利用不足或闲置。近 1/3 的 SaaS 可能被浪费；根据公司规模，这可能意味着数百、数千甚至数百万美元。

企业必须全面了解其应用程序堆栈，才能有效管理 SaaS 应用程序。这种可视性有助于 IT 和财务团队确定正在使用哪些应用程序、谁在使用它们以及它们的用途。

具有这种可视性的企业可以避免应用程序冗余、未经许可的软件使用和资源分配不当带来的负面影响。

决策者将能够优化其应用程序堆栈，通过整合和应用程序合理化消除冗余。因此，SaaS 堆栈将得到优化，从而提高业务生产力和运营效率。

防止影子 IT

根据 Gartner 的报告，2022 年有 41% 的员工在 IT 可见度之外获取、修改或创建技术，Gartner 预计到 2027 年这一数字将攀升至 75%。

在 IT 部门不知情的情况下购买和使用 SaaS 应用程序的行为被称为影子 IT。通过影子 IT 获取的应用程序会给数据安全带来风险，妨碍合规工作，并导致工作流程支离破碎。

获得 100% 的可见性是打击影子 IT 的最简单解决方案。企业可以通过主动监控和集中采购流程，防止未经批准或未经认可的应用程序进入 SaaS 产品组合。

CloudEagle 等工具可以在发现未经授权的应用程序进入系统时立即发出警报，为 SaaS 管理提供了一种积极主动的方法。

分析应用程序的使用情况

Flexera 指出，约有 33%的 SaaS 软件支出未被团队充分利用，导致投资回报率低下。

分析 SaaS 应用程序在组织内的使用情况可以提供重要的优化见解。通过衡量用户活动和参与度，决策者可以确定哪些应用程序能提供最大价值，哪些未得到充分利用。

这种数据驱动的方法使 IT 和财务团队能够做出明智的许可证分配决策，从而更有效地重新分配资源。

分析应用程序的使用情况将帮助您确定该应用程序是否真的有助于他们完成所需的任务。如果没有，那就扔掉它，换一个团队会觉得有用的应用程序。

此外，它还为员工培训或强化流程提供了机会，以最大限度地发挥现有应用程序的潜力。

消除未使用的许可证或应用程序

许可证使用不足是企业的一大烦恼，会造成费用浪费。企业可以利用应用程序可视性和使用研究数据与供应商进行谈判。

了解实际使用模式后，企业就可以协商许可证条款，确保许可证数量与实际需求相符。只根据需求购买许可证；过量购买将导致投资浪费和投资回报率低下。

优化堆栈的另一个巧妙方法是将两个或多个应用程序合并为一个。例如，如果你的营销团队使用 OptinMonster 制作弹出窗口，而销售团队则依赖 Mailchimp 发送电子邮件，那么你可以将这些功能整合到 HubSpot 中，它可以同时处理这两项任务。

您只需使用一个应用程序，而不必针对不同的使用情况使用两个不同的应用程序，从而更容易跟踪和减少软件支出。

这一程序减少了浪费，促进了更具成本效益和战略性的软件购买方法。

使用 SaaS 管理平台

您需要具有相关功能的强大 SaaS 管理软件 来执行上述所有策略。这些平台对应用程序的管理提供 100% 的可视性和集中控制，使合同管理、许可证分发和续期跟踪等流程变得更加容易。

SaaS 管理平台可以与内部 SSO、HRIS 和财务系统集成。通过这些集成，平台可以查看完整的 SaaS 堆栈，并将其与支出整合在一处。

既然有先进的工具可以在 IT 发生时发现影子，为什么还要依赖电子表格来跟踪应用程序呢？这些工具还可以帮助优化 SaaS 应用程序，而不需要大量的手动工作。

它不仅能提供可见性，还能通过揭示重复和多余的应用程序提供成本优化机会。您可以分析使用情况，消除重复和多余的应用程序，优化您的产品组合。

结论

对于使用多种 SaaS 应用程序的组织来说，优化 SaaS 应用程序组合至关重要，因为这会使软件支出激增。

有效管理 SaaS 应用程序组合 对于提高增长、降低风险和确保卓越运营至关重要。忽视适当的管理会造成资源浪费、安全问题、支出升级和工作流程分散。

本文讨论了优化应用程序组合的五种简单方法：从应用程序可见性到防止影子 IT、监控消耗、优化许可以及选择 SaaS 管理平台。这些都是企业用来优化其产品组合的屡试不爽的方法。

优化的 SaaS 应用程序组合是企业增长、创新和长期成功的驱动力。