如何确保 2024 年的业务合规性：帮助您保持领先的工具

介绍

让我们面对现实吧--遵守商业法规感觉就像在玩杂耍。在不断变化的税收规则、数据隐私法和特定行业准则之间，很容易让人不知所措。

但问题是：保持合规并不仅仅是为您的企业在假想的清单上打勾。它关系到保护您的企业免受罚款、维护客户的信任以及保持业务顺利运行。

如今，企业不能再依赖人工流程。合规工具是未来的方向。如今，许多事情都已由人工智能驱动，企业不应落在后面。

您应该确保您的企业遵守游戏规则。在本文中，我们将阐述合规的含义、合规的重要性、忽视合规的风险，以及哪些工具可以帮助您保持领先。

什么是商业合规？

将企业合规视为保证企业安全合法运营的护栏。这就是遵守适用于您企业的规则和法规--无论是劳动法、数据隐私要求还是财务报告义务。最棘手的是遵守规则，因为它们并不是一成不变的。

合规意味着时刻关注这些变化，并确保您的企业始终保持清醒。您的目标是避免罚款，保持客户对您的信任，并合法、正确地经营业务。

企业为何需要自动合规工具？

如果没有正确的工具，就想保持合规，就像穿着人字拖完成马拉松比赛一样。完成马拉松是有可能的，但不要指望能获得名次。你还可能在途中给自己带来不必要的痛苦。

为什么要承受这种痛苦呢？因此，要想取得成功，您需要自动化合规工具。这些工具能为管理法规分忧解难。以下是它们必不可少的原因：

法规的复杂性

法规瞬息万变。就在去年，超过一半的企业表示，他们很难跟上不断变化的法规，尤其是像《通用数据保护条例》（GDPR）这样的数据隐私法律。自动化工具会实时更新，因此您不必担心错过关键的变化。

跨部门整合

合规不是一个部门的事。人力资源部门、财务部门、IT 部门--每个部门都要参与其中。自动化系统可确保您业务的各个部分保持同步。这可以帮助您全面满足要求，而不会带来麻烦。

实时监控

如果能在即将出错时提前预警，岂不更好？自动合规工具就能做到这一点。如果您即将违反某项规定，它们会发出实时警报，以便您在问题出现之前加以解决。

竞争优势

客户越来越关注哪些企业遵守规则。事实上，根据2022 年 NielsenIQ 的一份报告，超过 80% 的消费者更愿意与流程透明的企业合作。自动化工具可以帮助您建立这种信任--信任可以转化为忠诚度和长期成功。

违规风险：罚款、声誉受损和运营中断

不合规不仅有风险，而且代价高昂。不合规会给您带来各种影响，从经济处罚到客户信任受损，不一而足。

GlobalScape 和 Ponemon Institute 在 2017 年进行的一项题为 "遵守数据保护法规的真实成本"的研究发现，企业每年因不遵守法规而付出的平均成本高达 1,480 万美元。这比 2011 年高出 45%，比 550 万美元的平均合规成本高出很多。

这种情况向您展示了商业合规的成本效益。它可以帮助您避免这三大风险：

罚款和法律纠纷

罚款和法律纠纷不仅仅是一巴掌的事。它们是严重的问题，有可能让你付出数百万的代价。以欧洲的 GDPR（《通用数据保护条例》）为例。如果您疏忽大意，您将面临高达 2,000 万欧元或全球收入 4% 的GDPR 罚款，以较高者为准。

声誉受损

在当今世界，品牌就是一切。一个合规方面的小插曲，就可能危及企业的声誉。

请记住，现在的客户比以往任何时候都更重视自己的隐私。他们想知道他们的数据在你这里是否安全。如果您在保护客户个人信息方面过于松懈的消息传出去，他们可能会开始在您的竞争对手那里 "橱窗购物"。

运行方面的问题

当不合规行为被标记出来时，可能会导致业务停滞。例如，您正准备推出新产品。营销团队兴高采烈，每个人都蓄势待发。然而，合规问题突然出现。突然间，一切都停滞了。这将让你、你的员工和你的客户相当失望。

商业合规的关键领域有哪些？

合规并非一刀切。它涵盖多个领域，具体取决于您所在的行业。以下是企业需要关注的关键领域：

数据保护

GDPR（《通用数据保护条例》）和《加州消费者隐私法案》（CCPA）等数据隐私规则要求公司负责任地处理客户信息。这包括采取以下步骤：

1. 征得客户对数据收集的同意。
2. 使用加密技术保护收集到的数据。
3. 在出现漏洞时通知客户。

环境法规

如果您的企业对环境有任何影响（大多数企业都有影响），您就需要遵守有关碳排放、废物管理和生态友好型实践等方面的法规。可持续发展不仅对地球有益，而且正在成为一项必须遵守的法规。

事实上，根据普华永道的《2024 年消费者之声调查》，9.7% 的消费者将为可持续产品和商品支付更高的价格。这与去年的调查相符，去年的调查显示，9.8% 的消费者愿意为可持续发展支付更高的价格。

财务报告和审计

让您的账目井井有条不仅是明智之举，也是法律要求。政府期待准确的财务报告，许多企业需要为审计做准备。实现财务合规性自动化，可以让您免于最后一刻的任务和问题。

特定行业法规

某些行业需要遵守额外的规则。例如，医疗保健提供商需要遵守《健康保险可携性和责任法案》（HIPAA），以保护患者数据。同样，金融机构必须满足反洗钱（AML）要求，以防止欺诈。

人力资源软件如何简化监管合规性

如果您认为合规只是财务或法律方面的事情，那就大错特错了。人力资源部门也扮演着重要角色。值得庆幸的是，人力资源软件可以让合规管理变得更加容易。

文档和报告自动化

人力资源工具可以自动生成报告并更新记录，让您随时做好审计和检查的准备。

轻松遵守劳动法

从跟踪工时到保证同工同酬，人力资源工具都能帮助您遵守劳动法。具有内置检查功能的系统可在潜在的违规行为成为问题之前轻松发现。

财务报告合规工具

财务合规是自动化的一个重要领域。让我们来看看财务工具是如何让您的工作步入正轨的：

了解最新税法变化

税法变化很快，尤其是在加利福尼亚这样法规经常更新的州。专为加州企业设计的薪资系统（如EarnPayroll）可自动提供新的税务法规更新，帮助您保持领先地位。这将确保您的申报始终准确无误，使您始终符合加利福尼亚州的最新法律要求。

捕捉错误，防患于未然

错误时有发生，但不一定会导致罚款。自动财务工具使用算法来检测错误。这些算法可以发现人眼可能忽略的问题。您可以在提交报告前立即修正任何错误。

云中的审计就绪存储

将财务文件存储在云中可使所有文件井井有条，便于审计。云存储不仅能保证合规性，还能以一流的安全性保护您的记录。您可以随时随地安全地访问文件。

数据隐私与安全合规工具

随着数据泄露事件的增加，企业不能在安全方面敷衍了事。以下是一些数据隐私合规的必备工具：

保持合规的网络安全工具

遵守数据法律不仅仅意味着锁定数据，还需要持续监控。网络安全工具可帮助您检测实时威胁，防范网络风险。您可以防止潜在的身份盗窃和网络攻击可能引发的其他问题。

有一些工具可以帮助您在管理客户信用信息时遵守《公平信用报告法》（FCRA）。遵守《公平信用报告法》对于合法报告准确的信用信息至关重要。

合规可能不是企业经营中最令人兴奋的部分，但绝对是最重要的部分之一。好消息是，您不必独自应对。自动化工具可以让合规变得更容易。

有了正确的工具，您就可以避免代价高昂的错误。您可以专注于与客户建立信任，发展业务。如今，保持合规不仅仅是为了避免麻烦。而是要为自己的长期成功做好准备。