2023年你的小企业需要客户服务软件的9个原因

介绍

让我们面对它：客户服务可能不是你业务中最闪亮的部分。

但你肯定不能忽视它，而不是在这个时候。

客户要求在与你的企业互动的整个过程中得到即时的、个性化的、方便的支持。

因此，提供令人难以置信的客户服务对保留客户很重要，但你需要客户服务软件来使之变得容易。客户支持软件可能是不仅保留客户而且使他们成为品牌忠诚者的关键。

今天，我们将看到为什么你应该使用客户服务软件来支持你的客户的原因。

内容表：

• 简化操作
• 增强客户体验
• 管理客户数据
• 赋予客户服务团队权力
• 在竞争中保持领先
• 追踪性能指标
• 改善合作
• 监测社交媒体
• 启用多语言支持
• 支持远程工作
• 为其他业务领域提供洞察力

原因一：简化操作

客户服务软件通过将常规任务自动化来帮助简化业务运营。

像电子邮件回复、聊天机器人和自助服务门户这样的任务可以通过客户服务软件实现自动化。

有了这个，你的服务代表就有更多的时间来回答，以专注于客户的复杂投诉和咨询。

例如，客户SaaS 登陆页面生成器软件可以自动重设密码，跟踪订单，以及退货。这将为你的客户服务团队成员节省时间，增加他们对产品功能查询等常见问题的响应时间。

理由二：增强客户体验

Hubspot的报告显示， 90%的客户将 "即时 "的客户服务响应视为进行咨询或投诉时的一个重要考虑因素。

因此，你对客户的需求反应越快，他们的体验就越好。

还有什么比使用客户服务工具更好的方式来提供快速的客户服务响应呢？

通过实时聊天、聊天机器人和知识库等功能，客户可以访问您的支持团队，或自己解决他们的问题。

这可以改善你的客户的体验。

对于你的小团队来说，使用电子表格和在许多应用程序之间进行洗牌是不合适的。他们无法赶上客户在不同应用程序中突然出现的请求。

但是，客户服务工具通过将所有的客户通知带给你，减少了洗牌的过程。它还保留了客户和服务代表之间所有过去的互动记录。有了这个，任何客户服务人员都可以快速地处理客户的问题，而不需要向客户询问背景故事。

"当客户与你联系时，他们希望他们的问题或事项得到解决。他们不希望向10个不同部门的10个不同的人重复10次。他们希望一个代理被授权有效和正确地解决他们的问题或回答他们的问题。

你越是这样做，客户就会越信任你的品牌，认为你是在他们需要的时候支持他们的人。"

Apeel的客户体验经理Jenny Dempsey说。

理由之三：管理客户数据

(来源)

小小的忏悔。

在我作为内部领导内容营销人员的工作期间，用Excel电子表格存储客户数据是一种混乱。有时，我把客户数据混在一起，因为行和列都很难识别。不要让我开始讨论让我哭泣的数据崩溃。

因此，在电子表格上管理和不断更新你的客户数据是一个很大的问题。

在数据加载过程中，甚至在计算公式时，都有可能出现人为错误。

这也是一项压倒性的、耗费时间的任务。

通过使用客户服务软件来管理客户数据，使你自己和你的团队成员感到轻松。

有了正确的软件，你可以跟踪客户的互动，分析客户的行为。

这些数据可以为你的客户的喜好提供宝贵的见解，并帮助你对你的业务做出明智的决定。

管理客户数据也是为了保护你客户的隐私和安全。这可以确保你的客户信息得到加密、安全和保障。

理由四：赋予客户服务团队权力

来自客户的计费要求和投诉将使你的客户服务团队疲于奔命。

通过给你的客户服务团队提供正确的客户服务工具，使他们的工作变得简单，从而使他们处于巅峰状态。

例如，一个知识库工具提供了所有的常见问题和客户的常见询问。有了这个工具，你的客户成功团队可以把客户引向知识库资源，供其参考。

请看如何创建一个知识库：

https://youtu.be/r0uiE3gg97A

票据跟踪功能可以帮助你的团队检查传入的请求并对其进行排名。

像Slack、Trello和Wimi这样的团队协作工具鼓励团队协作。

像Ranktracker、Hotjar、Kissmetrics和Google Analytics这样的性能分析，可以深入了解你的团队的效率，让你确定需要改进的地方。

通过给你的团队提供成功所需的资源，你向你的团队成员表明，你重视他们的贡献。

理由之五：在竞争中保持领先地位

在今天的商业环境中，竞争是激烈的。未能满足客户期望的企业有可能落伍。

77%的美国消费者认为良好的客户服务是赢得忠诚度和业务的根本。

因此，客户服务是一个有效的战略，以保持在你的竞争对手之上。

有了客户服务软件，你可以通过提供快速和个性化的支持获得竞争优势。

Hiver的调查报告显示，大多数客户喜欢接受快速的客户服务，而不重复他们的投诉或要求。

理由之六：跟踪业绩指标

客户服务软件可以帮助跟踪所有重要的指标，并做出数据驱动的决策，以改善你的客户服务业务。

例如，你注意到你的响应时间在过去几周内一直在增加。通过挖掘数据，你发现一个代表对客户的回应总是很慢。

有了这些知识，你可以与该代表合作，改善他们的表现，或将他们重新分配到一个不同的角色。

同样，跟踪票据解决率可以帮助你确定流程中的瓶颈并进行改进。

如果你注意到某一类型的票据需要比其他票据更长的时间来解决。通过分析数据，你可能发现这种类型的票据需要更多的培训或资源来解决。

最后，客户满意度分数可以成为了解你的团队表现如何的有力工具。如果你的分数一直很低，这说明你的客户服务工作做得不够好。

这意味着你的团队需要更多的培训，或者你需要完全重新思考你的客户服务方法。

理由之七：改善合作

(来源)

有了客户服务软件，你的团队成员可以分享信息，分配任务，并努力解决客户问题。

如果一个团队成员被卡住了，他们可以向另一个团队成员寻求帮助。这就像在你最需要的时候叫来后援。

但这不仅仅是为了完成工作。改善合作也意味着一个更积极的工作环境。当团队成员感到受到支持和重视时，他们更有可能参与其中并受到激励。这可以导致更高的工作满意度和更低的离职率。

理由之八：监控社交媒体

客户希望你能出现在社交媒体平台上，准备好回答他们的问题和投诉。他们也会在社交媒体上表达他们对你的业务的不满。

但管理许多社交媒体渠道对任何客户服务团队来说都是挑战。

这就是客户服务软件发挥作用的地方。

Freshdesk、Khoros Care和Sprout Social等工具被用来跟踪社交渠道上的评论和品牌提及。

这有助于你的客户服务团队从一个中央应用程序监督你的社交媒体页面。这也有助于他们与客户建立牢固的联系。

对客户的投诉做出反应表明你致力于让他们满意。

理由之九：启用多语言支持

想象一下吧：你在一个外国，你需要客户服务。你说的是不同的语言，而电话那头的代表却很难听懂你的话。这是一个令人沮丧的经历，会让你感到被切断联系，听不到声音。

但如果同一个客户服务团队能够获得多语言支持，沟通就会变得很容易。

这就是客户服务中多语言支持的力量。

客户服务软件可以通过提供翻译服务帮助消除语言障碍。这可以帮助你与来自不同文化和背景的客户建立联系。

结束语

随着接触到快速的互联网连接，客户现在期望每个企业都能提供同样快速的客户服务。

但跟上客户的服务需求并不容易，尤其是当你有一个小团队的时候。

这就是为什么你需要客户服务软件来加强你的小团队改善客户体验的努力。通过投资于客户服务工具，你就是在投资于你企业的长期成功。