改善业务工作流程的 5 种有效内部交流工具

介绍

如果各部门和团队成员之间没有稳固的沟通系统，初创企业的运营就会陷入混乱。

这就像一个没有指挥的乐队。每个人都在演奏自己的乐器，但声音并不和谐。

要按时完成项目，你需要一个能让每个人保持同步的沟通系统。最简单的方法就是使用内部沟通工具。

大多数内部通信工具都能处理短信、视频会议和项目安排等任务。

不过，要从互联网上的各种选项中做出选择可能还是比较困难的。

因此，我们决定为您和您的团队成员总结出我们认为最好的五种内部沟通工具。

即时信息应用程序：Slack

Slack 是一款面向企业的消息应用程序，可将人们与所需信息联系起来。

通过一个名为 "频道 "的有序空间，您的团队可以随时随地获取所需的任何信息。

因此，我们可以轻松做出正确的决定，以加快正在进行的项目。

其用户界面简单易用，可帮助首次使用的用户快速体验该平台。

Slack 用户可以共享文件并进行语音和视频通话，是一款出色的内部交流工具。

它还能让您将软件和自定义应用程序直接集成到 Slack 中。帮助您和您的团队节省时间，从一项任务切换到另一项任务。

定价

免费计划，功能有限

企业增强计划：12.50 美元/月

企业网格（联系销售）

支持团队交流的功能

• 频道：Slack 可以帮你创建一个空间，让你可以与团队成员就一件事进行沟通，让每个人都站在同一战线上。

优点：您可以为特定主题、团队或项目创建频道，使对话井井有条，便于访问。这些频道可以是公开的，也可以是私人的。

缺点：Slack 有多种方式在有新消息时通知你，从而产生触发效果，让你看到正在发生什么。

• 直接消息：这是 Slack 中发生在频道之外的小型对话。

优点：有些对话不适合泛泛而谈。你可以直接进入他们的 DM，向团队成员发送私人信息，进行一对一的讨论。

缺点：你的信息历史会被掩埋。

• 文件共享：您可以直接在 Slack 对话中共享文档、图片、视频和其他文件。

优点：它可以方便地与他人实时共享和协作。这非常适合在截止日期前需要立即回复的情况。

缺点：文件存储空间很小，因为公司支付多少费用，就只能获得多少存储空间。随着时间的推移，Slack 会慢慢删除文件。

• 集成：Slack 使员工能够与其他软件高效协作。

优点：Slack 可与其他应用程序或软件（如 Google Drive、Trello 和 GitHub）连接，以集中信息并实现流程自动化。

缺点：Slack 拥有如此多的功能和集成，可能会让新用户不知所措。要习惯所有功能并学会如何有效使用它们，可能需要一些时间。

• 视频和语音通话：使用 Slack，您可以通过视频和语音通话与团队成员进行实时对话，以完成工作。

优点：易于使用。

缺点：在 Slack 中进行视频或语音通话时，用户可能会注意到一些问题，即接听电话的人响应缓慢。

内联网平台：微软 SharePoint

Microsoft SharePoint 推出了与团队协作和共享信息的简便方法。

SharePoint 已被全球超过 1.9 亿人使用，它改变了团队连接、沟通和协作的方式。

Microsoft SharePoint 是一个基于网络的协作和文档管理平台，可与各种应用程序配合使用，在整个组织内存储文档和交流信息。

SharePoint 具有高度灵活性，各组织可利用它为每个项目、团队、部门和分部创建一个与其他网站一样的内联网（或内部互联网系统）。

可为特定部门或团队创建子网站。通过这些集中、安全的空间，用户可以访问、共享和编辑文档。

支持团队协作和文件共享的功能

• 外部共享文件和内容：

SharePoint 允许外部用户存储文件和文件夹，并授予他们受控的访问权限。

优点：SharePoint 节省时间。您可以轻松访问共享文件和文档。

缺点：可能会面临安全问题。

• 内容管理：SharePoint 利用库、列表、元数据、记录管理和保留策略来组织和管理内容。

此外，文件还可以通过审批流程，以保持质量和合规标准。

优点：SharePoint 允许团队存储和收集宝贵的组织数据和文件。

缺点：虽然 SharePoint 界面易于使用，但仍需要大量培训才能确保团队正确使用。

• **团队网站：**SharePoint 为用户组提供了查看和协作内容、数据和新闻的场所。

优点

• 您的团队可以就内容和数据进行协作，并同时处理文档。

缺点

• 非技术用户可能难以设置和定制。
• 交流网站：通过可定制的动态子网站在各组织间共享和交流信息。

优点

• 有效地在各组织间传播信息和资讯。
• 允许动态和品牌子网站。
• 与其他 Office 365 应用程序集成，实现全面沟通。

缺点

• 创建和维护不同的子网站可能需要一些专业技术知识。
• 可通过移动应用程序访问，确保团队成员随时随地开展协作。

优点

• 确保使用安卓、iOS 和 Windows 设备的团队成员随时随地进行协作。
• 移动应用程序可访问内联网、团队网站和内容。

缺点

• 移动应用程序可能无法提供与桌面版相同的功能和特性。
• 通过创建警报和工作流程，实现业务流程自动化。

优点

• 简化并自动化工作流程和通知。
• 有助于提高生产力和业务流程的一致性。
• 与 Power Automate 集成，提供广泛的自动化可能性。

缺点

• 设置复杂的工作流程可能需要专业技术知识。
• 搜索功能有助于发现相关人员和重要内容。

优点

• 强大的搜索功能可查找相关人员和内容。
• 有助于快速查找重要信息和资源。
• 为用户提供个性化搜索结果。

缺点

• 搜索相关性有时很难根据特定需求进行微调。

项目管理软件：ClickUp

ClickUp 是一款一体化的项目管理工具，为团队处理各类工作、协作完成任务和简化工作流程提供解决方案。

为团队成员提供愉快的体验，使他们高效工作并取得好成绩。

借助其灵活的分层基础架构，您的团队可以方便地组织项目、管理任务和子任务以及跟踪目标。

通过集成 Slack、Google Drive、Figma 和 Loom 等 1000 多种工作工具，您可以加快项目管理流程，让团队离目标更近一步。

ClickUp 为您提供了一系列价格优惠的产品，让您享受到最好的一切，提高工作效率。

定价

永久免费计划（最适合个人使用）

无限制计划（最适合小型团队）--无限制计划

每月 7 美元/会员。

商业计划（最适合中型团队）--每月 12 美元/会员。

**企业计划**（最适合许多大型团队） - 联系销售人员

将沟通纳入项目管理工作流程

• 通过创建空间和文件夹在 ClickUp 中组织项目。这将有助于为你的工作创造一个环境。

优点

• 确定清晰有序的项目结构。
• 在不同项目和工作空间之间工作。

缺点

• 由于选项较多，对于初次使用的用户来说可能比较复杂。
• 在交流方面，可以利用评论区讨论细节、提供最新信息和提出问题。您还可以提及团队成员，吸引他们的注意。

优点

• 鼓励在具体任务中进行重点讨论。
• 有助于将信息传递给正确的人。
• 所有交流都与工作背景相关联。

缺点

• 如果管理不善，尤其是在大型项目中，可能会变得难以承受。
• 根据项目要求和沟通风格，在 ClickUp 中自定义任务视图。您可以在列表、板块或日历中进行选择，找到最适合您的视图。

优点

• 选择适合你工作流程的视图（列表、板块、日历）。
• 以对团队最有意义的方式设想工作。
• 用于微调任务视图的筛选器和排序选项。

缺点

• 设置和配置视图的学习曲线，尤其是对新用户而言。
• 如果时间跟踪对项目很重要，请使用 ClickUp 的时间跟踪功能。这将使您能够记录工时，并保持项目投入工作的透明度。

优点

• 轻松跟踪和报告工时，更好地进行项目管理。
• 与时间跟踪应用程序或 ClickUp 内置计时器集成。
• 深入了解如何在任务和项目之间分配时间。

缺点

• 需要有持续跟踪时间的纪律，有些团队成员可能会觉得这很麻烦。
• 与专用的时间追踪工具相比，高级时间追踪功能可能有限

视频会议工具：Zoom

Zoom 是市场上最流行的视频会议软件工具之一，它能将人们联系起来，促进协作，提高工作效率。

Zoom 是一个基于云的视频会议平台，在无法进行面对面会议时，可通过视频或音频与同事进行虚拟会面，或两者兼而有之。

它是大中小型团队的必备工具，这些团队希望保持联系并继续日常工作流程，同时尽量减少中断。

凭借其易于使用的功能，包括一对一会议、群组视频会议、屏幕共享和录制，您和您的团队将获得最有效的战略制定，并为每个入职项目得出理想的结论。

定价

基本计划- 免费计划，可举行 100 人参加的小组会议，会议时长为 40 分钟。

专业计划- 每月 15.99 美元/11.99 英镑，允许您为重复的 Zoom 会议创建个人会议 ID，并记录会议 30 小时，提供 5 GB 云存储空间。

商业计划- 每月 19.99 美元/15.99 英镑。您可以使用虚荣 URL 和公司品牌为您的 Zoom 会议打上烙印，Zoom 会议还可以录制。它的时间限制为 30 小时，最多可容纳 300 人，云存储空间为 5 GB。

Business Plus- 每月费用 25 美元，至少 10 名用户。30 小时会议、10 GB 云存储空间和多达 300 名与会者。

_ 来源：Zoom_

企业计划- 该级别适用于拥有 1,000 名以上员工的企业，您需要联系销售部门确定价格。

举行富有成效的虚拟会议的最佳做法

• 制定议程：提前交流明确的议程，概述会议目标和要讨论的主题。这有助于与会者有备而来。
• 合理安排时间：选择适合所有与会者的会议时间，尽可能缩短会议时间，同时确保涵盖所有要点。
• 测试技术：确保您的 Zoom 账户和设备在会议前正常工作。测试摄像头、麦克风和网络连接。
• 吸引参与者：通过提问、投票或允许与会者共享屏幕或在必要时取消静音，鼓励与会者积极参与。
• 不说话时静音：不说话时将麦克风调至静音，以减少背景噪音和干扰。
• 录音： 为无法参加会议的人录制会议，并在会后分享录音，以供参考。
• 背景：选择专业或中性背景，以保持光鲜亮丽的外观。

协作套件：Notion

Notion 凭借其多功能、用户友好和适应性强的协作套件，改变了团队的工作方式，使团队能够提高工作效率、组织能力和创造力。

它不仅仅是一个工具。

Notion 是一款多合一的复杂工具，可用于各种用途：记笔记、任务管理、知识管理和数据库管理。这就是它的一个突出特点--多功能性。

通过拖放界面，Notion 为用户提供了模板，用户可以根据自己的需要定制工作区，并快速上手。

作为最强大的协作平台之一，用户可以按照自己的意愿分配任务、设定截止日期、跟踪进行中项目的进度，甚至管理整个公司。

其强大的搜索功能可让拥有大量数据的用户在几秒钟内搜索到特定的笔记、任务或数据库条目。

以下是你可以在工作中使用 Notion 的 5 种方法：

• 跟踪目标
• 创建设计系统
• 使用应用程序接口实现自动化
• 跟踪和管理内容
• 管理复杂的项目

定价

免费计划：最适合想要整理生活和工作中每个角落的人

价格免费

附加计划：最适合希望获得计划和组织工具的小组。

价格：每位用户每月 8 美元/按年计费（每位用户每月 10 美元/按月计费）

商业计划：最适合使用 Notion 连接多个团队和工具的公司。

价格：每用户每月 15 美元，按年计费（每月 18 美元）。

_ 来源Notion_

**企业：**先进的控制和支持功能，可运行整个组织。

**价格**联系销售团队

支持团队协作的**功能 **

• 实时协作：多个团队成员可同时处理同一文档或页面，便于实时协作。

优点

• 多个用户可同时处理一份文档。
• 方便文件内部交流。
• 跟踪更改并恢复到以前的版本。

缺点

• 需要连接互联网才能进行实时协作。
• 仅限拥有 Notion 账户的用户使用。
• 共享工作区：通过 Notion，您可以为您的团队、特定人员或整个网络创建共享工作区，从而轻松地集体组织和访问工作页面上的信息。

优点

• 您可以根据自己的需要创建共享工作空间。
• 所有与团队相关的信息都在一个地方。
• 分配权限，控制谁可以查看和编辑内容。

缺点

• 难以学习设置和定制。
• 免费计划对工作空间大小的限制。
• 数据库和模板：您可以创建自定义数据库，并使用模板自定义工作区，以便协同管理项目、任务和其他信息。

优点

• 轻松整理和过滤数据。
• 各种模板适用于不同的使用情况。
• 创建模板以满足特定需求。

缺点

• 初始数据库设置可能很耗时。
• 模板可能无法满足非常小众的需求
• 任务管理：Notion 的任务和项目管理功能使团队能够跟踪进度并为团队成员分配任务。

优点

• 通过板块可视化任务和项目。
• 使用复选框进行简单的任务管理。
• 跟踪最后期限。

缺点

• 一些用户喜欢使用专用任务管理工具，以获得更高级的功能。
• 对于 Notion 的新用户来说，任务管理可能不够直观。
• 与工具集成：Notion 添加了大量应用程序和工具，如 Slack、Google Drive 等，以简化工作流程。

优点

• 支持通过第三方应用程序和 Zapier 进行各种集成。
• 自定义集成的 API 访问。
• 用于快速捕获内容的网络剪贴器扩展。

缺点

• 与专业工具相比，内置集成有限。
• 某些集成可能需要付费计划或第三方服务。

选择内部交流工具时应考虑的因素

现在您已经熟悉了这些工具，选择使用哪种工具至关重要。

选择最适合您企业的工具在很大程度上取决于您的目标和您希望接触的人群规模。

因此，随着您的团队不断壮大，您也需要找到高质量的通信和文档工具，以简化和改善团队互动，这也是简化进行中项目的关键市场驱动力。

那么，如何选择适合自己企业的工具呢？

业务需求和目标

在选择通信工具时，主要是为了解决问题，但对于某些企业来说，可能会有所不同。

有些人可能需要一个主要用于实时聊天的工具，以方便沟通，而有些人可能需要项目管理、文档共享或视频会议等高级功能。

无论如何，了解您的业务需求也符合您获取这些工具的目标，即提高生产力、简化沟通或改进工作流程。

用户友好性

复杂的界面会阻碍用户的采用，也有悖于将其作为问题解决工具的理念。

在选择通信工具时，用户界面是否友好是一个关键因素，因为设计良好的界面可以减少团队或员工的学习曲线。

易于使用的工具很可能成为组织日常运作不可或缺的一部分。

整合能力

您的通信工具应能与您在组织中使用的其他工具和系统相连接，如项目管理、客户关系管理或电子邮件平台。

这种连接可创建无缝工作流程，减少手动数据和输入的需要，提高整体效率。

此外，选择内部通信工具还能让企业充分利用现有的软件投资，并创建一个支持特定业务需求和目标的数字环境。

费用

在工具的成本与其促进组织成功的能力之间取得平衡，才能使其成为具有成本效益的选择。

对所使用的通信工具做出具有成本效益的选择，可确保贵组织合理分配资源，优化投资回报率。

在选择内部通信工具时，除了购买成本外，还必须考虑订阅费用、维护成本和定制费用。

这样，您就可以调整组织的预算，使您的工具不会给您的财务资源造成压力。

结论

在组织内部进行沟通时，如何传达信息与所传达的信息同样重要。

因此，在企业中使用内部通信工具可确保团队积极参与完成工作或项目。

讨论的五种工具--Slack、Microsoft SharePoint、ClickUp、Motion 和 Zoom--各有特点，可以满足您的组织需求。

无论是任务管理、项目协作、文档共享还是聊天信息，每一种业务需求都能找到合适的工具。

免费试用和演示是确定这些工具是否适合您的最佳方式。

因此，在选择最适合企业的工具时，无论有什么好处、功能或预算，都要考虑企业的需求。