Ваш 101 посібник з управління проектами

Вступ

Що таке управління проектами?

Проєктний менеджмент, як випливає з назви, - це управління проєктами. Як проектний менеджер, ви є лідером у виконанні ініціативи. Управління проектами - це забезпечення вашої команди інструментами, необхідними для того, щоб не відставати від графіка і завершити успішний проект. Обмеження в управлінні проектами стосуються обсягу, часу та бюджету, і як керівник проекту, ви повинні розробити план, який допоможе вашій команді досягти успіху, враховуючи ці обмеження.

Незалежно від того, займаєтеся ви управлінням проектами чи ні, більшість професій вимагають вміння керувати проектами, що робить його цінною навичкою в будь-якій галузі. Щоб допомогти вам стати на шлях до успіху, ми пропонуємо вам наш посібник з управління проектами.

Поради щодо управління зірковими проектами

1. Визначте свій проект

Перш ніж приступити до розробки плану реалізації вашого проекту, вам потрібно визначити, що це за проект. Визначте мету та обсяг вашого проекту, вказавши, чого ваша команда прагне досягти, а чого - ні, щоб встановити ваші обмеження та межі.

Потім обміркуйте свої цілі і використовуйте методологію SMART (конкретні, вимірювані, досяжні, релевантні та обмежені в часі). Це допоможе вам краще визначити цілі вашого проекту і гарантує, що ви залишатиметеся реалістичними і не відставатимете від графіка. На цьому етапі ви також повинні визначити ключові зацікавлені сторони проекту, тобто групи або окремих осіб, які зацікавлені в результатах вашого проекту. Маючи чітко визначений проект, ви можете створити статут проекту - офіційний документ, що підсумовує мету, завдання та передбачувані вимоги вашого проекту.

2. Поставити цілі

Визначаючи цілі проекту, переконайтеся, що вони узгоджуються з цілями вашої організації та інших відділів, зокрема маркетингового, юридичного, бренд-менеджменту, PR тощо. Переоцініть мотиви вашої компанії, щоб переконатися, що ваш проект відповідає потребам вашого бізнесу. На етапі постановки цілей вам також потрібно визначити, як ви плануєте оцінювати успіх вашого проекту за допомогою ключових показників. Проілюструйте ваші критерії успіху, щоб допомогти вашій команді оцінити, чи відповідає проект вашим цілям.

3. Розробіть свій план

Щоб розпочати проект з правильної позиції, ви повинні розробити ретельний операційний план. Ваш план повинен включати не лише обсяг, терміни, ресурси та ризики проекту, але й ієрархічну розбивку різних завдань. Це допоможе зробити ваш проект керованим і допоможе розподілити обов'язки та оцінити необхідні ресурси. Ресурси можуть включати людські, фінансові та матеріальні, і їх визначення на ранній стадії допоможе вам правильно розподілити те, що вам знадобиться.

Ще одним важливим аспектом управління проектом і створення плану є комунікація. Складіть чіткі плани комунікації, які визначають, як ви будете передавати інформацію членам вашої команди та зацікавленим сторонам.

4. Створіть розклад

Разом з планом вам потрібно створити графік проекту. Орієнтовний графік проекту допоможе вам і вашій команді не відставати від графіка виконання своїх ролей і обов'язків, а також слугуватиме ресурсом для зацікавлених сторін.

Ви можете розробити графік за допомогою PERT-діаграми або іншого інструменту планування на ваш вибір. На цьому етапі визначте залежності між завданнями та критичні шляхи руху. Потім розподіліть ці завдання між членами команди і встановіть дедлайни для кожної частини обов'язків. Хоча все не завжди буде йти так, як заплановано, прогнозований графік пропонує план, який ви можете оновлювати або вносити зміни в міру просування проекту.

5. Реалізуйте свій проект

Після належного планування ви та ваша команда можете приступати до роботи над проектом. Як керівник проекту, ви можете подумати, що можете сидіти склавши руки і розслабитися, але це не так. Ваша роль на цьому етапі полягає в тому, щоб реалізувати план і переконатися, що ваша команда виконує завдання відповідно до встановлених вами стандартів.

Відстежуйте прогрес кожного члена команди, а також загальну ефективність вашого проєкту. Відстежуйте час, витрати та якість, а також визначайте та вирішуйте проблеми в міру їх виникнення. На щастя, на ринку існує безліч інструментів для управління проектами, які допоможуть вам не відставати від графіка, від Wrike до Asana тощо.

6. Спілкуйтеся та звітуйте

У міру того, як ви і ваша команда просуваєтеся в реалізації проекту, ваша робота як керівника проекту полягає в тому, щоб інформувати ключових стейкхолдерів про статус, проблеми і досягнення вашого проекту. Надавайте чіткі звіти про прогрес, використовуючи KPI, які ви визначили у своєму плані. Крім того, переконайтеся, що ви підтримуєте відкриті лінії зв'язку як всередині команди, так і з зовнішніми зацікавленими сторонами.

7. Пом'якшення проектних ризиків та змін

Навіть з ідеально розробленим планом виникають проблеми та зміни, і ви несете відповідальність за те, щоб забезпечити управління ними протягом усього життєвого циклу вашого проєкту. Коли ви стикаєтеся з проблемами в проекті, впроваджуйте плани зменшення ризиків і дій у надзвичайних ситуаціях, якщо це необхідно. Крім того, документуйте та відстежуйте будь-які виявлені ризики, щоб ви могли повідомити про них в оновленнях проєкту.

Якщо зміни необхідні, вам також слід запровадити процес контролю змін, який допоможе вам оцінити та вирішити, чи є вони виправданими. Подібно до документування проблем вашого проекту, переконайтеся, що ви ретельно фіксуєте всі внесені зміни, оцінюєте їхній вплив і відповідно коригуєте свій план.

8. Вчіться на своєму проєкті та святкуйте свої успіхи

Після завершення проекту важливо зібрати відгуки не лише від вашої команди, але й від зацікавлених сторін. Задокументуйте уроки, які ви всі засвоїли на цьому шляху, і визначте, що спрацювало, а що можна було б покращити, щоб ви могли застосувати ці уроки в майбутніх проектах. Нарешті, заархівуйте цю інформацію для подальшого використання.

Потім ви можете відсвяткувати успіх вашого проекту. Не забудьте визнати і винагородити важку працю кожного учасника, щоб допомогти вам розвинути позитивну культуру у вашій команді.

Успішне управління проектами

Пам'ятайте, що управління проектами - це динамічний процес, який вимагає від вас гнучкості та адаптивності, щоб допомогти вам впоратися з несподіваними викликами та змінами, які можуть виникнути протягом життєвого циклу вашого проекту. Завдяки ретельному плану, правильній команді та адаптивності протягом усього проекту, а також ретельній рефлексії після його завершення, ви матимете інструменти, необхідні для розвитку ваших навичок як керівника проекту, і зможете спрямувати свою команду та компанію на шлях до успіху.