Поради та хитрощі, як покращити свої навички письма для успішної роботи в HR

Вступ

Можливо, ви вважаєте, що навички письма менш важливі для HR-менеджерів, ніж комунікативні та міжособистісні навички. Однак створення добре структурованого та вичерпного контенту так само важливе, як і вирішення конфлікту між колегами чи проведення вражаючої співбесіди.

Без сумніву, не всі народжуються з письменницьким талантом. Більшості з нас доводиться наполегливо працювати, щоб покращити свої навички письма. Якщо ви хочете вивести своє письмо на новий рівень, у цій статті ви знайдете багато практичних порад. Але спочатку давайте коротко розглянемо причини, чому вам, як HR-менеджеру, може знадобитися покращити свої навички письма.

Чому навички письма важливі для HR-ролей?

Зображення Поліни Циммерман з Pexels

Ви покладаєтесь на свої навички письма щодня, починаючи з працевлаштування в HR-сфері, коли вам потрібно включити особисту заяву в резюме, і закінчуючи щоденними електронними листами та щомісячними презентаціями. Не дивно, що претенденти часто користуються послугами з написання резюме, щоб створити інформативний абзац, який запам'ятовується, про свої досягнення та основні причини, чому вони ідеально підходять для цієї роботи. Досвідчений письменник може допомогти вам скласти короткий опис, який приверне увагу читача.

Хороші навички письма мають важливе значення для формування довіри та професіоналізму у відділі кадрів. Ваше письмо часто є першим враженням, яке кандидат або працівник отримає про вас і відділ кадрів. Одним словом, чітке, лаконічне та безпомилкове письмо свідчить про те, що ви приділяєте увагу деталям і серйозно ставитеся до своєї роботи. Ось ще кілька причин, чому вам варто замислитися над покращенням своїх навичок письма.

* Чіткі та переконливі посадові інструкції

Хороші навички письма необхідні для створення описів, які приваблюють кваліфікованих кандидатів та інформують їх про роль.

* Ефективна комунікація

HR-фахівці постійно спілкуються з працівниками, менеджерами та керівниками. Вони повинні вміти писати чіткі, лаконічні та інформативні електронні листи, звіти та інші документи.

* Дотримання законодавства

Багато кадрових документів, таких як політики та процедури, повинні відповідати вимогам законодавства. Фахівці з управління персоналом повинні вміти писати чіткі та лаконічні документи, які відповідають усім вимогам законодавства.

* Брендинг роботодавця

Як HR-фахівець, ви можете відповідати за написання контенту для веб-сайту компанії або соціальних мереж, наприклад, сторінок кар'єри або оголошень про вакансії. Тому контент, який ви створюєте, повинен точно відображати культуру компанії.

* Навчання та розвиток

Можливо, ви берете участь у розробці навчальних матеріалів для працівників. Ви прагнете, щоб вони були чіткими, лаконічними та легкими для розуміння.

Найкращі поради для HR-фахівців щодо покращення навичок письма

Зображення tirachard kumtanom з Pexels

Наступні ефективні поради та хаки допоможуть вам покращити свої навички письма, побудувавши міцну комунікацію з керівництвом та працівниками компанії.

Читайте багато і регулярно

Люди часто вчаться, спостерігаючи за роботою майстрів. Вони можуть вивчати нові техніки і вбирати в себе мудрість експертів. Щоб відшліфувати свої навички письма, зануртеся в хороші тексти. Зверніть увагу на те, як автори будують речення, абзаци та аргументи. Ви можете вибрати відповідну літературу для вашої сфери, щоб вивчити необхідну термінологію. Такий підхід покращить ваше розуміння граматики, стилю та тональності.

Плануйте та організовуйте

Перш ніж почати писати, знайдіть трохи часу, щоб спланувати свої думки та організувати зміст. Часто хороший літературний твір починається з детального плану. Навіть коли ви пишете простий електронний лист, дайте собі достатньо часу, щоб його обдумати. Ця стратегія допоможе вам написати більш цілеспрямований і зв'язний текст.

Практика

Чим більше ви пишете, тим краще у вас це виходить. Щодня або щотижня виділяйте час для письма, навіть якщо це лише короткий запис у щоденнику. Зручний тайм-трекер може стати вам у пригоді. Ви можете зануритися у творче письмо або зосередитися на професійному сленгу та попрактикуватися у написанні електронних листів, звітів тощо. Це також чудова нагода покращити свої організаційні навички. Знайти достатньо часу для цієї діяльності може бути непросто, але вона точно буде корисною для вас.

Пройдіть курс письменницької майстерності

Багато курсів з письма доступні як онлайн, так і очно. Такі курси допоможуть вам покращити свої навички письма в структурованому середовищі і будуть особливо корисними для тих, кому важко організувати навчальний процес самостійно. Крім того, ви можете скористатися цією можливістю, щоб познайомитися з однодумцями та налагодити зв'язки.

Знайди свій голос

Одне із завдань ефективного HR-менеджера - сприяти розвитку співробітників і забезпечити кожному можливість продемонструвати свої навички та таланти. Використовуйте ті ж прийоми, щоб допомогти собі виробити стиль письма, який буде одночасно професійним і автентичним для вас. Навіть якщо вам потрібно використовувати формальну мову для спілкування, це не означає, що ви не можете адаптувати її до своєї індивідуальності.

Використовуйте сильні дієслова

Дієслова - це робочі конячки ваших речень. Вибирайте сильні дієслова, які точно передають ваше значення і додають вашому тексту сили. Переконайтеся, що ви не створюєте речень, які мають подвійне значення і можуть заплутати вашу аудиторію. Крім того, використовуйте активний стан, оскільки він, як правило, більш лаконічний і легший для сприйняття. Це правило особливо важливе для написання електронних листів, оскільки ви хочете, щоб одержувачі мали чітке уявлення про те, що ви хочете, щоб вони зробили з отриманою інформацією.

Змінюйте структуру речення

Не дозволяйте реченням бути монотонними. Змішуйте довжину та структуру речень, щоб створити більш захопливий досвід читання. Прочитайте їх вголос, щоб виявити будь-які невідповідності. Стратегія використання лише довгих речень може виявитися невдалою, оскільки ви можете легко заплутати читачів. З іншого боку, якщо писати лише короткими реченнями, аудиторії буде складно прочитати весь матеріал, наштовхуючись на раптово закінчені думки.

Знайте свою аудиторію

Подібно до того, як маркетологи використовують різні стратегії, щоб зрозуміти наміри користувача і створити привабливий контент, HR-менеджери створюють кожен електронний лист і кожен звіт, використовуючи схожі підходи. Адаптуйте свій контент до конкретної аудиторії, враховуючи її потреби та досвід. Враховуйте їхній рівень знань і те, яка інформація їм потрібна. Переконайтеся, що ви надали більше деталей щодо обговорюваної теми для аудиторії, яка може бути з нею незнайома.

Ретельно вичитайте коректуру

Завжди ретельно вичитуйте свою роботу, перш ніж надсилати. Друкарські та граматичні помилки можуть справити неприємне враження на ваших читачів. Ви можете використовувати доповнення до популярних інструментів, таких як Grammarly для вашого браузера, щоб виявити всі можливі помилки. Багато програм для перевірки граматики доступні в Інтернеті та в текстових редакторах. Використовуйте ці інструменти для виявлення помилок, але не покладайтеся на них повністю. Аналізуйте помилки, яких ви припускаєтеся, щоб уникнути їх у майбутньому. Інакше ви не покращите свої навички письма.

Використовуйте шаблони

Багато кадрових документів, таких як посадові інструкції та листи з пропозиціями, можна скласти за шаблоном. Такий підхід заощадить ваш час і забезпечить послідовність. Ви можете створити персоналізовані шаблони, використовуючи приклади, які можна знайти в Інтернеті або на професійних сервісах з написання текстів. Додайте до цих прикладів специфічні деталі культури вашої компанії та ваш особистий стиль письма, щоб зробити їх унікальними.

Нехай це буде легально.

Під час написання кадрових документів пам'ятайте про юридичні аспекти. Проконсультуйтеся з юристом, якщо у вас виникли питання, щоб переконатися, що ви все робите правильно. За потреби ви можете пройти відповідний курс з написання документів, на якому розглядаються юридичні аспекти написання письмових матеріалів для HR-менеджерів.

Як використовувати навички письма для професійного розвитку

Вам потрібна сильна мотивація, щоб приділяти достатньо часу вдосконаленню навичок письма. Ваш професійний розвиток може бути одним із головних мотивуючих факторів, який змусить вас поставити навички письма на перше місце серед інших справ у вашому щільному графіку. Розглянемо наступні способи використання ваших письменницьких талантів, які допоможуть вам піднятися кар'єрними сходами.

Створення контенту

Зарекомендуйте себе як лідера думок, пишучи пости в блогах на HR-тематику. Це дозволить вам продемонструвати свою експертизу та позиціонувати себе для виступів або визнання в індустрії. Ви можете орієнтуватися на галузеві видання або навіть завести власний блог. Почніть з малого, регулярно публікуючи пости на таких платформах, як LinkedIn, і збільшуйте свою аудиторію.

Внутрішня комунікація

Зголошуйтеся писати внутрішні комунікації для відділу кадрів або всієї компанії. Це можуть бути інформаційні бюлетені для співробітників, оновлення політики або навчальні матеріали. Таким чином ви зможете продемонструвати свою здатність адаптувати комунікацію для різних аудиторій.

Розробляйте сильні пропозиції

Якщо ваша роль полягає в тому, щоб пропонувати нові HR-ініціативи, використовуйте свої навички письма, щоб створювати переконливі та добре структуровані пропозиції. Створення переконливого контенту допоможе вам отримати максимум користі для свого відділу та розвиватися в організації.

Зробіть внесок у галузеві ресурси

Мудрість приходить з досвідом. Пишіть тематичні дослідження або аналітичні записки, пов'язані з успішними HR-практиками у вашій компанії (якщо дозволяє конфіденційність). Ділитися своїми висновками та ідеями зміцнює вашу репутацію і позиціонує вас як ресурс в HR-спільноті.

Створіть портфоліо

Ніколи не знаєш, що принесе майбутнє. Завжди корисно мати портфоліо ваших найкращих зразків письмової роботи у сфері HR. Включіть до нього посадові інструкції, навчальні матеріали або навіть успішні внутрішні комунікації. Це продемонструє потенційним роботодавцям ваші видатні навички та досвід написання текстів.

Налагоджуйте зв'язки з HR-фахівцями

Багато HR-фахівців спілкуються онлайн через форуми або групи в соціальних мережах. Беріть участь у дискусіях і діліться своїми письмовими думками. Такий підхід робить вас авторитетним експертом і сприяє налагодженню професійних зв'язків.