Як оптимізувати свій портфель SaaS-додатків?

Вступ

Організації значною мірою покладаються на додатки SaaS для оптимізації операцій, підвищення продуктивності та покращення якості обслуговування клієнтів на сучасному конкурентному ринку. Однак управління цими програмами часто залишається поза увагою.

Поширення SaaS-додатків у компаніях очевидне вже зараз. Згідно з дослідженням компанії Productiv, очікується, що у 2023 році середня кількість SaaS-додатків, що використовуються в компанії, досягне 371.

Джерело

Але питання в тому, наскільки добре можна керувати цими додатками?

Кількість SaaS-додатків, якими користується організація, не має значення; важливо те, як ці додатки впливають на безпеку, доходи та зростання організації, якщо ними не керувати належним чином.

Отже, як ефективно керувати та оптимізувати портфель програм SaaS для досягнення більшого успіху в бізнесі? У цьому блозі ми розповімо вам про кроки для досягнення такої оптимізації, починаючи з негативного впливу некерованих SaaS-додатків на ваш бізнес.

Некеровані SaaS-додатки: Як це впливає на ваш бізнес?

Некеровані SaaS-додатки можуть створювати проблеми з безпекою та фінансами, що негативно впливає на прибуток і зростання вашого бізнесу. Некерованість SaaS виникає, коли підприємства не мають послідовного підходу або платформи для управління своїми SaaS-додатками.

Це відбувається, коли додатки купуються і використовуються внутрішньою командою або одним користувачем без нагляду з боку ІТ- або фінансової команди.

Часто ці некеровані програми відстежуються за допомогою електронних таблиць, що містять помилки. Такий ручний підхід до управління SaaS не є ані ефективним, ані продуктивним. Він призводить до таких складнощів, як збільшення витрат, невідповідність вимогам та розростання SaaS.

Ручне управління SaaS-додатками було достатнім, коли мова йшла про менш ніж 50 додатків, але воно не підходить для організацій з 200+ додатками.

З ручним керуванням ви багато втрачаєте:

• Комплексний огляд повного портфоліо SaaS
• Сповіщення про незатверджені покупки додатків
• Аналіз витрат на відомчі SaaS-сервіси
• Аналіз шаблонів використання
• Ефективне резервування та дерезервування користувачів

Розуміння ризиків некерованого SaaS

1. Збільшення витрат через тіньові ІТ

Несанкціоновані SaaS-програми, придбані за допомогою кредитних карток компанії, неможливо ефективно відстежувати. Це призведе до перевитрат і недовикористання ліцензій, що негативно вплине на фінансовий результат компанії. \

2. Зростання кількості дублікатів та недостатньо використовуваних додатків

Погане управління SaaS і відсутність централізованої видимості призводить до появи дублікатів, безкоштовних і зайвих додатків, що призводить до низької рентабельності інвестицій і проблем з безпекою. \

3. Ризики безпеки даних та комплаєнсу

Некеровані додатки призводять до порушень безпеки та втрати конфіденційної інформації. Якщо програма не відповідає нормам, це також вплине на ваші бізнес-операції. \

4. Автоматичне поновлення

Оскільки некеровані SaaS не відстежуються фінансовими або ІТ-командами, контракти можуть автоматично поновлюватися, що призводить до збільшення витрат. \

5. Проблеми з ефективністю та продуктивністю

Некеровані додатки створюватимуть ізоляцію в комунікації, призводитимуть до поганої співпраці та знижуватимуть продуктивність команди, що в кінцевому підсумку вплине на бізнес-операції.

Тепер, коли ви знаєте про наслідки та ризики некерованого SaaS, давайте поговоримо про прості способи ефективного управління та використання ваших SaaS-додатків.

Джерело

5 способів оптимізувати свій портфель SaaS-додатків

Швидке впровадження SaaS створило додаткові труднощі та обмеження в управлінні. Щоб вирішити ці проблеми, ми пропонуємо п'ять способів, які допоможуть компаніям оптимізувати свої портфелі SaaS-додатків і отримати від них максимальну віддачу:

Отримайте повну видимість програми

"Дослідження MADX повідомляє, що відсутність видимості додатків в SaaS-організаціях призводить до того, що ліцензії на додатки SaaS не використовуються або використовуються не повністю. Майже 1/3 вашого SaaS може бути витрачена даремно; це може означати сотні, тисячі або навіть мільйони доларів, залежно від розміру вашої компанії".

Для ефективного управління SaaS-програмами організаціям необхідно мати повну видимість свого стеку додатків. Така прозорість допомагає ІТ- та фінансовим командам визначити, які програми використовуються, хто ними користується і для чого вони використовуються.

Підприємства з такою видимістю можуть уникнути негативних наслідків надмірності додатків, несанкціонованого використання програмного забезпечення та нераціонального розподілу ресурсів.

Особи, які приймають рішення, зможуть оптимізувати свій стек додатків, усуваючи надмірності шляхом консолідації та раціоналізації додатків. В результаті стек SaaS буде оптимізовано, що підвищить продуктивність бізнесу та операційну ефективність.

Запобігайте тіньовим ІТ

Згідно зі звітом Gartner, у 2022 році 41% працівників придбали, модифікували або створили технологію поза межами видимості ІТ-відділу, і Gartner очікує, що до 2027 року ця цифра зросте до 75%.

Діяльність з придбання та використання SaaS-додатків без відома ІТ-відділу називається тіньовим ІТ. Програми, придбані через тіньові ІТ, можуть загрожувати безпеці даних, перешкоджати дотриманню нормативних вимог і призводити до фрагментації робочих процесів.

Забезпечення 100% прозорості - найпростіше рішення для боротьби з тіньовим ІТ. Компанії можуть запобігти потраплянню несанкціонованих або незатверджених додатків до свого портфоліо SaaS, проактивно відстежуючи їх та централізуючи процес закупівель.

Такі інструменти, як CloudEagle, можуть негайно надсилати сповіщення, коли вони виявляють несанкціоновані програми, що потрапляють у вашу систему, пропонуючи проактивний підхід до управління SaaS.

Аналізуйте використання програми

Flexera заявила, що близько 33% витрат на програмне забезпечення SaaS не використовуються командою, що призводить до низької рентабельності інвестицій.

Аналіз того, як SaaS-програми використовуються в організації, дає значні можливості для оптимізації. Вимірюючи активність та залученість користувачів, керівники можуть визначити, які додатки приносять найбільшу користь, а які використовуються недостатньо.

Цей метод, заснований на даних, дає змогу ІТ- та фінансовим командам приймати обґрунтовані рішення щодо розподілу ліцензій, що дозволяє їм ефективніше перерозподіляти ресурси.

Аналіз використання додатків допоможе вам визначити, чи дійсно вони допомагають їм виконувати необхідні завдання. Якщо ні, позбудьтеся його і знайдіть новий додаток, який буде корисним для вашої команди.

Крім того, він надає можливості для навчання співробітників або вдосконалення процесів для максимального використання потенціалу вже існуючих додатків.

Усуньте невикористовувані ліцензії або додатки

Неповне використання ліцензій є основним клопотом для компаній, що призводить до марних витрат. Компанії можуть вести переговори з постачальниками, використовуючи дані дослідження видимості та використання додатків.

Знаючи фактичні моделі використання, бізнес може домовитися про такі умови ліцензування, які забезпечать відповідність кількості ліцензій фактичному попиту. Купуйте ліцензії лише на основі попиту; надлишкова закупівля призведе до марних інвестицій та низької рентабельності інвестицій.

Ще один розумний спосіб оптимізувати ваш стек - об'єднати два або більше застосунків в один. Наприклад, якщо ваша маркетингова команда використовує OptinMonster для спливаючих вікон, а відділ продажів покладається на Mailchimp для електронних листів, ви можете об'єднати ці функції в HubSpot, який може впоратися з обома завданнями.

Замість двох різних програм для різних сценаріїв використання, ви можете використовувати лише одну, що полегшує відстеження та скорочує витрати на програмне забезпечення.

Ця процедура зменшує кількість відходів і сприяє більш економічно ефективному та стратегічному підходу до купівлі програмного забезпечення.

Використовуйте платформу управління SaaS

Для реалізації всіх вищезгаданих стратегій вам знадобиться надійне програмне забезпечення для управління SaaS з відповідними функціями. Ці платформи забезпечують 100% видимість і централізований контроль над управлінням додатками, полегшуючи такі процеси, як управління контрактами, розповсюдження ліцензій та відстеження поновлення.

Платформи управління SaaS можуть інтегруватися з вашими внутрішніми системами SSO, HRIS та фінансовими системами. Ці інтеграції дозволяють платформі бачити весь стек SaaS і впорядковувати його разом з вашими витратами в одному місці.

Навіщо покладатися на електронні таблиці для відстеження додатків, якщо у вас є сучасні інструменти, які можуть відстежувати ІТ-процеси в реальному часі? Ці інструменти також можуть допомогти в оптимізації ваших SaaS-додатків, не вимагаючи багато ручної роботи.

Це не лише забезпечить прозорість, але й надасть можливості для оптимізації витрат, виявляючи дублікати та надлишкові програми. Ви можете проаналізувати використання, усунути їх та оптимізувати свій портфель.

Висновок

Оптимізація портфоліо SaaS-додатків має важливе значення для організацій, які використовують широкий спектр SaaS-додатків, оскільки це може різко збільшити ваші витрати на програмне забезпечення.

Ефективнеуправління вашим портфелем SaaS-додатків має вирішальне значення для прискорення зростання, зниження ризиків і забезпечення операційної досконалості. Нехтування належним управлінням може призвести до марної трати ресурсів, проблем з безпекою, збільшення витрат і фрагментації робочих процесів.

У цій статті ми розглянули п'ять простих способів оптимізації вашого портфеля додатків: від видимості додатків до запобігання тіньовим ІТ, моніторингу споживання, оптимізації ліцензування та вибору платформи управління SaaS. Це перевірені підходи, які організації використовують для оптимізації свого портфоліо.

Добре оптимізований портфель SaaS-додатків слугує рушієм корпоративного зростання, інновацій та довгострокового успіху.