Як забезпечити комплаєнс бізнесу у 2024 році: Інструменти, які допоможуть вам бути на крок попереду

Вступ

Погляньмо правді в очі - дотримання бізнес-правил може нагадувати жонглювання. Між мінливими податковими правилами, законами про конфіденційність даних та галузевими інструкціями легко розгубитися.

Але справа в тому, що комплаєнс - це не просто проставлення галочок в уявному контрольному списку для вашого бізнесу. Це захист вашого бізнесу від штрафів, збереження довіри з клієнтами та забезпечення безперебійної роботи.

Сьогодні бізнес не може дозволити собі покладатися на ручні процеси. Інструменти комплаєнсу - це шлях вперед. Зважаючи на те, як багато речей сьогодні керуються штучним інтелектом, компанії не повинні залишатися осторонь.

Ви повинні переконатися, що ваш бізнес відповідає правилам гри. У цій статті ми розповімо, що означає комплаєнс, чому він є критично важливим, чим загрожує його ігнорування та які інструменти допоможуть вам залишатися на висоті.

Що таке комплаєнс у бізнесі?

Подумайте про комплаєнс як про огорожу, що забезпечує безпеку та законність вашої діяльності. Йдеться про дотримання правил і норм, які застосовуються до вашого бізнесу - будь то трудове законодавство, вимоги щодо конфіденційності даних або зобов'язання щодо фінансової звітності. Складність полягає в тому, щоб не відставати від правил, оскільки вони не викарбувані на камені.

Комплаєнс означає бути в курсі цих змін і бути впевненим у тому, що ваш бізнес завжди знаходиться в безпеці. Ваша мета - уникнути штрафів, зберегти довіру клієнтів і вести бізнес законно та належним чином.

Чому вашому бізнесу потрібні автоматизовані інструменти комплаєнсу?

Намагатися відповідати вимогам без належних інструментів - це все одно, що намагатися пробігти марафон у в'єтнамках. Марафон можна закінчити, але не сподівайтеся, що ви потрапите в рейтинг. Крім того, ви, ймовірно, отримаєте непотрібний біль на цьому шляху.

Навіщо вам такий біль, правда? Отже, щоб рухатися вперед, вам потрібні автоматизовані інструменти комплаєнсу. Ці інструменти знімають більшу частину головного болю з управління нормативними вимогами. Ось чому вони необхідні:

Складність регулювання

Правила швидко змінюються. Лише минулого року більше половини компаній заявили, що їм важко встигати за правилами, що змінюються, особливо за законами про захист даних, такими як Загальний регламент про захист даних (GDPR). Автоматизовані інструменти оновлюються в режимі реального часу, тому вам не доведеться турбуватися про те, що ви пропустите важливі зміни.

Інтеграція між відділами

Комплаєнс не обмежується одним відділом. HR, фінанси, ІТ - усі залучені. Автоматизовані системи гарантують, що всі частини вашого бізнесу синхронізовані. Це допомагає вам відповідати вимогам без зайвого клопоту.

Моніторинг в режимі реального часу

Хіба не було б добре отримати попередження, коли щось може піти не так? Автоматизовані інструменти комплаєнсу роблять саме це. Вони надають сповіщення в режимі реального часу, якщо ви близькі до порушення правила, щоб ви могли виправити це до того, як це стане проблемою.

Конкурентна перевага

Клієнти звертають більше уваги на те, який бізнес грає за правилами. Згідно зі звітом NielsenIQ за 2022 рік, понад 80% споживачів віддають перевагу роботі з компаніями, які є прозорими щодо своїх процесів. Автоматизовані інструменти допоможуть вам завоювати цю довіру, а довіра перетворюється на лояльність і довгостроковий успіх.

Ризики недотримання вимог: Штрафи, шкода репутації та перебої в роботі

Не відповідати вимогам не тільки ризиковано, але й дорого. Невідповідність може вдарити по вас з усіх боків, а наслідки можуть варіюватися від фінансових санкцій до втрати довіри клієнтів.

Дослідження 2017 року під назвою " Реальна вартість дотримання вимог законодавства про захист даних", проведене GlobalScape та Ponemon Institute, показало, що середньорічна вартість недотримання вимог для бізнесу досягла 14,8 млн доларів США. Це на 45% більше, ніж у 2011 році, і значно дорожче, ніж середня вартість дотримання вимог у 5,5 мільйона доларів.

Цей сценарій лише показує, наскільки економічно ефективним може бути комплаєнс у бізнесі. Він допоможе вам уникнути трьох основних ризиків:

Штрафи та юридичні проблеми

Штрафи та юридичні неприємності - це не просто ляпаси. Це серйозні проблеми, які потенційно можуть коштувати вам мільйони. Візьмемо, наприклад, GDPR (Загальний регламент про захист даних) в Європі. Якщо ви допустите помилку, вам загрожують штрафи за GDPR у розмірі до 20 мільйонів євро або 4% від вашого глобального доходу, залежно від того, яка сума буде більшою.

Пошкодження репутації

У сучасному світі ваш бренд - це все. Одна помилка в комплаєнсі - і ви можете поставити під загрозу репутацію свого бізнесу.

Майте на увазі, що сьогодні клієнти цінують свою приватність більше, ніж будь-коли раніше. Вони хочуть знати, що їхні дані у вас у безпеці. Якщо стане відомо, що ви надто недбало ставитеся до захисту їхньої особистої інформації, вони можуть почати розглядати вітрини ваших конкурентів.

Операційні головні болі

Коли невідповідність позначена, це може зупинити роботу. Наприклад, ви вже готові до запуску нового продукту. Команда маркетологів натхненна, і всі готові до роботи. Однак проблеми з комплаєнсом несподівано піднімають свою потворну голову. Раптово все зупиняється. Це може дуже розчарувати вас, ваших співробітників та клієнтів.

Які ключові сфери комплаєнсу в бізнесі?

Комплаєнс - це не універсальна угода. Він охоплює кілька сфер, залежно від вашої галузі. Ось ключові сфери, в яких компаніям потрібно бути в курсі подій:

Захист даних

Правила захисту даних, такі як GDPR (Загальний регламент про захист даних) та Каліфорнійський закон про конфіденційність споживачів (CCPA), вимагають від компаній відповідального ставлення до інформації про клієнтів. Це передбачає виконання наступних кроків:

1. Отримайте згоду клієнтів на збір даних.
2. Захистіть зібрані дані за допомогою шифрування.
3. Повідомляйте клієнтів у разі порушення.

Правила охорони навколишнього середовища

Якщо ваш бізнес має вплив на навколишнє середовище (а більшість з них має), вам потрібно дотримуватися нормативних вимог щодо викидів вуглецю, управління відходами та екологічних практик. Сталий розвиток не просто корисний для планети - він стає обов'язковою умовою регулювання.

Згідно з опитуванням PwC "Голос споживача 2024", 9,7% споживачів будуть платити вищі ціни за екологічні продукти та товари. Це відповідає результатам минулорічного опитування, яке показало, що 9,8% готові платити вищу ціну за сталість.

Фінансова звітність та аудит

Тримати свої книги в порядку - це не просто розумно, це законна вимога. Уряди очікують точної фінансової звітності, а багатьом компаніям необхідно підготуватися до аудиторських перевірок. Автоматизація фінансового комплаєнсу може позбавити вас від завдань і проблем, що виникають в останню хвилину.

Галузеві нормативні акти

У певних галузях існують додаткові правила, яких слід дотримуватися. Наприклад, постачальники медичних послуг повинні дотримуватися Закону про переносимість і відповідальність за медичне страхування (HIPAA ), щоб захистити дані пацієнтів. Аналогічно, фінансові установи повинні відповідати вимогам Закону про боротьбу з відмиванням грошей (AML ), щоб запобігти шахрайству.

Як програмне забезпечення для управління персоналом може спростити дотримання нормативних вимог

Якщо ви думаєте, що комплаєнс - це лише фінансова чи юридична сфера, подумайте ще раз. HR також відіграє важливу роль. На щастя, програмне забезпечення для управління персоналом може значно спростити управління комплаєнсом.

Автоматизація документообігу та звітності

HR-інструменти можуть автоматично генерувати звіти та підтримувати ваші записи в актуальному стані, щоб ви завжди були готові до аудитів та перевірок.

Дотримання трудового законодавства стало простим

Від відстеження робочого часу до забезпечення рівної оплати праці - HR-інструменти допомагають вам дотримуватися трудового законодавства. Системи з вбудованими перевірками дозволяють легко виявити потенційні порушення ще до того, як вони стануть проблемою.

Інструменти комплаєнсу для фінансової звітності

Фінансовий комплаєнс - це одна зі сфер, де автоматизація дійсно блищить. Давайте подивимось, як фінансові інструменти можуть допомогти вам бути на правильному шляху:

Будьте в курсі змін податкового законодавства

Податкове законодавство може швидко змінюватися, особливо в таких штатах, як Каліфорнія, де правила часто оновлюються. Системи розрахунку заробітної плати, розроблені для каліфорнійського бізнесу, такі як EarnPayroll, допоможуть вам залишатися на крок попереду, автоматично надаючи оновлення щодо нових податкових норм. Це гарантує, що ваша звітність завжди буде точною і відповідатиме останнім законодавчим вимогам, характерним для Каліфорнії.

Виявляйте помилки до того, як вони стануть проблемами

Помилки трапляються, але вони не повинні призводити до штрафів. Автоматизовані фінансові інструменти використовують алгоритми для виявлення помилок. Ці алгоритми можуть виявити проблеми, які людське око може пропустити. Ви можете виправити будь-яку помилку безпосередньо перед тим, як подати звіт.

Готове до аудиту сховище в хмарі

Зберігання фінансових документів у хмарі зберігає все впорядкованим і доступним для аудиту. Хмарне сховище не тільки гарантує відповідність вимогам, але й захищає ваші записи за допомогою першокласного захисту. Ви можете безпечно отримати доступ до своїх документів у будь-який час і з будь-якого місця.

Інструменти для дотримання конфіденційності та безпеки даних

Оскільки кількість витоків даних зростає, компанії не можуть дозволити собі економити на безпеці. Ось кілька обов'язкових інструментів для дотримання конфіденційності даних:

Інструменти кібербезпеки для забезпечення відповідності вимогам

Дотримання законодавства про захист даних означає більше, ніж просто блокування даних - воно вимагає постійного моніторингу. Інструменти кібербезпеки допомагають виявляти загрози в режимі реального часу та випереджати кіберризики. Ви можете запобігти потенційним крадіжкам персональних даних та іншим проблемам, які можуть виникнути внаслідок кібератак.

Існують інструменти, які допоможуть вам дотримуватися вимог Закону про чесну кредитну звітність (Fair Credit Reporting Act, FCRA ) при управлінні кредитною інформацією про клієнтів. Дотримання FCRA має вирішальне значення для законного надання точної кредитної інформації.

Комплаєнс, можливо, не найцікавіша частина ведення бізнесу, але, безумовно, одна з найважливіших. Хороша новина полягає в тому, що вам не доведеться вирішувати цю проблему самотужки. Автоматизовані інструменти можуть полегшити дотримання вимог.

Маючи правильні інструменти, ви можете уникнути дорогих помилок. Ви зможете зосередитися на побудові довіри з клієнтами та розвитку бізнесу. Сьогодні комплаєнс - це не просто уникнення неприємностей. Це означає налаштувати себе на довгостроковий успіх.