Як створити інклюзивне середовище для зустрічей, яке залучає всіх

Вступ

Дуже корисно використовувати всі таланти вашої команди. Однак для цього ви повинні створити середовище для зустрічей, яке заохочує кожного члена команди до участі. Ви можете зробити це, заохочуючи інклюзивність ваших зустрічей.

У цій статті ми поговоримо про те, як створити інклюзивне середовище для зустрічей, яке заохочуватиме до участі всю вашу команду. Ми розглянемо основи інклюзивних зустрічей і пояснимо, навіщо створювати інклюзивний простір. Після цього ми зануримося в кілька практичних порад щодо сприяння інклюзивності на вашому робочому місці.

Інклюзивне середовище для зустрічей: Основи

Інклюзивне середовище зустрічей має вирішальне значення для залучення кожного члена команди та заохочення практичної участі в роботі.

Уся команда повинна відчувати себе комфортно і заохочуватися до участі в інклюзивному середовищі зустрічей. Необхідно розглядати нові ідеї, а люди повинні мати можливість мислити нестандартно. Не слід відкидати ідеї, навіть якщо вони нестандартні.

Крім того, інклюзивне середовище для зустрічей має відчуватися як безпечний простір для всіх учасників. Принаймні, слід поважати бажані займенники людей і не допускати дискримінаційної поведінки. Члени вашої команди повинні почуватися комфортно, незалежно від того, як вони себе ідентифікують.

Інклюзивність зустрічей також виглядає як пропозиція пристосувань, щоб зробити середовище придатним для людей з обмеженими можливостями або порушеннями.

Навіщо використовувати інклюзивне середовище для зустрічей

Ви можете підвищити результативність і продуктивність вашої організації, якщо створите інклюзивне середовище для проведення зустрічей, де всі члени команди зможуть проявити себе якнайкраще. Використання сильних сторін кожного допоможе вам краще працювати в команді.

Крім того, створення інклюзивного середовища для зустрічей допомагає створити культуру на робочому місці, яка загалом є більш інклюзивною та позитивною. Це чудово підходить для підтримки морального духу та мотивації вашої команди.

Як курувати інклюзивне середовище для зустрічей

Тепер, коли ви розумієте цінність створення інклюзивних умов для проведення зустрічей, давайте розглянемо деякі способи реалізації цього на практиці.

1. Встановіть основні правила

Важливо, щоб формат ваших зустрічей дозволяв людям робити свій внесок. Для цього ви повинні встановити деякі основні правила, що забезпечують психологічну безпеку.

Важливим основним правилом для створення позитивної культури зустрічей є вимога поваги до кожного члена команди. Розробіть політику нульової толерантності до дискримінації чи домагань. Створіть систему стримувань і противаг, яка покладає на керівників і всіх інших членів команди відповідальність за їхні дії, щоб гарантувати, що виключно шаноблива взаємодія є культурною нормою на вашому робочому місці.

Встановлюючи основні правила, ви також повинні визначити очікування. На багатьох типах зустрічей деякі люди можуть природно відчувати себе спостерігачами, якщо вони не мають чогось конкретного сказати. Однак, якщо ви хочете, щоб ці люди долучилися до обговорення, чітко дайте їм зрозуміти, що ви хочете, щоб вони висловили свою думку або представили план дій.

2. Пропонуйте допоміжні засоби доступності

У багатьох командах працюють люди з інвалідністю та обмеженими можливостями. Для ефективного розвитку їхніх талантів та ідей дуже важливо запропонувати допоміжні засоби доступності.

Наприклад, якщо член вашої команди має проблеми зі слухом, дуже важливо полегшити спілкування під час зустрічей у доступний спосіб. У багатьох випадках цього можна досягти, використовуючи програмне забезпечення для проведення конференцій із субтитрами в реальному часі. Таким чином, член команди, який погано чує, може читати слова інших людей в режимі реального часу.

Уявімо, що у вашій команді є людина з вадами зору. У такому випадку ви можете зробити свої зустрічі більш доступними, ретельно пояснюючи будь-яку графіку в презентаціях або використовуючи висококонтрастні зображення, які вони можуть бачити.

Звичайно, ці приклади стосуються не кожної команди. Як керівник команди, ви маєте оцінити потреби своєї команди та надати допомогу в разі потреби.

3. Запросіть людей зробити свій внесок

Ми говорили про встановлення очікувань, коли ви хочете, щоб люди зробили свій внесок. Маючи це на увазі, ви повинні йти далі, активно створюючи можливості для людей зробити свій внесок у розмову. Це буде виглядати по-різному в різних форматах зустрічей чи дискусій.

Припустимо, ви приймаєте важливе рішення, яке впливає на значну частину вашої команди. Варто пройтись по кімнаті і прямо запитати думку кожної людини. Це максимально прямолінійний спосіб.

Обговорюючи менш важливі питання, ви можете надати слово для запитань, коментарів та занепокоєння. Саме тут стає в нагоді сильна корпоративна культура, яка дає людям зрозуміти, що їхній голос має значення, тому вони будуть висловлюватися на такому відкритому форумі.

Для ефективності зустрічей з великими групами людей вам не обов'язково потрібно, щоб усі учасники дзвінка висловлювалися усно з того чи іншого питання. Натомість під час віртуальної наради ви можете попросити людей висловити свої думки в чаті, а потім керівники можуть швидко переглянути відповіді та підтвердити їх відповідним чином.

4. Дозволяйте говорити одній людині за раз

Ви повинні створити культуру зустрічей, яка запобігає перекрикуванню один одного. Коли людей перемовляють, вони можуть розчаруватися, втратити хід думок і відчути, що їм не хочеться висловлюватися.

Звичайно, дуже легко випадково переговорити когось, але ваша роль як фасилітатора зустрічі - не допустити цього. Це звучить просто, але якщо хтось уже говорить, а інший перебиває його, попросіть другого зачекати, поки перший не закінчить.

Залишаючись на висоті, ви можете створити культуру, в якій пріоритетом є надання людям можливості говорити без перерви.

5. Заохочуйте людей "піднімати руки"

(Зображення надане автором)

Іноді знайти можливість висловитися під час конференц-зв'язку буває складно, оскільки репліки, які ви використовуєте, щоб висловитися під час особистої зустрічі, не завжди так помітні, коли ви перебуваєте у віддаленому режимі. На щастя, інструменти для відеоконференцій, такі як Zoom, дозволяють учасникам "підняти руку", щоб показати, що вони хочуть щось сказати.

Хоча ця функція доступна, люди не завжди нею користуються. Ось чому важливо нагадувати вашій команді, де знайти цю кнопку, і заохочувати їх використовувати її, коли вони хочуть долучитися до розмови.

6. Запис протоколу зустрічі

Ведення детальних записів зустрічей - чудова тактика для залучення всіх учасників і заохочення інклюзивності під час зустрічей. Це допомагає гарантувати, що кожен має можливість висловитися і що його слова будуть точно записані. Це заохочує до співпраці, розширює участь і покращує підзвітність.

Крім того, чітке ведення протоколів зустрічей - це чудовий спосіб відстежити, хто зазвичай бере участь і робить свій внесок. Це також дозволяє визначити, хто схильний мовчати під час зустрічей, щоб ви могли визначити пріоритети у створенні простору для таких людей, щоб вони могли висловитися.

Додатки для ведення протоколів зустрічей - чудовий спосіб спростити цей процес. Ця технологія зберігає всі деталі впорядкованими та доступними для всієї вашої команди.

(Джерело зображення)

7. Будьте розумні з гібридними зустрічами

Якщо ви пропонуєте гібридний або віддалений графік роботи, створення гібридного налаштування зустрічей має важливе значення для забезпечення ефективної комунікації між тими, хто працює в офісі, і тими, хто працює вдома.

При цьому ви повинні переконатися, що віддалені учасники можуть висловити свою думку, оскільки може бути складно втрутитися, коли говорять члени команди, які присутні на місці.

У зв'язку з цим, якщо ви ще не пропонуєте гібридну або віддалену роботу, вам варто розглянути таку можливість. Гібридна робота є більш доступним варіантом для багатьох людей, оскільки дозволяє їм працювати в більш комфортному середовищі, яке відповідає їхнім потребам.

8. Використовуйте індивідуальні подальші дії

Деякі люди від природи сором'язливі, і вони можуть бути менш схильні висловлювати свої думки в групі. З огляду на це, ви можете використовувати індивідуальні зустрічі, щоб надати таким людям більш комфортні умови для обговорення теми.

Зустрічаючись у більш приватній обстановці, більш стримані люди можуть почуватися комфортніше, висловлюючись і ділячись своїми ідеями. Після того, як їхні ідеї будуть підтверджені або конкретизовані один на один, вони можуть відчути себе достатньо впевнено, щоб поділитися ними в більшій групі.

9. Створіть порядок денний

Створення інклюзивного середовища для зустрічі вимагає ретельної підготовки та доступних матеріалів, щоб кожен учасник відчував себе залученим і цінним. Інклюзивні лідери мудро складають порядок денний, щоб кожен знав, чого очікувати, і міг відповідно підготувати свої думки та нотатки.

Використання редактора PDF від Smallpdf може сприяти досягненню цієї мети. Наприклад, перед зустріччю фасилітатори можуть використовувати цей інструмент, щоб змінити PDF-файли, додавши анотації, коментарі або виділення, щоб підкреслити ключові моменти, щоб учасникам було легше стежити за ходом дискусії.

(Джерело зображення)

Крім того, надання учасникам PDF-файлів, які можна заповнювати, або можливість додавати свої нотатки безпосередньо в документі заохочує активну участь, особливо для тих, хто краще сприймає інформацію візуально або віддає перевагу інтерактивним форматам.

Уявімо, що хтось із членів команди має порушення зору. Ви можете скористатися цим інструментом, щоб збільшити текст, відрегулювати контрастність або додати описи, які відповідають принципам доступності, створюючи більш інклюзивний досвід.

Висновок

Ви можете використовувати різні підходи до створення інклюзивного середовища для зустрічей вашої команди. Таким чином ви зможете більше залучити співробітників і покращити свою діяльність. Крім того, це допомагає розвивати культуру інклюзивності в усій організації.

Як ви зробите свої зустрічі інклюзивними?