Короткий посібник для роботодавця з питань оподаткування заробітної плати

Вступ

Перший прийом на роботу співробітників пов'язаний з численними проблемами, починаючи від адаптації та дотримання трудового законодавства і закінчуючи управлінням заробітною платою - особливо складним завданням. Розрахунок і подача податків на заробітну плату може поставити в глухий кут навіть досвідчених власників бізнесу. Точне управління податками на заробітну плату має вирішальне значення, оскільки помилки можуть призвести до серйозних фінансових санкцій і навіть кримінальних наслідків.

Наприкінці цієї статті ви дізнаєтеся про необхідні кроки для ефективного управління податками на заробітну плату ваших працівників та забезпечення дотримання вимог законодавства.

Що таке податки на заробітну плату роботодавця?

Податки на заробітну плату - це збори, які роботодавці утримують із заробітної плати працівників і перераховують безпосередньо державі. Ці податки допомагають фінансувати різні програми соціального страхування, включаючи соціальне забезпечення та медичне страхування. Хоча і працівники, і роботодавці сплачують податки на заробітну плату, саме роботодавець несе відповідальність за вирахування та перерахування цих податків до бюджету.

Види податків на заробітну плату роботодавців

У Сполучених Штатах роботодавці несуть відповідальність за різні податки та відрахування із заробітної плати. Ось огляд податків на заробітну плату, про які вам варто знати:

Федеральний податок на прибуток

Федеральний прибутковий податок накладається на заробітну плату та прибуток і сплачується до бюджету США. Згідно з IRS, цей податок застосовується як до заробленого доходу (заробітна плата, чайові, комісійні), так і до незаробленого доходу (відсотки, дивіденди). Він може стягуватися як з фізичних, так і з юридичних осіб.

У США використовується прогресивна система федерального прибуткового податку, що означає, що ставка податку зростає з підвищенням рівня доходу. Наприклад, працівник, який заробляє менше $44 725 на рік, сплачує 12% податку, тоді як той, хто заробляє більше $578 126 на рік, оподатковується за ставкою 37%. Працівники, які заробляють менше $11 000, не сплачують федеральний прибутковий податок. Хоча технічно це не є податком на заробітну плату, утримання федерального прибуткового податку є невід'ємною частиною процесу виплати заробітної плати.

Податки на соціальне страхування та медичне страхування (FICA)

Роботодавці повинні сплачувати податки на соціальне страхування та медичне страхування за своїх працівників, які в сукупності називаються податками FICA (Federal Insurance Contribution Act - Закон про федеральний страховий внесок). Ставки податку FICA коливаються в межах 10-37%, які порівну розподіляються між роботодавцями та працівниками.

• Соціальне страхування: Цей податок підтримує Цільовий фонд страхування від старості та втрати годувальника (OASI) та Цільовий фонд страхування від інвалідності (DI), які забезпечують виплати пенсіонерам, особам, що втратили годувальника, та особам з інвалідністю.
• Медичне страхування: Внески надходять до Трастового фонду лікарняного страхування та Трастового фонду додаткового медичного страхування, допомагаючи покривати медичні витрати.

Федеральний податок на безробіття (FUTA)

Федеральний податок на безробіття (FUTA) - це податок, який сплачує роботодавець і з якого фінансується компенсація безробітним працівникам. На відміну від інших податків, FUTA не вираховується із заробітної плати працівників, а сплачується безпосередньо роботодавцями.

Пенсійні програми

Роботодавці також можуть пропонувати пенсійні програми, відраховуючи частину заробітної плати працівників для створення пенсійних фондів, доступних після виходу на пенсію. Ставки цих відрахувань різняться між компаніями та приватними особами.

Державний податок на прибуток

Правила, ставки та ставки податку на прибуток у різних штатах суттєво відрізняються один від одного. Деякі штати мають фіксовану ставку, в той час як інші використовують прогресивну систему. У деяких штатах, таких як Флорида і Техас, прибутковий податок не стягується. Роботодавці повинні утримувати відповідний прибутковий податок із заробітної плати працівників і перераховувати його до податкового органу штату.

Державний податок на безробіття (SUTA)

Також відомий як Державне страхування на випадок безробіття (SUI) або податок на працевлаштування, SUTA фінансує допомогу по безробіттю для переміщених працівників. У більшості штатів внески до SUTA сплачують лише роботодавці. Ставки та оподатковувана база заробітної плати різняться залежно від штату. Наприклад, у Флориді ставка застосовується до перших $7,000 річної заробітної плати кожного працівника.

Місцеві податки

Роботодавці також повинні перевіряти наявність місцевих податків на заробітну плату, які вимагають міста чи муніципалітети. Як роботодавці, так і працівники можуть сплачувати ці податки, за рахунок яких фінансуються місцеві послуги та інфраструктура. Наприклад, Філадельфія стягує податок на заробітну плату як з резидентів, так і з нерезидентів, які працюють у місті. Роботодавці повинні утримувати цей податок із заробітної плати і перераховувати його місту. Ставки та використання цих податків варіюються залежно від місцевості, часто вони йдуть на підтримку міських послуг, таких як громадська безпека та утримання парків.

У чому різниця між податком на заробітну плату та податком на прибуток?

Хоча і податки на заробітну плату, і прибутковий податок з працівників пов'язані з зайнятістю, вони відрізняються за своєю природою.

• Податки на заробітну плату: Їх сплачують як роботодавці, так і працівники, і вони розраховуються як відсоток від заробітної плати працівника, причому роботодавець сплачує відповідну суму. Вони в основному складаються з податків на соціальне страхування та медичне страхування.
• Прибутковий податок з працівників: Цей прогресивний податок є виключно відповідальністю працівника. Ставка податку зростає зі збільшенням оподатковуваного доходу фізичної особи. На основі форми W-4 роботодавці утримують цей податок із зарплати працівника та перераховують його до бюджету.

Як розрахувати податки на заробітну плату роботодавця?

Розрахунок заробітної плати для початківців передбачає підсумовування всіх окремих податків, які складають податки. Виконайте наступні кроки:

1. Визначте валовий заробіток: Визначте загальний дохід працівника до будь-яких відрахувань, включаючи звичайну погодинну або окладну заробітну плату, понаднормові, премії, комісійні та чайові.

2. Розрахуйте податок на соціальне страхування: Помножте валовий дохід на частку роботодавця у ставці податку на соціальне страхування, яка становить 6,2%.

3. Розрахуйте податок Medicare: Помножте валову заробітну плату працівника на частку роботодавця в податковій ставці Medicare, 1,45%.

4. Розрахуйте Федеральний податок на безробіття (FUTA): Помножте перші $7 000 річної заробітної плати кожного працівника на ставку податку FUTA у розмірі 6%. У деяких випадках ви можете отримати право на кредит до 5,4%, що може знизити ставку податку FUTA до 0,6%.

5. Розрахувати державний податок на безробіття (SUTA): Цей розрахунок залежить від штату. Як правило, ви множите частину заробітної плати працівника на ставку податку SUTA у вашому штаті.

6. Загальна сума податків на фонд оплати праці роботодавця: Додайте всі розраховані податки, щоб визначити загальну суму податків на заробітну плату роботодавця.

Коли сплачуються податки на заробітну плату?

Нижче наведені терміни подання різних форм з податку на заробітну плату:

1. Форма 940: Ця форма використовується для звітування про щорічний податок за Федеральним законом про податок на безробіття (FUTA) і подається до 31 січня наступного року.
2. Форма 941: Ця форма використовується для звітування про прибутковий податок, податок на соціальне страхування та податок на медичне страхування, утриманий із заробітної плати працівника, а також про частку роботодавця в податках на соціальне страхування та медичне страхування. Терміни подачі::

• 30 квітня за перший квартал (з 1 січня по 31 березня)
• 31 липня для другого кварталу (з 1 квітня по 30 червня)
• 31 жовтня за третій квартал (з 1 липня по 30 вересня)
• 31 січня для четвертого кварталу (з 1 жовтня по 31 грудня)

3. Форма 944: Для роботодавців, які заборгували $1,000 або менше податків на заробітну плату за рік, ця форма подається до 31 січня наступного року.
4. Заповнення форми W-3: Ця передавальна форма надсилається до Адміністрації соціального забезпечення (SSA) разом з копією А всіх форм W-2, виданих за рік. У ній вказується загальний заробіток, заробітна плата за соціальним страхуванням, заробітна плата за програмою Medicare та утримання для всіх працівників. Ця форма подається до 31 січня наступного року.

Які штрафи передбачені за несплату податків на заробітну плату?

Невиконання зобов'язань щодо сплати податку на заробітну плату може призвести до значних штрафів, накладених податковою службою:

• Несвоєчасна сплата: Якщо податки на заробітну плату не сплачуються вчасно, штрафні санкції становлять від 2% до 15% від суми несплаченого податку, залежно від кількості днів прострочення.
• Неподання декларації: Штрафи за несвоєчасне подання податкових декларацій зазвичай становлять від 5% до 25% від суми несплаченого податку за кожен місяць або частину місяця, коли декларацію було подано із запізненням.
• Штраф за несплату внесків до цільового фонду: Якщо ви утримуєте податки із заробітної плати працівників, але не перераховуєте їх до податкових органів, на вас може бути накладено штраф у розмірі повної суми несплачених податків із заробітної плати, що фактично подвоює ваше зобов'язання.
• Штраф за неправильну класифікацію працівників: Неправильна класифікація працівників як незалежних підрядників може призвести до штрафних санкцій, включаючи 1,5% заробітної плати, 40% податків FICA, не утриманих з працівника, а також 100% частки роботодавця в податках FICA, які мали бути сплачені.

Як я можу подати податки на заробітну плату в електронному вигляді?

Податкова служба пропонує два варіанти електронного подання податкових декларацій із заробітної плати:

1. Подати форми самостійно: Ви можете подати форми безпосередньо через електронну систему IRS.

2. Скористайтеся послугами уповноваженого провайдера електронних файлів IRS: Ви можете знайти фахівця з податкових питань за допомогою сервісу пошуку уповноваженого постачальника електронних файлів IRS, який подасть від вашого імені податкові форми для заробітної плати.

Висновок

Розуміння податків на заробітну плату є критично важливим завданням, яке вимагає прискіпливої уваги до деталей. Від розрахунку кожного виду податку на заробітну плату до дотримання відповідних термінів подачі звітності - цей процес може здатися складним, особливо для нових роботодавців.

Не забувайте бути в курсі федерального, регіонального та місцевого податкового законодавства, і ніколи не соромтеся консультуватися з податковими фахівцями, щоб забезпечити його дотримання та точність. Розуміючи свої податкові зобов'язання та дотримуючись найкращих практик, ви можете зробити процес виплати заробітної плати більш ефективним та зменшити ризик непередбачуваних фінансових наслідків.