Автоматизація надання послуг UC: Що потрібно знати

Вступ

У різних галузях промисловості компанії покладаються на платформи уніфікованих комунікацій (UC) з різними функціями. До них відносяться голосовий зв'язок, відеоконференції і обмін миттєвими повідомленнями для безперешкодної співпраці. Це також допомагає підвищити продуктивність робочої сили і вести бізнес за допомогою спрощеного інтерфейсу.

Для працівників цей процес не вимагає особливих зусиль, оскільки вони мають відповідні інструменти та пристрої. Для них все просто стає на свої місця, але цього не можна сказати про команду UC. Команда UC несе відповідальність за ручне забезпечення та моніторинг цих інструментів.

Налаштування UC вручну не є легким процесом, і ІТ-персонал витрачає на це незліченну кількість годин. Вони також надають та контролюють застарілі інструменти та служби UC кожного разу, коли працівник приєднується до команди. Вони роблять це, коли працівник змінює роль, залишає компанію або має проблеми з підтримкою.

Не кажучи вже про те, що з впровадженням гібридних моделей роботи виникло додаткове навантаження на UC-команди. Тому великий бізнес перейшов на платформи автоматизації, щоб забезпечити переваги і для своїх UC-команд. Давайте розглянемо, як з'явився UC і як його автоматизація дає переваги всім залученим сторонам.

Що таке забезпечення уніфікованих комунікацій (UC)?

Забезпечення та відстеження використання UC - це процес, який гарантує, що інструменти UC функціонують з оптимальною потужністю. Моніторинг їх використання часто здійснюється ІТ-персоналом або постачальниками послуг UC. Вони допомагають гарантувати, що додатки UC завжди доступні та знаходяться в найкращому стані. З огляду на те, скільки компаній використовують цю технологію, можна уявити, наскільки завантаженим став ІТ-персонал у гібридних робочих середовищах.

Програмне забезпечення для забезпечення користувачів допомагає компаніям керувати та відстежувати облікові записи користувачів в управлінні UC. У поєднанні з іншим програмним забезпеченням воно включає системи управління ідентифікацією та контролю доступу. Програмне забезпечення може допомогти компаніям автоматизувати процес аудиту облікових записів користувачів.

Цей процес допомагає ІТ-персоналу економити час і зусилля, підвищуючи продуктивність і час безвідмовної роботи. Тому він називається автоматизованим забезпеченням користувачів, оскільки їм не потрібно перевіряти окремі облікові записи вручну. ІТ-персонал отримує точні дані про те, що потрібно для усунення несправностей, тому їм потрібно допомагати лише з нагальними питаннями.

Програмне забезпечення також допомагає компаніям покращити безпеку та усунути проблеми, пов'язані з користувачами. Таким чином, компанії можуть отримати цінну інформацію про активність користувачів, що допомагає в маркетингових стратегіях.

Яка історія уніфікованих комунікацій?

(Джерело: Pexels)

Розуміння своєї історії допоможе вам дізнатися більше про її значення та етимологію. Навіть інструменти мають своє походження і те, як вони допомогли галузі досягти успіху. Кажуть, що слова виникають довільно, тож як з'явився термін "уніфіковані комунікації"?

У 1980-х роках існувала телефонна система Private Branch Exchange (PBX), яку використовувала більшість компаній. Місцеві телефонні компанії пропонували та управляли аналоговими лініями, які спрямовували дзвінки від центрального офісу до клієнта.

До 1990-х років електронна пошта набула більшого поширення, а підприємства обрали мережі на основі Інтернет-протоколу (IP). Також відбувався розвиток голосових технологій, відомих як телефонні системи передачі голосу через IP (VoIP). Відомо, що вони передають голосовий трафік через мережі передачі даних. Їх популярність і економічна ефективність призвели до занепаду традиційних систем АТС.

Розвиток IP-телефонії дозволив телефонам працювати в одній мережі з комп'ютерами, що відкрило більше можливостей. Роздуми про поглиблену інтеграцію між комп'ютерами і телефонами призвели до ідеї "уніфікованого обміну повідомленнями". Це включає в себе спрощену голосову пошту, електронну пошту та інші системи обміну текстовими повідомленнями.

У 2000-х роках попит на IP-телефонію призвів до модифікації традиційних телефонних систем АТС. Вони створили пакети схем, які могли підключити телефонну систему до IP-мережі. Інші виробляли обладнання, яке дозволяло голосовим дзвінкам в мережах компаній з'єднуватися з декількома місцями. На певному етапі рішення UC розвивалися з інтеграцією послуг зв'язку в режимі реального часу.

У 2010-х роках Microsoft випустила головного гравця у сфері бізнес-комунікацій - Lync. Існувало багато варіантів, але Lync найкраще інтегрувався з середовищем, яке використовували більшість компаній.

Хмарні технології розвивалися, і з'явилася нова модель, яка отримала назву Unified Communications as a Service (UCaaS). UCaaS стала більш поширеною, а надання послуг UC перемістилося в хмару. Хмарні UCaaS зменшують капітальні витрати, пов'язані з розгортанням традиційних VoIP-систем.

На сьогоднішній день системи UC стали автоматизованими, що означає, що ІТ-персоналу не потрібно керувати всім вручну. Система може подбати про більшість основних завдань і забезпечити безперебійну роботу ваших співробітників, які працюють з дому. А ІТ-персонал потрібен лише для усунення будь-яких проблем, що виникають в системі.

6 Переваги автоматизованих уніфікованих комунікацій

(Джерело: Pexels)

1. Автоматизація - це економічно ефективно

Бізнес завжди буде шукати шляхи та використовувати можливості для скорочення своїх витрат. Одним з таких напрямків є автоматизація їхніх UC-систем. Автоматизувавши забезпечення та відстеження своїх UC-систем, вони можуть заощадити більше грошей. Це усуне можливість людської помилки та необхідність ручних процесів.

Раніше ми згадували про те, що ІТ-персонал був перевантажений роботою з управління UC-системами після зміни робочих середовищ. Як компанія, ви повинні платити ІТ-спеціалістам і збільшувати їхні пільги. Таким чином, вони отримують належну компенсацію за всі проблеми, якими вони керують для вас. Однак автоматизація надання послуг UC полегшує їхнє робоче навантаження, що економить ваші витрати.

2. Підвищує ефективність та продуктивність компанії

Автоматизація останнім часом є гарячою темою для різних галузей промисловості, що супроводжується кількома питаннями. Чи замінить автоматизація працівників, чи лише зменшить навантаження? У сфері SEO існують системи пошуку ключових слів і перевірки пошукової видачі, які допомагають їм у роботі. А коли вони мають справу зі зворотними посиланнями, у них є контролери та монітори зворотних посилань.

Одне можна сказати напевно: інструменти та автоматизація підвищать ефективність та продуктивність праці на робочому місці. По суті, автоматизація є привабливою, тому що вона допомагає компаніям збільшити свої прибутки.

Автоматизуючи процеси, фірми можуть вивільнити цінні ресурси, які можна спрямувати на інші цілі. Таким чином, ви можете зосередитися на вдосконаленні продуктів та послуг вашої компанії. Наприклад, оскільки у ваших співробітників з'являється більше часу, вони можуть зустрічатися і пропонувати поліпшення. І ви можете вписати процес до його завершення у свій графік.

Незважаючи на це, автоматизація - це перевірене рішення, яке може допомогти вашій компанії заощадити та конкурувати на ринку. Це було зроблено компаніями в різних галузях, тому не завадить і вам спробувати.

3. Ви отримаєте більшу видимість у своїй мережі

Традиційний моніторинг UC дає розрізнені уявлення про додатки, але сучасний моніторинг відрізняється від нього. Його платформи дозволяють ІТ-персоналу мати цілісне уявлення про своє середовище UC. Таким чином, вони краще розуміють загальний стан своїх систем. Якщо вам потрібно перевірити стан SEO вашої компанії, Ranktracker має інструмент, який допоможе вам у цьому.

З цього моменту вони можуть зануритися в різні додатки, офіси і конкретних співробітників. Потім вони можуть автоматизувати звітність і виявляти тенденції на основі цих даних. Ця можливість є корисною при плануванні потужностей і правильному визначенні розміру ліцензування програмного забезпечення.

Наприклад, Ваша компанія виявила, що вона може зменшити кількість телекомунікаційних ліній у своїх офісах. Це пов'язано з тим, що все більше співробітників вирішили працювати з дому, але це означає, що вам потрібно збільшити кількість ліцензій. Вам також доведеться збільшити пропускну здатність для зовнішнього доступу в цій ситуації.

4. Автоматизація може допомогти вам масштабуватися

Здатність до масштабування є життєво важливою для зростання у світі бізнесу. І автоматизація - один з найефективніших способів зробити це. Як згадувалося раніше, автоматизація процесів допомагає компаніям вивільнити ресурси. І це дозволяє їм розподіляти ці ресурси в іншому місці, даючи простір для вдосконалення.

Автоматизація забезпечення також допомагає компаніям вирівняти процеси, які найкраще підходять для бізнесу. Це може варіюватися від простих робочих місць до складних процесів, таких як введення даних та маркетинг. Навряд чи має значення, про яку сферу бізнесу йдеться, оскільки зараз можна автоматизувати майже все. А це означає, що існує більше способів допомогти досягти ваших цілей.

5. Автоматизація зменшує ризики та мінімізує помилки

При традиційному забезпеченні існує висока ймовірність того, що ІТ-персонал зробить помилки в ручному налаштуванні. Вони також можуть випадково вибрати неправильні налаштування, коли є багато кроків у складних платформах.

Але команди UC можуть спростити цей досвід і створити стандартизовані політики шляхом автоматизації UC. Ці політики допомагають запобігти людським помилкам і забезпечують узгодженість між ролями співробітників. Вони також гарантують, що пристрої правильно забезпечені потрібними програмами та інструментами.

Здатність зменшувати ризики має важливе значення в державному секторі та інших галузях з високим рівнем регулювання. Наприклад, фінансові послуги та охорона здоров'я повинні відповідати суворим стандартам комплаєнсу. Адже надання неправильного доступу до працівника або колишнього працівника в цих галузях може мати катастрофічні наслідки.

6. Автоматизація покращує досвід співробітників

Зростання гібридної роботи означає, що все більше співробітників працюють за межами офісу, що вимагає інструментів UC. В іншому випадку віддалена співпраця не буде безперебійною, і співробітники матимуть неякісний досвід. Але завдяки підвищеній прозорості та автоматизованій звітності ІТ-персонал може контролювати ці інструменти.

Вони можуть стежити за апаратним забезпеченням і гіпервізорами, щоб забезпечити стабільну якість голосових і відеодзвінків. Це дозволить запобігти порушенню виконання завдань і досвіду цифрового співробітника. Але якщо щось все ж таки піде не так, сучасні платформи моніторингу UC полегшують команді усунення несправностей.

Наприклад, ІТ-персонал може провести синтетичний тест трафіку для імітації активності співробітників. Таким чином, вони можуть визначити джерело проблеми, чи йдеться про пропускну здатність або затримку. Існує багато проблем, які вони можуть виявити, окрім наведених прикладів.

Висновок

Ідея системи уніфікованих комунікацій зародилася дуже давно, і вона еволюціонувала до того, чим є зараз. Технологічний розвиток продовжує вдосконалювати інструменти та робити життя співробітників зручнішим. До того, як гібридні робочі простори стали нормою, ІТ-персонал не мав проблем з ручним управлінням положеннями UC. Але зараз керувати всім вручну вкрай стресово, тому з'явилася можливість автоматизації.

Автоматизоване забезпечення користувачів та забезпечення програмного забезпечення в цілому має багато переваг. Наприклад, це економічно ефективно і підвищує ефективність і продуктивність роботи. Ви також матимете краще уявлення про свою мережу, що допоможе зменшити ризик помилок. І все це допомагає покращити цифровий досвід співробітників, щоб їх робота проходила безперебійно. В той же час, автоматизація допомагає вашій компанії розширювати масштаби зростання, забезпечуючи вам можливість не відставати від конкурентів.