Досягти чудової культури зустрічей відповідно до вашої команди

Вступ

Середньостатистичний працівник проводить на нарадах 6 годин. Менеджери в середньому проводять більше 23 годин на тиждень на нарадах, і ця цифра, згідно з дослідженнями, зростає. Зустрічі - це діяльність, яка забирає дуже багато часу та енергії на робочому місці. Про них мало думають з точки зору культури, і на цю проблему витрачається недостатньо зусиль. Наради є однією з найбільш важливих, але поки що ігнорованих сфер корпоративної культури.

Причин такої недостатньої уваги багато. Відсутність чіткого процесу, як зробити їх ефективними. Іноді обмін інформацією відбувається в останню хвилину і має неформальний характер. Дослідження зустрічей є широким і різноманітним, але з огляду на надзвичайно різноплановий характер зустрічей, як правило, мало що можна взяти на озброєння для практичних дій.

У Hybryd ми провели останній рік, присвячений вдосконаленню зустрічей в організаціях усіх видів. Ми дізналися з сотень експериментів і випробувань, як проходять наради. Нижче наведено кілька наших ключових висновків.

Зустрічі проводяться таким чином, щоб ставити культуру на перше місце

Культура - це душа компанії, це набір переконань і моделей поведінки, які спрямовують людей у тому, як вони діють і взаємодіють. Коли ви приймаєте на роботу нових членів, зустрічі - це спосіб взаємодії в команді. Зустрічі - це те, що дає вашим новим товаришам по команді найкращі підказки про вашу культуру. Де вони дійсно помітять її, так це на зустрічах. Вони є вікном у вашу організацію.

Як зустрічі можуть зміцнити культуру?

• Чи знають люди, запрошені на зустріч, про що йдеться на зустрічі?
• Чи знають вони, якого результату має досягти зустріч?
• Чи своєчасно керівник зустрічі ділиться інформацією?
• Чи комфортно учасникам ділитися своїми ідеями?
• Чи доступні результати зустрічі та рішення для людей, які не були на ній?
• Чи вони доступні лише для обраної групи людей?

Зустрічі зміцнюють культуру, яку ви хочете побудувати

У той час як деякі практики проведення зустрічей віддаляють вас від бажаної культури, інші практики проведення зустрічей зміцнюють позитивну культуру. Клієнти звертаються до нас, тому що хочуть покращити як результати, так і культуру. Компанії часто впроваджували нові процеси проведення нарад, структуровані наради за участю вищого керівництва, а також загальну структуру для проведення нарад. Проблема полягає в тому, щоб залучити команду до цих процесів.

Ключ до кращих результатів полягає в тому, щоб полегшити членам команди прийняття системи. Вона має бути зрозумілою, простою у використанні та доступною тоді, коли вона їм потрібна.

Ось деякі з кращих практик, які допоможуть вам стати героєм зустрічі:

• Поставте мету, переконайтеся, що вона конкретна і досяжна.
• Складіть порядок денний, щоб переконатися, що нічого не буде пропущено під час зустрічей.
• Порядок денний також гарантує, що ваша команда буде на одній хвилі, коли розпочнеться зустріч.
• Попередня робота, коли є прогалини в знаннях, які необхідно заповнити до початку зустрічі.
• Нотатки, навіть невеликі нагадування допомагають збільшити обмін інформацією в компанії.
• Присвоєння нотаток до дій допомагає підзвітності між зустрічами для забезпечення успіху проекту.

Вже після перших зустрічей з використанням цієї системи ви побачите помітні зміни як в результатах, так і в залученості співробітників. Успіх цілей та підзвітність допомагають будь-якій компанії та її культурі.

Як ваша культура повинна впливати на ваші зустрічі?

Ваша культура повинна керувати тим, як запроваджуються процеси проведення нарад і як проводяться наради. У новому світі гібридної роботи команди часто працюють за змішаними моделями. Зараз як ніколи важливо уважно стежити за культурою. Наради, які проводять ваші команди, пропонують безліч можливостей для вираження цінностей та цілей компанії.

Повага до часу кожного, чітке спілкування та легка передача інформації - це лише кілька способів, як ви можете підтримати культуру за допомогою зустрічей. Чіткі цілі, порядок денний і попередня робота - це лише кілька важливих інструментів, які можуть допомогти вам на цьому шляху.