3 поради, як зробити введення даних на аутсорсингу більш ефективним

Вступ

Хоча введення даних може здатися незначним завданням, від нього залежить операційна ефективність вашої організації. Це допомагає вам зберігати інформацію про діяльність організації, що дає змогу приймати обґрунтовані рішення, планувати стратегії та сприяти зростанню бізнесу.

Введення даних дійсно має велике значення для успіху бізнесу, і кожна організація повинна зосередитися на точному введенні даних. Однак це нудне і трудомістке завдання, і ваша команда може не мати достатньої пропускної здатності, щоб впоратися з ним. У цьому випадку аутсорсингові послуги з управління даними можуть допомогти зняти тягар з ваших плечей. Але як вибрати правильний варіант, маючи стільки варіантів, як вибрати правильний? У цій статті ми розповімо про три стратегії, які зроблять аутсорсинг введення даних більш ефективним.

Що входить до послуг з аутсорсингу введення даних?

Аутсорсинг введення даних означає наймання стороннього постачальника послуг для обробки даних вашої організації. Ці фахівці зберігають важливу інформацію про діяльність вашої організації та оптимізують управління даними.

Хоча вони не є частиною штатної команди вашої організації, вони виконують усі завдання, пов'язані з введенням даних. Їхні послуги включають наступне:

• Внесення інформації про організацію до бази даних, електронних таблиць або CRM-систем.
• Транскрибування аудіофайлів у текстові формати.
• Обробка рахунків-фактур, замовлень, форм або запитів.
• Перетворення паперових копій різних документів в електронні.

Коли ви звертаєтеся за допомогою до аутсорсингової компанії, вона наймає команду експертів з введення даних для вашої організації. Ця команда має великий досвід і оснащена інструментами для роботи з великими обсягами даних.

Віддавши на аутсорсинг завдання з введення даних, ви можете об'єднати різні таланти з усього світу для виконання деяких важливих операцій у вашій організації, і найкраще те, що вам не потрібно надавати їм жодних пільг для найманих працівників.

Стратегії підвищення ефективності аутсорсингу введення даних

Аутсорсинг введення даних має багато переваг. Але як зробити його більш ефективним? Давайте дізнаємося про це в наступному розділі:

1. Вивчіть їхню безпеку даних

Безпека даних є обов'язковою для кожної організації. Якщо ви віддаєте завдання з введення даних на аутсорсинг, ви, швидше за все, стурбовані тим, що третя сторона отримає доступ до ваших приватних і конфіденційних даних і буде їх обробляти. Якщо ви не поцікавитеся конкретними потребами постачальника послуг у сфері безпеки, ви можете ризикувати своєю конфіденційною інформацією та конфіденційністю даних.

Визначте рівень безпеки даних, необхідний для вашої організації, та обговоріть його з постачальником послуг. Також проаналізуйте їхні поточні налаштування безпеки. Якщо ви плануєте надати йому свої власні інструменти, обов'язково оцініть його навички управління даними в роботі з конфіденційними даними та інформацією.

2. Укладіть чіткий контракт

Коли ви укладаєте прозорий договір з постачальником послуг, в якому зазначаються правила захисту даних та комплаєнсу, яких він повинен дотримуватися, ви забезпечуєте чітке інформування про стандарти безпеки вашої організації.

Щоб зменшити ризики кібербезпеки, ви також повинні включити в договір пункт про захист даних. Угода має бути якомога повнішою, з зазначенням процедур, яких необхідно дотримуватися для забезпечення безпеки та захисту даних.

3. Ретельно розрахуйте свою рентабельність інвестицій

Більшість організацій віддають на аутсорсинг свої завдання з введення даних, бо хочуть зменшити операційні витрати. Тому, наймаючи команду професіоналів, оцініть кількісно переваги, які вони надають. Ці вигоди включатимуть як грошові, так і негрошові переваги, починаючи від підвищення рівня задоволеності клієнтів, покращення грошових потоків, скорочення доходів і закінчуючи багатьма іншими.

Порівняйте переваги з вашими інвестиціями, щоб визначити рентабельність інвестицій. Якщо процес аутсорсингу забезпечує задовільну рентабельність інвестицій, ви на правильному шляху. Однак, якщо ні, вам потрібно провести подальші дослідження, щоб знайти послугу, яка забезпечить задовільну віддачу від інвестицій.

Висновок

Введення даних є важливим завданням, яке передбачає обробку конфіденційної інформації про діяльність вашої організації та її систематизацію. Однак це також є нудним і трудомістким процесом. Отже, аутсорсинг - це найкращий шлях для вашого бізнесу.

Але пам'ятайте, якщо ви хочете отримати максимальну вигоду від аутсорсингу введення даних, ви повинні найняти надійного постачальника послуг, який відповідає правилам безпеки вашої організації.