Her İşletme Sahibinin Bilmesi Gereken Zaman Çizelgesi Avantajları

Giriş

Modern iş dünyasında, çalışanların çalışma sürelerini takip etmek büyük önem taşıyor. Kaynakların nasıl kullanıldığına ve zamanlarının çeşitli projelerde nasıl harcandığına dair içgörü sağlar.

Geleneksel olarak işletmeler, çalışma saatlerini takip etmek amacıyla çalışma süresi verilerini tablo formatında yakalamak için büyük ölçüde zaman çizelgelerine güvenmiştir. Ancak, teknolojinin gelişmesiyle birlikte, dijital olarak olgunlaşmış birçok kuruluş, vazgeçilmez işlevleri nedeniyle dijital zaman çizelgelerine yöneldi ve ayrıca karlılıklarında ve proje teslimatlarında önemli iyileşmelere tanık oldu.

Bu nedenle, bu blogda çalışanlar için zaman çizelgelerinden yararlanmanın temel faydalarını ve bordro işlemlerini kolaylaştırmaya, ekibin üretkenliğini artırmaya ve müşteriler ve ekiplerle olumlu bir ilişki kurmaya nasıl yardımcı olabileceğini tartışacağız.

Zaman Çizelgesi Nedir?

Zaman çizelgesi, işletmelerin belirli bir dönem boyunca çalışanların toplam çalışma süresini takip etmek için kullandıkları bir araçtır. İşletmeler, bordroyu işlemek, müşterileri faturalandırmak, proje teslimatlarını tahmin etmek ve devamsızlık modellerini izlemek için zaman çizelgesindeki çalışan çalışma süresi verilerini kullanabilir. Başlıca üç tür zaman çizelgesi işletmeler tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır:

Kağıt tabanlı

Yazdırılabilir zaman kartları, delikli kartlar, kayıt defterleri vb. dahil olmak üzere kağıt tabanlı zaman çizelgeleri, çalışanların çalışma saatlerini kaydetmek için kullanılan en geleneksel olanlardır. Ancak, bu eski zaman çizelgeleri manuel zaman girişleri gerektiriyordu ve insan hatalarına, veri güvenliğine ve zaman hırsızlığına eğilimliydi.

Elektronik Tablolar

Elektronik tablolar zaman çizelgesi düzenini yeniden şekillendirerek zaman tutma sürecini daha düzenli, akıcı ve daha az telaşlı hale getirmiştir. Tablosal yapısı, basitliği ve kullanım kolaylığı, elektronik tabloları, özellikle Excel formatlarında, işletmeler için en çok aranan zaman çizelgesi çözümlerinden biri haline getirmektedir. Aslında işletmeler, çalışan zamanını günlük/haftalık/aylık olarak takip etmek için birden fazla formatta mevcut olan excel zaman çizelgesi şablonlarını bile kullanabilir.

Dijital Zaman Çizelgeleri

Kağıt tabanlı sistemler ve elektronik tablolar işlevsellik açısından çeşitli sınırlamalara sahipti ve ayrıca zaman hırsızlığına, veri güvenliğine ve hatalı veri girişine karşı hassastı; bu da yerini yalnızca zaman verilerini hassas bir şekilde yakalamakla kalmayıp aynı zamanda ayrıntılı raporlama, onay yolları, doğrulamalar ve daha fazlası gibi sayısız işlevsellik sunan zaman izleme yazılımı gibi dijital zaman çizelgelerine bıraktı.

Resim kaynağı

İleride, işletmelerin neden çevrimiçi zaman çizelgeleri olarak da bilinen zaman izleme yazılımından yararlanmaları gerektiğini ve bunun kârlılıklarını ve yeterliliklerini artırmalarına nasıl yardımcı olabileceğini daha derinlemesine inceleyeceğiz.

Her İşletme Sahibinin Bilmesi Gereken 10 Zaman Çizelgesi Faydası {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Müşteriler için Doğru Faturalandırma

Muhasebe, serbest çalışma veya başka bir firma olsun, farklı müşterilere yönelik faturaları hesaplamak için çeşitli projelerde çalışılan saatleri takip etmek çok önemlidir.

Müşterileri saatlik olarak ücretlendiren işletmeler için zaman çizelgesi, müşteriler için bir kayıt görevi görür ve doğru faturaların oluşturulmasına yardımcı olur.

Dijital bir zaman çizelgesi, işletmelerin farklı projelerde harcanan bağlamsal çalışma süresi verilerine ilişkin içgörü kazanmasına yardımcı olarak müşterilerin doğru ve hızlı bir şekilde faturalandırılmasını sağlar. Bu, müşteriler ve işletme sahipleri arasındaki sağlıklı ilişkilerin sürdürülmesine yardımcı olur.

Bu tür bir zaman takip yazılımı, zaman kullanımıyla ilgili ayrıntıları ortaya çıkaran ve müşterilerin paralarının nerede kullanıldığını ve iyi kullanılıp kullanılmadığını takip etmelerine yardımcı olan yapılandırılabilir raporlama özellikleriyle birlikte gelir.

Ayrıntılı raporlar, müşterilerin kaynakların projenin farklı bölümlerini tamamlamak için ne kadar zaman ayırdığını görmelerini sağlar ve böylece faturalandırma hesaplamasının ve doğruluğunun kanıtı olarak hizmet eder.

* Kolaylaştırılmış Bordro Hesaplama

Zaman çizelgeleri, kuruluşların çalışanların çalışma saatlerini takip etmelerine yardımcı olduklarından, saat bazlı çalışanları işe alan kuruluşlar için faydalıdır.

Zaman takip yazılımı, toplam çalışma ve fazla mesai saatlerini takip ederek işletmelerin çalışanlarına çalışılan saat sayısına göre adil ve doğru bir şekilde ödeme yapmasına yardımcı olur.

Bu yazılım aynı zamanda çalışanların çalışma saatlerini, izinlerini, tahakkuklarını, fazla mesailerini, tatil ödeneklerini vb. takip ederek işletmelerin ödenekler ve ek ödemelerle birlikte çalışan bordrosunu verimli bir şekilde yönetmesine yardımcı olur.

Ayrıca, zaman çizelgeleri ile işverenler, zorunlu yasalara uymak için fazla mesai, vardiyaya dayalı ödenekler vb. ile ilgili bordro ile ilgili düzenlemeleri kolayca karşılayabilir.

Bunun da ötesinde, bordro işlemlerinde herhangi bir ihtilaf olması durumunda, işverenler/yöneticiler çalışma saatlerini ve belirli projelere ayrılan toplam saatleri doğrulamak için her zaman zaman çizelgesi verilerine başvurabilir.

Bu şekilde, dijital zaman çizelgeleri idari görevler için harcanan zamanı ve maliyetleri azaltır, böylece personeli zaman veri girişlerinin manuel olarak işlenmesinden kurtarır, böylece kuruma değer katabilecek daha üretken çalışmalara dikkat edebilirler.

* Mikro Yönetimi Önler

Ekip yöneticileri veya amirler, çalışanların ne üzerinde çalıştıklarını ve bir görevi tamamlamak için ne kadar zaman harcadıklarını yönetmek için genellikle çalışanların faaliyetlerini mikro yönet irler.

Resim kaynağı

Zaman çizelgelerinin yardımıyla yöneticiler, çalışanları mikro yönetme ihtiyacını ortadan kaldırabilir ve ne üzerinde çalıştıklarını, görevlerini tamamlamak için ne kadar zaman harcadıklarını ve kaynaklarının genel olarak nasıl kullanıldığını kolayca öğrenebilirler.

Böylece, zaman çizelgeleri yöneticileri ekiplerini denetlemekten ve mikro yönetimden kurtararak yöneticiler ve ekip üyeleri arasındaki çatışma olasılığını azaltır.

* Daha İyi Öngörü ve Tahmin

Dijital zaman çizelgeleri kullanmanın en büyük avantajlarından biri, verilerinin gelecekteki projeler için zaman, işçilik ve maliyet gibi kaynakları tahmin etmek için kullanılabilmesidir.

Örneğin, bir ekip yeni bir projeye başlamadan önce, zaman çizelgeleri, kilometre taşları ve gerekli kaynaklar gibi ayrıntıları tahmin etmeleri gerekir. Bu durumda yönetici, görevlerin niteliğinin üstlenilmekte olan projeye benzer olduğu daha önce çalışılmış projelerin zaman çizelgesi verilerini kullanabilir.

Böylece, daha önce çalışılmış projelerin geçmiş verilerinin yardımıyla, işletmeler gelecek projeler için işgücü, maliyet ve zaman çizelgesi tahminlerini iyileştirebilir, maliyet aşımını önleyebilir ve projenin zamanında teslim edilmesini sağlayabilir.

* Görev Yönetimi ve Önceliklendirme

"Zaman çizelgeleri, kuruluşların iş akışını daha iyi yönetmelerini, iyileştirme alanlarını belirlemelerini ve başarılı proje teslimatlarına katkıda bulunacak ve kar hanesini olumlu yönde etkileyecek kaynakları stratejik olarak tahsis etmelerini sağlar."

Zaman çizelgeleri, görevlerin niteliğini ve genellikle tamamlanması için gereken süreyi ayırt etmek için değerli bir araçtır.

Yöneticiler zaman çizelgesi verilerini kontrol ederek hangi proje ve görevlerin çalışanların bant genişliğini daha fazla, hangilerinin daha az kullandığını anlayabilir. Bu analizin yardımıyla, yöneticiler görev önceliklendirmesi, tahsisi ve yönetimi konusunda bilinçli kararlar alabilirler.

Örneğin, yöneticiler ve işverenler fazla değer katmayan ve daha fazla kaynağın bant genişliğini tüketen projeleri ortadan kaldırabilir.

Ayrıca, yöneticiler hangi görevlerin çok, hangilerinin daha az zaman aldığını anlayabilir. Bu analiz, görevleri önceliklendirerek iş akışını iyileştirmelerine yardımcı olur, böylece acil görevler üzerinde önce çalışılabilir ve zaman çizelgesi geç olan görevler üzerinde daha sonra çalışılabilir. Örneğin, bir satış ekibi bant genişliğinin çoğunu tüketen yönetici ve sosyal yardım görevleri üzerinde çalışıyorsa, ancak müşteriler için nispeten daha az zaman alan ve yüksek önceliğe sahip kişiselleştirilmiş soğuk e-postalar üzerinde çalışmaları gerekiyorsa, önce e-postalar üzerinde çalışmaları istenebilir.

Resim kaynağı

* Üretkenlik Eğilimlerine İlişkin İçgörüler

Zaman çizelgeleri yalnızca çalışanların çalışma süresi verilerini izlemekle kalmaz, aynı zamanda yöneticilerin verimlilik eğilimlerini tespit etmelerine ve çalışanların geride kaldığı alanları belirlemelerine yardımcı olur.

Örneğin, yöneticiler çalışanların zaman çizelgesi verilerine bakarak hangi görevlerin en yüksek bant genişliğini tükettiğini ve hangi görevler üzerinde nispeten daha hızlı çalışabileceklerini bulabilirler.

Bu veriler, yöneticilerin çalışanların hangi alanlarda geride kaldıklarını ve hangi alanlarda başarılı olduklarını keşfetmelerine yardımcı olur. Bir işi tamamlamak için harcanan zamana göre, yöneticiler onları belirli ihtiyaçları olan çeşitli projeler için kullanabilir.

Ayrıca, yöneticiler diğer çalışanlara kıyasla genel görevlere çok fazla zaman ayıran kaynakları belirleyebilir ve performanslarını artırmak için onlara gerekli eğitim ve rehberliği sağlayabilir.

Aslında, zaman takip yazılımı sayesinde yöneticiler, çalışan performansını, üretkenlik eğilimlerini ve iş yükü seviyelerini daha iyi değerlendirmek için belirli alanlara yönelik raporlar oluşturabilir. Bu ayrıntılı içgörü, kaynaklarını daha iyi tahsis etmelerine, görevleri etkili bir şekilde dağıtmalarına ve genel üretkenliği ve verimliliği artırmak için iş akışını optimize etmelerine yardımcı olabilir.

* Optimum Kaynak Kullanımı

İşletmelerin en büyük endişelerinden biri, çalışanlarının eşit şekilde sorumluluklarını yerine getirip getirmedikleri ve iş dışı faaliyetler için zaman ayırıp ayırmadıklarıdır.

Zaman çizelgesi, çalışanların hangi projelerde, ne kadar süreyle ve ne üzerinde çalıştıklarını takip eder. Kaynak zaman verilerine ilişkin bu net görünürlük, kaynakların ne eksik ne de aşırı kullanılmamasını sağlar ve gerekirse, çalışanlarda tükenmişliği önlemek için görevleri devredilebilir.

Buna ek olarak, yöneticiler kaynakların bant genişliğinin tam potansiyeliyle kullanıldığını ve işi dağıtmak için daha fazla kaynağa ihtiyaç duyulduğunu tespit ederse, geçici personel veya yüksek hacimli işe alım ihtiyacını işaretleyebilir ve yönetimden buna göre ek kaynak işe almasını talep edebilir.

* Müşterilerin Projenin İlerleyişinden Haberdar Edilmesi

Müşteriye yönelik projelerde zaman çizelgesi, müşterilerin çeşitli görevler için ne kadar zaman harcandığının ayrıntılı bir dökümünü görmelerine ve projenin ilerleyişini çıkarmalarına olanak tanıdığı için harikalar yaratabilir.

Bu analiz, müşterilere sadece projenin karmaşık detayları konusunda yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda ekibin müşterileri proje yolculuğuna dahil etmesine, zaman çizelgeleriyle ilgili beklentilerinin ekiple uyumlu olmasını sağlamasına ve gerektiğinde ayarlamalar yapmasına olanak tanır.

* Daha İyi Proje Yönetimi ve Zamanında Teslimat

Zaman çizelgesi, çeşitli görevler için harcanan zamanın bütünsel bir görünümünü verir ve projedeki kapsam kaymasını azaltır.

Böylece, zaman çizelgesi verileriyle donatılmış olan yöneticiler, proje darboğazlarını ele alabilir, gerekirse daha fazla kaynak ekleyebilir, gerçek ve fiili zaman çizelgelerini karşılaştırabilir ve projenin rayından çıkmamasını sağlamak için bilinçli kararlar verebilir.

Zaman çizelgesi verilerine yönelik bu gerçek zamanlı görünürlük, yöneticilerin iş akışını optimize etmesine ve projeyi yolunda tutmak ve zamanında teslimatı sağlamak için zaman zaman proaktif kararlar almasına yardımcı olur.

* Azaltılmış Plansız Devamsızlıklar

Çalışan devamsızlığının sağlam bir kaydına sahip olmadığınızda veya bunu kaydetmek için manuel süreci kullandığınızda, devamsızlık modeli muhtemelen fark edilmeyebilir ve çalışanlarınızı kendilerinden ne beklendiği konusunda belirsiz bırakabilir.

Dijital zaman çizelgeleri plansız devamsızlıkları takip eder ve bu devamsızlıkların bir trend haline gelip gelmediğini işaretler. Yöneticiler, bazı çalışanlarda devamsızlık kalıplarını bularak, bunların oluşumunu en aza indirmek, katılımı artırmak ve çalışanların kuruluşun gerekli kural ve düzenlemelerine uymasına yardımcı olmak için proaktif önlemler alabilir.

Alt satır

İş dünyasında her an önemlidir ve zaman çizelgeleri, işletmelerin çalışanların çalışma süreleri hakkında veri toplamasının ve bilinçli kararlar almak için bunları analiz etmesinin yolunu açar. İşletmeler, ister kağıt tabanlı ister elektronik tablolar olsun, zaman çizelgelerinden herhangi birini kullanabilir. Ancak, hatalara, zaman hırsızlığına ve manuel işlemeye yatkınlık, bunları modern kullanım için yetersiz hale getirir ve zaman izleme yazılımının önünü açar. Daha önce de belirtildiği gibi, bu modern zaman çizelgeleri yalnızca işletmeler için kaynak kullanımını iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda daha iyi karar verme için temel iş metriklerine ilişkin gerçek zamanlı içgörüler elde etmelerine yardımcı olur.