Uzak Sosyal Medya Ekipleri: Nasıl Etkili İletişim Kurulur?

Giriş

2023'te birçok sosyal medya ekibi yarı veya tam zamanlı olarak uzaktan çalışıyor. Birçok şirket pandemi sonrası hibrit veya WFH politikasını sürdürmekle kalmadı. Tamamen uzaktan çalışma imkanı sunmak, ekiplerin iş piyasasının sunduğu en iyi yetenekleri çekmesini de sağlıyor.

Ancak, uzaktan çalışan bir sosyal medya ekibini koordine etmek zor olabilir. Özellikle de iletişim söz konusu olduğunda.

Herkesin aynı sayfada olduğundan nasıl emin olabilirsiniz? İş akışlarının sorunsuz çalıştığından? Sürtünme kayıplarını ve yanlış anlamaları nasıl en aza indirebilirsiniz?

İşte uzaktaki sosyal medya ekibinizle etkili bir şekilde iletişim kurmak için kullanabileceğiniz yedi araç ve strateji.

Tek bir belge işbirliği sistemi üzerinde karar kılın

(Kaynak: Freepik)

Öncelikle, herkesin bağlı kalacağı tek bir belge işbirliği platformuna karar vermeniz gerekir. Evet, bu çok basit. Bununla birlikte, birçok ekip hala belgeleri ileri geri göndererek ve gereksiz yere dosya formatları arasında dönüştürerek çok fazla zaman kaybediyor.

Metin belgelerini, elektronik tabloları ve sunumları paylaşmanıza, birlikte oluşturmanıza ve birlikte düzenlemenize olanak tanıyan tek bir bulut tabanlı belge işbirliği sistemini tercih edin. İster ikinci çeyrek özeti, ister strateji sunumu ya da yıllık rapor olsun, tek bir merkezi sisteme sahip olmak, en az hayal kırıklığı ile uyumlu bir belge oluşturmayı çok daha kolay hale getirir.

Şu anda en yaygın bulut tabanlı çözümler Google Workspace ve Microsoft 365'tir. Her ikisi de çeşitli dosya türleri sunar ve çok sayıda diğer iş uygulamasıyla entegre olur.

Bulut tabanlı çözümlere öncelik verin

Bulut tabanlı çözümlerden bahsederken, sadece belge paylaşımı için değil, mümkün olduğunca çok sayıda iş akışınız için bunlara öncelik vermelisiniz.

Dosya depolama, grafik tasarım, video düzenleme. Tüm bunlar için gelişmiş bulut tabanlı araçlar mevcut. Ve uzaktaki ekiplerin hayatını çok daha kolay hale getiriyorlar.

Örneğin, ekip üyelerinizden birinin bir Instagram makarası için bir grafik hazırladığını veya en son ürününüzle ilgili bir referans gönderdiğini varsayalım. Bunu kişisel dizüstü bilgisayarlarında Photoshop'ta yaparlarsa, üzerinde yalnızca kendileri çalışabilir. Hastalanırlarsa veya başka bir şekilde müsait olmazlarsa, eliniz kolunuz bağlı kalır.

Daha verimli bir çözüm, Canva gibi bulut tabanlı bir tasarım aracı kullanmaktır. Tüm ekibiniz tüm tasarımlara erişebilir. Dosyalarınızı ve projelerinizi doğru adlandırdığınız sürece, herkes ihtiyaç duyduğu her şeyi bulabilir ve düzenleyebilir.

Eşzamansız toplantıları deneyin

Sırada, özellikle farklı saat dilimlerinde ekip üyeleriniz varsa, eşzamansız görüntülü aramalara geçmeyi düşünün.

Video görüşmeleri, ekip üyelerinin etkileşime geçmesi, fikirlerini paylaşması, en son tasarımlarını sergilemesi, karmaşık konseptler hakkında geri bildirim alması ve bağ kurması için harika bir yoldur. Ancak, aynı zamanda büyük miktarda zamanı da yutarlar. Ve özellikle de ekibiniz uluslararası ise ayarlanması zor olabilir.

Eşzamansız toplantılar ise katkınızı bir video klip olarak kaydetmenize - ekran paylaşımları dahil - ve ardından basit bir bağlantı aracılığıyla paylaşmanıza olanak tanır. Ekibinizin geri kalanı daha sonra zamanları olduğunda bunu izleyebilir. Ayrıca, en ilginç bilgi parçaları için otomatik transkripti kontrol edebilir, klibinizi hızlandırabilir veya yavaşlatabilir ve yorumlar veya kendi videoları aracılığıyla tepki verebilirler.

Bu, bir e-postadan çok daha fazla ve daha karmaşık bilgiyi etkili bir şekilde iletmenize olanak tanır, ancak bir video görüşmesi ayarlamak için herkes için uygun bir zaman bulma ihtiyacını ortadan kaldırır.

İş telefonunuzu merkezileştirin

İletişim verimliliğinizi artırmanın bir başka mükemmel yolu da merkezi bir iş telefonu hizmeti almaktır.

Bu listedeki diğer birçok araç gibi, modern iş telefonu hizmetleri de genellikle bulut tabanlıdır. Bu, ekibinizin nerede olurlarsa olsunlar her yerden erişebilecekleri anlamına gelir.

Ayrıca, sadece sesli aramalardan çok daha fazla kanalla birlikte gelirler. Video aramaları, anlık mesajlaşma, canlı sohbet ve e-posta da genellikle dahildir.

Buna ek olarak, birçok sağlayıcı hayatınızı kolaylaştırmak için genellikle yapay zekaya dayanan şık ek özellikler de sunar. Örneğin, bazı hizmetler otomatik çağrı dökümleri ve çağrı özetleri ile birlikte gelir. Bu sayede toplantı tutanaklarını tutmak çocuk oyuncağı haline geliyor.

Mesaj tabanlı ekip işbirliğinden yararlanın

(Kaynak: Freepik)

Sonu gelmeyen e-posta zincirlerinden bıktınız mı? Ve birisi "tümünü yanıtla" tuşuna basmayı unuttuğu için önemli mesajları kaçırmaktan?

O zaman bunun yerine mesaj tabanlı ekip işbirliği araçlarına geçmek isteyebilirsiniz. Son birkaç yılda, özellikle Slack ve Discord bu alanda güçlü rakipler olarak ortaya çıktı. Ve bunun iyi bir nedeni var.

Bu araçlar, ekip üyeleri arasındaki iletişimi verimli bir şekilde yapılandırmanıza olanak tanır. Birine doğrudan mesaj gönderebilseniz de, çoğu alışveriş kanallar halinde yapılandırılır.

Örneğin, ekibinizde ABD'de olası bir TikTok yasağına yanıt olarak kısa biçimli video içeriği için yeni bir strateji hazırlamakla görevli bir çalışma grubunuz olduğunu varsayalım. Bu çalışma grubunun üyelerinin birbirlerine e-posta göndermelerini sağlamak yerine, mesaj alışverişinde bulunmaları ve belge paylaşmaları için bir Slack kanalı kurabilirsiniz. Bu şekilde, hiç kimse önemli bilgileri kaçırma konusunda endişelenmek zorunda kalmayacaktır.

Proje yönetimi paketlerinden yararlanın

Daha büyük veya daha karmaşık projeler üzerinde çalışıyorsanız ya da daha büyük bir ekibi koordine etmeniz gerekiyorsa, bir proje yönetim aracından yararlanmayı düşünün.

Bunlar yukarıdaki işbirliği araçlarından daha sofistike işlevlere sahiptir. Roller atamanıza, son tarihleri belirlemenize, görevler arasında bağımlılıklar kurmanıza ve iş akışlarını netleştirmenize olanak tanırlar.

Her ekip üyesi, kendilerine atanan görevleri ve tamamlanması gereken tarihi görecektir. Ayrıca, bir projenin durumunu kontrol etmek isterseniz, bunu bir Kanban panosu veya bir Gantt grafiği olarak kolayca görselleştirebilirsiniz.

En iyi uzaktan sosyal medya yönetim aracını seçin

Son olarak, kullandığınız sosyal medya yönetim aracı var. Uzak bir ekipte, ihtiyaçlarınıza en uygun aracı seçmek biraz zor olabilir. Farklı öncelikler vardır.

Farklı araçların farklı planlarda kaç kullanıcıya izin verdiğini düşünün. Farklı roller için iş akışları ve farklı izinler belirleyip belirleyemeyeceğinizi. Taslakları kaydedip düzenlemenin ve yorum ve öneri bırakmanın mümkün olup olmadığı.

Bu basit gelebilir, ancak birçok harika sosyal medya yönetim aracı aslında bu işlevleri içermez ve bu nedenle uzaktaki ekipler için daha az uygundur.

Sonuç

Uzaktan çalışan bir ekibin parçası olarak çalışmak, motive olmuş sosyal medya uzmanları için harika bir deneyim olabilir. Ve işletmenizin sosyal medya oyununu bir sonraki seviyeye taşımak için harika, azimli ve üretken bir ekip oluşturabilirsiniz.

Yani, iletişim sorunsuz çalıştığı sürece.

Yukarıdaki araçları ve stratejileri iş akışlarınıza entegre ederek tam da bunu sağlayabilirsiniz. Hayal kırıklığını, iletişimsizliği ve sürtünme kayıplarını en aza indirmenize yardımcı olacaktır. Ve tüm ekibinizin ortak hedefleriniz doğrultusunda senkronize bir şekilde çalışabilmesini sağlayacaktır.