Giriş
Bildiğimiz gibi, satın almanın rolü son yıllarda önemli ölçüde genişledi. Geleneksel olarak maliyeti kalite ve teslimatla dengelemeye odaklanan satın alma kuruluşları artık risk azaltma, inovasyon, sürdürülebilirlik ve çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık (DEI) gibi çok daha geniş hedeflerden sorumludur.
Bu evrim, organizasyonel tasarıma stratejik bir yaklaşım getirme ve ekibi bu yeni öncelikleri etkin bir şekilde karşılayabilecek şekilde yapılandırma ihtiyacını vurgulamaktadır.
Satın alma dönüşümünde karşılaşılan zorluklar nelerdir?
Satın almanın kapsamı büyüdükçe, liderler yetenek eksikliği ve uzun vadeli gelişime öncelik verme ihtiyacı da dahil olmak üzere çeşitli zorluklarla karşı karşıya kalmaktadır. Gartner'ın Satın Alma Yetkinlikleri Anketi'ne göre, kaynak bulma ve satın alma liderlerinin %75'inden fazlası personel yetkinliklerini geliştirmek için harici kurslara ve interaktif dahili eğitimlere erişim uyguluyor. Yetenek gelişimine bu şekilde odaklanmak, beceri eksikliklerinin üstesinden gelmek ve ekipleri kurumsal hedeflerle uyumlu hale getirmek için çok önemlidir.
3 Kurumsal tasarımı optimize etmek için temel faaliyetler
Gartner, şirket öncelikleriyle uyumlu bir satın alma organizasyonu oluşturmak için üç kritik alana odaklanılmasını öneriyor:
1. Raporlama hatlarını ve kontrol alanını karşılaştırın
Etkili organizasyonel tasarım, raporlama yapılarını anlamakla başlar. Gartner'ın Bütçe Kıyaslaması, satın alma müdürlerinin (CPO) en yaygın olarak aşağıdakilere rapor verdiğini ortaya koymaktadır:
- Mali İşler Müdürleri (%38)
- Tedarik Zinciri Yöneticileri (%20)
- Operasyon Başkanları (%19)
Kontrol alanı da kurumsal performansa göre değişmektedir. Yüksek performanslı CPO'lar ortalama sekiz personeli yönetirken, ortalama performanslı şirketlerdeki meslektaşları altı kişiyi denetliyor ve düşük performanslı kuruluşlar ortalama dört kişi rapor ediyor. Bu kriterler, verimliliği ve hesap verebilirliği artırmak için raporlama hatlarını ve ekip boyutlarını optimize etmek için bir çerçeve sağlar.
2. İdeal merkezileşme düzeyinin belirlenmesi
Merkezileşme derecesi, satın almanın etkinliğini önemli ölçüde etkiler. Satın alma organizasyon yapısı anketi üç ana model tanımlamaktadır:
- **Merkezi yapılar: **Ölçek ekonomilerinden yararlanır ve süreçleri standartlaştırır, ancak yanıt süresini ve tedarikçi ilişkileri yönetimini engelleyebilir.
- **Merkezi olmayan yapılar: **Daha fazla esneklik ve yanıt verebilirlik sağlar ancak standardizasyondan yoksundur.
- Merkezden yönetilen yapılar: Merkezi gözetimi yerel uygulama ile birleştirerek dengeli bir yaklaşım sunar.
Son trendler, merkezden yönetilen yapıların yeniden canlandığını göstermektedir; merkezi yapıları tercih eden %39'a kıyasla bu modeli benimseyen kuruluşların oranı %51'dir. Bu değişim, daha fazla uyarlanabilirlik ve stratejik uyum gerektiren tedarik zinciri aksaklıklarının artmasına bağlanmaktadır. Liderler en uygun yapıyı belirlemek için kuruluşlarının ihtiyaçlarını değerlendirmelidir.
3. Değer faktörlerini kuruluş tasarım kararlarıyla uyumlu hale getirin
Satın alma organizasyonlarının tasarımı, stratejik önceliklerini yansıtmalıdır. Örneğin:
- Faaliyet tabanlı yapılar: Verimlilik ve hıza odaklanın.
- Kategori tabanlı yapılar: Toplam değer ve maliyet tasarrufuna öncelik verin.
Organizasyon şemasının ötesinde, liderler işletme modellerini ve yönetişim çerçevelerini iyileştirerek yapısal eksiklikleri gidermelidir. Bu, kurumun çevik ve değişen önceliklere duyarlı kalmasını sağlar.
Yetkinlik planlamasının önemi nedir?
Ekip yeteneklerinin geliştirilmesi, satın alma dönüşümünün önemli bir yönüdür. Kaynak bulma ve satın alma yöneticilerinin %75'inden fazlası, ekip becerilerini geliştirmek için harici kurslara ve dahili eğitimlere ve ayrıca satın alma yazılımının verimli kullanımına yatırım yapmaktadır. Yetkinlik planlaması, kuruluşların beceri eksikliklerini gidermesine yardımcı olarak satın alma ekiplerinin çeşitli zorluklarla etkin bir şekilde mücadele etmesini sağlar.
Kurumların %82'si önümüzdeki yıl içinde orta ila önemli düzeyde organizasyonel düzenlemeler planlayarak yapılarında da önemli değişiklikler yapıyor. Bu proaktif yaklaşım, satın alma ekiplerinin birbiriyle yarışan öncelikler ve sürekli değişimle başa çıkabilecek donanıma sahip olmasını sağlıyor.
4 Etkili kurumsal tasarım için stratejiler
Liderlerin satın alma organizasyonlarında optimize etmesi gereken temel alanlar şunlardır:
- *Sektör standartlarına göre kıyaslama yapın: *Raporlama hatlarını, kontrol alanını ve organizasyonel yapıları değerlendirmek için veriye dayalı içgörüler kullanın.
- Merkezileşmeye karşı ademi merkezileşmeyi değerlendirin: İdeal dengeyi belirlemek için verimlilik ve yanıt verebilirlik arasındaki değiş tokuşları göz önünde bulundurun.
- Yetkinlik geliştirmeye öncelik verin: Yetenekli ve çevik bir işgücü oluşturmak için eğitim ve gelişim programlarına yatırım yapın.
- **Yapısal eksiklikleri giderin: **Yönetişim ve işletim modellerini kurumsal hedeflerle uyumlu hale getirin.
Sonuç
İş öncelikleriyle uyumlu satın alma organizasyonları tasarlamak, sürekli değerlendirme ve adaptasyon gerektiren dinamik bir süreçtir.
Satın alma yöneticileri için öneri, raporlama hatları, merkezileştirme ve değer bazlı tasarıma odaklanmalarıdır, böylece genişletilmiş sorumluluklarını destekleyen yapılar oluşturabilirler. Sağlam yetkinlik planlaması ve yapısal iyileştirme ile birlikte bu stratejiler, satın alma ekiplerini karmaşık ve hızla gelişen bir iş ortamında olağanüstü değer sunacak şekilde konumlandırır.
