Ekibinizin Üretkenliğini Uzaktan Nasıl Artırabilirsiniz?

Giriş

Koronavirüs salgınından önce uzaktan çalışmanın gördüğü tüm tantanaya rağmen, ofis çalışmasının uzaktaki muadilinin tartışamayacağı bazı faydaları vardı.

Ofiste çalışmanın en çok göz ardı edilen faydalarından biri, şirketlerin çalışanlarının performansını etkilemesine olanak sağlamasıydı. Bu, ister bir yöneticinin herhangi bir çalışanın sorunlarını tartışabileceği isterse performanslarını kişisel olarak artırmak için onlara teşvikler verebileceği anlamına gelsin, uzaktan çalışma, ekiplerinin üretkenliğini artırmak isteyen şirketler için yeni zorluklar yaratır.

Son zamanlarda uzaktan çalışmaya geçiş, şirketlerin üretkenliğe yaklaşımını değiştirmiş olabilir, ancak bu bir son değildir. Bununla birlikte, ekibinizin üretkenliğini uzaktan artırmak için uygulayabileceğiniz birçok üretkenlik ve zaman yönetimi hilesi vardır. İşte bunu nasıl yapabileceğiniz.

Çalışanlarınız İçin Üretkenliği Tanımlayın

Üretkenlik, bir çalışanın belirli bir görevi başarıyla tamamlama yeteneğini tanımlar. Başka bir deyişle, iş verimliliğidir; bir çalışan sorumluluklarını ne kadar iyi yerine getirebilirse, o kadar üretken olacaktır.

Verimlilik çok genel ve fazla kullanılan bir kelime olduğundan, çalışanlarınızın kendi iş sorumlulukları için ne anlama geldiğini tanımlamanız gerekir. Üretkenlik istatistiklerine ve gerçeklerine derinlemesine dalmak, sizin ve ekibinizin nasıl üretken olunacağını daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir. Çalışanlarınız işlerinin nasıl takip edildiğini ve değerlendirildiğini bilmelidir, böylece daha sonra potansiyel iyileştirmeleri tartışabilirsiniz.

Performanslarını izlemek için kullandığınız ölçüm birimleri, onları işe alırken tanımladığınız sorumluluklardan ve iş hedeflerinizden gelmelidir.

Geniş anlamda, verimlilik ölçümleriniz çalışanınızın işinin aşağıdaki yönlerinden herhangi birine dayanacaktır:

• Belirli bir görevin zamanında tamamlanma oranı
• Belirli bir zaman diliminde tamamlanan görev sayısı
• Standart bir operasyon prosedüründe (SOP) açıklandığı şekilde belirli bir görevi tamamlama kapasitesi
• Yöneticilerden, iş arkadaşlarından ve/veya müşterilerden alınan geri bildirimler
• Çalışma saatleri içinde ulaşılabilirlik

Bu özelliklerin her biri, her çalışanın iş sorumluluklarına uyarlanmalıdır.

Bir müşteri destek temsilcisi için verimlilik ölçütleri müşteri memnuniyeti puanları, ortalama çağrı süresi ve çözülen destek talebi sayısı olabilir. Bir geliştirici için metrikleri teslim edilen kod, kod kaybı ve bir projeyi tamamlamak için harcadıkları süre olabilir. Bir pazarlamacı için potansiyel müşteri başına maliyet, edinme başına maliyet ve oluşturulan potansiyel müşteri sayısını kullanabilirsiniz.

Kullandığınız ölçütler ne olursa olsun, performanslarını tartışmak için oturmadan önce verimlilik ölçümlerini bildirin.

Net Bir Evden Çalışma Politikası Geliştirin

Evden çalışmak bazıları için her derde deva bir çözüm gibi görünebilir, ancak gerçekler bu çalışma düzeninin olumsuz yanları olduğunu göstermiştir. Buffer'ın 2019 Uzaktan Çalışma Durumu raporu, uzaktan çalışma düzenlemeleriyle ilgili en sık bildirilen sorunların mesai saatlerinden sonra işle bağlantının kesilmesi (%22), yalnızlık (%19) ve iletişim (%17) olduğunu ortaya koydu.

Bu zorlukları görmezden gelmek yerine, bir evden çalışma politikası geliştirerek bunların üstesinden gelmeniz gerekir. Pandemi nedeniyle evden çalışma yaygınlaşmış olsa bile, uzaktan çalışanların beklentilerini tanımlayan bir evden çalışma politikasına sahip olmak istersiniz.

Politika, çalışanlarınızın hangi araçları kullanması gerektiğini (yazılım veya donanım), hangi saatlerde iletişim için hazır olmaları gerektiğini, kendilerini ve şirketi nasıl korumaları gerektiğini ve diğer hususları içermelidir.

Uzaktan çalışmanın çalışanlara getirdiği zorlukları göz önünde bulundurarak, politikanız bunları proaktif bir şekilde ele almalıdır. Örneğin, evden çalışma politikanız bir günün ne zaman bittiğini belirtebilir veya çalışanlarınızın kaynaşıp bağlantı kurabileceği halka açık çevrimiçi etkinlikleri paylaşabilir.

Politikanız farklı iletişim kanallarını, bunların nasıl ve hangi durumlarda kullanılacağını göstermelidir. Örneğin, kişisel ve şirket genelindeki iletişimler için Slack, daha özel iletişimler için e-posta, aramalar için Zoom ve proje yönetimi için Asana'ya sahip olabilirsiniz.

Bir politika olarak, şirketiniz yeni bilgisayarlara, daha hızlı İnternet bağlantılarına ve ofisle ilgili ekipmanlara (ör. masa, sandalye vb.) ihtiyaç duyan çalışanlara da ikramiye ödemelidir.

Çalışan Bağlılığı Programı Geliştirin

Uzaktan çalışmanın geçici de olsa standart bir iş düzenlemesi olarak aniden benimsenmesi nedeniyle, birçok çalışan bunun yarattığı zorlukları daha derinden hissedecektir. Bir denge unsuru olarak, çalışanlarınızın işlerinden memnun kalmalarını sağlamak için bir çalışan bağlılığı programı geliştirmek istersiniz.

Kısa süre önce Gallup tarafından yapılan bir ankete göre, katılımcıların %32 'si işlerine bağlı olduklarını belirtirken, diğer %50 ve %17 'si sırasıyla bağlı olmadıklarını veya işlerine bağlı olmadıklarını belirtmişlerdir.

Bir bağlılık programı, çalışanlarınızı kurumunuza bağlamayı ve mevcut bağlılık duygularını istenen, optimum seviyelere yükseltmeyi amaçlar. Yüksek çalışan bağlılığı oranlarının elde tutmayı, sadakat duygusunu ve üretkenliği aynı anda teşvik ettiği görülmüştür.

Başlangıç olarak, algılanan katılımın mevcut düzeyini ortaya çıkaran anketler düzenlemeniz gerekir. Çalışanlarınıza sorun:

• Şu anki rolünüz hakkında ne hissediyorsunuz?
• İşinizle ilgili değiştirmek istediğiniz tek şey ne olurdu?
• İş-yaşam dengenizden ne kadar memnunsunuz?

Katılım programınızı, anketlerinizde ortaya çıkan sorunları gidermek için en iyi uygulamalar ve çözümlerin bir karışımına dayalı olarakoluşturun. Yaygın en iyi uygulamalar arasında puana dayalı ödül programları geliştirmek, sağlıklı yaşam programları sunmak ve şirket çapında ağ oluşturmayı teşvik etmek yer alır.

Programınız çalışanlarınızın geri bildirimlerini de almalı ve şirketinizin onların duygusal ve profesyonel refahını önemsediğini göstermelidir. Başlangıçtan itibaren doğru beklentileri oluşturmak için bu programı mevcut ve yeni işe alınan çalışanlarla açıkça paylaşın.

İş-Yaşam Dengesini Teşvik Edin

Buffer'ın anketi, iş-yaşam dengesinin uzaktan çalışanlar için bir sorun olduğunu gösteriyor. ABD merkezli 1.004 tam zamanlı çalışan üzerinde yapılan ayrı bir anket, uzaktan çalışanların %29 'unun iş-yaşam dengesi ile mücadele ettiklerini, %31 'inin ise ruh sağlıkları için bir gün izin almaları gerektiğini söylediğini ortaya koydu.

Çalışanlarınız teorik olarak bilgisayarlarını istedikleri zaman kapatabilseler bile, çoğu işlerini ciddiye alan sorumluluk sahibi kişilerdir. Şirketiniz için bu kulağa harika bir haber gibi gelebilir, ancak çalışanlarınız için bu tutum üretkenliklerine zarar verir.

Şirketinizin, çalışanlarınızın ne zaman, hangi koşullarda çalışmayı bırakmaları ve hangi saatlerde müsait olmaları gerektiğini açıklayarak -ya da gerekirse zorlayarak- iş-yaşam dengesini proaktif bir şekilde teşvik etmesi gerekir.

Uzaktan çalışanları mutlu etmenin en iyi yolu, çalışma saatlerini belirlemelerine izin vermektir. Belirli saat dilimlerinde müşterilerle yüzleşmek zorunda kalmadıkları sürece - müşteri destek temsilcisi veya satış temsilcisi gibi - çoğu çalışan sorumluluklarının hepsini olmasa da çoğunu herhangi bir zamanda yerine getirebilir.

Alternatif olarak, onlara çoğu işle aynı saatte belirli bir sayıda çalışıyor olmaları gerektiğini söyleyebilir ve diğer çalışma saatlerini diledikleri gibi doldurmalarına izin verebilirsiniz.

Pomodoro Tekniği gibi işten uzaklaşmayı teşvik eden üretkenlik tekniklerini paylaşmayı düşünün. Ayrıca, art arda belirli sayıda saat çalıştıktan sonra kendilerini bilgilendiren zaman takip uygulamaları da kullanabilirler.

Küresel personel firması Robert Half tarafından yapılan bir araştırma, iş-yaşam dengesini deneyimleyen çalışanların, dengeyi bulmakta zorlananlara kıyasla iki kat daha mutlu, daha üretken ve işverenlerine daha fazla bağlılık gösterdiklerini ortaya koymuştur.

Ekibinizin Üretkenliğini Ölçün

Çalışanlarınızın iş verimliliğini takip etmek için kullandığınız metrikler, üretkenliği artırıcı taktiklerinizi dayandırdığınız temellerdir. Bu, özellikle konum tabanlı ofis çalışanlarının kullandığı gibi doğrudan geri bildirim mekanizmalarından yoksun olan uzaktan çalışanlar için önemlidir.

Çalışanlar, kişisel tercihlerden değil de objektif ve şeffaf bir analizden geldiği sürece geri bildirim almaktan hoşlanırlar. Çalışanlarınız bu geri bildirimi iş verimliliklerini artırmak için kullanabilir ve bu da iş memnuniyetlerini ve bağlılıklarını etkiler.

Makalenin önceki bölümlerinde açıklandığı gibi tanımladığınız metrikleri alın ve çalışanlarınızın ulaşması gereken bir hedef belirleyin. Bu hedef geçmiş verilere, sektörel kıyaslamalara veya yöneticiler ile çalışanlar arasındaki iç tartışmalara dayanabilir.

Her çalışanın metriklerini kontrol etmek için bir zaman çizelgesi belirleyin - en azından bunu üç ayda bir yapın. Ayrıca, her bir hedefi aylık ve haftalık hedeflere ayırın ve yöneticilerinizden performanslarını takip etmelerini isteyin.

Her bir çalışanın hedeflerine nasıl ulaştığını analiz edin ve verilerden ilgili geri bildirimleri sağlayın. Bir çalışan veya ekip hedeflerini kaçırırsa iyileştirmek için bir plan geliştirin ve hedeflerini aştıklarında halka açık destek sunun.