Herkesin Katılımını Sağlayan Kapsayıcı Bir Toplantı Ortamı Nasıl Tasarlanır?

Giriş

Ekibinizin tüm yeteneklerinden yararlanmanın çok büyük bir değeri vardır. Ancak bunu yapmak için her ekip üyesini katılmaya teşvik eden bir toplantı ortamı yaratmalısınız. Bunu toplantılarınızda kapsayıcılığı teşvik ederek yapabilirsiniz.

Bu makalede, tüm ekibinizin katılımını teşvik eden kapsayıcı bir toplantı ortamının nasıl tasarlanacağını tartışacağız. Kapsayıcı toplantıların temellerini ve neden kapsayıcı bir alan yaratmak isteyeceğinizi ele alacağız. Buradan hareketle, iş yerinizde kapsayıcılığı teşvik etmek için uygulanabilir bazı ipuçlarına değineceğiz.

Kapsayıcı toplantı ortamları: Temel bilgiler

Kapsayıcı toplantı ortamları, her ekip üyesinin ilgisini çekmek ve her yönden uygulamalı katılımı teşvik etmek için çok önemlidir.

Tüm ekip kendini rahat hissetmeli ve kapsayıcı bir toplantı ortamına katılmaya teşvik edilmelidir. Yeni fikirler dikkate alınmalı ve insanlara alışılmışın dışında düşünme yetkisi verilmelidir. Alışılmadık olsalar bile fikirler geri çevrilmemelidir.

Ayrıca, kapsayıcı toplantı ortamları katılan herkes için güvenli alanlar gibi hissettirmelidir. En azından, insanların tercih ettiği zamirlere saygı duyulur ve ayrımcı davranışlara izin verilmez. Ekip üyeleriniz kendilerini nasıl tanımlıyor olurlarsa olsunlar kendilerini rahat hissetmelidir.

Toplantılarda kapsayıcılık, aynı zamanda ortamı engelli veya engelsiz kişiler için uygun hale getirecek kolaylıklar sunmak anlamına da gelir.

Neden kapsayıcı bir toplantı ortamı kullanılmalı?

Kapsayıcı bir toplantı ortamı ile tüm ekibinizin parlamasına izin vererek kuruluşunuzun çıktı ve üretkenliğini artırabilirsiniz. Herkesin güçlü yönlerinden yararlanmak, bir ekip olarak daha iyi çalışmanıza yardımcı olacaktır.

Ayrıca, kapsayıcı toplantı ortamları oluşturmak, genel olarak daha kapsayıcı ve olumlu bir işyeri kültürü yaratmaya yardımcı olur. Bu, morali yüksek tutmak ve ekibinizi motive etmek için harikadır.

Kapsayıcı bir toplantı ortamı nasıl oluşturulur?

Artık kapsayıcı bir toplantı düzeni tasarlamanın değerini anladığınıza göre, bunu uygulamaya koymanın bazı yollarına bakalım.

1. Temel kuralları belirleyin

Toplantılarınızı insanların katkıda bulunmasına imkan verecek şekilde biçimlendirmeniz çok önemlidir. Bunu yapmak için, psikolojik güvenliği sağlayan bazı temel kurallar belirlemelisiniz.

Olumlu bir toplantı kültürü oluşturmak için önemli bir temel kural, her ekip üyesine saygı gösterilmesini talep etmektir. Ayrımcılık veya tacize karşı sıfır tolerans politikası geliştirin. İşyerinizde yalnızca saygılı etkileşimlerin kültürel bir norm olmasını sağlamak için liderleri ve diğer tüm ekip üyelerini eylemlerinden sorumlu tutan bir kontrol ve denge sistemi oluşturun.

Temel kuralları belirlerken beklentileri de belirlemelisiniz. Birçok toplantı türünde, bazı kişiler sunacakları özel bir şey olmadığında doğal olarak kendilerini gözlemci gibi hissedebilirler. Ancak, bu kişilerin de söz almasını istiyorsanız, ister bir görüş sunsunlar ister bir eylem planı sunsunlar, özellikle onların da söz almasını istediğinizi belirtin.

2. Erişilebilirlik yardımları sunun

Birçok ekipte engelli ve engelsiz kişiler yer almaktadır. Erişilebilirlik yardımları sunmak, bu bireylerin yeteneklerini ve fikirlerini etkili bir şekilde geliştirmek için çok önemlidir.

Örneğin, ekibinizin bir üyesi işitme güçlüğü çekiyorsa, toplantılarda iletişimi erişilebilir bir şekilde kolaylaştırmak çok önemlidir. Çoğu durumda bu, canlı altyazılı konferans yazılımı kullanılarak gerçekleştirilebilir. Bu şekilde, işitme güçlüğü çeken ekip üyesi insanların sözlerini gerçek zamanlı olarak okuyabilir.

Görme engelli bir ekip üyeniz olduğunu varsayalım. Bu durumda, sunumlardaki grafikleri ayrıntılı bir şekilde açıklayarak veya görebilecekleri yüksek kontrastlı görüntüler kullanarak toplantılarınızı daha erişilebilir hale getirebilirsiniz.

Elbette bu örnekler her ekip için geçerli değildir. Bir ekip lideri olarak, ekibinizin ihtiyaçlarını değerlendirmek ve gerektiğinde yardım sağlamak size bağlıdır.

3. İnsanları katkıda bulunmaya davet edin

İnsanların katkıda bulunmasını istediğinizde beklentileri belirlemekten bahsetmiştik. Bunu akılda tutarak, insanların sohbete katkıda bulunmaları için aktif olarak fırsatlar yaratarak bunu daha da ileri götürmelisiniz. Bu, farklı toplantı formatlarında veya tartışmalarda farklı görünecektir.

Diyelim ki ekibinizin büyük bir bölümünü etkileyen önemli bir karar veriyorsunuz. Odanın içinde dolaşıp her bir kişinin fikrini açıkça sormanız faydalı olacaktır. Bu olabildiğince doğrudan bir yöntemdir.

Daha az önemli konuları tartışırken, soru, yorum ve endişeler için zemini açabilirsiniz. İşte bu noktada, insanların seslerinin önemli olduğunu bilmelerini sağlayan güçlü bir şirket kültürüne sahip olmak işe yarayacaktır, böylece böyle açık bir forumda seslerini yükselteceklerdir.

Büyük insan gruplarıyla yapılan toplantılarda verimlilik için, görüşmedeki herkesin bir konu hakkında sözlü olarak konuşmasına gerek yoktur. Bunun yerine, sanal bir toplantıda, insanlardan düşüncelerini sohbete bırakmalarını isteyebilirsiniz ve ardından çağrıdaki liderler yanıtları hızlı bir şekilde gözden geçirebilir ve buna göre onaylayabilir.

4. Her seferinde bir kişinin konuşmasına izin verin

Birbirinizin yerine konuşmayı engelleyen bir toplantı kültürü oluşturmalısınız. İnsanların üzerine konuşulduğunda, sinirlenebilir, düşünce akışlarını kaybedebilir ve konuşmak için cesaretleri kırılabilir.

Elbette kazara birinin üzerine konuşmak kolaydır, ancak bir toplantı kolaylaştırıcısı olarak bunun olmasını engellemek sizin görevinizdir. Kulağa basit geliyor, ancak biri konuşurken bir başkası onun üzerine konuşursa, ikinci kişiden ilk kişi konuşmasını bitirene kadar beklemesini isteyin.

Bu konunun üzerinde durarak, insanların sözlerinin kesilmeden konuşmasına öncelik veren bir kültür yaratabilirsiniz.

5. İnsanları "ellerini kaldırmaya" teşvik edin

(Resim yazar tarafından sağlanmıştır)

Bazen bir konferans görüşmesinde konuşma fırsatı bulmak zor olabilir, çünkü yüz yüze bir toplantıda konuşmak için kullanacağınız ipuçları, uzaktayken her zaman o kadar belirgin olmayabilir. Neyse ki Zoom gibi video konferans araçları, katılımcıların söyleyecekleri bir şey olduğunu belirtmek için "ellerini kaldırmaları" için bir seçeneğe sahiptir.

Bu özellik mevcut olsa da insanlar her zaman kullanmaz. Bu nedenle ekibinize bu düğmeyi nerede bulabileceklerini hatırlatmanız ve sohbete katkıda bulunmak istediklerinde kullanmaları için onları teşvik etmeniz önemlidir.

6. Toplantı tutanaklarının kaydedilmesi

Toplantıların ayrıntılı bir kaydının tutulması, toplantılar sırasında herkesin katılımını sağlamak ve katılımı teşvik etmek için mükemmel bir taktiktir. Herkesin konuşma şansı olmasını ve sözlerinin doğru bir şekilde kaydedilmesini sağlamaya yardımcı olur. Bu, işbirliğini teşvik eder, katılımı artırır ve hesap verebilirliği geliştirir.

Ayrıca, toplantı tutanaklarının net bir şekilde kaydedilmesi, toplantılara genellikle kimlerin katıldığını ve katkıda bulunduğunu izlemek için harika bir yoldur. Bu aynı zamanda toplantılar sırasında kimlerin sessiz kalma eğiliminde olduğunu belirlemenizi sağlar, böylece bu kişilerin konuşması için alan yaratmaya öncelik verebilirsiniz.

Toplantı tutanakları uygulamaları bu süreci kolaylaştırmak için harika bir yol sunar. Bu teknoloji, tüm ayrıntıları düzenli ve tüm ekibiniz için erişilebilir tutar.

(Resim Kaynağı)

7. Hibrit toplantılarla akıllı olun

Hibrit veya uzaktan çalışma programları sunuyorsanız, ofistekiler ve evdekiler arasında etkili iletişimi kolaylaştırmak için hibrit bir toplantı düzeni oluşturmak çok önemlidir.

Bununla birlikte, ekibin yüz yüze kısmı konuşurken görüş bildirmek zor olabileceğinden, uzaktaki katılımcıların da görüş bildirmesine izin verilmesini sağlamalısınız.

Bu bağlamda, şu anda hibrit veya uzaktan çalışma seçenekleri sunmuyorsanız, bunu değerlendirmelisiniz. Hibrit çalışma, daha rahat ve ihtiyaçlarına uygun bir ortamda çalışmalarına olanak tanıdığı için birçok kişi için daha erişilebilir bir seçenektir.

8. Bire bir takiplerden yararlanın

Bazı insanlar doğal olarak utangaçtır ve grup ortamında düşüncelerini ifade etmeye daha az eğilimli olabilirler. Bunu göz önünde bulundurarak, bire bir takip toplantılarını kullanarak bu kişilere bir konu hakkında fikirlerini belirtmeleri için daha rahat bir ortam sağlayabilirsiniz.

Daha özel bir ortamda bir araya gelerek, daha çekingen insanlar konuşmak ve fikirlerini paylaşmak konusunda kendilerini daha rahat hissedebilirler. Fikirleri onaylandığında veya bire bir olarak geliştirildiğinde, daha büyük bir grup ortamında paylaşacak kadar güvende hissedebilirler.

9. Bir Gündem Oluşturun

Kapsayıcı bir toplantı ortamı yaratmak, her katılımcının kendini ilgili ve değerli hissetmesini sağlamak için özenli bir hazırlık ve erişilebilir materyaller gerektirir. Kapsayıcı liderler, herkesin ne bekleyeceğini bilmesi ve kendi düşüncelerini ve notlarını buna göre hazırlayabilmesi için bir gündem oluşturmak konusunda akıllıca davranırlar.

Smallpdf'den bir PDF düzenleyici kullanmak bu hedefe katkıda bulunabilir. Örneğin, toplantılardan önce kolaylaştırıcılar bu aracı kullanarak PDF'leri değiştirebilir, önemli noktaları vurgulamak için ek açıklamalar, yorumlar veya vurgular ekleyerek katılımcıların takip etmesini kolaylaştırabilir.

(Resim Kaynağı)

Bunun da ötesinde, katılımcılara doldurulabilir PDF'ler sunmak veya notlarını doğrudan belge içine eklemelerini sağlamak, özellikle bilgiyi görsel olarak daha iyi işleyen veya etkileşimli formatları tercih edenler için aktif katılımı teşvik eder.

Bir ekip üyesinin görme bozukluğu olduğunu varsayalım. Bu aracı kullanarak metni büyütebilir, kontrastı ayarlayabilir veya erişilebilirlik yönergelerine uygun açıklamalar ekleyerek daha kapsayıcı bir deneyim oluşturabilirsiniz.

Sonuç

Ekip toplantılarınızda kapsayıcı bir ortam yaratmak için birçok yaklaşım kullanabilirsiniz. Bunu yaparak çalışanlarınızın daha fazla katılımını sağlayabilir ve operasyonlarınızı iyileştirebilirsiniz. Ayrıca, kuruluş genelinde kapsayıcılık kültürünü teşvik etmeye yardımcı olur.

Toplantılarınızı nasıl kapsayıcı hale getireceksiniz?