Etkili İletişim İşinizde Başarının Anahtarıdır

Giriş

Bunu çok duyduğumuzu biliyorum: "İletişim anahtardır." Ama gerçekten öyle mi? Elbette öyle! İletişim hayatımızın her alanında çok önemlidir. İster kişisel veya profesyonel ilişkileriniz, ister iş stratejileriniz, hatta sert bir mesajı yumuşatmak için kullanılan emoji olsun - bu arada bu sözsüz iletişimdir.

Genellikle bir şey iki veya daha fazla kişi arasında bilgi alışverişi olarak tanımlandığında, bunun yalnızca yazılı ve sözlü iletişimle ilgili olduğunu düşünürüz.

Ancak, iletişim sadece kelimeleri kullanmaktan daha fazlasıdır. Beden dilinizi, yüz ifadelerinizi ve ses tonunuzu da içerebilir; bunların her biri konuştuğunuz kişiye bir mesaj gönderir.

Bir iş ortamında, iletişim kurmak için çok zaman harcarsınız. İster hedeflerinizi özetleyerek, ilkelerinizi yineleyerek, tartışmalara katılarak ve iş arkadaşlarınızı takip ederek dahili olarak. Ya da harici olarak, diğer taraflarla koordinasyon sağlayarak, müşterilerle konuşarak veya mal veya hizmetlerinizi tanıtarak.

Bence başarılı bir iletişim biçimi, mesajın iletilmek istendiği şekilde anlaşılmasıdır. Bu anlama olmadan, bir mesaj yanlış anlaşılabilir veya yanlış aktarılabilir, bu da bir hataya veya hayal kırıklığına yol açabilir.

Herhangi bir işletmenin etkili kurumsal iletişime ihtiyacı vardır, çünkü bu olmadan işletmenin çalışması için tamamlanması gereken görevler ve prosedürler tamamlanamaz. Bununla birlikte, öncelikle etkili iletişimin neden önemli olduğuna daha derinlemesine bir göz atalım.

Etkili iletişimin önemi

(Kaynak)

İletişim, bir kurumun üretkenliği, kültürü ve coşkusu üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Bir yönetici olarak etkili iletişim becerileri geliştirmek şirketiniz için kısa ve uzun vadede önemli faydalar sağlar. İyi bir iletişimci, ekibine daha çok çalışmaları, daha iyi sonuçlar elde etmeleri ve yanlış anlamaları önlemeleri için ilham verebilir.

Tüm bu faktörler sizin olduğu kadar şirketin de başarısına katkıda bulunabilir. Çalışanların iş ürünlerine ve projelere doğrudan dahil olması, kuruluşun geleceğine katkı sağlama duygusunun oluşmasına yardımcı olur. Ayrıca karlılığı, müşteri memnuniyetini ve marka bilinirliğini artırmak için çalışmaları konusunda onları motive eder. Şirketin hedeflerine kişisel olarak yatırım yapan çalışanlar diğer hususlarla daha fazla ilgilenir. Örneğin, marka çalışmak için mükemmel bir yer olarak olumlu bir üne sahipse, bu uzun vadede en iyi yetenekleri çekme ve elde tutma kapasitenizi etkileyebilir.

Etkili iş iletişiminin başarının anahtarı olmasının on bir nedeni

(Kaynak)

1. Daha iyi bir şirket kültürü oluşturur

Doğru bir iş iletişimi stratejisi, olumlu bir ekip kültürü ve işyeri ortamı oluşturmak için çok önemlidir. Şeffaf ve açık bir şekilde iletişim kuran şirketler çok daha sağlıklı bir çalışma atmosferine ve daha yüksek çalışan motivasyonu ve memnuniyetine sahip olurlar.

Öte yandan, işyeri kültürünü geliştirmenin bir yolu olarak iş iletişimini ihmal eden kuruluşlar düşük bağlılık, düşük çalışan memnuniyeti, düşük müşteri memnuniyeti oranları ve yüksek işten ayrılma oranlarından muzdariptir.

2. Bilgi paylaşımı çabalarını geliştirir

Şirketlerin iç iletişime yatırım yaparak ulaşmaya çalıştıkları ana hedeflerden biri de bilgi paylaşımı uygulamalarını geliştirmektir. Çalışanların sürekli büyüdüğü ve yeni şeyler öğrendiği bir dünyada, işverenlerin kuruluşları içinde kolay bilgi paylaşımını sağlamaları gerekir. İyi belirlenmiş bir iç iş iletişimi stratejisi olmadan, bilgi paylaşımı ve kurumsal bilgi zarar görür.

3. Çalışan katılımını artırır

Ragan'ın çalışan bağlılığı araştırmasına göre, lider iletişimi, çalışan bağlılığı ile istatistiksel olarak ilişkili olan en önemli iç iletişim unsurudur. İç iletişim ekipleri, liderlere iletişimin değeri konusunda yardımcı olma, onları eğitme ve yetiştirmede önemli bir rol oynamaktadır.

4. Departmanlar arası işbirliğini geliştirir

Güçlü bir iletişim planı olmadan firmalarda departmanlar arası iletişimi verimli bir şekilde sürdürmek son derece zordur. Çalışanların daha üretken olabilmeleri için zahmetsizce etkileşim kurabilmeleri ve işbirliği yapabilmeleri gerekir. Örneğin, araştırma ve pazarlama departmanlarınız aynı sayfada olmalı ve iş ofisiniz ile BT departmanınız senkronize olmalıdır.

5. Müşteri memnuniyetini ve elde tutmayı artırır

Daha iyi iş iletişimi aynı zamanda daha iyi müşteri memnuniyeti anlamına gelir. Bir kuruluşta iletişim zayıfsa, müşteri hizmetleri ve memnuniyeti söz konusu olduğunda iki şey olur: Birincisi, müşteriye dönük rollerdeki çalışanlar ihtiyaç duydukları bilgiye sahip olmazlar. İkincisi, müşteriler çalışanların moralinin düşük olduğunu hissedecek ve olumsuz bir deneyim yaşayacaklardır.

Aslında bir araştırma, çalışan tutumunun müşteri memnuniyeti üzerinde önemli bir etkisi olduğunu ve bunun da gelirde artışa yol açtığını ortaya koymuştur.

6. Aşırı e-posta yükünün ortadan kaldırılması

İlerleme güncellemelerinden veri taleplerine, iş atamalarına, çalışan etkileşimlerine ve geri bildirimlerine, toplantı davetlerine, müşteriler ve tedarikçilerle iletişimlere, belge teslimine ve doğum günü tebriklerine kadar, genellikle tüm bunlar şirketlerde e-posta yoluyla ele alınır.

Radicati'ye göre, ortalama bir işletme çalışanı iş gününün %25'ini e-posta ile ilgili rutinlere harcıyor. Bununla birlikte, yalnızca birkaçı acil yardımımıza değer. Aldığımız e-postaların çoğu bizimle tamamen alakasızdır. Çalışanların katılımı ve işbirliği için etkili platformlar kullanan dahili iş iletişimlerinde aşırı e-posta yükü azaltılmıştır.

7. Çalışan devrini azaltır

Daha bağlı ve memnun çalışanlara sahip şirketler çok daha düşük işten ayrılma oranlarına sahiptir. Y kuşağı ve daha genç kuşakları işyerine çekmek ve işyerinde tutmak için, işverenlerin çalışanlarını işleriyle ilgili konularda bilgilendirdiklerinden emin olmaları gerekir.

Öte yandan, çok fazla alakasız bilgi genellikle strese, ayrılmaya, hayal kırıklığına ve bununla birlikte çalışanların elde tutulmasının azalmasına neden olur.

8. Uzaktan çalışanlar için daha iyi iletişim

Uzaktan çalışan ekipler geleceğin yolu. İstatistiklere göre, 2028 yılına kadar tüm iş departmanlarının %73'ü uzaktan çalışanları işe alacak. Dahası, Amerika Birleşik Devletleri gibi varlıklı ülkelerde bu oran %75'i aşabilir.

Bu durum iletişim, liderlik ve yönetim konularında yeni bir yaklaşım gerektirmektedir. Uzak ekipler, zaman dilimleri arasında koordinasyon sağlamak, bilgi engellerini aşmak, dil ve kültürel engelleri aşmak gibi çeşitli iletişim sorunlarıyla karşılaşır. Ayrıca, mesafeler ekip üyelerinin kendilerini birbirlerine ait hissetmelerini zorlaştırır. Bununla birlikte, iyileştirilmiş şirket içi iletişim, uzaktaki ekiplerin işbirliği ve etkileşiminde büyük bir fark yaratabilir.

9. İletişim engellerinin ortadan kaldırılması

Çok fazla ilgisiz şey olduğunda bilgi engelleri yaygındır. Bu nedenle, bir çalışan için hayati önem taşıyan bilgiler hızla yanlış yere yerleştirilebilir. Etkili şirket içi iletişim ve uygun iletişim araçlarının kullanımı, bu zorluğun üstesinden gelmek için kritik öneme sahiptir.

10. Çalışan savunuculuğunu artırır

İşverenler çalışanlarıyla nasıl etkili iletişim kuracaklarını bildiklerinde, çalışanlarını marka elçilerine dönüştürmede çok daha başarılı olurlar. Marka elçiliğine ulaşmak birçok şirketin sandığı kadar zor değildir. Aslında, mutlu çalışanlar marka elçiliği programlarına katkıda bulunmayı çok isterler.

Marka elçiliği ve çalışan savunuculuğunun bir şirketin faaliyetlerine yardımcı olabileceği dört ana yol vardır:

• Marka bilinirliğini artırın
• İşveren markasını geliştirin ve yüksek kaliteli adayları çekin
• Pazarlama çabalarını artırın
• Satışları artırın

İşletmeler etkili iletişim süreci üzerinde nasıl çalışabilir?

(Kaynak)

1. Doğru iletişim araçlarını kullanın

Ekibiniz içinde iletişim kurmak için kullandığınız araçlar, iletişim sürecinizin etkinliği üzerinde çok fazla etkiye sahip olabilir. Yavaş, kullanıcı dostu olmayan veya çalışanların alışması için çok fazla eğitim gerektiren araçlar kullanırsanız, çalışanlar için sinir bozucu olabilir.

Bu hayal kırıklığı iletişimsizliğe, üretkenlik ve zaman kaybına yol açabilir. Sonuç olarak, gerçek mesajlar süreç içinde bulanıklaşabilir. Bu nedenle, doğru ekip iletişim araçları hakkında araştırma yaptığınızdan emin olun ve ardından akıllıca seçim yapın.

İşletmenizin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun. Küçük işletmeler için ofis telefon sistemleri işletmeniz için mükemmel uyum sağlayabilir, ancak daha büyük kuruluşların farklı gereksinimleri olabilir.

2. Ne hakkında konuştuğunuzu bilmek

Bilge insanlar söyleyecek bir şeyleri olduğu için konuşurlar; aptallar ise bir şey söylemek zorunda oldukları için konuşurlar. - Platon

İster bir müşteriyle, ister iş arkadaşınızla ya da iş ortağınızla profesyonel bir sıfatla konuşuyor olun, her zaman kendinizden başka biri adına konuşursunuz. Kuruluşunuzu, bir hizmeti veya bir bölümü tanıtıyor olabilirsiniz.

Her zaman kimin adına konuştuğunuzun ve neden iletişim kurduğunuzun farkında olmalısınız. Konuşmadan önce aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

1. Kimin adına konuşuyorum?
2. Neden konuşuyorum?

3. İnsanları aşağılamaktan kaçının

Öfkenizi kaybetmenize neden olacak şekilde başkalarını rahatsız etmeyin. İş dünyasında iyi bir iletişimci olarak, amacınızın hedef kitlenizi amaçlarınızla uyumlu hale getirmek olduğunu unutmayın. Onlara herhangi bir şekilde saygısızlık ederseniz, insanlar sizi dinlemek, işbirliği yapmak veya sizinle işbirliği yapmak istemeye çok daha az meyilli olurlar.

Ayrıca, bir başkasına hakaret etmek, ona daha önce sahip olmadığı yeni bir savunma sağlar. Tavrınız artık dikkatin ana noktasıdır ve gerçekten iletmeye çalıştığınız mesaj arka planda kaybolur.

4. Dikkatle ve dikkatle dinleyin

Tartışırken gerçekten dinlemiyorsunuzdur ve dikkatiniz karşınızdakinin ne söylediğinden ziyade bir sonraki adımda ne söyleyeceğinize odaklanmıştır. Mesajlarının önemli bileşenlerini yanlış yorumlayabilir veya gözden kaçırabilirsiniz, bu da verimsiz kararlarla sonuçlanabilir. Tüm dikkatinizi karşınızdakine vermek, etkili iletişimin ilk adımıdır.

5. Olumlu bir beden dili kullanın

Beden dilinizi kontrol edebilme becerisi iletişim için kesinlikle gereklidir. Göğsünüzden tavana ya da gökyüzüne uzanan ve sizi hafifçe yukarı çeken bir çizgi hayal ederek dik durma alıştırması yapabilirsiniz. Aşırıya kaçmamaya dikkat edin. Olabildiğince doğal görünmek istersiniz.

6. Zor duygulara karşı uyanık olun

Bazen zor koşullar çok güçlü duygulara neden olur. İletişimi geliştirmek istiyorsak kendi duygularımızı tanımlayabilmeli ve yönetebilmeliyiz. Ayrıca başkalarının öfke veya memnuniyetsizlik gösterilerine uygun şekilde tepki verebilmeliyiz.

Her gün başkalarıyla sohbet ediyor olsak da, bazı insanlara uygun iletişim teknikleri öğretilmemiş veya uygulama fırsatı verilmemiştir.

Daha iyi iletişim kurmaya bugün başlayın

İletişim becerileri her yıl işverenler tarafından talep edilen beceriler listesinin başında yer almaktadır. Bunun nedeni, profesyonel ve kişisel ilişkilerimizin sorunsuz bir şekilde yürümesini sağlayan şeyin iletişim olmasıdır. İlgimizi bu şekilde gösterir, değişimi katalize eder ve işleri bu şekilde hallederiz. Bu, bu önemli becerileri geliştirmek ve geliştirmeye devam etmek için yeterli bir sebep. Neyse ki hepimiz daha iyi iletişim kurmayı öğrenebiliriz.

İletişim tarzları hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak, kiminle konuşuyor olursanız olun sesinizi duyurmanıza yardımcı olacaktır. Bu da başkalarına liderlik etmenin ve onların sizin bakış açınızı görmelerine yardımcı olmanın hayati bir parçasıdır.

Çoğu insanın iletişim tarzlarının bir karışımına sahip olacağını ve ruh hallerine ve duruma göre esneklik gösterebileceğini unutmayın. İletişimci ve lider olarak sizin göreviniz, kiminle muhatap olursanız olun herkesin sizi anladığından emin olmaktır. Tarzınız ne olursa olsun, ekibinizle sizin için işe yarayan bir iletişim yöntemi geliştirirseniz, işiniz için başarıya giden yolda ilerlersiniz.