Varför processförbättring är avgörande för byråns tillväxt

Intro

Det är inte lätt att driva en SEO-byrå. Men om du saknar strömlinjeformade arbetsflöden i ditt företag simmar du inte bara uppströms, du har även blyvikter fastspända på dig.

Processförbättringar är avgörande för alla företags tillväxt. Det är dock ännu viktigare för SEO.

Ditt team är din största resurs (och kostnad) som professionell tjänsteorganisation. Och om du inte har system för att effektivisera dina SEO-arbetsflöden kommer du att bränna upp din vinstlinje när du försöker producera tillgångar för kunderna.

Det här inlägget handlar om den verkliga kostnaden för ineffektiva processer på din SEO-byrå och vad du kan göra för att effektivisera arbetsflödena redan idag.

Den verkliga kostnaden för ineffektiva processer på din SEO-byrå

Kostnaderna för ineffektiva processer smyger sig på dig.

I genomsnitt spenderar de anställda:

• 1,8 timmar per dag för att leta efter dokument
• 30 timmar per månad i möten (eller 1,2 timmar per dag)
• 4,1 timmar varje dag i sin inkorg

Oj.

Det borde därför inte vara en chock att den genomsnittliga kontorsarbetaren har ungefär 2 timmar och 53 minuter produktivitet varje dag.

Det är dags att göra en snabb uträkning för att se hur mycket detta kostar din byrå.

Enligt Indeed är den genomsnittliga lönen för en SEO-specialist 54 579 dollar. Om man antar att de bara är produktiva 3 av 8 timmar per dag (37,5 %) förlorar du cirka 34 111,87 dollar per år i produktivitet per anställd.

Arbeta med entreprenörer i stället för anställda?

Låt oss säga att dina entreprenörer arbetar 30 timmar i veckan för 50 dollar i timmen (den nedre delen av SEO-priserna). Men de är bara produktiva 37,5 % av tiden.

Då förlorar du 45 000 dollar per år (30 timmar i veckan X 50 dollar i timmen X 48 veckor ger dig 72 000 dollar X 0,625 för den procentuella andelen förlorad tid).

Detta är visserligen grova uppskattningar.

Det visar ändå hur mycket tid och pengar som går åt till administrativt arbete och andra uppgifter som inte direkt ger kunderna resultat. Med andra ord arbete som ligger utanför räckvidden.

Ineffektiva processer bränner ut din personal

Kostnaderna är också högre på andra sätt. Som ett resultat av ineffektiva processer är din personal mindre produktiv och mer stressad.

Detta har en negativ inverkan på din verksamhet. Stressade anställda som ligger begravda under ett berg av administrativa uppgifter har inte tid att fokusera på att uppnå resultat för sina kunder.

Ännu värre är att ditt team vanligtvis arbetar utanför sin avtalade arbetstid för att hantera uppgifter och komma ikapp.

Även om du kan tjäna tillbaka en del av de pengar du förlorar på ineffektiva processer på detta sätt, kostar det dig mer i längden. Dina anställda kommer att bli förbittrade på dig. Kvaliteten på deras arbete kommer att sjunka. Och de kommer att bli mindre glada över att arbeta på din byrå.

Så småningom kommer de att lämna din organisation för en effektivare byrå.

Detta skadar kulturen på din arbetsplats. Utbrända medarbetare tenderar att dra ner andra medarbetare runt omkring dem. Detta kan leda till att din arbetsplats blir giftig.

Det är också mycket dyrt att hantera personalflykt. Vanligtvis kostar det cirka 1,5x - 2x den anställdes lön att ersätta en anställd.

Tänk på att detta inte tar hänsyn till kostnaderna för den negativa påverkan på arbetsplatskulturen, befintliga kunder och det övergripande varumärket.

Den verkliga orsaken till att din byrå har hög personalomsättning

Med "den stora uppsägningen", "inflationen" och "de tysta uppsägningarna" som rubriker i nyheterna kan man lätt dra slutsatsen att alla är missnöjda med sina jobb överallt.

Det är dock inte riktigt så.

Det finns många sätt att förbättra arbetsplatskulturen (bättre kommunikation, mer beröm, högre lön, bättre förmåner), men alla dessa sätt ignorerar den verkliga orsaken till missnöje. Människor lämnar onödigt stressiga arbeten där bristen på struktur och vägledning gör enkelt arbete mycket mer komplicerat.

SEO kräver tid.

Du behöver tid för att undersöka, skapa och optimera tillgångar. Det är också extremt enkelt att koppla resultaten till teamets insatser med hjälp av analyser. Denna press att driva resultat genom en hinderbana av ineffektivitet kan snabbt bränna ut ditt team.

Därför är arbetsflödena grunden för din framgång i verksamheten.

Utan tydligt definierade processer som stöds av mallar, verktyg och standardrutiner (SOP) kommer ditt team att kämpa för att snabbt få fram resultat.

Istället fastnar de i ett kalejdoskop av små uppgifter som tär på deras dagar samtidigt som deadlines och behovet av att nå resultat stressar dem.

Så småningom får de nog och lämnar oss.

Hur du förbättrar processerna på din SEO-byrå (5 steg)

Om ineffektiva processer är problemet är processförbättring lösningen.

Var beredd. Förändringar är svåra.

Och som ägare till en SEO-byrå måste du lägga ner extra tid och arbete i förväg. Det kommer inte att bli lätt. Men det kommer att vara värt det.

Följ de här fem stegen för att effektivisera processerna på din myndighet.

1. Kartlägg dina arbetsflöden

Du kan inte åtgärda processer förrän du har beskrivit vilka processer du redan har.

Du kan använda en whiteboard, post-it-lappar, anteckningsblock eller appar som LucidChart eller Creately. Du behöver ingen avancerad teknik. Men appar är bättre för distansbyråer eftersom de gör samarbetet enklare.

Exempel på arbetsflöde för kundintagning som kartläggs i Lucid Charts

Välj ett problemområde i din verksamhet och börja kartlägga arbetsflödena. Du vill vara så detaljerad som möjligt.

Det kan vara något litet, som att hitta brister i din process för att optimera befintliga inlägg. Eller så kan det vara ett mer komplext arbetsflöde, som att försöka optimera din process för nya kunder.

När du har markerat stegen i varje process bjuder du in ditt team att samarbeta och granska. De ser till att du inte missar något.

2. Identifiera ineffektivitet

Det är mycket lätt att se problem när man väl har kartlagt allt.

Du kommer att märka flaskhalsar, redundanser och andra fördröjningar. Lyft fram dessa områden och diskutera om de är nödvändiga för ditt team.

3. Hitta lösningar

Det finns tre sätt att förbättra arbetsflödena:

• Eliminera: Ta bort alla onödiga processer.
• Konsolidera: Kombinera överflödiga processer.
• Förbättra: Använd verktyg, utbildning och mallar för att effektivisera processerna.

Du kommer att tillbringa större delen av din tid med att förbättra processerna. Men det finns ett par viktiga punkter att notera innan du antar någon lösning.

Till att börja med bör du tala med ditt team innan du inför nya verktyg. De kan ha andra rekommendationer. Eller så kanske de inte gillar det verktyg du väljer. Du vill att de ska vara delaktiga i alla nya plattformar. Annars slösar du pengar på verktyg som ingen använder.

Dessutom tar det tid och resurser att skapa utbildning och mallar. Men det är värt det i slutändan. I stället för att börja om från början varje gång kan ditt team utföra arbetet med några få klick.

Viktigast av allt är att skapa videoguidningar för komplexa processer. Skriftliga SOP:er är till hjälp, men videor beskriver tydligt de steg som ditt team måste ta. Detta sparar tid och frustration för alla.

4. Uppgradera dina processer

Börja med det mest problematiska (ineffektiva) arbetsflödet först. Använd de uppgifter som samlas in från de första stegen för att förbättra dina processer.

SEO omfattar en rad processer med detaljerade instruktioner för varje steg. Du vill ha tydligt definierade SOP:er och videor för att gå igenom komplexa steg. För enkla uppgifter behöver du detaljerade instruktioner.

Alla människor bearbetar information på olika sätt. Ju mer detaljer, kommunikation och vägledning du ger, desto lättare är det för ditt team att utföra uppgifterna snabbt och korrekt.

Och om du inför nya plattformar måste du också skapa processer för att utbilda ditt team i dessa verktyg.

För bästa resultat är det viktigt att ha någon som är direkt kopplad till arbetsflödet för att utveckla processerna. Detta maximerar effektiviteten och säkerställer att ditt team följer processen.

Detta är en tids- och resurskrävande process. Den kan vara frustrerande och ge lite huvudvärk. Men du investerar i ditt företags framtida framgång. Det är värt det.

5. Uppföljning av resultat och reflektion

När den nya processen är på plats måste du följa upp resultaten och reflektera över arbetsflödet. När du har slutfört uppgiften måste du be varje gruppmedlem att reflektera över arbetsflödet.

Ställ dessa frågor om processförbättring till ditt team:

• Vad fungerade?
• Vad fungerade inte?
• Vad kan förbättras?
• Och skulle du förbättra den?
• Finns det något annat om den här processen som du skulle vilja dela med dig av?

Om du inte redan gör det, bör du följa upp hur mycket tid ditt team ägnar åt sina uppgifter.

Du måste vara försiktig med detta, så att det inte framstår som mikromanagement. Förklara i stället för ditt team att tidsspårning är ett sätt för dig att identifiera var det finns "tidsluckor". På så sätt kan du prioritera vilka arbetsflöden som bör optimeras härnäst.

Utan tidsuppföljning kan du inte vara säker på om dina ändringar förbättrar arbetsflödena eller inte.

Slutligen bör du ordna regelbundna möten för att se över processerna och implementera nya förslag från ditt team. På så sätt kan du se till att din SEO-byrå förblir effektiv.

Glöm inte denna kritiska processförbättringsuppgift

Du kan inte förbättra något i din SEO-byrå utan stöd från ledningen. Det är viktigt att se processförbättringar som en investering i din organisation.

Du utvecklar smartare sätt att arbeta för att ge bättre resultat till dina kunder, minska stressen för ditt team och ge alla mer ersättning. Du kan trots allt inte ta in nya kunder och öka dina marginaler om du drunknar i administrativt arbete.

Ändå kommer det att falla sönder utan att ledningen följer upp det.

Du måste stödja och driva förändringen. Lyssna på teamets och kundernas frustration. Få alla att bli upprymda. Betona hur dessa processförbättringar kommer att göra arbetet mindre stressigt och roligare.

Med rätt inställning, tillvägagångssätt och uppföljning kan du skapa en trevligare arbetsplats och en effektivare och mer lönsam SEO-byrå.