Betydelsen av fakturor i en e-handelsbutik

Introduktion

Alla e-handelsföretagare förstår vikten av att hålla kunderna nöjda och verksamheten organiserad - och fakturor är ett säkert och kort sätt att träffa båda målen med en pil.

För den som är ny är en faktura ett juridiskt dokument som säljaren utfärdar till köparen för att registrera den ekonomiska transaktionen vid försäljningen. Fakturan har många användningsområden, bland annat för bokföring, inköpsbevis och skatteregler.

Men fakturor är så mycket mer än så - särskilt i e-handelsbranschen som omsätter 16,6 biljoner US-dollar.

I den här guiden hjälper vi dig att förstå de viktigaste rollerna och fördelarna med detta viktiga finansiella dokument för din e-handelsbutik (plus fem bästa metoder för fakturahantering i slutet).

Fakturans roll i e-handelsbutiker

Företag bygger på pengar, och fakturor tydliggör villkoren för pengar. Men förutom den bekvämlighet och betalningsflexibilitet som fakturor ger, spelar de en avgörande roll inom två viktiga områden för e-handelsföretag:

Underlättande av transaktioner

Fakturor gör betalningsprocessen till en barnlek för dig och dina kunder. Genom att göra fakturering till en standarddel av köpprocessen kan du spåra betalningar och skilja betalda fakturor från utestående räkningar.

Den bidrar till sömlösa transaktioner genom att fungera som:

• Formell bekräftelse av köpet (med detaljer som produktnamn, priser och leveransuppgifter)
• Medium för att kommunicera betalningsinstruktioner till kunderna, t.ex. betalningsportaler och förfallodatum
• Verktyg för orderspårning som gör det möjligt för kunderna att följa realtidsuppdateringar av leveransen

Den rättsliga och ekonomiska betydelsen

Varje land tar ut någon form av försäljningsskatt för e-handel på skattepliktiga varor och tjänster - moms, GST, statlig eller provinsiell skatt - för att nämna några.

Här är fakturan det juridiska dokument som delar upp och identifierar omsättningsskatten. Dina skattemyndigheter kan också be dig om fakturor som en del av din skatterapporteringsskyldighet.

Kom ihåg att fakturor kan skydda dig mot eventuella stämningar. Om bedragare försöker lura dig - t.ex. genom att vägra betala efter att ha tagit emot beställningen - kan en faktura bevisa att den finansiella transaktionen verkligen ägde rum.

Fördelar med att använda fakturor i en e-handelsbutik

Fördelarna med fakturor överväger alla argument mot fakturering i e-handel. Här är de två främsta som vi tror är tillräckliga för att övertyga alla ambitiösa e-handlare:

Professionalism och kundförtroende

Fakturor är inte bara till för att få betalt. De är också en viktig del av kundens upplevelse efter köpet. Smarta företag använder fakturor som en extra möjlighet till varumärkesprofilering. Till exempel med en CTA för att använda en kampanjkod eller gå med i ett kundlojalitetsprogram.

Om du använder den på rätt sätt kan det påverka dina kunder - och leda till fler återkommande kunder och bättre word-of-mouth-marknadsföring.

Att använda fakturor är dessutom ett bra sätt att eliminera onödiga diskussioner mellan kunder och support efter köpet.

När du utformar din fakturamall bör du därför tänka på följande:

• Image för varumärket
• Tonläge i rösten
• Typografi
• Logotyp

När du har fattat dina beslut ska du se till att de genomsyrar alla kontaktpunkter med kunderna, t.ex. webbplatsen, banners, sociala medier och fakturor.

Registerhållning och organisation

Onlinefakturor är ett smidigt sätt att effektivisera din betalningsprocess. Att byta till dessa e-fakturor är nyckeln till att upprätthålla korrekta finansiella uppgifter för dina e-handelsföretag.

Det hjälper dig att noggrant följa och övervaka inte bara din försäljning utan även kostnader och intäkter, vilket stöder dig i finansiell analys, vinstberäkning för e-handel och framtida planering.

Genom att använda en fakturamall standardiseras dessutom fakturorna. Det innebär att du bara behöver klicka några gånger och alla dina betalningsunderlag är organiserade på bästa möjliga sätt.

Se dock till att inkludera all relevant information i dina fakturor, t.ex. kundens namn, kontaktuppgifter och produktbeskrivning. Om du anger dessa uppgifter får både du och dina kunder ett heltäckande register över transaktionerna.

Använd ett fakturanummereringssystem för ännu bättre organisation. Tilldela varje faktura ett unikt nummer för att enkelt stämma av betalningar och övervaka utestående saldon.

Proffsens tips: Massor av kompetenta företag vill göra jobbet åt dig. Dessa företag är bokförings- och redovisningsföretag, leverantörer av småföretagstjänster och professionella nätverksgrupper, och de undrar alla hur man får bokföringskunder som du. De är villiga att hjälpa till. Så ta bort den extra bördan från dina axlar och outsourca vardagliga uppgifter som bokföring och fakturering när det behövs.

Insikter om annonsernas prestanda

Som ett detaljerat register över din e-handelskostnad ger fakturor dig en detaljerad bild av den ekonomiska aspekten av dina marknadsföringskampanjer - särskilt annonsprestanda. Fakturorna ger dig värdefulla insikter om dina annonsers resultat, t.ex:

• Kostnadsfördelning (annonsplacering, kreativ produktion, byråavgifter etc.)
• Prestationsanalys (korrelation mellan fakturadata och mätvärden för annonsprestanda, t.ex. visningar och konverteringar)
• Budgetplanering
• ROI-bedömning (jämför kostnader i fakturan med intäkter som genereras från annonsdriven försäljning)

Genom att utnyttja fakturadata kan du därför optimera dina strategier för annonsprestanda. Ett bra sätt att uppnå detta är att integrera ditt annonsspårningsverktyg med faktureringssystemet för e-handel - och koppla din försäljning direkt till riktade annonskampanjer.

Integrationen hjälper dig att göra bättre annonsinvesteringar, mäta avkastningen på annonsutgifter och utvärdera leverantörer.

5 bästa metoder för fakturahantering i e-handel

Låt oss prata om våra bästa metoder för fakturahantering i e-handel som kan ge dig ett försprång gentemot konkurrenterna. Tillämpa dessa och håll din affärstransaktion, varumärkesprofilering och hantering på rätt spår:

Automatisera faktureringssystem

De flesta e-handelsföretag har begränsad personalstyrka, och det finns bara en gräns för vad leverantörsreskontran kan göra. Överarbetade medarbetare skapar också fel och förseningar som ökar kostnaderna och, i värsta fall, påverkar ditt varumärkes image.

Det är här som automatisering är lovande. Automatiserade faktureringssystem ger dig möjlighet att:

• Godkännande av faktura i Quicken
• Eliminera manuell inmatning av data
• Minska risken för bedrägerier
• Minska kostnaderna för fakturahantering
• Spara enkelt finansiella dokument online

Fokusera särskilt på att automatisera fakturering, leverans och betalningspåminnelser.

Fuskkod: Ditt faktureringssystem kommer att vara en guldgruva av värdefulla data om kundbeteenden och köpmönster. Genom att integrera systemet med dina Google Ads för e-handelskampanjer kan du skräddarsy dina annonser och rikta in dem med laserprecision.

Om dina fakturasystem till exempel visar en kraftig ökning av beställningar av en viss produkt kan du enkelt lansera en riktad annonskampanj för att dra nytta av trenden. Om fakturorna däremot visar en nedgång i försäljningen av vissa artiklar kan du anpassa annonsstrategin för att stimulera efterfrågan.

Lämna specificerad faktura

Se till att alla produkter/tjänster och leveranstider finns med på din e-handelsfaktura. Det är en viktig del av en presentabel och läsbar faktura - att berätta för kunderna _exakt _vad de betalar för.

Tydliggör beskrivningen av varje produkt för bättre insikter. Dela upp större projekt i mindre milstolpar med deras kostnad för dina kunder. Ännu bättre är att du kan anpassa fakturorna genom att lägga till länkar till blädderböcker för att öka produktpresentationen ännu mer.

När kunderna förstår fakturan betalar de snabbt utan ytterligare förtydliganden eller förseningar. Och ju snabbare betalning, desto bättre kassaflöde för ditt företag.

Integrera med bokföringsprogram

Enligt AIA Tech Culture Report använder 59 % av företagen enbart redovisningsprogram för kundfakturering. Vi hoppas att du tillhör dessa 59 %. Om inte, börja leta efter en mjukvarulösning som gör att du kan hantera dina fakturor på ett smidigt sätt.

Här är några av de viktigaste funktionerna du bör titta efter när du väljer rätt programvara för din e-handel:

• Plattformsintegration (t.ex. lagernivåer, insamlade betalningar, skatter och mer)
• Konfiguration av omsättningsskatt
• Omfattande rapporter
• Säkerhet för finansiella uppgifter
• Tilläggsfunktioner för att anpassa tjänsten för ditt företag
• Support och uppgraderingar

Programvaran måste också göra det möjligt för dig och kunderna att spåra fakturor och betalningar. Detta kommer att förbättra användarnas upplevelse efter köpet (och därmed bygga kundlojalitet) och underlätta fakturauppföljningen för dig.

När ni har bestämt er kan ni integrera automatiserad fakturahantering och få era företag att växa. Kom ihåg att ett bra bokföringsprogram är en investering i ditt företags ekonomiska förvaltning, effektivitet och skalbarhet.

Välj rätt programvara, automatisera processen och utveckla ditt företag utan begränsningar i redovisningen.

Proffstips: CDN är bäst för att förbättra webbplatshastigheten i e-handelsbutiker organiskt, och de kan vara ett värdefullt verktyg för att förbättra prestandasäkerheten och användarupplevelsen av fakturahantering. Se därför till att integrera CDN i ditt bokföringsprogram.

Uppföljning av obetalda fakturor

Ibland kan kunder glömma att betala fakturan eller till och med råka ut för komplikationer när de gör det. Här kan en artig och snabb uppföljning försiktigt påminna kunderna om de förfallna fakturorna.

Du kan ställa in automatiserade e-postmeddelanden för betalningspåminnelser i ditt bokföringsprogram för att skicka professionella och kundvänliga uppföljningar. Dessutom måste du erbjuda kunderna flera betalningsalternativ, t.ex. banköverföring, kreditkort eller PayPal, för att öka sannolikheten för snabb betalning.

Respektfull och effektiv kommunikation bör stå i centrum för fakturauppföljningen. Upprätthåll en öppen kommunikationskanal för att ta itu med eventuella problem eller frågor som kan hindra kunderna från att slutföra betalningen.

Prioritera säkerhet och dataintegritet.

Den mest kritiska delen är nu säkerhet och integritet. Dina kunder anförtror dig sina finansiella uppgifter - att hålla dem säkra bör vara din högsta prioritet.

Se därför till att välja programvara med hög säkerhet och autentisering på flera nivåer för att förhindra obehörig åtkomst.

Avslutande tankar

Fakturering kan kännas som en vardaglig uppgift, men oavsett vad man tycker är det en mycket viktig uppgift.

Ett bra fakturahanteringssystem kan förändra hur fakturor skapas och hanteras, vilket leder till ökad effektivitet och produktivitet.

Så skapa effektfulla och kompatibla fakturor för din blomstrande onlinebutik med hjälp av ovanstående tips. Använd avancerad programvara och fortsätt att uppdatera ditt fakturahanteringssystem för att ge dina anställda och kunder den bästa möjliga upplevelsen - för de förtjänar inget mindre!