Intro
Som vi vet har upphandlingens roll utvidgats avsevärt under de senaste åren. Upphandlingsorganisationerna har traditionellt fokuserat på att balansera kostnader med kvalitet och leverans, men är nu ansvariga för mycket bredare mål som riskreducering, innovation, hållbarhet och mångfald, rättvisa och inkludering (DEI).
Denna utveckling visar på behovet av ett strategiskt förhållningssätt till organisationens utformning och att strukturera teamet på ett sådant sätt att dessa nya prioriteringar kan uppfyllas på ett effektivt sätt.
Vilka är utmaningarna när det gäller omvandling av upphandlingar?
I takt med att upphandlingens omfattning växer står ledarna inför flera utmaningar, bland annat brist på talanger och behovet av att prioritera långsiktig utveckling. Enligt Gartners undersökning Procurement Competencies Survey implementerar över 75% av inköps- och upphandlingsledarna tillgång till externa kurser och interaktiv internutbildning för att bygga upp personalens kompetens. Detta fokus på talangutveckling är avgörande för att överbrygga kompetensgap och anpassa teamen till organisationens mål.
3 Nyckelaktiviteter för att optimera organisationsdesignen
För att skapa en inköpsorganisation som är i linje med företagets prioriteringar rekommenderar Gartner att man fokuserar på tre kritiska områden:
1. Riktmärkning av rapporteringsvägar och kontrollspann
En effektiv organisationsdesign börjar med att förstå rapporteringsstrukturerna. Gartners Budget Benchmarking visar att inköpschefer (CPO) oftast rapporterar till:
- Ekonomi- och finansdirektörer (38%)
- Chief Supply Chain Officers (20%)
- Verksamhetschefer (19%)
Kontrollspannet varierar också beroende på organisationens prestanda. Högpresterande CPO:er leder i genomsnitt åtta medarbetare, medan deras motsvarigheter i företag med genomsnittlig prestation leder sex och lågpresterande organisationer i genomsnitt har fyra medarbetare. Dessa riktmärken ger ett ramverk för att optimera rapporteringslinjer och teamstorlekar för att förbättra effektiviteten och ansvarsskyldigheten.
2. Bestäm den ideala centraliseringsnivån
Graden av centralisering har en betydande inverkan på upphandlingens effektivitet. Undersökningen av upphandlingsorganisationens struktur identifierar tre primära modeller:
- **Centraliserade strukturer: **Utnyttjar stordriftsfördelar och standardiserar processer men kan försvåra svarstider och hantering av leverantörsrelationer.
- **Decentraliserade strukturer: **Tillåter större flexibilitet och lyhördhet men saknar standardisering.
- Centrumstyrda strukturer: Kombinerar centraliserad övervakning med lokalt genomförande, vilket ger en balanserad strategi.
Den senaste tidens trender visar att centerledda strukturer har fått ett uppsving. 51% av organisationerna använder sig av denna modell jämfört med 39% som föredrar centraliserade strukturer. Denna förändring beror på ökade störningar i leveranskedjan, vilket kräver större anpassningsförmåga och strategisk anpassning. Ledare måste utvärdera organisationens behov för att avgöra vilken struktur som är mest lämplig.
3. Anpassa värdedrivare till beslut om organisationsdesign
Utformningen av upphandlingsorganisationer bör återspegla deras strategiska prioriteringar. Till exempel:
- Aktivitetsbaserade strukturer: Fokus på effektivitet och snabbhet.
- Kategoribaserade strukturer: Prioritera totalvärde och kostnadsbesparingar.
Utöver organisationsschemat måste ledarna ta itu med strukturella brister genom att förfina verksamhetsmodeller och ramverk för styrning. Detta säkerställer att organisationen förblir flexibel och lyhörd för förändrade prioriteringar.
Hur viktigt är det med kompetensplanering?
Att bygga upp teamkompetens är en viktig aspekt av förändringsarbetet inom inköp. Mer än 75% av inköps- och upphandlingscheferna investerar i externa kurser och internutbildning för att förbättra teamets kompetens, samt i effektiv användning av inköpsprogramvara. Kompetensplanering hjälper organisationer att ta itu med kompetensluckor, vilket gör det möjligt för upphandlingsteam att hantera olika utmaningar på ett effektivt sätt.
Organisationerna gör också betydande förändringar i sina strukturer, och 82% planerar måttliga till betydande organisatoriska justeringar under nästa år. Detta proaktiva tillvägagångssätt säkerställer att inköpsteamen är rustade för att hantera konkurrerande prioriteringar och ständiga förändringar.
4 Strategier för effektiv organisationsdesign
De viktigaste områdena som ledare bör optimera i inköpsorganisationer är
- *Benchmarkmot branschstandarder: *Använda datadrivna insikter för att bedöma rapporteringsvägar, kontrollspann och organisationsstrukturer.
- Utvärdera centralisering kontra decentralisering: Överväg avvägningarna mellan effektivitet och lyhördhet för att hitta den perfekta balansen.
- Prioritera kompetensutveckling: Investera i utbildnings- och utvecklingsprogram för att bygga upp en kompetent och flexibel arbetsstyrka.
- ** Åtgärda strukturella brister: **Förbättra styrnings- och verksamhetsmodellerna för att anpassa dem till organisationens mål.
Slutsats
Att utforma inköpsorganisationer som är i linje med verksamhetens prioriteringar är en dynamisk process som kräver kontinuerlig utvärdering och anpassning.
Rekommendationen till inköpschefer är att fokusera på rapporteringsvägar, centralisering och värdebaserad design, så att de kan skapa strukturer som stöder deras utökade ansvarsområden. I kombination med robust kompetensplanering och strukturell förfining gör dessa strategier att inköpsteamen kan leverera exceptionellt värde i en komplex och snabbt föränderlig affärsmiljö.
