Så här effektiviserar du underhållet av semesteranläggningar och hyresfastigheter med effektiva logistik- och förvaringslösningar

Intro

Att förvalta och underhålla ett fastighetsbestånd på ett effektivt sätt påverkar direkt tre områden:

• Nöjdhet bland hyresgäster och boende.
• Operativa kostnader. Det vill säga att hålla kostnaderna nere.
• Fastighetens värde.

Oavsett om det handlar om enfamiljshus, bostadsfastigheter eller kommersiella fastigheter som resorts, skapar en välskött fastighet en säker och välkomnande miljö för de boende.

Men att uppnå ett smidigt fastighetsunderhåll är lättare sagt än gjort!

Fastighetsförvaltare har det mödosamma ansvaret att:

• Hantering av rutinuppgifter.
• Godkända säkerhetsinspektioner.
• Tillräcklig respons på förfrågningar om reaktivt underhåll.

Och som om inte det vore nog måste de se till att alla underhållsaktiviteter är hanterbara i fickan.

Om du är en fastighetsförvaltare eller ägare med huvudvärk i fastigheten har du kommit till rätt ställe. Den här bloggen kommer att behandla strategier för hur semesterorter och hyresfastigheter kan effektivisera sina underhållsoperationer via logistik- och lagringslösningar.

Vad är fastighetsunderhåll?

Fastighetsunderhåll avser den löpande skötseln av en byggnad eller anläggning, vilket inkluderar att åtgärda rörläckage, lösa problem med skadedjursbekämpning och hantera bucklor och sprickor.

Det finns fyra olika typer av fastighetsunderhåll:

• Förebyggande underhåll: Detta omfattar regelbundna inspektioner och service för att förebygga problem innan de uppstår.
• Reaktivt underhåll: Här åtgärdas problem efter att de har uppstått, t.ex. genom att åtgärda vattenskador eller byta ut trasiga armaturer.
• Tillståndsbaserat underhåll: Detta innebär att man övervakar utrustningens eller fastighetens skick för att avgöra när underhåll behövs, vilket gör att man undviker onödigt arbete eller plötsliga fel.
• Underhålls- eller säkerhetsinspektioner. Dessa behövs för förbättringsåtgärder i hemmet, som till exempel vid installation av en elektrisk spis.

Ett fastighetsförvaltningsbolag balanserar dessa fyra underhållsnivåer samtidigt som kostnaderna minimeras och hyresgästernas eller gästernas nöjdhet maximeras.

Konsekvenserna av dåligt underhåll av fastigheter

Dåliga underhållsmetoder kan leda till negativa omdömen, ökade säkerhetsrisker, underkända hälsokontroller och högre långsiktiga kostnader. Följande områden påverkas särskilt.

Fastighetens värde

Fastighetens värde sjunker kraftigt. Det ser inte bra ut för fastighetsägaren om deras fastighet har en historia av att misslyckas med säkerhetskontroller och försumma rutinunderhåll. Sådana fastigheter drar till sig lägre hyror och är svåra att sälja.

Ökade reparationskostnader

Försenade reparationer kan göra en mullvadshög till ett berg. Du riskerar omfattande skador och mullvadsväxt när du försummar något så vanligt som en vattenläcka. Det som skulle ha varit en enkel lösning medför nu tre- eller fyrdubbla kostnader.

Detta inkluderar inte dolda kostnader som förlust av hyresintäkter (om till exempel hyresgäster måste flytta eftersom fastigheten har blivit osäker) och efterföljande kostnader för att betala för juridisk rådgivning och påföljder för kodöverträdelser.

Du vill inte hamna i den här situationen! Låt oss därför diskutera logistik- och förvaringsstrategier för att hålla underhållskostnaderna så låga som möjligt för din fastighetsportfölj.

Vad är logistikstrategier?

I samband med fastighetsunderhåll omfattar en logistikstrategi planering, samordning och hantering av resurser på ett sätt som säkerställer att fastighetsunderhållsaktiviteter utförs effektivt.

Det handlar om att se till att rätt verktyg och förnödenheter finns tillgängliga när och där de behövs.

Det finns flera sätt att implementera sådana strategier.

Centraliserat ledningssystem

Underhållshantering kräver att man jonglerar med flera variabler, t.ex:

• E-postmeddelanden
• Kalkylblad
• Telefonsamtal
• Förfrågningar och uppgifter om underhåll
• Scheman

Hanteringen av dessa (ofta dynamiska och ständigt föränderliga) variabler i olika system gör att underhållsteknikerna riskerar att göra fel och orsakar förseningar i utförandet av underhållsuppgifterna.

Lösningen är ett centraliserat hanteringssystem som SiteCapture.

Som en projekthanteringslösning hjälper den till att automatisera uppgifter, spåra underhållsscheman och tillhandahålla uppdateringar i realtid, så att teamen hålls synkroniserade och redo att snabbt ta itu med problem. Projekthanteringsverktygen för solenergi ger ytterligare stöd för fastigheter med solcellsinstallationer och säkerställer att energisystemen förblir effektiva. Genom att kombinera dessa funktioner kan resorts och hyresfastigheter effektivisera verksamheten, förbättra logistiken och optimera energianvändningen.

Från fastighetsskötarens perspektiv vet de exakt vad de ska arbeta med och vad de ska prioritera. Det innebär att de mest akuta sakerna som påverkar det dagliga livet åtgärdas först, vilket håller hyresgästerna nöjda.

När du visar din underhållskompetens för fastighetsägare blir det lättare att generera fler fastighetsleads genom mun till mun-metoden.

Lagerhantering och automatiserad ombeställning

En noggrann och exakt lagerhantering säkerställer att förnödenheter och utrustning finns tillgängliga endast när du behöver dem och i rätt kvantiteter. Detta minskar sannolikheten för onödiga utgifter och minimerar stilleståndstiden.

I ett scenario kan du till exempel spåra förnödenheter som VVS-armaturer, rengöringsprodukter, elektriska reservdelar och verktyg som används av underhållspersonalen. Du vet exakt vad som finns i lager och var det förvaras, vilket sparar tid och minskar behovet av att göra beställningar i sista minuten.

Du kan kombinera lagerhantering med automatiserad ombeställning. I det här fallet använder du ett digitalt system för att övervaka lagernivåerna. När en artikel i lagret understiger en viss kvantitet utlöser systemet en automatisk beställning.

Anta att du vill att automatiserade system ska fungera effektivt. I så fall måste du dyka ner i historisk lageranvändning för att avgöra vad som används mest, ombeställs mest och i vilka kvantiteter. Du kan ställa in systemet så att det efterliknar tidigare mänskligt ledda lagerhanteringsmetoder.

Ägare av semesteranläggningar och hyresfastigheter kan utnyttja hotellens Business Intelligence-lösningar för att analysera användningen av utrustning och lagernivåer för att optimera underhållet. Med det här verktyget kan fastighetsägare och förvaltare basera sin verksamhet på verkliga data och därmed säkerställa ett effektivt underhåll av tillgångar.

Planering av förebyggande underhåll

IoT-sensorer (Internet of Things) kan installeras på utrustning som varmvattenberedare, HVAC-system eller VVS-armaturer för att övervaka deras prestanda i realtid.

Dessa enheter samlar in data om användning, temperatur eller trycknivåer och skickar varningar när avläsningarna tyder på slitage eller potentiella fel.

En IoT-enhet hämtar data från enheter och övervakar dem i realtid. (Bilden tillhandahålls av författaren.)

En sensor på en HVAC-enhet kan till exempel meddela systemet när filter behöver bytas ut eller när enheten går ineffektivt.

Programvara för fastighetsunderhåll kan samla in dessa data och automatiskt schemalägga underhåll baserat på faktiska förhållanden snarare än förutbestämda intervall. Resultatet blir att underhållet utförs när det behövs som mest, vilket förhindrar plötsliga haverier och förlänger tillgångens livslängd.

Använd ruttoptimering

Ruttoptimering är praktiskt för team som hanterar flera platser som resorts eller lägenhetsenheter.

Programvara för ruttoptimering som Badger Mapping hjälper team att planera de mest effektiva vägarna när de börjar en dag med att uppfylla underhållsförfrågningar. Programvaran erbjuder den bästa rutten baserat på flera variabler, till exempel trafikförhållanden, vägarbeten och fastighetens adress.

Programvaran för ruttoptimering ger en helhetsbild av alla underhållsförfrågningar under en viss tidsperiod.

Det hjälper dessutom fastighetsförvaltare att fördela uppgifter på ett logiskt sätt. Till exempel kan de dela upp sina underhållstekniker efter specifikt område eller typ av underhållsbegäran.

Som ett resultat av detta:

• Restiden minimeras.
• Bränslekostnaden är optimerad.
• Gästerna är fortsatt nöjda.

Optimera lagringslösningar

Förvaringslösningar är konsten att förvara och komma åt utrustning och förnödenheter som krävs för underhållsarbeten.

Effektiva förvaringslösningar stöder smidiga arbetsflöden genom att minska den tid som går åt till att söka efter resurser, hålla föremålen säkert förvarade och se till att viktiga förnödenheter alltid finns tillgängliga när de behövs.

Låt oss titta på några olika förvaringslösningar.

Byggnader av metall

En utmärkt strategi för att skydda din anläggnings värdefulla utrustning och förnödenheter är att förvara dem i en metallbyggnad. Dessa anpassningsbara strukturer erbjuder en kostnadseffektiv och hållbar lösning som skyddar dina tillgångar från väder och vind och minskar underhållskostnaderna.

I förlängningen kan en hel byggnad i metallkvalitet stå emot tidens och naturens tand.

Priserna på metallbyggnader kan variera beroende på dina behov, men du kan hitta en lösning som passar din budget och dina specifika krav.

Optimering av vertikal lagring

Vertikal förvaringsoptimering maximerar användningen av tillgängligt utrymme genom att använda väggar, hyllor och ställningar i flera nivåer för att förvara verktyg, utrustning och förnödenheter.

Föremålen är organiserade så att de ofta använda föremålen är lätta att nå medan de mindre använda föremålen förvaras högre upp.

Optimering av vertikal lagring:

• Minskar röran.
• Förbättrar tillgängligheten.
• Sparar tid när de nödvändiga verktygen ska tas fram - särskilt vid brådskande reparationer.
• Skapar en mer organiserad förvaringsmiljö genom tydligt synliga och kategoriserade etiketter.
• Utnyttjar det begränsade utrymmet på bästa sätt.

System för lagerhantering

Ett lagerhanteringssystem (WMS) hjälper till att spåra inventarier, organisera lagring och effektivisera förflyttningen av varor, vilket säkerställer att artiklar lagras, plockas och distribueras effektivt.

Ett WMS ger insikter i realtid om lagernivåer, platser och användningsmönster, vilket gör det lättare att upprätthålla lagernoggrannheten och undvika överlager eller brist.

Det automatiserar också processer som mottagning av försändelser, tilldelning av lagerplatser och generering av påfyllningsvarningar, vilket förbättrar produktiviteten och minskar antalet fel i lagerverksamheten.

Avslutande tankar

Fastighetsförvaltning behöver inte vara stressigt.

Genom att justera hur de tillgångar som behövs för att uppfylla kraven lagras och effektivisera processen för att utföra underhållsuppgifter kan en fastighetsförvaltare skapa ett mer produktivt arbetsflöde för underhåll som gynnar ägarna, teknikerna och de boende.

Överväg att implementera de strategier som föreslås i den här bloggen för att bygga upp ett välskött och pålitligt ekosystem för fastighetsunderhåll som återspeglar professionalism och omsorg.