Arbetsgivarens snabbguide till löneskatter

Intro

Att anställa medarbetare för första gången innebär många utmaningar, från introduktion och efterlevnad till lönehantering - en särskilt komplicerad uppgift. Att beräkna och lämna in löneskatter till ett företag kan förbrylla även erfarna företagare. Korrekt hantering av löneskatter är avgörande, eftersom fel kan leda till allvarliga ekonomiska påföljder och till och med kriminella konsekvenser.

I slutet av den här artikeln kommer du att känna till de nödvändiga stegen för att effektivt hantera arbetsgivaravgifter för din personal och säkerställa efterlevnad.

Vad är arbetsgivaravgifter?

Löneskatter är avgifter som arbetsgivarna drar från de anställdas löner och betalar direkt till staten. Dessa skatter hjälper till att finansiera olika socialförsäkringsprogram, inklusive Social Security och Medicare. Både anställda och arbetsgivare bidrar till arbetsgivaravgifterna, men det är arbetsgivarens ansvar att dra av och vidarebefordra dessa skatter till staten.

Olika typer av arbetsgivaravgifter

I USA är arbetsgivarna ansvariga för olika arbetsgivaravgifter och avdrag. Här är en översikt över de förklaringar till löneskatter som du bör känna till:

Federal inkomstskatt

Federal inkomstskatt tas ut på löner och vinster och betalas till den amerikanska staten. Enligt IRS gäller denna skatt både förvärvsinkomster (löner, dricks, provisioner) och oförtjänta inkomster (räntor, utdelningar). Den kan tas ut av både privatpersoner och företag.

USA har ett progressivt federalt inkomstskattesystem, vilket innebär att skattesatsen ökar med högre inkomstnivåer. Till exempel betalar en anställd som tjänar under 44.725 USD per år en skattesats på 12%, medan en anställd som tjänar över 578.126 USD per år beskattas med 37%. Anställda som tjänar mindre än 11.000 dollar betalar ingen federal inkomstskatt. Även om det inte tekniskt sett är en löneskatt, är federal inkomstskatt en viktig del av lönebehandlingen.

Sociala avgifter och sjukförsäkringsavgifter (FICA)

Arbetsgivare måste bidra till socialförsäkrings- och sjukförsäkringsskatter för sina anställda, kollektivt kända som FICA-skatter (Federal Insurance Contribution Act). Skattesatserna för FICA varierar mellan 10-37% och fördelas lika mellan arbetsgivare och anställda.

• Social trygghet: Denna skatt stöder Old-Age and Survivors Insurance Trust Fund (OASI) och Disability Insurance Trust Fund (DI), som ger förmåner till pensionärer, efterlevande och personer med funktionsnedsättning.
• Sjukvårdsförsäkring: Bidrag går till Hospital Insurance Trust Fund och Supplementary Medical Insurance Trust Fund, vilket bidrar till att täcka sjukvårdskostnader.

Federal arbetslöshetsskatt (FUTA)

Federal Unemployment Tax Act (FUTA) är en skatt som betalas av arbetsgivaren och som finansierar ersättning till arbetslösa arbetstagare. Till skillnad från andra skatter dras FUTA inte av från de anställdas lönecheckar utan betalas direkt av arbetsgivarna.

Pensioneringsprogram

Arbetsgivare kan också erbjuda pensionsprogram, där en del av de anställdas löner dras av för att skapa pensionsfonder som är tillgängliga vid pensioneringen. Avdragssatserna varierar mellan olika företag och individer.

Statlig inkomstskatt

Regler, skattesatser och intervall för statlig inkomstskatt skiljer sig mycket åt mellan olika delstater. Vissa delstater har en fast skattesats, medan andra använder ett progressivt system. Några delstater, som Florida och Texas, har ingen statlig inkomstskatt. Arbetsgivaren måste hålla inne lämplig statlig inkomstskatt från de anställdas lönecheckar och betala in den till den statliga skattemyndigheten.

Statlig arbetslöshetsskatt (SUTA)

SUTA, även känd som State Unemployment Insurance (SUI) eller återanställningsskatt, finansierar arbetslöshetsersättning för friställda arbetstagare. I de flesta delstater är det bara arbetsgivarna som bidrar till SUTA. Skattesatser och skattepliktiga lönebaser varierar mellan olika delstater. I Florida gäller t.ex. skattesatsen för de första 7.000 USD av varje anställds årslön.

Lokala skatter

Arbetsgivare bör också kontrollera om det finns lokala arbetsgivaravgifter som krävs av städer eller kommuner. Både arbetsgivare och anställda kan bidra till dessa skatter, som finansierar lokala tjänster och infrastruktur. Philadelphia har t.ex. en löneskatt för både invånare och utlänningar som arbetar i staden. Arbetsgivarna måste hålla inne denna skatt från lönerna och betala in den till staden. Satserna för och användningen av dessa skatter varierar beroende på plats, och de används ofta för att stödja kommunala tjänster som allmän säkerhet och parkunderhåll.

Vad är skillnaden mellan arbetsgivaravgifter och inkomstskatter?

Även om både arbetsgivaravgifter och inkomstskatt för anställda avser anställning är de olika till sin natur.

• Löneskatter: Dessa delas av både arbetsgivare och anställda och beräknas som en procentandel av den anställdes lön, där arbetsgivaren matchar beloppet. De består främst av socialförsäkringsavgifter och Medicare-avgifter.
• Inkomstskatt för anställda: Denna progressiva skatt är helt och hållet den anställdes ansvar. Skattesatsen ökar i takt med att den enskildes beskattningsbara inkomst stiger. Baserat på den anställdes W-4-blankett håller arbetsgivaren inne denna skatt från den anställdes lönecheck och betalar in den till staten.

Hur beräknar jag arbetsgivaravgifter?

Löneberäkning för nybörjare innebär att man summerar alla de enskilda skatter som utgör skatt. Följ dessa steg:

1. Fastställ bruttoinkomst: Fastställ den anställdes totala inkomst före avdrag, inklusive vanlig timlön eller lön, övertid, bonus, provision och dricks.

2. Beräkna socialförsäkringsskatt: Multiplicera bruttolönen med arbetsgivarens del av den sociala avgiften, som är 6,2%.

3. Beräkna Medicare-skatten: Multiplicera den anställdes bruttolön med arbetsgivarens del av Medicare-skattesatsen, 1,45%.

4. Beräkna federal arbetslöshetsskatt (FUTA): Multiplicera de första 7 000 USD av varje anställds årslön med FUTA-skattesatsen på 6 %. I vissa fall kan du vara berättigad till ett avdrag på upp till 5,4 %, vilket kan minska FUTA-skattesatsen till så lite som 0,6 %.

5. Beräkna statlig arbetslöshetsskatt (SUTA): Denna beräkning varierar beroende på delstat. I allmänhet multiplicerar du en del av den anställdes lön med skattesatsen för SUTA i din delstat.

6. Total arbetsgivaravgift: Lägg till alla beräknade skatter för att få fram det totala beloppet för arbetsgivaravgifter.

När ska arbetsgivaravgifter betalas?

Här är förfallodagarna för att lämna in olika guide till lönebeskattningsformulär:

1. Blankett 940: Denna blankett, som används för att rapportera den årliga skatten enligt Federal Unemployment Tax Act (FUTA), ska vara inlämnad senast den 31 januari året därpå.
2. Formulär 941: Detta formulär används för att rapportera inkomstskatter, socialförsäkringsskatt och Medicare-skatt som innehålls från anställdas lönecheckar, tillsammans med arbetsgivarens andel av socialförsäkrings- och Medicare-skatter. Förfallodagarna är:

• 30 april för första kvartalet (1 januari-31 mars)
• 31 juli för andra kvartalet (1 april-30 juni)
• 31 oktober för tredje kvartalet (1 juli-30 september)
• 31 januari för fjärde kvartalet (1 oktober - 31 december)

3. Blankett 944: För arbetsgivare som är skyldiga 1.000 USD eller mindre i löneskatt för året ska denna blankett lämnas in den 31 januari året därpå.
4. Fyll i formulär W-3: Detta överföringsformulär skickas till Social Security Administration (SSA) tillsammans med kopia A av alla formulär W-2 som utfärdats under året. Den rapporterar totala intäkter, socialförsäkringslöner, Medicare-löner och innehållningar för alla anställda. Blanketten ska vara inlämnad senast den 31 januari året därpå.

Vilka är påföljderna för att inte betala löneskatt?

Underlåtenhet att uppfylla skyldigheterna avseende löneskatt kan leda till betydande påföljder från skattemyndigheten:

• Utebliven inbetalning: Om löneskatterna inte betalas in i tid utgår straffavgifter på mellan 2% och 15% av den obetalda skatten, beroende på hur många dagar förseningen varar.
• Underlåtenhet att lämna in: Påföljder för försenad inlämning av lönebeskattningsformulär varierar vanligtvis från 5% till 25% av den obetalda skatten för varje månad eller del av en månad som deklarationen är försenad.
• Straffavgift för återvinning av förvaltningsfond: Om du håller inne löneskatter från anställda men underlåter att betala in dem till skattemyndigheterna kan du drabbas av en straffavgift som motsvarar hela beloppet för de obetalda löneskatterna, vilket i praktiken innebär en fördubbling av skulden.
• Påföljd för felklassificering av anställda: Felklassificering av anställda som oberoende uppdragstagare kan leda till påföljder, inklusive 1,5% av lönen, 40% av de FICA-skatter som inte innehållits från den anställde samt 100% av arbetsgivarens andel av de FICA-skatter som borde ha betalats.

Hur kan jag lämna in mina lönebeskattningsuppgifter elektroniskt?

IRS erbjuder två alternativ för elektronisk inlämning av lönebeskattningsformulär:

1. Skicka in formulären själv: Du kan skicka in blanketterna direkt via IRS:s e-file-system.

2. Använd en auktoriserad IRS e-file-leverantör: Du kan hitta en skatteproffs via IRS auktoriserade e-file provider locator-tjänst för att skicka in löneskatteformuläret för dina räkning.

Slutsats

Att förstå löneskatter är ett kritiskt ansvar som kräver noggrann uppmärksamhet på detaljer. Från att beräkna varje typ av löneskatt till att uppfylla de respektive tidsfristerna för inlämning kan processen verka skrämmande, särskilt för nya arbetsgivare.

Kom ihåg att hålla dig informerad om federala, statliga och lokala skattelagar och tveka aldrig att rådfråga skatteexperter för att säkerställa efterlevnad och noggrannhet. Genom att förstå dina skyldigheter när det gäller löneskatter och följa bästa praxis kan du effektivisera lönebearbetningen och minska risken för oavsiktliga ekonomiska konsekvenser.