Skydd av kunddata i GDPR-kompatibel marknadsföring: Bästa praxis

Introduktion

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) trädde i kraft för flera år sedan, och när den tiden gick uppstod en fråga för flera branscher: hur har GDPR påverkat marknadsföringen? Svaret är att GDPR har påverkat marknadsföringen avsevärt. Alla organisationer av olika storlek och i nästan alla branscher som arbetar med EU och Storbritannien bör följa denna förordning för att undvika juridiska problem. Därför är GDPR regional i sin utformning men global i själva verket.

I det här inlägget förklarar vi vad GDPR innebär för marknadsförare och presenterar bästa praxis som en organisation kan införa i marknadsföringen för att skydda kundinformation under GDPR på ett mer effektivt sätt. Dessa metoder kan hjälpa dig att minska risken för att drabbas av juridiska problem, försämrat rykte och allvarliga böter.

Vad innebär GDPR för marknadsförare?

GDPR infördes av Europeiska kommissionen och trädde i kraft 2018 i syfte att förbättra EU-medborgarnas dataskydd. På detta område definierar GDPR sätt och medel för att skydda användardata från stöld, missbruk och försäljning av lämpliga enheter. GDPR definierar två enheter med olika ansvar enligt lagen: personuppgiftsansvariga (enheter som innehar och lagrar känsliga uppgifter) och personuppgiftsbiträden (enheter som hanterar uppgifterna till förmån för de personuppgiftsansvariga).

De viktigaste principerna i GDPR som utgör huvudfokus för hela lagen är

• Laglighet, öppenhet och rättvisa
• Begränsning av syftet
• Minimering av data
• Noggrannhet
• Begränsning av lagringsutrymme
• Säkerhet
• Ansvarsskyldighet

För marknadsförare innebär GDPR att de måste utveckla ett ärligt och transparent förhållningssätt till kunddata. Mer exakt innebär det att känsliga uppgifter som kan vara värdefulla eller identifiera en person ska behandlas med respekt. En organisation kan endast samla in sådana uppgifter efter att ha fått ett tydligt samtycke från dataägaren (kunden), endast föra de register som krävs och säkerställa att uppgifterna är korrekta. En separat avgörande detalj är organisationens skyldighet att använda nödvändiga medel för att på ett tillförlitligt sätt skydda kunddata.

Bästa praxis för kunddatasäkerhet i GDPR-marknadsföring

Hur skyddar företag kundinformation enligt GDPR? För marknadsförare finns det beprövade lösningar och metoder som hjälper till att säkerställa skyddet av känsliga uppgifter och efterlevnaden av den allmänna dataskyddsförordningen. Kontrollera och tillämpa rekommendationerna nedan för att öka din organisations dataskyddseffektivitet i allmänhet och för att skydda kunddata på ett mer tillförlitligt sätt i synnerhet.

Endast samla in de uppgifter som krävs och inhämta kundernas samtycke

Att minska mängden insamlad data är ett av de mest effektiva sätten för en organisation att minska risken för dataförlust och dataintrång. Hackare vill komma åt databaser med så mycket data som möjligt eftersom de direkt kan öka sina vinster ju fler och bredare typer av register de kommer åt. Om en organisation inte lagrar stora mängder kunddata kan cyberbrottslingar välja att inte rikta in sig på dessa databaser.

Som marknadsförare kan och bör du bara samla in de uppgifter som krävs för aktuella marknadsföringssyften. Se över dina arbetsflöden och mallar för datainsamling och analysera datapraxis för att kontrollera om de uppgifter du samlar in faktiskt används. Om vissa uppgifter inte används eller inte har någon betydande inverkan på kundernas upplevelse kan du överväga att vägra samla in den typen av uppgifter och ta bort de poster som du redan har tillgång till.

Enligt GDPR måste du dessutom informera dina kunder om de uppgifter du samlar in och få deras uttryckliga tillstånd för denna insamling. Å andra sidan ska det finnas möjlighet att när som helst välja bort detta. Enligt GDPR kan insamling av känsliga uppgifter utan kundens tillstånd leda till böter.

Granskning av e-postlistor

Ju större mängd data som finns lagrad i din organisation, desto högre är risken för dataintrång. Regelbundna granskningar av e-postlistor är därför den GDPR-rutin för e-postmarknadsföring som du bör integrera. De kunder som avregistrerar sig från dina e-postkampanjer, nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial bör få sin information borttagen från databasen. Dessutom kan du behöva sortera kundadresserna enligt deras prenumerationskategorier för att undvika att skicka marknadsföringsmaterial som de inte vill ta emot.

Överväg att automatisera rensningsprocessen för e-postmarknadsföringslistor för att följa GDPR inom marknadsföring, spara tid och förbättra användarupplevelsen med mer personliga e-postmeddelanden.

Sätt samman ett team för datahantering

Moderna organisationer, även mindre sådana, samlar in, lagrar och bearbetar terabyte av data för marknadsföring och andra ändamål. Med ett datahanteringsteam ombord kan du få registren kategoriserade, prioriterade för användning och kontrollerade enligt de juridiska kraven för dataskydd. Kvalificerade experter på datahantering kan hjälpa dig att säkerställa en högre nivå av säkerhet för kunddata och även spara kostnader och tid på lagring, sökning och skydd av arbetsflöden.

Se över hur ni samlar in personuppgifter

Detta inkluderar åtminstone arbetsflödet för datainsamling och den väg som data går igenom innan de registreras i din lagring. Överväg att kontrollera landningssidans formulär som du använder för att be kunder att tillhandahålla de uppgifter som krävs. GDPR vill också att organisationer lägger till popup-fönster för information till webbplatsbesökarna om datainsamlingen, och återigen, att få deras uttryckliga samtycke som gör att du kan samla in personuppgifter.

Nästa viktiga steg är att övervaka andra källor till känsliga uppgifter (om din organisation har dem som datainsamlare eller databehandlare enligt avtalskraven). Slutligen måste du förstå vilka tredje parter som kan komma åt dessa uppgifter på vägen. Kom ihåg att GDPR kräver att juridiska avtal upprättas mellan olika enheter som arbetar med känslig kundinformation, och överväg att utesluta tredje parter utan avtalsansvar från dina dataförsörjningskedjor.

Begränsa och kontrollera åtkomst till data

Precis som med tredjepartsleverantörer är det en fråga om åtkomstkontroll att skydda kunddata inom en organisation. Analysera vilka data och åtkomster som krävs för att olika avdelningar och teammedlemmar ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Ge sedan dessa avdelningar och teammedlemmar endast de åtkomstnivåer och behörigheter som de behöver. Använd principen om minsta möjliga privilegium (PoLP) och integrera lösningar för rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) för att effektivt och snabbt hantera teamens behörigheter för dataåtkomst.

Utbilda din personal

GDPR är en komplex lag som är obligatorisk för alla organisationer som samlar in personuppgifter om EU-medborgare. Rättsliga följder och böter enligt denna lag är allvarliga, och även ett litet misstag av en anställd kan utlösa den rättsliga processen. Därför bör anställda och chefer känna till kraven och nyanserna i GDPR-lagen för att minska risken för mänskliga misstag. Överväg att hålla en efterlevnadsutbildning för alla nyanställda och inför aktuella tester, till exempel en gång om året, för att hålla GDPR-kvalifikationerna hos anställda inte bara i ditt marknadsföringsteam utan även på andra avdelningar.

Se över dina data- och säkerhetsmetoder

Hoten mot cybersäkerheten utvecklas hela tiden eftersom cyberbrottslingar uppfinner nya sätt att infiltrera skyddade system och komma åt känsliga uppgifter. Oavsett vilka säkerhetsåtgärder du har bör du som marknadsförare alltid sträva efter att förbättra skyddet av marknadsföringsdata. För att göra det effektivt måste du skapa arbetsflöden för IT-säkerhetsrevision som håller dig uppdaterad med de senaste trenderna inom cyberskydd.

Överväg att införa regelbundna fullskaliga penetrationstester med en säkerhetsexpert som försöker ta sig igenom organisationens skydd. På så sätt kan du upptäcka sårbarheter i dina säkerhetslager och sedan införa korrigeringar innan hackare kan använda dem för att genomföra ett faktiskt intrång. Komplexiteten i moderna infrastrukturer tillsammans med utvecklingen av verktyg för cyberattacker gör det näst intill omöjligt att skapa en oövervinnerlig skyddsperimeter.

Dessutom bör du se över vilka uppgifter du lagrar. Om det finns uppgifter som du inte använder i marknadsföringssyfte (och som du inte kommer att använda i framtiden) bör du överväga att radera dessa uppgifter. På så sätt minskar du organisationens potentiella sårbarheter och minskar också risken för läckage av känsliga uppgifter även efter ett framgångsrikt intrång.

Utför regelbundna säkerhetskopieringar

Vad är en av de största riskerna med att en organisation lagrar kunddata? Normalt skulle man säga att det är stöld eller läckage av data. I GDPR anges dock straff för en annan vanlig konsekvens av ett säkerhetsintrång: dataförlust. Att förlora känsliga uppgifter som kundbasen efter t.ex. en framgångsrik ransomware-attack kan dessutom leda till betydande svårigheter för en organisations verksamhet och lönsamhet i framtiden.

Oavsett vilka säkerhetsåtgärder som tillämpas på din organisations infrastruktur är angriparna alltid ett steg före alla försvar. Det innebär att ditt skydd kommer att misslyckas förr eller senare, vilket äventyrar dina data.

Backup, som är en fristående återställbar datakopia som lagras i ett annat lagringsutrymme, är den enda

tillförlitligt sätt att behålla kontrollen över nödvändiga data efter större dataförlustkatastrofer. Överväg att använda NAKIVO Backup & Replication om du använder Microsoft-produkter för att organisera datautbyte och hantering i din organisation. Oavsett IT-infrastruktur ska du sträva efter att automatisera säkerhetskopiering av känsliga data och säkerställa snabb återställning för att när som helst uppfylla kraven i GDPR.

Slutsats

Lagen om allmän dataskyddsförordning är obligatorisk för organisationer som samlar in personuppgifter om EU-medborgare. För att säkerställa att GDPR efterlevs och förbättra skyddet av kunddata i marknadsföringsaktiviteter bör du:

• Minimera datainsamlingen: samla bara in och lagra det du behöver;
• Genomför regelbundet granskningar av utskick;
• Sätt samman ett datahanteringsteam för att optimera insamling, användning och skydd av känsliga data;
• Vet hur och var du får dina data;
• Begränsa åtkomsten till data med RBAC-modellen och följ principen om minsta privilegium;
• Se till att medarbetarna känner till GDPR-kraven och följer dem;
• Uppdatera regelbundet era strategier för dataskydd;
• Integrera arbetsflöden för säkerhetskopiering i organisationens IT-miljö.