Viktig dokumentation för företagsägare: 11 typer av affärsdokument som alltid ska sparas

Introduktion

Få företagare tycker om pappersarbete, och ännu färre vill hålla reda på all dokumentation som passerar över deras skrivbord. Tyvärr är affärsdokument avgörande för din organisations hälsa, eftersom du utan dem riskerar förlägenhet, störningar i verksamheten och till och med juridiska problem.

Tack och lov gäller detta bara för ett fåtal utvalda typer av affärsdokument. I den här artikeln lär vi dig därför att skilja på vad som är viktigt och vad som inte är det, förklarar de 11 typer av viktiga affärsdokument som du alltid bör spara och utforskar vilka fördelar de kan ge ditt företag.

Vad är affärsdokument?

Generellt sett kan ett affärsdokument vara vilket papper som helst (eller dess digitala motsvarighet) som ens har en liten anknytning till ditt företags verksamhet. Men för att vara mer specifik kan du tänka på affärsdokument som register som används för att kommunicera, lagra eller organisera information inom en organisation.

Varför är affärsdokument viktiga?

Som du snart kommer att se finns affärsdokument i många olika former, storlekar och, viktigast av allt, användningsområden. Men varför är de överhuvudtaget viktiga, och vilka fördelar kan de ge ditt företag? Låt oss svara på det.

• Organisation och effektivitet: Affärsdokument ger struktur och tydlighet åt verksamheten, vilket leder till högre effektivitet, färre fel och större enhetlighet.
• Kommunikation och samarbete: Dokument underlättar också effektiv intern och extern kommunikation, vilket skapar en bättre arbetsmiljö och gör det möjligt för anställda och intressenter att uppnå bästa möjliga resultat.
• Delning och hantering av kunskap: När anställda lämnar företaget tar de med sig all sin kunskap, vilket leder till ineffektivitet. Med affärsdokument kan du behålla all denna information och stärka framtida personalinsatser.
• Juridiskt skydd: Att hantera tvister, stämningar och inspektioner är tyvärr en oundviklig del av att driva ett företag. Men genom att ta hand om relevanta affärsdokument kan du täcka alla dina baser och mildra de negativa effekterna av juridiska incidenter.
• Planering och beslutsfattande: Affärsdokument ger ovärderliga insikter i din verksamhet, så att du kan lära av det förflutna och anpassa dig för framtiden. Tack vare detta kan du alltid fatta effektiva, databaserade beslut.
• Resultatuppföljning och utvärdering: Hur kan du effektivt driva ditt företag om du inte förstår vad som händer i det? Enkelt - det kan man inte. Tack och lov ger affärsdokument dig möjlighet att spåra alla viktiga mätvärden i (nästan) realtid.
• Rykte och varumärkesimage: Här är värdet av affärsdokument dubbelt. För det första ger varumärkesdokumentation dig möjlighet att konsekvent rikta dig till dina idealkunder med en igenkännbar tonalitet (i text, media, design etc.). Men för det andra innebär en effektiv dokumenthantering också att du kan arbeta mer effektivt och skapa ett mer tillförlitligt rykte kring ditt varumärke.

11 typer av viktiga affärsdokument som alltid ska sparas

Som framgår ovan är det vanliga sättet att klassificera affärsdokument att utgå från deras användningsområde inom företaget. Men för att identifiera ett dokuments slutdestination (t.ex. papperskorgen eller skrivbordslådan) måste vi titta på föråldring.

Det är visserligen lite knepigt eftersom konceptet överskrider användningsområden, innehåll och till och med målavdelningar. Generellt sett tenderar de viktigaste affärsdokumenten att falla inom områdena ekonomi, juridik och marknadsföring, men inte alla.

Och även om du skulle behålla all dokumentation som ingår i just dessa kategorier skulle du snart se att ditt kontor och dina datorer svämmar över av (digitalt) pappersavfall. Det effektivaste sättet att hjälpa dig att identifiera vilka dokument du ska behålla är därför att berätta allt om dem.

#1 Resultaträkningar

Dessa dokument, som även kallas resultaträkning, sammanfattar företagets intäkter, kostnader och nettointäkter eller förluster under en viss period. De är viktiga av interna skäl, t.ex. för benchmarking, planering och beslutsfattande.

Deras verkliga värde framträder dock när det gäller extern rapportering, mer specifikt investerar- och borgenärsanalys vid förvärv eller investeringssökande, och efterlevnad av skatteregler.

Resultaträkningar är avgörande för att bedöma ditt företags resultat och finansiella hälsa, och avsaknaden av dem kan skapa tvivel om ditt uppförande. I värsta fall kan det leda till att finansiering uteblir eller att du får problem med det lokala skattekontoret.

(Källa: Zervant)

#2 Balansräkningar

Precis som resultaträkningen ger balansräkningen en ögonblicksbild av företagets finansiella status vid en viss tidpunkt och är viktig av ovan nämnda skäl. De skiljer sig dock åt genom sitt fokus på företagets tillgångar, skulder och aktieägarandelar.

(Källa: bdc.ca)

#3 Skattedeklarationer

Som namnet antyder är skattedeklarationer affärsdokument som du lämnar in till ditt lokala skattekontor (IRS i USA) för att rapportera dina inkomster, avdrag och skatteskulder för en viss period och fungerar som ett register över ditt företags finansiella aktiviteter.

Som du kanske förstår är de viktigast för att säkerställa efterlevnad av lokala lagar, eftersom brott mot dem i bästa fall kan leda till böter och i värsta fall till rättegång eller fängelse.

(Källa: AbbyMarketplace)

#4 Fakturor och kvitton

Vi är övertygade om att du känner till vad fakturor och kvitton är, men för att inte lämna någon i sticket måste dessa dokument bekräfta dina affärstransaktioner. Det gör dem mycket viktiga av flera skäl, bland annat för bokföring, kundtvister och beskattning. Att använda faktureringsprogram är en optimal lösning för att generera och hantera fakturor.

(Källa: Billdu)

#5 Kontoutdrag

Kontoutdrag utfärdas av en bank eller annan finansiell organisation och sammanfattar ditt företags transaktioner under en viss period, inklusive insättningar, uttag, överföringar med mera. I likhet med andra finansiella dokument spelar dessa också en viktig roll för intern bokföring, budgetering och efterlevnad av skatteregler.

Men de hjälper också ditt företag att upptäcka bedrägerier och är viktiga för att **ansöka om lån ** eller **söka finansiering ** från andra affärsenheter. Därför är de mer än värda att ha i byrålådan för säkerhets skull.

(Källa: Patriot Software)

#6 Löneuppgifter

Lönespecifikationer används främst för intern bokföring och innehåller uppgifter om anställdas ersättningar, avdrag och annan relaterad information. De är viktiga för att övervaka dina utgifter, säkerställa efterlevnad av arbets- och skattelagar, lösa tvister om anställdas löner och bevisa att du är oskyldig vid revisioner.

(Källa: Hourly)

#7 Licenser och tillstånd för företag

Om vi går vidare från ekonomi är det dags att diskutera juridiska affärsdokument. Licenser och tillstånd har flera uppenbara användningsområden, bland annat för att ge tillgång till unika branscher, ge dig behörighet till specifika statliga program och visa upp din **expertis ** och pålitlighet.

Bara av den anledningen är dina tillstånd och licenser värda att behålla. Det viktigaste skälet är dock att du på grund av deras natur och den verksamhet de bedriver ofta måste visa att du är berättigad till vissa juridiska och affärsmässiga åtgärder.

(Källa: SignNow)

#8 Kontrakt och överenskommelser

Oavsett om du är ett B2B- eller B2C-företag är kontrakt och avtal ditt bröd och smör. Dessa inkluderar avtal med externa enheter som programvaruoutsourcingföretag, vilket är särskilt viktigt för teknikfokuserade företag. De beskriver de **juridiskt bindande villkoren för dina relationer **(med kunder, partners, uppdragsgivare etc.) och hjälper dig att skydda dig mot potentiella stämningar. Dessutom kan du följa upp dina avtalsenliga skyldigheter för att säkerställa att du uppfyller alla dina skyldigheter.

(Källa: Jotform)

#9 Dokumentation om immateriella rättigheter

IP är ett samlingsnamn för affärsdokument som fastställer och skyddar företagets immateriella rättigheter, inklusive register, registreringar och patent. I praktiken ger det många fördelar att hålla fast vid dessa, främst att bevisa att du äger företagets immateriella tillgångar, avskräcka från potentiell stöld eller missbruk, tjäna pengar, licensiering och varumärkeskännedom.

(Källa: Signaturely)

#10 Försäkringshandlingar

En annan typ av affärsdokument som alltid ska sparas är försäkringshandlingar, eftersom de visar företagets försäkringsskydd, innehåller all relevant information och fungerar som bevis vid skadeanmälningar. De är viktiga för att upprätthålla en god riskhantering och säkerställa en framgångsrik kontinuitet i verksamheten och katastrofåterställning. Dessutom skyddar de ditt företag och dina anställda mot eventuella olyckor som kan inträffa på arbetsplatsen.

(Källa: SampleForms)

#11 Marknadsföringsregister

Slutligen avser marknadsföringsregister dokumentation och data relaterade till ditt företags marknadsföringsaktiviteter och strategier. De omfattar marknadsundersökningar, reklamkampanjer, kunddata, analyser, marknadsföringsplaner och reklammaterial.

Dessa är viktiga av olika anledningar men är värda att behålla, särskilt för att upprätthålla effektiv resultat- och konkurrentanalys, spåra kundinsikter och inriktning, säkerställa varumärkesmarknadsföringens enhetlighet och möjliggöra långsiktig planering.

(Källa: SlideTeam)

Hur klassificeras affärsdokument?

På grund av den breda definitionen av affärsdokument är det inte förvånande att kategoriseringen av dessa är ganska varierande. Vanligtvis klassificeras de efter innehåll och funktion i följande typer:

• Administrativa: Dessa dokument används för interna administrativa ändamål och underlättar kommunikation, samordning och organisation inom ett företag. Det kan vara minnesanteckningar, intern e-post, mötesagendor, anställningsscheman etc.
• Juridik och reglering: Dessa dokument krävs för att uppfylla juridiska och lagstadgade skyldigheter och hjälper till att säkerställa att verksamheten bedrivs inom de rättsliga ramarna för att skydda dess rättigheter och intressen. De omfattar kontrakt, avtal, licenser, tillstånd, användarvillkor, sekretesspolicyer med mera.
• Finansiell: Dessa dokument är relaterade till transaktioner och andra finansiella aktiviteter och är nödvändiga för effektiv redovisning, beskattning och finansiell analys. De omfattar bokslut, fakturor, kvitton, inköpsorder, utgiftsrapporter med mera.
• Marknadsföring och försäljning: Dessa dokument används för att attrahera och konvertera leads till kunder och marknadsföra företagets produkter och tjänster, vilket driver försäljning och genererar intäkter. De omfattar broschyrer, flygblad, annonser, produkt-/tjänstebeskrivningar, marknadsföringsplaner, kundutlåtanden etc.
• Personalavdelningen: HR-dokument hjälper till att säkerställa korrekt personalhantering, efterlevnad av arbetslagstiftning och effektiv kommunikation mellan företaget och dess personal. De omfattar anställningsavtal, arbetsbeskrivningar, prestationsutvärderingar, utbildningsmaterial, disciplinärenden, utveckling av HR-programvara för att effektivisera HR-processer med mera.
• Operativa: Dessa dokument används för att stödja den dagliga verksamheten och ger riktlinjer och instruktioner till de anställda för att säkerställa effektivitet, konsekvens och kvalitet. De omfattar standardrutiner (SOP), processflödesscheman, inventeringsprotokoll, underhållsprotokoll etc.
• Projekt: Dessa dokument är specifika för projektledning och hjälper till att spåra milstolpar, fördela resurser och säkerställa ett framgångsrikt projektavslut genom noggrann planering, övervakning och genomförande. De omfattar projektplaner, scheman, arbetsfördelningsstrukturer (WBS), lägesrapporter, riskbedömningar och mycket mer.
• Extern korrespondens: Dessa dokument används för att kommunicera med externa intressenter som kunder, leverantörer och partners och hjälper till att etablera affärsrelationer och underlätta smidiga interaktioner och samarbeten. De omfattar brev, e-post, förslag, offerter, inköpsorder, kontrakt etc.

Att ha en bättre uppfattning om denna kategorisering är viktigt för att förstå betydelsen och användningen av affärsdokument i ditt företag. Men det hjälper dig inte att besvara frågan som fick dig att komma hit från första början - vilka papper är säkra att kasta och vilka bör du behålla. Låt oss besvara den frågan nu.

Vad är det bästa sättet att hantera affärsdokument?

Nuförtiden är vi lyckligt lottade som inte behöver förlita oss på tjocka mappar och överfulla skrivbordslådor för att förvara all vår viktiga affärsdokumentation. Programvara för dokumenthantering (DMS) är ett av de bästa verktygen att införa i ditt företag, eftersom det inte bara minskar pappersarbetets inverkan på dina slitna nerver utan även på miljön.

DMS låter dig lagra, organisera och dela resurser från ett bekvämt gränssnitt, vilket gör det till det överlägset bästa sättet att hantera affärsdokument. Det betyder dock inte att det är helt problemfritt. Om du vill ha den mest strömlinjeformade upplevelsen och maximera din effektivitet måste du fortfarande använda några få strategier för att stärka dess verksamhet.

Bland dessa kan nämnas

• Fastställande av tydliga policyer för namngivning och märkning
• Centraliserad lagring av dokument
• Skapa en åtkomsthierarki
• Implementering av säkerhetskopiering och katastrofåterställning
• Möjliggöra dokumentflöde och samarbete

I korthet

Som vi har visat är affärsdokument viktiga resurser för ditt företag och all dess verksamhet på olika avdelningar, inklusive juridik, ekonomi, marknadsföring med mera. Och den första nyckeln till att få ut mesta möjliga av dem är att kunna skilja dem som har ett långsiktigt värde från dem som inte har det.

I den här artikeln har du läst om de 11 affärsdokument som du alltid bör spara och förstått varför det är så. Ditt arbete är dock långt ifrån över. Nu måste du omvärdera dina nuvarande interna dokumenthanteringspolicyer och avgöra om de möjliggör eller hindrar dina teams ansträngningar.

Oavsett vilken slutsats du drar bör du komma ihåg att det alltid finns utrymme för förbättringar. Och det kan vara just det utrymme du kan frigöra i skrivbordslådan på kontoret genom att överföra all dokumentation till molnet.