En omfattande guide till efterlevnad av reglerna för sociala medier för 2023

Intro

År 2021 förväntar sig 91,9 % av företagen att marknadsföringspersonalen ska använda sociala medier. Det är nästan omöjligt för företag idag att överleva utan närvaro i sociala medier. Det är en viktig, omedelbar form av tvåvägskommunikation som möjliggör kontakt med kunder och potentiella kunder och kan påskynda företagets tillväxt.

Den ökade användningen av sociala medier har oundvikligen lett till strängare regler och bestämmelser. Marknadsförare måste därför veta vad de gör och arbeta hårt för att undvika risker som kan leda till att de hamnar i hetluften.

Att följa reglerna för sociala medier innebär i enkla termer att följa reglerna när man använder en social medieplattform för att kommunicera. Det finns dock mer än så. Det finns en komplex blandning av plattformsregler, branschregler och lokala lagar att följa.

Vilka är riskerna med att inte följa reglerna?

Att bryta mot reglerna för sociala medier kan innebära skada på rykte, böter eller personliga risker för företag. Riskerna kan variera beroende på bransch och plats, men i stort sett kan de delas in i följande kategorier:

Dataskydd och personlig integritet

Det är viktigt att du är medveten om dataskydds- och sekretesslagar i de länder och regioner där dina kunder är baserade. Det finns många gemensamma överlappningar, bland annat säker lagring av personuppgifter, restriktioner för oönskade meddelanden och information till kunderna om var och hur deras uppgifter kommer att lagras och användas.

Konfidentialitet

Marknadsförare måste förstå bestämmelserna om sekretess i sin bransch. När man arbetar inom utbildningssektorn, finanssektorn eller hälso- och sjukvården finns det strikta regler om detta. Reglerade branscher bör ha en strikt intern policy för sociala medier.

Regler för marknadsföring

Lagar om mat, droger, alkohol och tobak kan innebära att marknadsförare bör vara försiktiga när de publicerar om dessa saker. Dessutom kan påståenden som visat sig vara osanna i och med ökningen av "falska nyheter" också utgöra en risk för marknadsförare. Marknadsföring i sociala medier som rör viktminskningspiller, falska influencers och COVID-19 kan hamna under utredning.

Tillgång och arkivering

Om du är verksam inom en reglerad bransch är det viktigt att du arkiverar all kommunikation av juridiska skäl. I vissa länder kan konton som tillhör statliga tjänstemän och myndigheter inte blockera ens de mest problematiska användarna eftersom det anses bryta mot lagen om yttrandefrihet.

Hur är det med riskerna för dig?

Det är också viktigt att skydda sig på nätet. Uppgifter som ditt telefonnummer som är offentliga för dina kunder kan också ses av bedragare och spammare. Se till att du har ett skydd på plats, till exempel ett anpassningsbart nummerpresentationssystem, för att upptäcka sådana inkommande samtal.

Eftersom det finns en koppling mellan sociala medier och en uppmaning till handling kan uppmaningar kopplas tillbaka till sociala medier och eventuella risker som är förknippade med sociala medier kan snabbt överföras. Därför är det viktigt att övervaka telefonsamtal.

Är det bäst att undvika sociala medier helt och hållet?

Inte alls. Sociala medier är ett utmärkt verktyg för att få folk att komma till din webbplats. Om du arbetar för att öka din SEO i sociala medier kan du verkligen driva trafiken i rätt riktning. Om din webbplats också är väl optimerad kan det bli ett tvåvägsförhållande.

Det är här du kan överväga att använda ett verktyg för granskning av webbplatsen. Det är dock viktigt att hålla sig i framkant och fortsätta att granska och övervaka efterlevnaden.

(Skärmdump från ranktracker.com)

Vad som kommer att hända år 2023

Som vi har sagt är sociala medier fortfarande ett utmärkt sätt att attrahera och kommunicera med kunder/potentiella kunder. För att planera din strategi för efterlevnad framåt är det viktigt att veta vilka förändringar vi kan förvänta oss att se i sociala medier nästa år.

1. Farväl till kakorna

År 2023 kommer kakan att upphöra. Många användare välkomnar detta, men det finns oro för reklamen och hur den kommer att fungera efteråt. Med detta i åtanke bör du börja bygga upp verkliga relationer med kunderna nu istället för att förlita dig på cookies.

Bygg upp positiva relationer och e-postlistor för att planera i förväg för eventuella förändringar som detta kan innebära när det gäller regler och efterlevnad.

2. År 2023 kommer efterfrågan på ärlighet och integritet att öka. Regeringar pressas att slå ner på osanningar, så om du förlitar dig på falska nyheter eller falska vittnesmål är det dags att ändra dig nu.
3. Decentraliserade plattformar för sociala medier. Detta kan vara en utmaning för centralt ägda sociala medier (eller de stora aktörerna inom sociala medier). Traditionellt sett har ägaren av företaget för sociala medier varit den som bestämt, men 2023 kommer de mindre, decentraliserade sociala medieplattformarna att sätta användaren i en mer kraftfull position.

Detta kan tvinga äldre, större företag att ta hänsyn till kundernas önskemål och behov och kan leda till nya regler.

Hur man upprätthåller efterlevnaden i sociala medier

(Bild från Pexels som får användas fritt)

Gör en riskbedömning.

En riskbedömning kan inte förhindra alla eventualiteter, men den hjälper dig att förutse vad som kan hända, vilka risker som finns för ditt företag och vad du kan göra för att förebygga och minska dem.

Förstå branschreglerna.

Större reglerade branscher har troligen interna experter på efterlevnad och bör kunna svara på alla frågor om efterlevnad, så det är viktigt att marknadsföringsteam samarbetar nära med experter på efterlevnad.

Kontrollera vem som har tillgång till konton i sociala medier

Att ha kontroll över vem som kan komma åt och publicera på företagets sociala medier är en viktig del av efterlevnaden. Teamets medlemmar behöver rätt utbildning för att få tillgång till sociala medier, och det kan hända att en högre teamledare granskar alla medier innan de publiceras för att säkerställa kvalitet, noggrannhet och naturligtvis efterlevnad. Att ge lösenordet till flera teammedlemmar skapar en onödig risk för oavsiktliga eller illasinnade överträdelser.

Programvara som hjälper dig att hantera alla sociala medier på ett och samma ställe kan vara till hjälp. Du kan använda ett ärendetilldelningssystem så att frågor kan skickas till rätt moderator i teamet.

Övervaka konton

Beroende på din bransch kan det innebära att du måste svara på kommentarer och direktmeddelanden inom en viss tid. Det kan vara så att du har en skyldighet att rapportera kommentarer till en tillsynsmyndighet eller ett styrande organ. Du kan till och med vara ansvarig för kommentarer som lämnas av andra om de är vilseledande. Till exempel att acceptera ett falskt vittnesmål och lämna det på din sida i sociala medier samtidigt som du vet att det vilseleder allmänheten.

Håll utkik efter kopieringswebbplatser. Det kan handla om bedragarsajter som har skapats för att få tag på dina följare, fansajter som inte är avsedda att vara illvilliga eller sajter som har för avsikt att skada dig. I vilket fall som helst kan en copycat-webbplats avsiktligt eller oavsiktligt bryta mot efterlevnaden och skada ditt rykte.

Se till att frilansare eller externa byråer, t.ex. säljare, inte gör överdrivna eller falska påståenden på dina konton i sociala medier. Externa byråer måste informeras om alla bestämmelser som din bransch måste följa.

Arkivera allt

Du måste arkivera all kommunikation i sociala medier om du är verksam inom en reglerad bransch. Du kan köpa specialprogramvara, t.ex. en automatiserad kontroll av efterlevnaden av sociala medier, för att göra detta åt dig.

Håll personalutbildningen regelbunden och uppdaterad.

För att hålla användarna engagerade uppdateras funktionerna i de sociala medierna hela tiden, och därmed också reglerna. Det som var acceptabelt förra året kanske inte längre är det, så det är viktigt att hålla sig uppdaterad om eventuella ändringar.

Den största förändringen som förväntas under 2023 är tillväxten av artificiell intelligens. Automatisk textning och filtrering av kränkande kommentarer har redan införts och det är här du måste vara försiktig. Automatisk textning gör inte alltid rätt så se till att dubbelkolla texten innan du lägger upp den.

ha uppdaterade riktlinjer för sociala medier

Denna referenspunkt bör vara utformad så att den är relevant för din bransch och omfattar alla bestämmelser. Dessa kommer att variera från bransch till bransch men bör innehålla följande komponenter:

• En policy för sociala medier. Den innehåller riktlinjer, regler och bestämmelser och informerar användarna om hur de ska följa reglerna.
• En policy för godtagbar användning. Den informerar användare och fans om hur de ska interagera med dig på ett acceptabelt sätt.
• En sekretesspolicy. Här informeras användarna om hur deras uppgifter kommer att lagras, samlas in och användas.
• Policy för efterlevnad av influencers (i förekommande fall). Influencers är kanske inte lika medvetna om efterlevnad som du är, särskilt när det gäller branschrelaterad efterlevnad, så bygg in en efterlevnadspolicy i ditt avtal. Reglerna om efterlevnad kommer att införas 2023 och du måste hålla dig uppdaterad. Se upp om du förlitar dig på tredjeparts verktyg för samtycke till data eftersom de kanske inte är tillräckligt uppdaterade för din region.

Fullständig öppenhet

Låt användarna veta när tredje part får betalt eller kompensation för att marknadsföra din produkt eller tjänst. På samma sätt bör anställda som publicerar företagsinlägg på sina privata konton uppge vem de är.

Har ett bra kundtjänstteam

Om du har turen att ha många följare i sociala medier är det troligt att du översköljs av förfrågningar, klagomål och meddelanden från människor som behöver hjälp. Det är viktigt att ha ett bra team bakom dig som kan hantera kommunikationssidan på ett artigt och professionellt sätt.

Å andra sidan har du gjort vad du kan, men du kan inte förutse alla överträdelser av efterlevnaden som kan inträffa i sociala medier. Om några problem skulle uppstå är det viktigt att ditt kundtjänstteam är välutrustat för att hantera eventuella överträdelser av lagstiftningen på ett effektivt sätt.

Ett bra kundserviceteam kan vara internt, men att lägga ut kundserviceteamet på entreprenad kan vara ett mer kostnadseffektivt sätt och minskar risken för att du ska följa reglerna.

Avslutande tankar

Överensstämmelse med sociala medier är en pågående process. Det räcker inte att göra det och sedan glömma det. Du måste övervaka förändringar av regler, förordningar, lagar och programvarufunktioner för att fortsätta att följa reglerna. Eftersom 2023 förväntas medföra stora förändringar i sociala medier kan det innebära en omvälvning av reglerna för efterlevnad.

För att ligga i framkant, planera i förväg. Håll utkik efter förändringar och var beredd att genomföra ändringar i din politik och praxis.