9 Strategier för att skapa och upprätthålla inkluderande policyer 2024

Introduktion

Inkluderande policyer på arbetsplatsen är avgörande för att bygga en grund av jämlikhet och respekt. Dessa policyer går utöver efterlevnad och skapar en kultur där anställda känner sig trygga, uppskattade och stärkta.

Inkluderande policyer bidrar till att förhindra alla former av diskriminering och fördomar genom att tydligt beskriva förväntningar och standarder. Resultatet blir att alla teammedlemmar bedöms enbart utifrån sina meriter och bidrag.

Det skapar en bra arbetsplatskultur och ökar engagemanget hos medarbetarna.

Inkludering bör vara en prioritet för alla framåtblickande organisationer.

I denna blogg kommer vi:

1. Beskriva nio strategier för att skapa och upprätthålla en inkluderande politik.
2. Förklara de viktigaste delarna av information som en inkluderingspolicy bör innehålla.
3. Lista policyer som ditt företag kan behöva överväga att planera eller granska.

1. Utbildning och fortbildning i mångfald

Det går inte att skapa inkluderande policyer om man inte vet vad det innebär att vara inkluderande.

Att genomföra regelbundna utbildningar om mångfald, rättvisa och inkludering är en hörnsten för att skapa en inkluderande arbetsplats.

(Bildkälla)

Dessa program är utformade för att upplysa och engagera personalavdelningar, högre chefer och resten av arbetsstyrkan i viktiga frågor som t.ex:

• Respektfull kommunikation
• Kulturell kompetens
• Omedvetna fördomar

Genom att ta itu med omedvetna fördomar kan du upptäcka och mildra dolda fördomar baserade på saker som sexuell läggning och hudfärg som påverkar beslutsfattandet.

Utbildning i kulturell kompetens ökar förståelsen och respekten för kulturella bakgrunder.

Sådana utbildningsinitiativ är avgörande för att bygga inkluderande kulturer, och ni kan officiellt ratificera dem i era inkluderingspolicyer.

2. Bedömning av nuvarande politik

Gå igenom era befintliga policyer för att identifiera luckor eller områden som behöver reformeras.

Det handlar om att gräva djupt i rådande normer och riktlinjer för att förstå hur de påverkar olika medarbetargrupper - särskilt de som är underrepresenterade eller marginaliserade.

(Bildkälla)

Denna bedömning avslöjar potentiella områden med omedvetna fördomar eller oavsiktlig exkludering och ger en tydlig bild av var organisationen för närvarande befinner sig i sin inkluderingsresa.

Genom att analysera dessa policyer kan ni identifiera specifika aspekter som behöver förbättras för att främja en mer inkluderande miljö.

Ett proaktivt förhållningssätt som säkerställer att inkludering inte är en eftertanke utan en grundläggande aspekt av det organisatoriska ramverket som är inbäddat i varje policy och praxis.

3. Engagemang från intressenternas sida

Du kan skapa inkluderande policyer utan att involvera en mångfaldig grupp av anställda. Till exempel kan endast en färgad person hjälpa dig att skapa robusta policyer som skyddar färgade personer.

Involvera aktivt en mångfald av medarbetare från olika bakgrunder, avdelningar och nivåer inom organisationen. På så sätt får du flera perspektiv som leder till omfattande, effektiva och relevanta policyer.

(Bildkälla)

Genom att ge röst åt ett brett spektrum av intressenter visar organisationen ett genuint engagemang för att förstå och ta itu med sina medarbetares unika behov och erfarenheter.

Medarbetarna känner sig stärkta och uppskattade när de ser att deras synpunkter tas på allvar i utformningen av inkluderande policyer på arbetsplatsen.

4. Gör policyn tydlig och specifik

Tydlighet och specificitet är avgörande för att utforma effektiva företagspolicyer. Det är viktigt att dessa policyer är raka och precisa och inte lämnar något utrymme för tvetydigheter.

De ska tydligt beskriva förväntade beteenden, standarder och praxis som upprätthåller inkludering och konsekvenserna av att inte följa dessa standarder.

Denna detaljnivå säkerställer att varje medarbetare, oavsett roll eller bakgrund, förstår vad som förväntas av dem och vad som utgör ett oacceptabelt beteende.

Tydliga riktlinjer bidrar till att undanröja förvirring och skapar en stabil ram för ansvarsskyldighet.

De fungerar som en vägledning för dagliga interaktioner och beslutsprocesser och säkerställer att inkludering inte bara är ett koncept utan en praktisk, integrerad del av arbetsplatskulturen.

5. Är de förenliga med gällande lagstiftning?

Rättslig efterlevnad är avgörande för att utveckla inkluderingspolicyer. Det finns särskilda federala, delstatliga och lokala lagar som fastställer strikta normer mot diskriminering och trakasserier och säkerställer lika möjligheter för alla.

Det är absolut nödvändigt för organisationer att se till att deras policyer inte bara är i linje med dessa lagar utan också effektivt hanterar eventuella juridiska nyanser som är specifika för deras plats och bransch.

Det innebär bland annat att följa bestämmelserna i Americans with Disabilities Act (ADA), Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) och olika delstatsspecifika antidiskrimineringslagar.

Det är obligatoriskt att regelbundet uppdatera dessa policyer med hänsyn till lagändringar och prejudikat. Genom att göra detta skyddar sig företagen från potentiella rättsliga tvister och visar att de är fast beslutna att upprätthålla de högsta normerna för rättvisa och respekt på arbetsplatsen.

6. Skapa en återkopplingsslinga

Feedbackloopar gör det möjligt för medarbetare att dela med sig av sina tankar, erfarenheter och farhågor om inkludering på ett konfidentiellt och säkert sätt.

Dessa mekanismer måste vara lättillgängliga och garantera anonymitet för att uppmuntra öppen och ärlig kommunikation.

(Bildkälla)

Oavsett om det sker via förslagslådor, särskilda e-postadresser eller ett internt undersökningssystem garanterar flera olika sätt att få feedback att alla anställda får komma till tals.

Detta hjälper till att identifiera förbättringsområden och får medarbetarna att känna sig uppskattade och lyssnade på.

7. Gör dem tillgängliga

Inkluderingspolicyer som inte är tillgängliga motverkar sitt syfte!

Att göra policyer tillgängliga i tillgängliga format är en viktig aspekt av en inkluderande arbetsplats. Detta tillvägagångssätt säkerställer att alla anställda har lika tillgång till viktig information oavsett deras förmågor eller språkliga bakgrund.

Att tillhandahålla dokument i format som punktskrift, storstil och på olika språk tillgodoser de anställdas olika behov. Det är också bra att tänka på digital tillgänglighet, t.ex. skärmläsarvänliga dokument för personer med synnedsättning.

Det visar på en grundlig förståelse för att inkludering innebär att undanröja hinder för information och deltagande för alla.

8. Ha en genomförandestrategi

En genomförandestrategi är en tydlig och väldefinierad plan för hur denna politik ska omsättas i praktiken.

Denna plan bör omfatta tilldelning av specifika ansvarsområden till individer eller team inom organisationen och fastställande av realistiska tidsramar för genomförandet.

En stor del av implementeringsstrategin är effektiv kommunikation. Se till att policyändringar och uppdateringar kommuniceras via ert interna nyhetsbrev, intranät eller webbplats.

9. Använd programvara

Verktyg som HRIS-programvara ger organisationer värdefulla insikter genom att automatisera datainsamling om medarbetarnas demografi, deltagande i initiativ och potentiell partiskhet i interna processer.

(Bildkälla)

Sådan programvara effektiviserar insamlingen och analysen av dessa data, som kan användas för att införa policyer som främjar personalens kompetens. Detta gör det möjligt för organisationer att identifiera områden som kräver uppmärksamhet, mäta effekten av inkluderingsinitiativ och göra välgrundade justeringar efter behov.

Vilken information bör en inkluderingspolicy innehålla?

Inkluderande policyer bör ha en strukturerad och tydlig utformning för att säkerställa att de är lättbegripliga och tillgängliga för alla medarbetare.

Det specifika formatet kan variera beroende på din organisations preferenser och policyns karaktär, men här är ett rekommenderat format som inkluderande policyer kan följa:

• En tydlig titel
• Ett policynummer för enkel hänvisning och spårning
• Ett ikraftträdandedatum som anger när policyn träder i kraft eller senast uppdaterades
• En policyförklaring som sammanfattar målet och syftet med policyn, inklusive vem den gäller för
• Se till att all terminologi är tydligt definierad

Gå sedan in på själva innehållet i policyn, som bör:

1. Beskriv de förväntade beteenden, åtgärder eller standarder som överensstämmer med policyns mål.
2. Tydligt beskriva alla beteenden eller handlingar som är förbjudna enligt policyn.
3. Förklara hur anställda kan rapportera överträdelser eller problem relaterade till policyn, inklusive kontaktinformation och garantier om konfidentialitet.
4. Beskriv de konsekvenser eller disciplinära åtgärder som kan bli följden av överträdelser av policyn/
5. Ange eventuella anpassningar eller stöd som finns tillgängliga för anställda för att säkerställa att policyn efterlevs.
6. Nämn de relevanta lagar, förordningar eller standarder som policyn följer, särskilt när det handlar om diskriminering eller trakasserier.
7. Tydligt definiera roller och ansvar för anställda, chefer, HR och andra relevanta parter för att säkerställa efterlevnad och genomförande av policyn.
8. Förklara processen för översyn och uppdatering av policyn, inklusive eventuella tidsfrister eller kriterier för revideringar.
9. Bifoga eventuellt kompletterande material, formulär eller resurser som stöder policyn eller ger ytterligare vägledning.
10. Ange kontaktuppgifter till personer eller avdelningar som ansvarar för policyförfrågningar eller rapportering av överträdelser.
11. Inkludera information om vem som har befogenhet att godkänna eller ratificera policyn och datum för godkännandet.

Vilka inkluderingspolicyer bör ni skapa och uppdatera?

Vilka typer av policyer ni behöver upprätta och underhålla beror på hur stort ert företag är och vilken bransch ni verkar inom.

Nedan finns en uttömmande lista över antidiskrimineringspolicyer. Fundera på vilka som kan vara aktuella för dig:

1. Antidiskrimineringspolicyer skyddar personer med funktionshinder och andra skyddade egenskaper som ras, könsidentitet, sexualitet, ålder och civilstånd.
2. Policy för anpassning av arbetsplatsen som beskriver hur företaget tillgodoser anställda med funktionshinder, inklusive fysisk tillgänglighet och rimliga anpassningar.
3. Rekryteringspolicyer för mångfald beskriver strategier för att rekrytera och anställa en mångfaldig arbetsstyrka, inklusive uppsökande verksamhet till underrepresenterade grupper.
4. Policy för lika möjligheter till karriärutveckling, oavsett bakgrund, och understryka organisationens engagemang för mångfald.
5. En policy för flexibelt arbete som ger möjlighet till flexibla arbetstider, distansarbete och andra arrangemang för att tillgodose olika behov.
6. Policyer för anpassning anger hur organisationen tar hänsyn till personer med funktionsnedsättning och tillhandahåller rimliga anpassningar.
7. Policy för förebyggande av trakasserier för att förhindra alla former av trakasserier, inklusive sexuella trakasserier och systematisk rasism.
8. Policy för jämställda löner som innebär regelbundna granskningar av jämställda löner för att säkerställa rättvisa ersättningar.

Avslutning

Policyer för inkludering är grunden för att skapa en kultur som präglas av respekt, rättvisa och tillhörighet.

De ser till att alla medarbetare, oavsett bakgrund eller identitet, känner sig värderade, respekterade och har möjlighet att prestera sitt bästa.

Om policyerna införs, underhålls och uppdateras noggrant hjälper de dig att attrahera och behålla de bästa talangerna.