7 frustrerande saker om att arbeta på distans och hur man hanterar dem

Intro

Om du inte vill tillbringa dina morgnar med att vänta i trafiken eller stå ut med en överfull tågresa kan du överväga att arbeta hemifrån.

Men det finns också utmaningar som hör till området - var inte blyg för att be om hjälp i ämnet!

När det gäller att arbeta hemifrån har alla sina egna utmaningar. Om du inte tar hand om dessa sju frustrationer kan det hända att din erfarenhet inte motsvarar dina önskemål.

Tillgång till resurser

Kontorsarbete kan vara en utmaning om du inte har rätt verktyg för att utföra ditt arbete. Det kan kännas som om du är förberedd för att lyckas, men med tiden börjar saker och ting gå sönder.

Kontoret är ett centrum för produktivitet. De anställda behöver:

• Pålitligt höghastighetsinternet för att ladda upp och ladda ner dokument säkert från molnet eller andra kollegor, sömlöst och med videochattfunktioner.
• Branschspecifik utrustning och verktyg som skrivare/skannrar behövs i dagens digitala arbetsflöden där det kanske inte alltid är nödvändigt att skriva ut papperskopior, men som fortfarande föredras av vissa företag som bokstavligen arbetar med pappersprodukter som är för stora för att enkelt digitaliseras (t.ex. byggarbetsplatser).
• Kontorsmaterial som pennor, blyertspennor och skrivbordskalendrar kommer alltid väl till pass när deadlines närmar sig och det är viktigt att hålla reda på förfallodatum!

Förhoppningsvis har den här listan klargjort för dig hur många oväntade olyckor som kan inträffa under flytten. Det är viktigt att vara förberedd på alla tänkbara scenarier och göra upp en plan före avresedagen så att allt går smidigt.

Det är svårt att hitta fördelarna med att arbeta på ett kontor hemma. Du kommer aldrig att ha tillgång till en egen personlig vattenkylare och det finns ingen vaktmästare som tjänstgör efter arbetstid. Det innebär att du har begränsade möjligheter att hålla arbetsplatsen ren.

Det är svårt att vänja sig vid att arbeta hemifrån, och det är frustrerande när du inte har samma resurser som anställda på plats.

Om det är svårt att vara produktiv eller att övervinna hinder utan dem, försök att hitta sätt att förändra situationen!

Vad ska man göra åt det?

Ditt hemkontor är den bästa platsen för dig att arbeta på, men hur kan det konkurrera med ett företags kontor? Det finns vissa saker som vi alla vet om produktivitet och organisation. Men det finns också sätt på vilka ditt utrymme hemma kan vara mer effektivt än en riktig kontorsmiljö!

Så här gör du:

1. Resursersättning

Det är inte ofta man får två för en-erbjudanden, men i det här fallet ger och tar din chef emot.

Stipendier för hemarbete kan spara pengar för företaget genom att minska kostnaderna för kontorsutrymmen eller minska elräkningarna, samtidigt som det är bekvämt för anställda som har flyttat sitt yrkesliv hemifrån på grund av ökad arbetsbelastning på jobbet.

Eftersom dessa färdigheter behövs i många branscher idag är det värt att undersöka vilken typ av ersättning som kan vara tillgänglig!

2. Kontorslivets saknade lyxvaror?

Den lyx som finns på ett kontor kan kopieras hemma om du förbereder dig tillräckligt i förväg.

Det börjar med att du köper in snacks och drycker innan arbetsdagen börjar. Köp dessa saker i bulk från en grossist för att ransonera dem under arbetsdagarna.

Gör samma sak med kontorsmaterial - köp alla viktiga saker som pennor, skrivarpapper, häftklamrar osv. och spara tid åt dig själv också!

Förvara alla dina kontorsmaterial på ett och samma ställe. Förvara dem hemma så att de är lätta att komma åt och du kommer aldrig mer att sakna det du behöver!

3. Sista utväg: Samarbetsutrymmen

Chansen att du inte kan hitta ett sätt att göra ditt hemkontor lika välutrustat som ditt gamla är liten.

En nackdel med att arbeta hemifrån är att du inte alltid kan ha samma kontorsinredning som på din gamla arbetsplats. Om detta låter som ett problem kan du överväga att leta efter ett samarbetsutrymme i närheten där du kanske kan hyra ut några av deras skrivbord eller kontor i behov.

Som tur är finns det samarbetsutrymmen i närheten som erbjuder utmärkt internet och möbler till mycket låga priser!

Det är inte bara bra för att alla dessa irriterande distraktioner inte längre kommer mellan arbetstiderna, utan också för att dessa platser är kända för att producera fler anställda än traditionella kontor, vilket innebär att de är fyllda av människor som ständigt vill ha nya idéer från varandra, vilket ofta kan leda till innovativa samarbeten.

Fysiska och psykiska gränser

Det är svårt att arbeta i samma utrymme där du slappnar av.

När arbete och fritid överlappar varandra kan det vara svårt för hjärnan att dela upp dem som separata uppgifter.

Det mänskliga sinnet har en medfödd förmåga att dela upp sitt arbete när det får tillräckligt med utrymme - så se till att det finns en tydlig åtskillnad mellan vad som händer hemma med personliga åtaganden och vad som händer på jobbet!

När vi har varit ute hela dagen och kommer tillbaka in i huset, så är det en omkopplare som slår om. Ena stunden är du stressad över deadlines på jobbet, men plötsligt verkar det som om de tankarna försvinner när du kliver in genom ytterdörren för första gången på kvällen.

Det är nästan som om det finns en osynlig linje på vår mentala karta mellan "någon annanstans" och "hemma", där den ena sidan motsvarar stressfyllda bekymmer medan den andra motsvarar avslappning genom att bara känna sig bekväm i det som borde vara en välbekant omgivning - men som ofta inte tas på tillräckligt stort allvar!

Att arbeta hemifrån kan lätt bli stressigt och svårt om du inte vidtar rätt åtgärder för att skilja mellan arbetsliv och privatliv. En av dessa åtgärder är att bygga upp mentala gränser mellan utrymmen, vilket hjälper oss att skapa en starkare association mellan vissa uppgifter och varje utrymme där vi utför dem.

När du arbetar på ett kontor bygger du upp mentala gränser som hjälper dig att stärka associationen mellan vissa uppgifter och varje separat plats, vilket hjälper dig att hålla saker och ting organiserade i form av utrymme och mentalt separera dem när det är dags att göra olika aktiviteter.

Det är viktigt att när man är hemma eller arbetar i en kontorsliknande miljö där det inte finns några tydliga fysiska gränser för vad som hör hemma på den ena sidan (eller båda) blir det ännu viktigare att se till att dessa gränser inte suddas ut så mycket att alla aspekter av våra liv blandas ihop till en enda gryta utan att något är klart definierat.

Det framgår av Digital Oceans undersökning av hembaserade utvecklare. 82 % av de amerikanska respondenterna och 77 % av de brittiska respondenterna hemma har rapporterat att de känner sig utbrända i någon mån bara under 2019. En faktor som starkt bidrar till detta fenomen är gränser: du kan känna att arbetet aldrig riktigt tar slut eftersom det inte finns några gränser för din tid eller var det äger rum.

Vad ska man göra åt det?

Det verkar som om det aldrig finns tillräckligt med timmar på dagen för att få allt gjort.

Du kanske känner dig överväldigad och utbränd av att arbeta för mycket, men du kan inte ha en balans mellan arbete och privatliv om du alltid sitter vid skrivbordet!

Gränserna är viktiga - det är dags för nya vanor som kommer att hjälpa till att lösa problemet framöver.

1. Särskilt arbetsutrymme

En särskild arbetsplats är det bästa sättet att skapa mentala gränser.

Varje kontor behöver en stängd dörr, eller kanske till och med en halvvägg? Gardiner och speciella stolar kan också skapa barriärer mellan arbetsliv och privatliv!

En dedikerad arbetsplats behöver inte ta upp ett helt rum. Bara för att du inte har så mycket utrymme betyder det inte att det inte finns något sätt för dig att skapa din egen privata oas från det kaos som omger oss hela dagen.

Även om det kanske inte verkar så mycket, även om ditt hem bara har ett bord och en stol, finns det ingen ursäkt för att sitta på samma sida av möblerna hela dagen. När arbetet är klart, byt sida för att ge dig själv utrymme från arbetet så att allt är fräscht och nytt när du sätter dig ner igen i morgon bitti!

2. Rutin, nyckeln till framgång

Att upprätthålla en rutin är en viktig del av att upprätthålla mentala gränser och hjälper dig att hålla en låg stressnivå.

Ju oftare du gör något, desto lättare är det för ditt sinne att förbereda sig och hålla fokus på varje uppgift som kommer i ordningsföljd.

Rutiner har gång på gång visat sig sänka stressnivåerna genom att ge oss ett utlopp som inte bara är produktivt utan också avkopplande ibland: tänk bara på hur mycket lugnare vi känner oss när vi kan!

3. Vanor att ta hand om sig själv

I dagens snabba värld är det svårt att skilja på arbete och privatliv.

De mest framgångsrika människorna vet att de behöver mer än bara en känsla av lättnad när de lämnar kontoret för att behålla sin mentala hälsa.

De behöver också saker som håller dem engagerade utanför arbetet. Det kan vara allt från en träningsrutin eller hobby som bidrar till långsiktigt välbefinnande snarare än kortsiktig tillfredsställelse eller distraktion.

4. Avbrottet

Att arbeta hemifrån kräver mycket skärmtid och tillgänglighet. Om det är fallet för dig kan du införa tider då du kan koppla bort din dator vid vissa tider varje dag.

När kunder, lagkamrater eller andra arbetskamrater hela tiden kan nå dig om ditt arbete känns det aldrig som om de verkligen står utanför din kontorsdörr, eftersom ingen kommer och hämtar dig, mer än om någon sitter hemma och jobbar på ett uppdrag med öppna chattfönster i stället för att logga ut helt och hållet tills i morgon bitti, då allt börjar som vanligt igen!

Koppla bort arbetet genom att inte kolla e-post, sms eller sociala medier förrän vid en viss tidpunkt. På så sätt får du den mentala paus du behöver utan att det känns som om det tar bort för mycket av din produktivitet under dagen, eftersom det fortfarande finns gott om timmar kvar för att slutföra de uppgifter du har att göra!

Ständiga avbrott

Att arbeta hemifrån är en blandad välsignelse.

Å ena sidan kan du arbeta i pyjamas och hoppa över morgonpendlingen för att spara tid och bensinpengar. Men å andra sidan uppstår fler möjligheter till distraktion med saker som barn eller rumskamrater som bor i närheten eller till och med bara en alltför bullrig boendemiljö.

Ständiga avbrott gör det svårt - om inte omöjligt ibland - att fokusera på en viss uppgift när det alltid dyker upp nya distraktioner oväntat hela tiden!

Ständig distraktion är ett säkert sätt att öka din stress.

Du kan inte koncentrera dig, du kanske läser samma mening tre gånger i rad eller tappar bort tankegången! Detta gör det svårt att lyckas med alla aspekter av livet - både privat och yrkesmässigt.

Distraktioner finns i alla former och storlekar. Vare sig det är katten som gnäller på dörren för att få uppmärksamhet eller en ström av onödiga samtal som kommer in på din mobiltelefon medan du arbetar hårt för att få den där rapporten klar till deadline - allt kan bryta ens fokus.

När du inte längre är fokuserad blir det svårt att fortsätta arbeta utan att förlora tid på grund av distraktioner som dyker upp till höger och vänster.

Vad ska man göra åt det?

Om du upplever att arbetsflödet störs på grund av avbrott är det dags att agera! Här är fyra steg som hjälper dig att få din uppmärksamhet tillbaka på rätt spår.

1. Självutvärdering

Självutvärdering är en av de viktigaste aspekterna av framgång.

Om du vet var dina svagheter finns är det lättare att rätta till dem med tid och kraft.

När du har gjort en självutvärdering kan du ta en stund och titta på vad som orsakar distraktioner från både dig själv och andra för att göra förändringar så att de inte längre kommer i vägen!

2. Fysiska hinder

Det bästa sättet att förhindra distraktioner är att använda fysiska hinder.

Om du har en dörr med lås är det den enklaste metoden för att stänga ute oönskade ljud och personer som försöker distrahera dig från ditt arbete.

Annars kan du använda något annat i stället för en vägg eller dörr, till exempel lister på vardera sidan av ett skrivbord, så att det finns två separata utrymmen inuti det - ett arbetsutrymme som endast är tillgängligt när det behövs, medan det andra utrymmet förblir avstängt under alla arbetstimmar, men fortfarande inom räckhåll om det behövs!

3. Ljud - av!

Buller är en av de mest störande sakerna när du försöker arbeta.

Även om ingen kommer fram till dig hindrar buller oss från att arbeta effektivt eftersom det tar upp vår uppmärksamhet och hindrar oss från att fokusera på något annat.

Som tur är kan ljudet blockeras eller avbrytas på flera olika sätt.

Du kan prova hörlurar som blockerar distraktioner som hög musik som spelas på någon annans telefon, billig ljudisolering som skapar en barriär mellan bullriga grannar som bor bredvid, eller till och med öronproppar så att vi inte har några avbrott när vi läser viktiga dokument.

4. Utvärdering av din situation

Är hemarbete en långsiktig del av din karriär?

Om så är fallet är det viktigt att utvärdera hållbarheten i dina nuvarande levnadsförhållanden.

För den mentala hälsans och karriärens skull kanske du vill undersöka möjligheter som bättre stämmer överens med dessa mål, till exempel att flytta till en ny plats där det finns fler möjligheter.

FOMO på kontoret

Kontorslivet kan vara tufft när du inte är på kontoret med dina medarbetare.

Det kan kännas som att det pågår samtal som du vill delta i eller att det planeras evenemang som inte inkluderar dig, även om det inte är sant och bara är en produkt av FOMO (fear of missing out).

Men hur kan du bevisa för dig själv att du inte går miste om något när du arbetar på distans?

Vad ska man göra åt det?

Rädslan för att missa något är en stor distraktion för gruppmedlemmar och individer. Det är en annan form av tankekoppling som kan hindra dina tankar från att vara produktiva på jobbet, särskilt när du borde fokusera på uppgiften framför dig i stället.

Här är några saker att prova om FOMO har följt med dig:

1. Att ha en solid teamkultur

Det är svårare att odla en teamkultur i distansgrupper, men det är inte omöjligt.

En solid teamkultur bidrar till att lindra FOMO genom att få medlemmarna i företaget att känna sig mer sammanlänkade och känna att de är en del av något som är större än de själva.

Det finns fortfarande hopp om att bygga upp den kontakten!

Här är några sätt att göra det på:

• kommunicera ofta om uppdraget på ett engagerande sätt,
• förstärka normerna regelbundet när det behövs (och fastställa dem i början!),
• Skapa ritualer kring saker som alla anställda bör vara involverade i eller bry sig om - från att visa uppskattning på fredagar till att dela lunch varannan vecka.

2. Inbyggda pausrum

Det kan vara svårt att hitta tid för relationer på arbetsplatsen. Men om man ger människor utrymme där de är fria från arbetsrelaterade ämnen kan man hjälpa dem att skapa meningsfulla vänskapsrelationer och kontakter med varandra på deras egna villkor.

Om du använder online-verktyg som Slack eller Teams är det enkelt att skapa ett särskilt chattrum som bara används utanför arbetstid så att det inte uppstår någon förvirring mellan vänner och kollegor när de pratar om personliga saker.

Med denna extra buffertzon runt datorskärmen - oavsett om den är fysisk eller virtuell - kan kollegorna umgås på ett meningsfullt sätt samtidigt som de behåller sin professionalism på kontoret.

Att vara hemma hela tiden

Vi behöver alla komma ut ur huset då och då!

Du kan känna dig rastlös, ensam och frustrerad om du aldrig lämnar ditt hem. Även om det är lätt att bara stanna hemma när man arbetar därifrån också, för då är man alltid "hemma".

Att gå fram och tillbaka från jobbet varje dag ger dig nya stimuli i ditt liv som hjälper dig att bryta monotonin av att träna på samma ställe för länge!

Om du är en hemarbetande person som precis har börjat med denna livsstil eller har gjort det ett tag nu, se till att ge dig själv lite variation i dina arbetsuppgifter så att du inte känner dig uttråkad i hemmet - försök att ta frilansjobb här och där när det är möjligt (du kan till och med ordna dessa jobb medan du fortfarande sitter bekvämt hemma), eftersom de ger nya utmaningar och en möjlighet att komma bort från skärmarna då och då utan att behöva lämna ditt vardagsrum.

När du arbetar hemifrån hela dagen varje dag är det lätt att få känslan av att du aldrig lämnar huset.

Det kan kännas som om det inte är någon idé att gå ut och att allt är tillgängligt via telefonen eller datorskärmen. Det kan leda till känslor av ensamhet eftersom människor behöver social interaktion med andra för ett hälsosamt mentalt tillstånd.

När detta händer för ofta utvecklas kronisk ensamhet som kan förvärra befintliga psykiska problem som depression.

För personer som arbetar hemifrån är känslan av att ständigt vara på jobbet inte ovanlig. De känner inte ens att de kan ta ut sjukdagar och väljer istället att stanna kvar när de är sjuka.

Det ständiga "hemma"-tänkandet i kombination med andra faktorer som att arbeta när du är sjuk och inte ta ledigt när det behövs kan ta hårt på din mentala hälsa!

Vad ska man göra åt det?

Om du arbetar hemifrån kan det vara svårt att ta sig ut ur huset. Men det betyder inte att det inte finns enkla saker att göra för att komma ut ur de egna fyra väggarna oftare eller förbättra din hälsa.

1. Planerade resor

Det finns många sätt att bekämpa vinterdepressionen. Ett av dem är att gå ut varje dag en stund, oavsett om du tar med hunden på en promenad eller bara gör lite trädgårdsarbete i trädgården.

Det enklaste sättet är att planera några resor med betald ledighet som innebär att du lämnar hemmet och träffar vänner/familj regelbundet, så att du inte känner dig som "Snowed-In" Scrooge när du tänker på sociala aktiviteter med andra människor under den här tiden på året!

2. Träningsvanor

Det bästa sättet att se till att du kommer ut regelbundet är att träna. Motion får inte bara blodet att röra sig och du spenderar tid utomhus, utan hjälper också till att bekämpa ensamhet och isolering!

Det kan vara så enkelt som att ta en promenad på morgonen eller gå till gymmet en eller två gånger i veckan!

3. Mindful substitution

Vill du utforska världen på ett nytt sätt? Försök med medveten substitution! Den här upplysande tekniken uppmanar dig att lämna bekvämligheten och börja utforska.

Istället för att beställa allting på nätet kan du göra det till ditt mål att ta lunchpauser utanför kontoret i närliggande parker eller trädgårdar. Hitta andra som arbetar hemifrån på sociala medier och planera en utflykt tillsammans.

Bestäm dig för att vara äventyrlig och lämna huset oftare. Det är lätt att bygga upp ett liv som inte kräver att du lämnar ditt hem i dag, men du kan också fatta ett aktivt beslut om att förändra ditt sätt att leva.

Personalförvaltning och ansvarsskyldighet

Det är svårt nog att vara chef på ett kontor, men när du tar bort kontoret och försöker arbeta på distans som en chef blir allting ännu mer komplicerat.

Det är helt enkelt svårare att kommunicera med dina medarbetare eller få uppdateringar om deras framsteg utan att kunna träffa dem ansikte mot ansikte, vilket gör det ännu svårare för chefer som lider av höga stressnivåer än för dem som inte har ansvaret för att leda människor överhuvudtaget.

Oftast kan fjärrstyrning ses som oengagerande eftersom det finns färre möjligheter till tillfällig interaktion mellan kollegor på grund av tidsskillnader och mindre mångfald i grupperna.

Chefer kan ha svårt att hantera människor när de arbetar på distans. De tenderar att uppleva högre stressnivåer och det är svårare att få jobbet gjort eftersom du inte är i närheten av dem som behöver din hjälp!

Vad ska man göra åt det?

Tyvärr finns det ingen enkel lösning på problemet i sikte. Men oroa dig inte! Det finns fortfarande några användbara saker som du kan göra just nu:

1. Verktyg för ansvarsskyldighet

Ibland är rätt verktyg allt du behöver för att övervaka framstegen och hålla dig på rätt spår med dina mål.

Om det till exempel är viktigt att teammedlemmarna är ansvariga (och pratar om sitt arbete) kan verktyg som tidsuppföljningsprogram eller molnbaserade samarbetsprojekt hjälpa till att se till att alla håller sig uppdaterade om vad de arbetar med och hur mycket tid de ägnar åt det under arbetstid, så att produktiviteten inte sjunker när tidsfristerna närmar sig.

Även om dessa typer av redovisningssystem kan kräva ytterligare utbildning innan de används.

2. Regelbundna möten

Möten med dina medarbetare kan hjälpa till att hålla dem på rätt spår. Ge teamet en bestämd tid varje vecka då de vet att du kommer att be om lägesrapporter, och använd även enskilda möten så att folk känner sig mindre skrämda inför andra.

Svårt att hålla kontakten

Vissa tycker att det är en bra idé att arbeta hemifrån, men för andra kan det vara mycket ensamt och svårt. De enda alternativen för att kommunicera med någon är videosamtal eller röstsamtal, vilket innebär att du kanske inte alltid känner dig ansluten till din omgivning.

Tyvärr finns det inget sätt för medarbetare som arbetar på distans att bara gå upp och prata om sina tankar personligen - distansarbetaren måste göra allt detta genom chattkonversationer i en app som Skype.

Att missa viktig information är inget misstag du vill göra, särskilt inte om det beror på antaganden.

Vad ska man göra åt det?

Det är lätt att tappa kontakten med dina kollegor när du inte kommunicerar aktivt. Den goda nyheten är att det finns sätt att hålla sig uppdaterad.

1. Inställning av "kontorstider"

Att fastställa kontorstider är ett bra sätt att visa ditt team att du är engagerad.

Du behöver inte vara tillgänglig hela tiden, för det kan leda till distraktion. Genom att sätta vissa gränser kan det bli lättare för alla i teamet att få det de behöver göra i sitt dagliga arbete och ändå känna att det alltid finns någon i andra änden av ett mejl eller chattrum som bryr sig om dem som människor och inte bara som resurser.

Se till att du är tillgänglig under en bestämd tid varje dag och låt folk veta det så att de kan nå dig.

Det är som kontorstid för lärare, där de vid den tiden på dagen är färdiga med sitt arbete men fortfarande är öppna för att prata med elever som vill ha hjälp eller råd.

2. Var initiativtagare

I slutändan är det en del av ditt jobb att hålla kontakten med dina medarbetare. Det är tidskrävande att hålla koll på varje liten detalj och du kanske känner att det inte är värt att besvära folk när de inte bry sig om att kontakta dig först.

Men när det gäller att hålla kontakten - ta initiativet!

Ring en gammal kund som inte köpte av oss förra gången men som kanske fortfarande är intresserad av vad vi gör nu för deras affärsbehov? Lägg upp något engagerande, roligt eller intressant i en av de sociala mediegrupper där alla gillar att lägga ut trevliga tankar om sig själva - se bara till att du taggar dem.

Slutliga tankar

Att arbeta hemifrån har sina fördelar, men det innebär också en del utmaningar.

Om du kan identifiera och lösa några av de värsta frustrationerna som är vanliga bland dem som arbetar hemma ibland eller på heltid, finns det mycket mer att glädja sig åt med denna situation!