5 typer av inköpsorder som du bör känna till 2023

Introduktion

En välstrukturerad inköpsprocess är avgörande för en störningsfri affärsverksamhet. Att dokumentera varje steg i inköpen ökar synligheten och är avgörande för att upprätthålla buffertar och optimera beslutsfattandet.

I dagens digitala affärslandskap har inköpsorder fått en helt ny betydelse. De spelar en nyckelroll när det gäller att hålla koll på tillgång och efterfrågan, spåra fakturor och stämma av allt, så att allt går smidigt.

I denna situation är det viktigt att göra inköpsorderprocessen så effektiv som möjligt. Det förbättrar inte bara den operativa effektiviteten och minskar handläggningstiden, utan ökar också medarbetarnas tillfredsställelse.

Den här bloggen har skapats för att dela upp fem vanliga typer av inköpsorder åt dig. Vi visar dig hur varje typ kan göra din upphandlingsprocess smidig och framgångsrik.

Vad är en inköpsorder?

En inköpsorder är ett juridiskt dokument som en köpare utfärdar till en leverantör för inköp. Den beskriver hela transaktionen i detalj och innehåller artikelbeskrivningar, kvantiteter, priser, betalningsvillkor, leveransdatum och annan relevant information.

Det är ett juridiskt bindande avtal som innehåller de överenskomna villkoren och fungerar som referens för båda parter under upphandlingsprocessen.

Det hjälper dig att säkerställa att du får rätt produkter, och snabb leverans förenklar inköp, vilket ger tydlighet och ansvarsskyldighet för din affärsverksamhet.

Källa

Hantering av inköpsorder: En snabb översikt

Den organiserade administrationen av ett företags inköpsorderprocess kallas för inköpsorderhantering. Det är en samling etablerade principer och rutiner som garanterar tillgången till fullständig och aktuell information om en eller flera inköpsorder.

Det innebär att skapa, granska, auktorisera och spåra inköpsorder från början till slut.

Detta interna upphandlingsförfarande garanterar att alla inköp synliggörs och dokumenteras på ett korrekt sätt, vilket underlättar framtida revisioner.

Hantering av inköpsorder fungerar som en vägkarta för inköpsresan. Den innehåller alla viktiga detaljer om vad, var och hur mycket som ska köpas. Processen gör att allt flyter på smidigt och att transaktionerna registreras exakt, vilket är ovärderligt när man ska fatta välgrundade beslut.

Vad är syftet med en inköpsorder?

Låt oss inte överösa dig med information. Inköpsorderns huvudsakliga syfte är att fungera som ett formellt dokument mellan köparen och säljaren. Den innehåller alla viktiga uppgifter om köpet, vilket är praktiskt för framtida revisioner och registerhållning.

Till en början är en inköpsorder inte juridiskt bindande. Men när säljaren godkänner villkoren blir den ett juridiskt bindande dokument för både köparen och säljaren.

Typer av inköpsorder som SaaS-köpare bör känna till

När det gäller inköpsorder finns det inte en storlek som passar alla. Du kanske har trott att alla inköpsorder är identiska, men så är det inte. I själva verket finns det fem typer av inköpsorder, var och en med olika informationsnivå.

Så om du är redo att lära dig mer om dem, låt oss ta en titt;

1. Standardiserad inköpsorder

Standardinköpsordern är den som de flesta inköpare förlitar sig mest på. Den visar avsikten att genomföra en enskild transaktion med specificerade produkttyper, artikelkvalitet och kvantitet. Inköpsordern innehåller all information som krävs för att slutföra transaktionen.

Exempel på inköpsorder 1:

Källa

En standardiserad inköpsorder är en enkel och vanlig lösning för engångsköp. Den är lämplig i situationer där köparen förstår detaljerna kring köpet och kan identifiera varan eller tjänsten, beloppet, leveransplanen och betalningsvillkoren.

Ett_ SaaS-företag kan tillexempel behöva en ny skrivare till sin arbetsplats. De skapar en standardinköpsorder som anger antal och specifikationer för den skrivare som behövs, samt leveransdatum och överenskommet pris._

En standardiserad inköpsorder måste innehålla följande:

• Information om leverantören och artikelbeskrivning
• Förväntat leveransdatum och plats
• Överenskommen betalning, förfallodag och förseningsavgifter.
• Prisuppgifter för varje produkt.

2. Planerad inköpsorder

En planerad inköpsorder (PPO) gör det möjligt för inköpare att planera för framtida behov genom att skicka in en inköpsorder i förväg. Artikel, pris och betalningsvillkor är alla kända, men kvantitet och leveransdatum baseras på välgrundade uppskattningar. Planerade inköpsorder är lämpliga för halvregelbundna utgifter, t.ex. kontorsmaterial.

Exempel på inköpsorder 2:

Källa

Till exempel beställer en organisation regelbundet kontorsmaterial, såsom skrivarpapper och brevpapper. Inköpsavdelningen utvärderar tidigare förbrukningsmönster innan de skapar en inköpsorder med förväntade kvantiteter och varierande leveransdatum. De släpper PPO:er till leverantörer efter behov för att uppfylla kraven.

Planerade inköpsorder innehåller mer omfattande information än standardorder, vilket leder till effektivare upphandling för förväntade behov. Företag kan optimera lagerhanteringen och upprätthålla en konsekvent leverans av viktiga varor genom att erbjuda en detaljerad översikt över förväntade inköp.

En planerad inköpsorder måste innehålla följande;

• Tydlig och specifik information om varorna eller tjänsterna
• Uppgifter om frakt och skatt
• Leveransinstruktioner och prisvillkor
• Priset för varje artikel.

3. Blankettinköpsorder

En BPO (Blanket Purchase Order) innebär att köparen gör flera beställningar samtidigt för att förhandla fram rabatterade priser med leverantören. Den intressanta aspekten är att leverantörerna är mer öppna för att erbjuda rabatter vid större beställningar. Företag kan köpa produkter mer effektivt genom BPO, vilket minimerar redundans och effektiviserar upphandlingen.

Exempel på inköpsorder 3:

Källa

Ett företag behöver t.ex. köpa skrivarpatroner och papper regelbundet. Istället för att göra enskilda beställningar ingår de ett avtal med en enda leverantör om storinköp under en viss period. I BPO:n specificeras kvantitet, kostnader och överenskomna rabatter för varje artikel, vilket säkerställer att upphandlingen blir prisvärd.

När det gäller inköpsorder för företag (BPO) är de som ett superklart fönster till hur produkter och tjänster rör sig. De hjälper organisationer att göra inköpen effektiva och plånboksvänliga.

Med BPO kan inköpare se till att de har tillräckligt med varor och undvika de besvärliga situationerna när lagren tar slut. Allt de behöver göra är att nämna hur mycket de vill ha och dra nytta av rabatter.

Blanket Purchase Order måste innehålla följande:

• Specificera mängden produkter som ska levereras över tid
• Beskriv förhandlade enhetspriser, eventuella ytterligare rabatter eller justeringar
• Inkludera betalningsvillkor, kvalitetsstandarder, returpolicyer eller straffavgifter
• Bekräftad prisinformation för varje artikel

4. Beställning av kontrakt

En Contract Purchase Order (CPO) är den mest officiella och juridiskt bindande inköpsordern. Det innebär att köparen och säljaren ingår ett avtal som beskriver inköpsvillkoren innan en inköpsorder utfärdas. Detta avtal skyddar båda parter juridiskt.

Exempel på inköpsorder 4:

Källa

En Contract Purchase Order (CPO) erbjuder större flexibilitet och mer detaljerade specifikationer än en Standard Purchase Order (SPO). Den innehåller riktlinjer för att utfärda inköpsorder till leverantörer, hantera extrakostnader, åtgärda fel och andra viktiga aspekter av affärspartnerskapet.

Kontraktsbeställningar ger ett säkert och effektivt ramverk för affärstransaktioner, särskilt när man arbetar med återförsäljare eller i komplicerade upphandlingssituationer.

Kontraktsorder ska innehålla följande:

• Det överenskomna avtalets referens
• Avtalets tillämpningsområde och ändringar
• Uppsägnings- och utträdesklausuler

5. Digital inköpsorder

En digital inköpsorder är en modern och strömlinjeformad teknik för elektronisk hantering av inköpsorder som förbättrar produktiviteten och teamarbetet i upphandlingsprocessen. Genom att digitalisera inköpsorderförfarandet kan företag spara tid, minimera pappersarbetet och säkerställa korrekt bokföring.

Exempel på inköpsorder 5:

Källa

Ett enkelt sätt att skapa och dela en digital inköpsorder är att använda Microsoft Excel eller Open Office. Dessa system innehåller redan existerande mallar som enkelt kan modifieras för att innehålla specifika element som behövs för varje inköpsorder.

Ett_ företag som köper kontorsmaterial kan tillexempel använda en digital Excel-mall för inköpsorder för att förmedla kvantitet, artikelbeskrivning och överenskommen prissättning_.

Genom att utbyta den digitala inköpsordern med säljaren kan båda parter få en tydlig bild av inköpsinformationen, vilket leder till bättre kommunikation och snabbare leverans.

Digitala inköpsorder ger också bättre möjligheter till spårning och rapportering, så att företagen bättre kan hantera sina budgetar och utvärdera inköpsmönster. Transparens gynnar både köpare och leverantörer och möjliggör en ömsesidigt fördelaktig och effektiv upphandlingsprocess.

Hur fungerar en inköpsorder?

Att förstå komplexiteten i hur en inköpsorder fungerar är avgörande för organisationer som vill optimera sina processer.

Förståelse för behovet av produkter

Processen börjar när köparen inser att det finns ett behov av en viss produkt eller tjänst som säljaren kan tillhandahålla. Köparen specificerar artikeln, den kvantitet som behövs och önskat leveransdatum.

Till exempel kan ett tillverkningsföretag behöva en enorm mängd råvaror under semestern för att möta den ökade efterfrågan på sina produkter. Köparen måste definiera exakt vilka typer och mängder av material som krävs samt tidsramen för leverans för att säkerställa att de har tillräckligt med råmaterial för att uppnå sina produktionsmål.

Köparen skapar en inköpsorder

Baserat på de definierade behoven skapar köparen en inköpsorder som innehåller alla relevanta fakta, till exempel produktbeskrivning, kvantitet, pris, leveransdatum och ytterligare villkor. Inköpsordern skickas som en formell förfrågan till leverantören om de specificerade produkterna eller tjänsterna.

För att undvika oegentligheter eller förseningar i upphandlingsprocessen måste köparen se till att uppgifterna i inköpsordern är exakta och heltäckande för säljaren.

Köparen kan till exempel ange vilka specifika typer och kvantiteter av råmaterial som behövs, de överenskomna enhetskostnaderna och leveransdatumet.

En inköpsorder granskas av säljaren

När inköpsordern har skickats till leverantören granskar denne den noggrant för att säkerställa att den överensstämmer med dennes lager och förmåga att uppfylla köparens önskemål.

Till exempel måste säljaren se till att de har de önskade artiklarna i lager och kan leverera dem till det överenskomna datumet. Att förbise inventeringskontroller kommer att leda till problem med produktleveransen; som köpare måste du verifiera produktens tillgänglighet i förväg.

Säljaren analyserar inköpsordern och godkänner den

Efter granskningen godkänner säljaren inköpsordern om den uppfyller köparens specifikationer. Godkännandet av inköpsordern visar att säljaren lovar att tillhandahålla den specifika produkt som nämns i ordern utan förseningar.

Uppfyllande av inköpsorder

Med den godkända inköpsordern slutför säljaren ordern genom att förse kunden med de specificerade produkterna eller tjänsterna. Detta steg innebär att leverera produkterna eller tillhandahålla de överenskomna tjänsterna.

Fakturan är betald

I detta sista skede är köparen skyldig att betala fakturan enligt säljarens betalningsvillkor. Betalningen godkänns för de mottagna produkterna eller tjänsterna, enligt vad som anges i fakturan.

Köparen betalar t.ex. fakturan för de råvaror som levererats inom de överenskomna betalningsvillkoren.

Så här fungerar en typisk process för inköpsorder. Den börjar med att ordern skapas och slutar med att fakturan godkänns av köparen och leverantören.

Varje organisation har sin egen inställning för inköpsorder; vissa inkluderar kvalitetskontroller före faktureringsprocessen, men den övergripande aspekten förblir densamma.

Hur kan SaaS-plattformen effektivisera hanteringen av inköpsorder?

Arbetsflöde för upphandling

Du kan förenkla skapandet av en inköpsorder med hjälp av arbetsflöden för upphandling från SaaS-hanteringsplattformar som CloudEagle. Arbetsflödet aktiveras när användaren skapar inköpsförfrågan, och relevanta intressenter meddelas via e-post och Slack för att påskynda godkännandeprocessen.

När inköpsförfrågan har godkänts kan du skapa inköpsordern och inkludera prisvillkoren.

Stödda köp

Att förhandla fram rätt prisvillkor med leverantörerna kan vara överväldigande om man gör det på egen hand. I så fall kan du överlåta det tunga arbetet till SaaS inköpsexperter. De hanterar skickligt förhandlingar om prisvillkor, SLA:er och andra viktiga klausuler för din räkning och ser till att du får rätt produkter till rätt pris.

Kontraktsförvaltning

När produkten har levererats slutför du faktureringsprocessen och använder SaaS-hanteringsplattformens modul för avtalshantering för att lagra alla viktiga dokument på ett och samma ställe. Så nästa gång du vill granska köpet eller avtalet kan du enkelt komma åt de relevanta dokumenten med några få klick.

Slutsats

Det här är de vanligaste typerna av inköpsorder som används mellan köpare och säljare för att köpa alla typer av produkter eller tjänster.

Varje inköpsorder tjänar ett specifikt syfte och har sina för- och nackdelar. I slutändan är det SaaS-köparens ansvar att bestämma vilken typ av inköpsorder de vill skicka.

Låt intressenter från ekonomi- och upphandlingsteamen granska inköpsorderna innan de skickas ut för att säkerställa att alla är överens och att du fattar ett välgrundat beslut.

Inspireras av de exempel vi lagt till, använd SaaS upphandlingsprogramvara och börja skapa dina inköpsorder för sömlös inköpsverksamhet.

Lycka till.

Vanliga frågor

1. Vad är skillnaden mellan en inköpsorder och en faktura?

Inköpsorder utfärdas av köpare till leverantörer för att övervaka och spåra inköpsprocessen, medan fakturor utfärdas av leverantörer till kunder när ordern har fullgjorts.

2. Behandlas en inköpsorder som ett avtal?

I en inköpsorder specificeras leverans, fakturering, de specifika produkter eller tjänster som köps, juridiska villkor och betalning. När en inköpsorder accepteras av säljaren blir den ett juridiskt bindande avtal mellan kunden och leverantören.

3. Vilka är fördelarna med inköpsorder?

Fördelar med att använda inköpsorder

• Håll koll på inkommande order.
• Undvik dubblering
• Minimera antalet felbeställningar.
• Juridiskt pappersarbete
• Öka effektiviteten
• Stöd till uppskalning