5 tips för att bygga upp ett robust team på distans

Intro

Antalet globala medarbetare som arbetar på distans har ökat markant under de senaste åren och kommer att uppgå till 28% år 2023. Ökningen beror på flera faktorer, t.ex. covid-19-pandemin och millenniegenerationens önskan om bättre balans mellan arbete och privatliv.

Oavsett anledning visar det ökande antalet distansarbetare hur viktigt det är att bygga upp ett robust team för distansarbete. Faktum är att 3M, Twitter och HubSpot är några av de stora företag som redan har gått över till distansarbete.

En modell för distansarbete har visat sig vara mycket framgångsrik när det gäller att öka produktiviteten. Men för att få till ett välstrukturerat distansteam krävs tid och noggrann implementering. I den här artikeln får du fem tips för att bygga upp ett robust distansteam.

Rekrytera försiktigt

För att bygga ett robust distansteam måste du erkänna de medarbetare som har disciplinen, drivkraften och förmågan att arbeta hemifrån, eftersom du inte kommer att vara där för att övervaka dem.

Ge dig själv mer tid med rekryteringsprocessen och favorisera kandidater med utmärkt kommunikationsförmåga, snabba svarstider och kompetens inom sitt område. Se också till att dina rekryter stämmer väl överens med ditt företags kultur och mål.

(Bildkälla: Statista)

Lyckligtvis, med det växande antalet anställda som nu kräver flexibiliteten i distansarbete, blir rekryteringsprocessen lite enklare för företag som vill anställa topptalanger.

Var tydlig med förväntningarna på arbetet

Team som arbetar på distans måste förstå förväntningarna från dag ett. Börja med att fastställa tydliga förväntningar på distansarbete, till exempel kommunikation, deadlines för uppgifter och arbetstider. Här är några tips för att se till att ditt distansteam är på samma sida:

• Använd ramverk för målsättning för att säkerställa att distansmedarbetarnas mål överensstämmer med företagets mål.
• Etablera tydliga kommunikationsmetoder, t.ex. e-post eller programvara för snabbmeddelanden.
• Ge regelbunden feedback på prestationer och ta itu med förbättringsområden.
• Fastställ arbetsåtaganden som förväntade arbetsdagar, tillåtna raster och årlig ledighet.

När du har fastställt dessa tydliga riktlinjer och förväntningar vet ditt team vad du förväntar dig av dem, och de har inga ursäkter för att inte uppfylla dina förväntningar.

Engagera dig med distansmedarbetare

Kom ihåg att det finns många viktiga skillnader mellan att hantera distansarbetare och personliga medarbetare, varav den viktigaste är kommunikation.

Använd tillförlitliga kommunikationsverktyg för att hålla regelbunden kontakt med ditt fjärrteam. Anställda som inte är uppkopplade och engagerade kommer inte att vara lika glada eller produktiva.

Använd kommunikationsverktyg som Microsoft Teams, Slack eller Zoom för att regelbundet checka in med distansmedarbetare, hålla teammöten och anordna virtuella teambuilding-aktiviteter. Videokonferenser har blivit avgörande, och 90 % av distansarbetarna förlitar sig på det.

Förutom kommunikation är teamsamarbete särskilt viktigt när man försöker engagera distansarbetare. Projekthanteringsverktyg som Zoho, Monday och Trello kan hjälpa dig att samarbeta effektivt i projekt.

Använd tidsuppföljning

Du kanske inte kan övervaka dina anställda på distans personligen, men du måste ändå se till att deras produktivitet under arbetstid uppfyller förväntningarna.

Använd programvara för tidrapportering för att säkerställa att de arbetar när de ska. Dessutom kan tidsregistreringsprogram hjälpa dig att identifiera var arbetsflödena kan bli effektivare och vilka teammedlemmar som behöver mer utbildning eller struktur.

Det finns många gratis och betalda appar och program för tidsregistrering online, inklusive TSheets, Zoho Projects, Hubstaff, VeriClock och Clockify. Dessa verktyg kan skicka tidsbaserade påminnelser via dina valda kommunikationsplattformar eller tillhandahålla automatisk klockslag.

Tillgång till rätt utrustning och programvara

Beroende på arbetsuppgifterna kan ditt team behöva tillgång till en dator eller laptop, mus och tangentbord, skrivare, smartphone eller annat.

Vissa företag ber sina anställda att använda sina egna datorer och andra enheter. Det är dock inte alla som har råd med teknik av god kvalitet, så det är bättre att förse ditt fjärrteam med den utrustning de behöver för att öka fjärrteamets chanser att lyckas.

Dessutom måste du ge dina distansmedarbetare tillgång till den programvara de behöver för att kunna utföra sina jobb på ett effektivt sätt. Det kan handla om kommunikationsprogram som Slack, redigeringsprogram som Adobe, ett innehållshanteringssystem, ett konto för stockbilder och en företagsmail.

Är du redo att bygga ett robust team på distans?

Forskning visar att distansarbetare är mellan 35 och 40 procent mer produktiva än kontorsanställda.

Vi förstår dock att det inte är lätt att lyckas bygga upp ett team av engagerade och samverkande medarbetare som är utspridda över hela landet eller till och med världen. Genom att följa de fem tipsen i den här artikeln kan du dra nytta av fördelarna med att bygga upp ett team på distans.