Uvod
Kot vemo, se je vloga javnih naročil v zadnjih letih močno povečala. Tradicionalno osredotočene na usklajevanje stroškov s kakovostjo in dobavo, so zdaj organizacije za nabavo odgovorne za veliko širše cilje, kot so zmanjševanje tveganja, inovacije, trajnost ter raznolikost, pravičnost in vključenost (DEI).
Ta razvoj poudarja potrebo po strateškem pristopu k organizacijski zasnovi in strukturiranju ekipe na način, ki omogoča učinkovito izpolnjevanje teh novih prednostnih nalog.
Kakšni so izzivi pri preoblikovanju javnih naročil?
Ker se področje javnega naročanja povečuje, se vodje soočajo s številnimi izzivi, med drugim s pomanjkanjem talentov in potrebo po dajanju prednosti dolgoročnemu razvoju. Glede na Gartnerjevo raziskavo o kompetencah na področju nabave več kot 75 % vodij na področju nabave in nabave izvaja dostop do zunanjih tečajev in interaktivnega notranjega usposabljanja za krepitev kompetenc osebja. Ta osredotočenost na razvoj talentov je ključna za premagovanje pomanjkanja znanja in spretnosti ter usklajevanje ekip z organizacijskimi cilji.
3 Ključne dejavnosti za optimizacijo organizacijske zasnove
Gartner priporoča, da se pri oblikovanju organizacije za nabavo, ki je usklajena s prednostnimi nalogami podjetja, osredotočite na tri ključna področja:
1. Primerjalno merilo za linije poročanja in obseg nadzora
Učinkovita organizacijska zasnova se začne z razumevanjem struktur poročanja. Gartnerjeva primerjalna analiza proračuna razkriva, da vodje nabavne službe (CPO) najpogosteje poročajo:
- Glavni finančni direktorji (38 %)
- vodje oskrbovalne verige (20 %)
- vodje operacij (19 %)
Obseg nadzora se spreminja tudi glede na uspešnost organizacije. Visoko uspešni CPO v povprečju vodijo osem zaposlenih, njihovi kolegi v povprečno uspešnih podjetjih nadzorujejo šest, v slabo uspešnih organizacijah pa v povprečju štiri. Ta merila zagotavljajo okvir za optimizacijo linij poročanja in velikosti skupin za povečanje učinkovitosti in odgovornosti.
2. Določite idealno raven centralizacije
Stopnja centralizacije pomembno vpliva na učinkovitost javnih naročil. Raziskava o organizacijski strukturi nabave je pokazala tri osnovne modele:
- **Centralizirane strukture: **izkoriščajo ekonomije obsega in standardizirajo procese, vendar lahko ovirajo odzivni čas in upravljanje odnosov z dobavitelji.
- **Decentralizirane strukture: ** Omogočajo večjo prožnost in odzivnost, vendar niso standardizirane.
- strukture, ki jih vodi center: Združujejo centraliziran nadzor z lokalnim izvajanjem in ponujajo uravnotežen pristop.
Nedavni trendi kažejo, da se ponovno uveljavljajo strukture, ki jih vodijo centri, saj je 51 % organizacij sprejelo ta model v primerjavi z 39 % organizacij, ki dajejo prednost centraliziranim strukturam. Ta premik gre pripisati vse pogostejšim motnjam v dobavni verigi, ki zahtevajo večjo prilagodljivost in strateško usklajenost. Vodje morajo oceniti potrebe svoje organizacije, da določijo najprimernejšo strukturo.
3. Uskladitev gonil vrednosti z odločitvami o zasnovi organov
Zasnova organizacij za javna naročila mora odražati njihove strateške prednostne naloge. Na primer:
- Strukture, ki temeljijo na dejavnostih: Osredotočajo se na učinkovitost in hitrost.
- Strukture, ki temeljijo na kategorijah: Prednostno razvrstite skupno vrednost in prihranke pri stroških.
Vodje morajo odpraviti strukturne pomanjkljivosti, tako da izboljšajo modele delovanja in okvire upravljanja. To zagotavlja, da bo organizacija ostala prožna in se odzivala na spreminjajoče se prednostne naloge.
Kakšen je pomen načrtovanja kompetenc?
Krepitev sposobnosti ekipe je bistven vidik preoblikovanja javnega naročanja. Več kot 75 % vodij nabave in nabave vlaga v zunanje tečaje in notranje usposabljanje za izboljšanje sposobnosti ekipe ter v učinkovito uporabo programske opreme za nabavo. Načrtovanje kompetenc pomaga organizacijam odpraviti vrzeli v znanju in spretnostih, kar omogoča nabavnim ekipam, da se učinkovito spopadajo z različnimi izzivi.
Organizacije tudi pomembno spreminjajo svoje strukture, saj jih 82 % v naslednjem letu načrtuje zmerne do velike organizacijske prilagoditve. Ta proaktivni pristop zagotavlja, da so ekipe za nabavo opremljene za obvladovanje konkurenčnih prednostnih nalog in nenehnih sprememb.
4 Strategije za učinkovito organizacijsko oblikovanje
Ključna področja, ki jih morajo vodje optimizirati v organizacijah za javna naročila, so:
- *Primerjavaz industrijskimi standardi: *Za oceno linij poročanja, obsega nadzora in organizacijskih struktur uporabite vpogled, ki temelji na podatkih.
- Ocenite centralizacijo in decentralizacijo: Upoštevajte kompromise med učinkovitostjo in odzivnostjo ter določite idealno ravnovesje.
- Prednostno obravnavajte razvoj kompetenc: Vlagajte v programe usposabljanja in razvoja, da bi ustvarili usposobljeno in agilno delovno silo.
- ** Odpravite strukturne pomanjkljivosti: **Popravite modele upravljanja in delovanja, da se uskladijo z organizacijskimi cilji.
Zaključek
Oblikovanje organizacij za javna naročila, ki so usklajene s poslovnimi prednostnimi nalogami, je dinamičen proces, ki zahteva nenehno ocenjevanje in prilagajanje.
Priporočilo za vodje javnih naročil je, naj se osredotočijo na linije poročanja, centralizacijo in oblikovanje na podlagi vrednosti, da bodo lahko ustvarili strukture, ki bodo podpirale njihove razširjene odgovornosti. Skupaj z natančnim načrtovanjem kompetenc in strukturnimi izboljšavami bodo te strategije omogočile, da bodo nabavne skupine zagotavljale izjemno vrednost v zapletenem in hitro razvijajočem se poslovnem okolju.
