Uvod

V zadnjih petih letih je vse več delodajalcev začelo svojim zaposlenim ponujati delo od doma, te možnosti pa so v zadnjem času vse bolj priljubljene. Delo od doma prinaša številne prednosti, med drugim prilagodljiv urnik in svobodno upravljanje časa.

Seveda pa je treba pri delu od doma upoštevati tudi nekatere negativne vidike.

Pri delu od doma se je težko osredotočiti na delovne naloge, kar vpliva na vsakodnevna opravila.

Katere pripomočke za povečanje produktivnosti lahko uporabite, da spremenite svojo izkušnjo dela na domu in postanete boljši zaposleni?

Ta vodnik vam bo dobro služil, saj vas bo naučil, kako:

• Ustvarite učinkovito domačo pisarno
• Razvijte produktivno dnevno rutino
• Uporabite pripomočke za izboljšanje produktivnosti, s katerimi boste ostali na pravi poti

Delo od doma prinaša številne prednosti, ki pa jih je težko izkusiti, če ste nenehno pod stresom zaradi izpolnjevanja ciljev in pravočasnega opravljanja nalog. Zato upoštevajte naslednje nasvete in si zagotovite, da bo vaše delo na domu popolnoma spremenilo vašo izkušnjo:

Ureditev pisarniškega prostora, ki je prilagojen in ustvarjalen

Prva faza pri ustvarjanju delovnega okolja, ki je pozitivno za vaše delo na daljavo, je vzpostavitev edinstvenega pisarniškega prostora.

Delo v kuhinjskem zajtrkovalniku ali za mizo vas ne navdihuje za motivacijo.

Če tega še niste storili, razmislite o nakupu pisalne mize. Z delovnim prostorom boste dosegli ločitev prostorov, kar je zelo pomemben koncept za tiste, ki se odločijo za delo od doma.

Ločevanje prostorov ni zapleteno, ampak je točno to, kar se sliši; prostore v vašem domu in okoli njega morate nameniti določenim dejavnostim in samo tem dejavnostim. Čeprav res ni tako pomembno, ali kosilo pojeste na kavču namesto za mizo, je izjemno pomembno, da lahko v svojem domu ustvarite delovni prostor, ki je ločen od preostalega dela hiše.

Psihologija, ki pojasnjuje, zakaj je to tako pomembno in kako se lahko bolje osredotočite na delo, se imenuje kontekstno odvisen spomin.

Ta izraz je nastal že v 40. letih prejšnjega stoletja; koncept je nastal na podlagi študije, ki je pokazala, da je priklic delno odvisen od konteksta. Zapomnitev ne temelji toliko na notranji sposobnosti posameznika, temveč bolj na zunanjem okolju.

Vse, kar se dogaja okoli osebe, ko se ta na vso moč poskuša osredotočiti na delovno nalogo, ji v mislih služi kot opomnik. Ko govorimo o pomnjenju, lahko takšni predmeti služijo kot katalizator za pomnjenje, v zvezi s sposobnostjo osredotočanja na splošno pa lahko ti predmeti pomagajo opomniti možgane, da ostanejo na pravi poti.

1. Izbira lokacije

Izberite mesto v hiši, ki zagotavlja mir in zasebnost ter dobro osvetlitev. Pri dobri razsvetljavi lahko za svoj novi prostor za delo od doma upoštevate dve glavni vrsti:

• Topla osvetlitev: Za toplo osvetlitev so značilni rdeči in oranžni toni, ki spodbujajo sproščanje telesa.
• Hladna razsvetljava. Če za svojo domačo pisarno izberete hladno osvetlitev, boste ostali budni in zelo produktivni.

Primer tople razsvetljave je odprt ogenj ali umetni kamin.

Hladna osvetlitev pa je naravna dnevna svetloba, ki sije skozi okna in sonce.

Če želite povečati svojo produktivnost, se odločite za hladno osvetlitev. Pri topli razsvetljavi obstaja nevarnost, da boste za pisalno mizo v domači pisarni zaspani. Zato je najboljša lokacija za vaš novi prostor za domačo pisarno nekje v hiši, kjer je veliko naravne dnevne svetlobe in veliko oken.

Če je le mogoče, poskusite izbrati prostor z vrati, na primer spalnico, ki je trenutno nimate. Ko imate na voljo takšen namenski delovni prostor, se lažje ločite od vseh v hiši tako, da preprosto zaprete vrata.

Poiščite najboljše priložnosti za ključne besede SEO z našim iskalnikom ključnih besed!

2. Nastavitev delovnega prostora

Ko se odločite za lokacijo novega delovnega prostora, je treba v naslednji fazi postaviti delovno mesto. Kot smo že omenili, je nakup mize najboljše izhodišče, vendar je to le del naloge.

Oblikovanje domače pisarne mora vključevati tudi oblikovanje prostora za pisalno mizo. Prizadevati si morate za minimalističen način življenja in počutje ter odstraniti vse morebitne moteče dejavnike. Prizadevati si morate za repliciranje profesionalnega pisarniškega prostora, vendar s svojimi osebnimi potezami in pridihom.

Če je le mogoče, je dobro imeti mobilni telefon v drugi sobi; tako se vam ne bo zgodilo, da bi čez dan prekinili delo in ga pogledali.

Eden od vidikov ustvarjanja domače pisarne, ki je pogosto spregledan, je pomen zelenja. Ali ste vedeli, da smo ljudje prirojeno povezani z naravo?

Študija Nove tehnološke univerze v Sydneyju iz leta 2010 je pokazala nekaj zelo zanimivih podatkov. Glavni cilj študije, ki so jo izvedli, je bil ugotoviti, ali zelenje v pisarniških prostorih pomaga zaposlenim, da so bolj osredotočeni in ohranjajo bolj pozitivna čustva. Ugotovili so naslednje rezultate:

• 44-odstotno zmanjšanje sovražnosti in jeze
• 58-odstotno zmanjšanje obupanosti in depresije
• 64-odstotno zmanjšanje skupne spremembe negativnosti

Kaj se lahko naučimo iz teh številk? Ugotovimo lahko, da rastline pozitivno vplivajo na raven energije in duševno zdravje.

Čeprav so žive rastline najbolj primerne zaradi kisika in drugih koristi, ki jih zagotavljajo, lahko tudi plastične ali gumijaste rastline poživijo vaš domači delovni prostor, kar pozitivno vpliva na vašo produktivnost.

Ustvarite rutino tako, da se borite proti ognju z ognjem

Edini in najpomembnejši del uspešnega dela na daljavo je učinkovit urnik.

Glede na vaš slog in okus se boste morda dobro počutili pri delu v kuhinji, medtem ko drugi ne morejo učinkovito delati, če nimajo posebnega delovnega prostora. Ni pomembno, kakšne so vaše preference, če želite spremeniti svojo izkušnjo dela od doma, morate vzpostaviti učinkovito rutino.

Razmislite o tem, kaj vas vsakodnevno moti v vašem življenju. Katere so največje motnje in katera vam trenutno preprečuje, da bi nadaljevali z delom? Če ste kot večina ljudi, ki delajo na daljavo, je odgovor na to vprašanje tehnologija.

Poročilo, ki ga je leta 2012 objavil inštitut MIT Sloan, je pokazalo, da podjetja vsako leto izgubijo kar 10 tisoč dolarjev na delavca, vse zaradi digitalnih motenj. Študija je tudi poročala, da več kot 60 % delavcev vsaj eno uro svojega delovnega dneva preživi s telefoni.

Človeški možgani niso bili zasnovani tako, da bi bili sposobni obdelati toliko vnosov, kot jih prejemamo vsak dan, zato je prebijanje med hrupom in motečimi dejavniki ter ohranjanje osredotočenosti lahko zelo težavno. Kar zadeva produktivnost zaposlenih, lahko z gotovostjo trdimo, da je tehnologija tu, da ostane.

Če to upoštevate, uporabite to tehnologijo v svojo korist.

Kot smo že povedali, telefon po možnosti hranite v drugem prostoru. Če to ni mogoče, izklopite čim več obvestil in imejte telefon pri sebi le za sprejemanje nujnih sporočil ali klicev.

Z izklopom obvestil na zaklenjenem zaslonu boste morali dejansko vstopiti v telefon in preveriti sporočila. Ko bo telefon svetil vsako drugo minuto, ne boste imeli enake skušnjave, da bi preverjali sporočila.

Če želite, lahko naredite še korak naprej. Veliko podjetij, ki zaposlujejo delavce na daljavo, za komunikacijo uporablja Zoom ali Slack, vendar bi spremljanje vaše delovne obremenitve padlo na vaša ramena. Če ugotovite, da je to vaš primer, uporabite brezplačna orodja za vodenje projektov ali namizne aplikacije za sledenje delovnemu času, da zagotovite učinkovito organizacijo svojega delovnega dne.

Razmislite o naslednjih dveh možnostih:

Googlov koledar

Prvi korak, ki ga morate narediti za vzpostavitev učinkovite rutine dela na domu, je načrtovanje koledarja. Ko boste na prvi pogled videli celoten teden ali tedne, se boste počutili veliko manj pod pritiskom in bolj organizirano.

Z Googlovim koledarjem lahko ustvarite preproste in učinkovite koledarje. Dodatna prednost uporabe Googlovega koledarja je, da lahko urejate dovoljenja in vsakomur omogočite dostop do koledarja. To pa poenostavi tedensko načrtovanje in sodelovanje zaposlenih.

Trello

Da bi postal učinkovit delavec na daljavo, je drugi del vzpostavitve učinkovite rutine organiziranje seznama opravil za vsak dan. Prostori na koledarju morajo biti rezervirani za blokiranje delov časa, ko niste na voljo, in za rezervacijo sestankov. Seznam opravil pa je odlično odlagališče, kamor lahko zapišete vse, kar morate storiti.

Program Trello vključuje table Kanban in je popolnoma brezplačen za uporabo. Kanban so vizualni signali, ki navajajo naloge, ki jih zapišete v slogu table. Ko uporabljate Trello, lahko te table uporabljate za proste dneve za cele tedne, kar vam omogoča, da na prvi pogled vidite svoj seznam opravil za ves teden.

Najboljši del storitve Trello je, da jo lahko integrirate z Googlovim koledarjem, tako da lahko z enim pogledom vidite vse svoje sestanke in seznam opravil.

Bonus: Pojem

Če iščete programsko opremo, ki združuje Googlov koledar, Trello in beležke, je Notion nujen pripomoček za vas. Če je vaše delo tehnično, lahko s to programsko opremo ustvarjate tudi zbirke podatkov za naloge in shranjujete koščke kode. Čeprav sta tako Googlov koledar kot Trello odlična, za naprednejše upravljanje projektov in učinkovitejšo organizacijo preizkusite program Notion.

Nazadnje, med delovnim časom izklopite obvestila vseh aplikacij, ki niso povezane z vašim delom, in s tem zagotovite, da vas bodo motilci čim manj motili.

S programom za preverjanje povratnih povezav preverite, kakšne povratne povezave imajo vaši konkurenti, nato pa prilagodite njihove strategije vsebine in izboljšajte svojo.

Znane tehnike produktivnosti, ki vam bodo zagotovile, da ostanete osredotočeni

Lahko imate čudovito pisalno mizo z več monitorji in vse svoje življenje načrtovano do zadnje podrobnosti, vendar če se ne osredotočite, zapravljate ves čas, ki ga porabite za organiziranje. Pri mnogih ljudeh je poleg urejanja nalog in pisalnih prostorov potrebnih še več korakov.

Če menite, da spadate v to kategorijo, vam ponujamo nekaj strategij, ki jih lahko preizkusite.

Tehnika Pomodoro

Tehniko Pomodoro je ustvaril Francesco Cirillo z namenom izboljšati učinkovitost in oceniti, koliko časa je potrebno za dokončanje posamezne naloge.

Tehnika je pravzaprav zelo preprosta:

• Izklopite moteče dejavnike in vsa obvestila
• Nastavite si časovnik za petindvajset minut.
• Dosledno delajte, dokler časovnik ne zazvoni ali pozvoni.
• Vzemite si petminutni odmor
• Postopke ponovite še za 3 seanse

Ko opravite 4 seje tehnike Pomodoro, je čas za nekoliko daljši odmor.

Ta tehnika je odlična zato, ker zagotavlja, da ostanete intenzivno osredotočeni krajši čas. V petindvajsetih minutah je mogoče opraviti precej dela, petminutni odmor pa poskrbi, da se možgani uprejo utrujenosti.

Na splošno lahko določite dolžino odmorov in čas dela. Če menite, da je 25 minut predolgo, lahko začnete z 20 ali celo 15 minutami. Ko se navadite, lahko čas posamezne delovne seje podaljšate in si zagotovite še večjo osredotočenost in motivacijo, ko boste videli, koliko dela ste uspeli opraviti v 4 sejah.

Če želite, da ta tehnika deluje še bolje, se izogibajte uporabi pametnega telefona kot časovnika in namesto tega uporabite Pomodoro Timer. Če pametnega telefona ne boste uporabljali, se boste uprli skušnjavi, da bi vedno znova odklenili telefon in preverili, koliko časa vam je še ostalo.

Od zena do opravljenega

Leo Babauta je v želji, da bi poenostavil postopek načrtovanja, ki ga ljudje uporabljajo vsak teden, predstavil svojo idejo Zen to Done. Ta strategija temelji na desetih preprostih načelih:

• Zabeležite zamisli v dokument ali beležko.
• V zvezi s prejeto pošto sprejemajte hitre odločitve.
• Vsak dan določite najpomembnejše naloge
• Brez motečih dejavnikov opravljajte naloge eno za drugo, to tehniko lahko kombinirate s tehniko Pomodoro.
• Vsakodnevno pripravite sezname opravil
• Poskrbite, da bo vse urejeno
• Zagotovite, da vsak teden pregledate svoje naloge in cilje
• shranite le najpomembnejše naloge in cilje.
• Ustvarjanje učinkovitih rutin
• Prepričajte se, da vas delo, ki ga iščete, navdušuje.

Zen to Done se osredotoča na prepoznavanje nalog, ki so za vas vsak dan najpomembnejše, in njihovo poenostavitev, kar zagotavlja, da vaš um ostane osredotočen in ne postane preobremenjen.

Delo od doma kot izbira življenjskega sloga

Težave, na katere boste naleteli pri delu od doma, izhajajo iz koristi. Nadrejeni vam ne bo gledal čez ramo, kar pomeni, da si boste lahko privoščili daljši odmor za kosilo ali prekinili delo in nakupovali prek spleta.

Kljub temu možnost opravljanja dela od doma ne pomeni, da vaše delo ni pomembno. Če želite pridobiti svoje edinstvene izkušnje, uporabite zgornje strategije, da ostanete osredotočeni. Ustvarite energijsko pisarniško spajko, v kateri boste lahko ostali osredotočeni, ustvarili učinkovito rutino in ostali na pravi poti z uporabo naših napak in tehnik za produktivnost.

Pri delu od doma morate biti odgovorni sami sebi, vendar boste tako lahko izkusili prednosti in svobodo, ki jih prinaša delo na daljavo.

O avtorju

Georgi Todorov je ustanovitelj podjetja ThriveMyWay, kjer lahko spletni podjetniki, blogerji, strokovnjaki SEO in samostojni podjetniki poiščejo uspeh na svoj način. Oglejte si njegov LinkedIn: Todorov in Twitter: Georgi Todorov: Todorov: @GeorgiTodorovBG profil.