Kako zasnovati vključujoče okolje za sestanke, ki pritegne vsakogar

Uvod

Izkoriščanje vseh talentov vaše ekipe ima veliko vrednost. Vendar pa morate za to ustvariti okolje za sestanke, ki bo vsakega člana ekipe spodbujalo k sodelovanju. To lahko storite tako, da na svojih sestankih spodbujate vključevanje.

V tem članku bomo razpravljali o tem, kako oblikovati vključujoče okolje za sestanke, ki spodbuja sodelovanje celotne ekipe. Obravnavali bomo osnove vključujočih sestankov in razloge, zakaj bi želeli ustvariti vključujoč prostor. Nato se bomo poglobili v nekaj izvedljivih nasvetov za spodbujanje vključujočega okolja na vašem delovnem mestu.

Vključujoča okolja za sestanke: Osnove

Vključujoča okolja za sestanke so ključnega pomena za vključevanje vsakega člana ekipe in spodbujanje praktičnega sodelovanja vseh.

Celotna ekipa se mora počutiti udobno in spodbujena k sodelovanju v vključujočem okolju sestanka. Upoštevati je treba nove zamisli, ljudem pa je treba omogočiti, da razmišljajo izven okvirjev. Zamisli ne bi smeli zavrniti, tudi če so nekonvencionalne.

Poleg tega morajo biti vključujoča okolja za sestanke varna za vse udeležence. Spoštovani so vsaj zaimki, ki jih imajo ljudje raje, in diskriminatorno vedenje ni dovoljeno. Vsi člani vaše ekipe se morajo počutiti udobno, ne glede na to, kako se identificirajo.

Vključevanje na sestankih je videti tudi tako, da ponudite prilagoditve, da bo okolje primerno za invalide ali osebe z okvarami.

Zakaj uporabljati vključujoče okolje za sestanke

Z vključujočim okoljem za sestanke lahko izboljšate rezultate in produktivnost svoje organizacije, tako da omogočite celotni ekipi, da se izkaže. Če boste izkoristili prednosti vseh, boste bolje delali kot ekipa.

Poleg tega ustvarjanje vključujočega okolja za sestanke pomaga ustvariti kulturo na delovnem mestu, ki je na splošno bolj vključujoča in pozitivna. To je odlično za ohranjanje visoke morale in motivacije vaše ekipe.

Kako poskrbeti za vključujoče okolje za sestanke

Zdaj, ko razumete vrednost oblikovanja vključujočega sestanka, si oglejmo nekaj načinov, kako to uresničiti v praksi.

1. Določite temeljna pravila

Pomembno je, da sestanke oblikujete tako, da lahko ljudje prispevajo. Za to morate določiti nekaj osnovnih pravil, ki zagotavljajo psihološko varnost.

Ključno osnovno pravilo za ustvarjanje pozitivne kulture sestankov je zahteva po spoštovanju vsakega člana ekipe. Razvijte politiko ničelne tolerance do diskriminacije ali nadlegovanja. Ustvarite sistem nadzora in ravnovesja, ki bo vodje in vse druge člane ekipe zavezoval k odgovornosti za njihova dejanja, da zagotovite, da bodo izključno spoštljivi odnosi postali kulturna norma na vašem delovnem mestu.

Pri določanju osnovnih pravil morate določiti tudi pričakovanja. Na številnih vrstah sestankov se lahko nekateri ljudje počutijo kot opazovalci, če nimajo ničesar posebnega za predstaviti. Če pa želite, da se ti ljudje vključijo, jim posebej povejte, da želite, da se vključijo, bodisi da izrazijo svoje mnenje ali predstavijo načrt ukrepanja.

2. Ponudite pripomočke za dostopnost

Številne ekipe vključujejo osebe s posebnimi potrebami in okvarami. Ponudba pripomočkov za dostopnost je zelo pomembna za učinkovito razvijanje talentov in idej teh posameznikov.

Če na primer član vaše ekipe slabo sliši, je ključnega pomena, da komunikacijo na sestankih omogočite na dostopen način. V številnih primerih je to mogoče doseči z uporabo programske opreme za konference s podnaslavljanjem v živo. Tako lahko član ekipe, ki slabo sliši, v realnem času prebere besede ljudi.

Recimo, da imate slabovidnega člana ekipe. V tem primeru lahko sestanke naredite bolj dostopne tako, da temeljito razložite vse grafike v predstavitvah ali uporabite visokokontrastne slike, ki jih bo morda lahko videl.

Seveda ti primeri ne veljajo za vse ekipe. Kot vodja ekipe morate oceniti potrebe svoje ekipe in po potrebi zagotoviti pomoč.

3. Povabite ljudi, naj prispevajo

Govorili smo o tem, kako postaviti pričakovanja, ko želite, da ljudje prispevajo. Glede na to morate to še nadgraditi in aktivno ustvarjati priložnosti, da ljudje prispevajo k pogovoru. To bo pri različnih oblikah srečanj ali razprav videti različno.

Recimo, da sprejemate pomembno odločitev, ki zadeva velik del vaše ekipe. Vredno je iti po sobi in izrecno vprašati za mnenje vsakega posameznika. To je tako neposredno, kot je le mogoče.

Ko razpravljate o manj pomembnih vprašanjih, lahko daste besedo za vprašanja, pripombe in pomisleke. Tu pride prav močna kultura podjetja, ki daje ljudem moč, da vedo, da je njihov glas pomemben, zato bodo spregovorili na takšnem odprtem forumu.

Za učinkovitost sestankov z večjimi skupinami ljudi ni nujno, da se vsi udeleženci v klicu ustno izrečejo o zadevi. Namesto tega lahko na virtualnem sestanku prosite ljudi, naj svoje misli posredujejo v klepetu, vodje v klicu pa lahko hitro pregledajo odgovore in jih ustrezno potrdijo.

4. Naj govori le ena oseba naenkrat

Ustvariti morate kulturo sestankov, ki preprečuje govorjenje drug čez drugega. Kadar se govori čez ljudi, so lahko razočarani, izgubijo tok misli in se počutijo nespodbudno, da bi spregovorili.

Seveda je lahko po naključju koga preglasiti, vendar je vaša naloga kot vodje sestanka, da to preprečite. Sliši se preprosto, a če nekdo že govori in drugi govori nad njim, prosite drugo osebo, naj se zadrži, dokler prva oseba ne konča.

Če boste na to pozorni, lahko ustvarite kulturo, v kateri bo prednostna naloga, da se ljudem omogoči govoriti brez prekinitev.

5. Spodbujajte ljudi, da "dvignejo roke".

(Sliko je priskrbel avtor)

Včasih je težko najti priložnost za pogovor v konferenčnem klicu, saj znaki, ki jih uporabljate za pogovor na osebnem sestanku, niso vedno tako opazni, ko ste oddaljeni. Na srečo imajo videokonferenčna orodja, kot je Zoom, možnost, da udeleženci "dvignejo roko" in s tem sporočijo, da imajo kaj povedati.

Čeprav je ta funkcija na voljo, je ljudje ne uporabljajo vedno. Zato je pomembno, da svojo ekipo opozorite, kje najde ta gumb, in jo spodbudite, da ga uporabi, kadar želi prispevati k pogovoru.

6. Zapisnik sestanka

Vodenje podrobnega zapisa sestankov je odlična taktika za ohranjanje vključenosti vseh udeležencev in spodbujanje vključevanja na sestankih. Pomaga zagotoviti, da ima vsakdo priložnost spregovoriti in da so njegove besede natančno zapisane. To spodbuja sodelovanje, povečuje udeležbo in izboljšuje odgovornost.

Poleg tega je jasna evidenca zapisnikov sestankov odličen način za ugotavljanje, kdo običajno sodeluje in kaj prispeva. Tako lahko tudi ugotovite, kdo je na sestankih ponavadi tiho, da boste lahko prednostno ustvarili prostor, v katerem bodo ti ljudje lahko spregovorili.

Aplikacije za zapisnike sestankov so odličen način za poenostavitev tega postopka. Ta tehnologija omogoča, da so vse podrobnosti urejene in dostopne celotni ekipi.

(Vir slike)

7. Pametno s hibridnimi sestanki

Če ponujate hibridne ali oddaljene urnike dela, je vzpostavitev hibridnega sestanka bistvenega pomena za učinkovito komunikacijo med zaposlenimi v pisarni in doma.

Pri tem je treba zagotoviti, da imajo udeleženci na daljavo možnost sodelovati, saj se je težko oglasiti, ko se pogovarjajo člani ekipe, ki so prisotni na sestanku.

Če trenutno ne ponujate možnosti hibridnega dela ali dela na daljavo, morate o tem razmisliti. Hibridno delo je za številne ljudi dostopnejša možnost, saj jim omogoča delo v okolju, ki je bolj udobno in primerno njihovim potrebam.

8. Izkoristite možnost individualnega spremljanja

Nekateri ljudje so po naravi sramežljivi, zato so morda manj nagnjeni k izražanju svojih misli v skupini. Glede na to lahko uporabite individualna nadaljnja srečanja, da tem posameznikom omogočite bolj udobno okolje za izražanje mnenj o temi.

Če se srečate v bolj zasebnem okolju, lahko bolj zadržani ljudje lažje spregovorijo in delijo svoje zamisli. Ko so njihove zamisli potrjene ali izpopolnjene na štiri oči, se lahko počutijo dovolj samozavestno, da jih lahko delijo v večji skupini.

9. Ustvarite dnevni red

Ustvarjanje vključujočega okolja za sestanke zahteva premišljeno pripravo in dostopno gradivo, da se vsak udeleženec počuti vključenega in cenjenega. Vključujoči vodje je pametno, da pripravijo dnevni red, tako da vsi vedo, kaj lahko pričakujejo, in lahko v skladu s tem pripravijo svoje misli in zapiske.

K temu cilju lahko prispevate z uporabo urejevalnika PDF Smallpdf. Na primer, pred sestanki lahko vodje sestankov s tem orodjem spremenijo datoteke PDF z dodajanjem opomb, komentarjev ali poudarkov, da poudarijo ključne točke in tako udeležencem olajšajo spremljanje.

(Vir slike)

Če udeležencem ponudite PDF-je, ki jih je mogoče izpolniti, ali jim omogočite, da svoje opombe dodajo neposredno v dokument, to spodbuja aktivno sodelovanje, zlasti pri tistih, ki informacije bolje obdelujejo vizualno ali imajo raje interaktivne oblike.

Recimo, da ima član ekipe slabovidnost. S tem orodjem lahko povečate besedilo, prilagodite kontrast ali dodate opise, ki so v skladu s smernicami za dostopnost, in tako ustvarite bolj vključujočo izkušnjo.

Zaključek

Za ustvarjanje vključujočega okolja na sestankih ekipe lahko uporabite več pristopov. S tem lahko bolj pritegnete zaposlene in izboljšate svoje poslovanje. Poleg tega to pomaga spodbujati kulturo vključevanja v celotni organizaciji.

Kako boste poskrbeli, da bodo vaša srečanja vključujoča?