Učinkovita komunikacija je ključ do uspeha vašega podjetja

Uvod

Vem, da to pogosto slišimo: "Komunikacija je ključnega pomena." Toda ali je res tako? Seveda je! Komunikacija je bistvenega pomena v vseh vidikih našega življenja. Ne glede na to, ali gre za vaše osebne ali poklicne odnose, poslovne strategije ali celo emotikone, ki se uporabljajo za ublažitev ostrega besedila - mimogrede, to je neverbalna komunikacija.

Običajno mislimo, da ko je nekaj opredeljeno kot izmenjava informacij med dvema ali več ljudmi, se to nanaša le na pisno in ustno komunikacijo.

Vendar je komunikacija več kot le uporaba besed. Vključuje lahko tudi govorico telesa, mimiko obraza in ton glasu; vsaka od teh stvari sporoča osebi, s katero se pogovarjate.

V poslovnem okolju veliko časa porabite za komunikacijo. Pa naj bo to interno, s predstavljanjem ciljev, ponavljanjem načel, sodelovanjem v razpravah in spremljanjem sodelavcev. Ali pa navzven, ko se usklajujete z drugimi strankami, se pogovarjate s strankami ali promovirate svoje blago ali storitve.

Menim, da je komunikacija uspešna, če je sporočilo razumljeno tako, kot je bilo mišljeno. Brez tega razumevanja je sporočilo lahko napačno razumljeno ali posredovano napačno, kar vodi v napako ali razočaranje.

Vsako podjetje potrebuje učinkovito organizacijsko komunikacijo, saj brez nje ni mogoče izvesti nalog in postopkov, ki jih je treba izvesti za delovanje podjetja. Glede na to si najprej podrobneje oglejmo, zakaj je učinkovito komuniciranje pomembno.

Pomen učinkovite komunikacije

(Vir)

Komunikacija pomembno vpliva na produktivnost, kulturo in navdušenje organizacije. Izgradnja učinkovitih komunikacijskih spretnosti kot vodja prinaša pomembne kratkoročne in dolgoročne koristi za vaše podjetje. Dober komunikator lahko svojo ekipo navdihne za prizadevnejše delo, boljše rezultate in preprečevanje nesporazumov.

Vsi ti dejavniki lahko prispevajo k uspehu podjetja in tudi k vašemu uspehu. Če so zaposleni neposredno vključeni v delovne izdelke in projekte, to pripomore k ustvarjanju občutka, da prispevajo k prihodnosti organizacije. Prav tako jih motivira, da si prizadevajo za izboljšanje dobičkonosnosti, zadovoljstva strank in prepoznavnosti blagovne znamke. Zaposleni, ki so osebno vključeni v cilje podjetja, se bolj ukvarjajo z drugimi vidiki. Če ima blagovna znamka na primer pozitiven ugled odličnega delovnega mesta, lahko to dolgoročno vpliva na zmožnost privabljanja in zadrževanja najboljših talentov.

Enajst razlogov, zakaj je učinkovita poslovna komunikacija ključ do uspeha

(Vir)

1. Gradi boljšo kulturo podjetja

Ustrezna strategija poslovnih komunikacij je ključnega pomena za oblikovanje pozitivne kulture ekipe in delovnega okolja. Podjetja, ki komunicirajo na pregleden in odprt način, imajo veliko bolj zdravo delovno vzdušje ter večjo motivacijo in zadovoljstvo zaposlenih.

Po drugi strani pa imajo organizacije, ki zanemarjajo poslovne komunikacije kot sredstvo za izboljšanje kulture na delovnem mestu, nizko stopnjo zavzetosti, nizko stopnjo zadovoljstva zaposlenih, nizko stopnjo zadovoljstva strank in visoko stopnjo fluktuacije.

2. Izboljša prizadevanja za izmenjavo znanja

Eden od glavnih ciljev, ki jih podjetja skušajo doseči z vlaganjem v notranje komuniciranje, je izboljšati prakse izmenjave znanja. V svetu, kjer zaposleni nenehno rastejo in se učijo novih stvari, morajo delodajalci omogočiti enostavno izmenjavo znanja v svojih organizacijah. Brez dobro zastavljene strategije notranjega poslovnega komuniciranja delitev znanja in organizacijsko znanje trpita.

3. Izboljša vključenost zaposlenih

Glede na Raganovo študijo o zavzetosti zaposlenih je komunikacija z vodstvom najpomembnejši vidik notranjega komuniciranja, ki je statistično povezan z zavzetostjo zaposlenih. Ekipe za notranje komuniciranje imajo pomembno vlogo pri pomoči, usposabljanju in izobraževanju vodij o vrednosti komuniciranja.

4. Krepi sodelovanje med oddelki

V podjetjih je zelo težko vzdrževati učinkovito komunikacijo med oddelki brez trdnega komunikacijskega načrta. Zaposleni morajo biti sposobni brez težav komunicirati in sodelovati, da bi bili bolj produktivni. Na primer, oddelek za raziskave in oddelek za trženje morata biti na isti strani, poslovna pisarna in oddelek za IT pa morata biti usklajena.

5. Izboljša zadovoljstvo in zadržanje strank

Boljša poslovna komunikacija pomeni tudi večje zadovoljstvo strank. Če je komunikacija v organizaciji slaba, se pri storitvah in zadovoljstvu strank zgodi dvoje: Prvič, zaposleni v vlogah, ki se ukvarjajo s strankami, ne bodo imeli informacij, ki jih potrebujejo. Drugič, stranke bodo začutile nizko moralo zaposlenih in imele negativno izkušnjo.

Študija je pokazala, da ima odnos zaposlenih pomemben vpliv na zadovoljstvo strank, kar se odraža v povečanju prihodkov.

6. Odprava preobremenjenosti z elektronsko pošto

Od posodobitev napredka do zahtevkov za podatke, delovnih nalog, interakcij z zaposlenimi in povratnih informacij, vabil na sestanke, komunikacije s strankami in dobavitelji, dostave dokumentov in rojstnodnevnih čestitk - vse to se v podjetjih običajno obravnava prek e-pošte.

Po podatkih Radicatija povprečen poslovni delavec 25 % delovnega dneva porabi za opravila, povezana z elektronsko pošto. Vendar so le nekatere vredne naše takojšnje pomoči. Veliko elektronskih sporočil, ki jih prejmemo, je za nas popolnoma nepomembnih. Preobremenjenost z elektronsko pošto se je zmanjšala v notranjih poslovnih komunikacijah, ki uporabljajo učinkovite platforme za vključevanje in sodelovanje zaposlenih.

7. Zmanjšanje fluktuacije zaposlenih

V podjetjih z bolj zavzetimi in zadovoljnimi zaposlenimi je stopnja fluktuacije veliko nižja. Da bi pritegnili in obdržali milenijce in mlajše generacije na delovnem mestu, morajo delodajalci poskrbeti, da zaposlene obveščajo o tem, kaj je pomembno za njihovo delo.

Po drugi strani pa preveč nepomembnih informacij pogosto vodi v stres, nezavzetost, frustracije in s tem v manjšo zadržanost zaposlenih.

8. Boljša komunikacija za delavce na daljavo

Ekipe na daljavo so način prihodnosti. Po statističnih podatkih bo do leta 2028 73 % vseh poslovnih oddelkov zaposlovalo delavce na daljavo. V bogatih državah, kot so Združene države Amerike, pa bi lahko ta številka sčasoma presegla 75 %.

To zahteva nov pristop h komunikaciji, vodenju in upravljanju. Ekipe na daljavo se srečujejo z različnimi komunikacijskimi težavami, vključno z usklajevanjem med časovnimi pasovi, premagovanjem informacijskih ovir ter jezikovnih in kulturnih ovir. Poleg tega zaradi oddaljenosti člani ekipe težko dobijo občutek, da spadajo skupaj. Vendar pa lahko izboljšano notranje komuniciranje v podjetju močno spremeni način sodelovanja in interakcije oddaljenih ekip.

9. Odprava komunikacijskih ovir

Informacijske ovire so pogoste, kadar je preveč nepomembnih stvari. Zato se lahko hitro zgodi, da se ključne informacije za zaposlenega izgubijo. Učinkovito notranje komuniciranje v podjetju in uporaba ustreznih komunikacijskih orodij sta ključnega pomena za premagovanje te težave.

10. Poveča zagovorništvo zaposlenih

Če delodajalci vedo, kako učinkovito komunicirati z zaposlenimi, so veliko uspešnejši pri spreminjanju zaposlenih v ambasadorje blagovne znamke. Ambasadorstva blagovne znamke ni tako težko doseči, kot menijo številna podjetja. Pravzaprav zadovoljni zaposleni z veseljem prispevajo k programom ambasadorstva blagovne znamke.

Ambasadorstvo blagovne znamke in zagovorništvo zaposlenih lahko pomaga pri poslovanju podjetja na štiri glavne načine:

• Povečanje prepoznavnosti blagovne znamke
• Izboljšajte blagovno znamko delodajalca in privabite visokokakovostne kandidate
• Povečanje trženjskih prizadevanj
• Povečanje prodaje

Kako lahko podjetja delajo na učinkovitem procesu komuniciranja?

(Vir)

1. Uporabite prava komunikacijska orodja

Orodja, ki jih uporabljate za komuniciranje v ekipi, lahko močno vplivajo na učinkovitost vašega komunikacijskega procesa. Če uporabljate orodja, ki so počasna, ne preveč prijazna do uporabnika ali pa je potrebno veliko usposabljanja, da se zaposleni navadijo nanje, lahko to za zaposlene postane frustrirajoče.

To razočaranje lahko privede do nesporazumov ter izgube produktivnosti in časa. Zaradi tega se lahko prava sporočila pri tem zabrišejo. Zato se prepričajte, da ste opravili raziskavo o ustreznih orodjih za skupinsko komuniciranje, nato pa pametno izberite.

Upoštevajte potrebe svojega podjetja. Pisarniški telefonski sistemi za majhna podjetja so lahko popolna rešitev za vaše podjetje, večje organizacije pa imajo morda drugačne zahteve.

2. Vedeti, o čem govorite

Modreci govorijo, ker imajo kaj povedati, bedaki pa zato, ker morajo nekaj povedati. - Platon

Ne glede na to, ali govorite s stranko, sodelavcem ali poslovnim partnerjem v poklicnem smislu, vedno govorite v imenu nekoga drugega. Lahko predstavite svojo organizacijo, storitev ali oddelek.

Vedno se morate zavedati, v čigavem imenu govorite in zakaj komunicirate. Preden začnete govoriti, upoštevajte naslednje:

1. Za koga govorim?
2. Zakaj govorim?

3. Izogibajte se žaljenju ljudi

Ne žalite drugih na enak način, zaradi katerega ste izgubili živce. Kot dober komunikator v poslu imejte v mislih, da je vaš cilj uskladiti občinstvo z vašimi cilji. Ljudje vas bodo veliko manj želeli poslušati, sodelovati ali sodelovati z vami, če jih na kakršen koli način ne boste spoštovali.

Poleg tega z žaljenjem druge osebe pridobi novo obrambo, ki je prej ni imel. Vaš odnos je zdaj glavna točka pozornosti, sporočilo, ki ga resnično poskušate posredovati, pa se izgubi v ozadju.

4. Pozorno in pozorno poslušajte

Ko razpravljate, ne poslušate zares in ste pozorni na to, kaj boste rekli, namesto na to, kaj govori druga oseba. Tako si lahko napačno razlagate ali spregledate ključne sestavine njenega sporočila, kar lahko privede do nekoristnih odločitev. Posvečanje celotne pozornosti je prvi korak k učinkovitemu komuniciranju.

5. Ohranite pozitivno govorico telesa

Sposobnost obvladovanja govorice telesa je nujno potrebna za komunikacijo. Z vizualizacijo črte, ki poteka od prsi do stropa ali neba in vas nežno vleče navzgor, lahko vadite vzravnano držo. Pazite, da ne pretiravate. Želite biti videti čim bolj naravno.

6. Bodite pozorni na težka čustva

Včasih težke razmere povzročijo veliko močnih čustev. Če želimo izboljšati komunikacijo, moramo znati prepoznati in obvladovati svoja čustva. Prav tako se moramo znati ustrezno odzvati na izražanje jeze ali nezadovoljstva drugih.

Čeprav se z drugimi pogovarjamo vsak dan, se nekateri ljudje niso naučili ustreznih tehnik komuniciranja ali niso imeli priložnosti, da bi jih izvajali.

Začnite bolje komunicirati že danes

Komunikacijske spretnosti so vsako leto na vrhu seznama spretnosti, po katerih delodajalci povprašujejo. Razlog za to je, da komunikacija skrbi za nemoteno delovanje naših poklicnih in osebnih odnosov. Z njo izkazujemo skrb, spodbujamo spremembe in dosegamo rezultate. To je zadosten razlog, da te pomembne spretnosti izboljšamo in jih še naprej izpopolnjujemo. Na srečo se lahko vsi naučimo bolje komunicirati.

Poznavanje slogov komuniciranja vam bo pomagalo, da boste slišani, ne glede na to, s kom se pogovarjate. To pa je pomemben del vodenja drugih in pomoči, da vidijo vaše stališče.

Ne pozabite, da ima večina ljudi različne komunikacijske stile, ki se lahko spreminjajo glede na njihovo razpoloženje in situacijo. Vaša naloga kot komunikatorja - in vodje - je, da poskrbite, da vas vsi razumejo, ne glede na to, s kom imate opravka. Ne glede na vaš slog, če razvijete način komuniciranja z ekipo, ki vam ustreza, ste na poti k uspehu svojega podjetja.