6 pametnih načinov za izboljšanje operativne učinkovitosti vašega podjetja

Uvod

Vodenje podjetja ni za tiste, ki so slabega duha. Večina od nas je že doživela trenutke, ko se nam je zdelo, da so stvari po nepotrebnem kaotične: nikoli končana elektronska sporočila, sestanki, ki bi lahko bili elektronsko sporočilo, ali naloge, za katere se zdi, da jemljejo čas, ne da bi prinesle veliko vrednosti.

Če se vam to zdi znano, niste sami. Operativne neučinkovitosti so kot skrita puščanja na ladji - sprva se zdijo majhna, vendar sčasoma potopijo vašo produktivnost.

Dobra novica je, da za odpravo teh težav ne potrebujete popolne prenove podjetja. Tukaj je šest strategij, s katerimi bo vaše podjetje delovalo kot dobro naoljen stroj.

1. Z avtomatizacijo poenostavite svoj delovni proces

Neprijetna resnica je, da večina podjetij vsak teden zapravlja ure za naloge, ki bi jih bilo mogoče zlahka avtomatizirati. Pomislite na poročila, ki jih pripravljate vsak petek, ali na ponavljajoče se odgovore na elektronska sporočila, ki jih pošilja vaša ekipa. Kaj pa, če bi to namesto vas opravila programska oprema?

Oglejte si orodja, kot je Zapier- povezuje aplikacije in avtomatizira delovne tokove brez kodiranja. Tako lahko na primer vzpostavite sistem, v katerem se vsakič, ko stranka izpolni obrazec na vašem spletnem mestu, njeni podatki samodejno dodajo v vaš CRM. S tem ne prihranite le časa, ampak tudi zmanjšate verjetnost človeških napak.

2. Odpravite komunikacijska ozka grla

Vsi smo že bili tam: sestanki, ki se brezciljno vlečejo, neskončna obvestila na Slacku in pomembne posodobitve, ki so pokopane pod goro e-poštnih sporočil.

Ključ za premagovanje tega problema je določitev jasnih pravil komuniciranja. Za klepet v realnem času uporabljajte Slack namesto WhatsAppa. Vse, kar zahteva poglobljen razmislek, lahko pošljete v e-pošto. Skrajšajte sestanke na 15 minut z določenim dnevnim redom. Če nekdo potrebuje več časa, mu omogočite, da načrtuje nadaljevanje sestanka.

Spremembo prinašajo tudi orodja za asinhrono komunikacijo, kot je Loom, ki omogočajo snemanje videoposnetkov, namesto da bi načrtovali še en sestanek. Če imajo ljudje čas, da informacije predelajo pod svojimi pogoji, sprejemajo boljše odločitve.

3. Pustite, da podatki vodijo vaše odločitve

Poznate tisti občutek, na katerega se včasih zanesete pri sprejemanju odločitev? Koristen je, vendar vas lahko pripelje le do konca. Če želite izboljšati učinkovitost, morate svoje odločitve podpreti s podatki.

Začnite preprosto. Če še ne uporabljate orodja, kot sta Google Data Studio ali Power BI, je čas, da o tem razmislite. Že sledenje majhnim metrikam, kot so odzivni časi strank ali stopnja odklonov spletnih strani, lahko zagotovi vpogled, za katerega niste vedeli, da ga potrebujete.

4. Vlagajte v rast svoje ekipe

Za trenutek prestavimo. Ste kdaj delali nekje, kjer niso vlagali v vaš razvoj? Občutek stagnacije, kajne? Enako velja za vašo ekipo. Če se vaši zaposleni ne počutijo podprte ali izzvane, to vpliva na vašo operativno učinkovitost.

Izpopolnjevanje ni nujno drago. Platforme, kot sta Coursera ali Udemy, ponujajo cenovno ugodne tečaje za vse od vodenja projektov do kodiranja.

Razmislite o tem: kaj če bi spodbujali usposabljanje med oddelki? Strokovnjak za trženje, ki razume osnove kodiranja, bi lahko bolje komuniciral z razvojno ekipo in obratno. Vzpostavljanje kulture učenja se vedno izplača.

5. Sprejemanje vitkega razmišljanja

Izraz "vitek" se pogosto uporablja, vendar gre v bistvu za eno samo stvar: zmanjšanje odpadkov. Odpadki ne pomenijo le fizičnih virov, temveč tudi zapravljen čas in trud.

Ena od preprostih vaj, ki jo lahko preizkusite jutri, je "revizija odpadkov". Zberite svojo ekipo in po korakih začrtajte svoje postopke. Vprašajte jih: kje so stvari počasne ali nepotrebne? S prehodom na orodje v oblaku smo problem takoj rešili.

Ni nujno, da so načela vitkega poslovanja preobsežna. Začnite z majhnimi koraki, tako da določite en neučinkovit proces, ga izboljšate in nadaljujete z naslednjim. Sčasoma te majhne spremembe prinesejo velike koristi.

6. Bodite v koraku s skladnostjo in upravljanjem tveganj

Pri razpravi o učinkovitosti je treba omeniti nekaj, o čemer ne razmišlja veliko ljudi: skladnost. Predpisi se morda zdijo kot birokracija, vendar njihovo neupoštevanje lahko privede do dragih kazni, škode za ugled in operativnega kaosa.

Na primer, skladnost s pravili AML in KYC (preprečevanje pranja denarja in poznavanje svojih strank) je bistvenega pomena v finančnih in tehnoloških panogah. Avtomatizacija preverjanja skladnosti s platformami, kot je Fenergo, ne prihrani le časa, temveč zagotavlja tudi natančnost. To je kot varnostna mreža, ki vam omogoča, da se osredotočite na rast, ne da bi vas skrbelo, da boste kršili predpise.

Vzemite si čas za pregled zahtev za skladnost v vaši panogi. Pri avtomatizaciji teh postopkov ne gre le za izogibanje tveganju, temveč tudi za to, da vaši ekipi zagotovite mir in učinkovitejše delo.

Zaključek

Operativna učinkovitost ne pomeni, da je treba delati več, temveč da je treba delati pametneje. Z osredotočanjem na avtomatizacijo, boljšo komunikacijo, odločitve, ki temeljijo na podatkih, razvoj zaposlenih, vitke prakse in skladnost boste zgradili podjetje, ki ne bo le produktivno, temveč tudi odporno.

Ne pozabite, da se te spremembe ne bodo zgodile čez noč. Izberite eno strategijo, na katero se boste osredotočili ta mesec, in jo nato nadgradili. Učinkovitost je navsezadnje pot, ne cilj.