5 nasvetov za oblikovanje trdne ekipe na daljavo

Uvod

Število globalnih zaposlenih, ki delajo na daljavo, se je v zadnjih letih močno povečalo, leta 2023 pa bo doseglo 28 %. To število se je povečalo zaradi različnih dejavnikov, kot sta pandemija COVID-19 in želja milenijske generacije po boljšem ravnovesju med delom in zasebnim življenjem.

Ne glede na razlog, naraščajoče število delavcev na daljavo poudarja pomen oblikovanja trdne ekipe na daljavo. Med velikimi podjetji, ki so že prešla na delo na daljavo, so 3M, Twitter in HubSpot.

Model dela na daljavo se je izkazal za zelo uspešnega pri povečevanju produktivnosti. Vendar je za vzpostavitev dobro strukturirane ekipe na daljavo potreben čas in skrbno izvajanje. V tem članku bomo preučili pet nasvetov za oblikovanje trdne ekipe na daljavo.

Previdno zaposlovanje

Če želite oblikovati trdno ekipo na daljavo, morate prepoznati zaposlene, ki so disciplinirani, zagnani in usposobljeni za delo od doma, saj jih ne boste nadzorovali.

Pri postopku zaposlovanja si privoščite več časa in dajte prednost kandidatom z odličnimi komunikacijskimi spretnostmi, hitrim odzivnim časom in strokovnim znanjem na svojem področju. Poleg tega poskrbite, da bodo zaposleni tesno povezani s kulturo in cilji vašega podjetja.

(Vir slike: Statista)

Na srečo je z naraščajočim številom zaposlenih, ki zahtevajo prilagodljivost dela na daljavo, postopek zaposlovanja nekoliko lažji za podjetja, ki želijo zaposliti najboljše talente.

Jasno opredelite pričakovanja glede dela

Ekipe na daljavo morajo razumeti pričakovanja od prvega dne. Začnite z vzpostavitvijo jasnih pričakovanj glede dela na daljavo, kot so komunikacija, roki za izvedbo nalog in delovni čas. Tukaj je nekaj nasvetov, s katerimi lahko zagotovite, da se bo vaša ekipa na daljavo strinjala:

• Uporabite okvire za določanje ciljev in zagotovite, da so cilji zaposlenih na daljavo usklajeni s cilji podjetja.
• Vzpostavite jasne načine komuniciranja, kot je e-pošta ali programska oprema za takojšnje sporočanje.
• redno zagotavljate povratne informacije o uspešnosti in obravnavate področja, na katerih so potrebne izboljšave.
• Določite delovne obveznosti, kot so predvideni dnevi, dovoljeni odmori in letni dopust.

Ko boste določili jasne smernice in pričakovanja, bo vaša ekipa vedela, kaj od nje zahtevate, in ne bo imela izgovorov za neizpolnjevanje vaših pričakovanj.

Sodelovanje z zaposlenimi na daljavo

Ne pozabite, da obstaja veliko ključnih razlik med upravljanjem delavcev na daljavo in osebnimi zaposlenimi, med katerimi je najpomembnejša komunikacija.

Uporabite zanesljiva komunikacijska orodja za redno sodelovanje z ekipo na daljavo. Nepovezani in neangažirani zaposleni ne bodo tako zadovoljni ali produktivni.

Uporabite komunikacijska orodja, kot so Microsoft Teams, Slack ali Zoom, in redno preverjajte delo delavcev na daljavo, organizirajte timske sestanke in gostite virtualne dejavnosti za krepitev ekipe. Videokonference so postale ključnega pomena, saj se nanje zanaša 90 % delavcev na daljavo.

Poleg komunikacije je pri vključevanju delavcev na daljavo še posebej pomembno skupinsko sodelovanje. Orodja za upravljanje projektov, kot so Zoho, Monday in Trello, vam lahko pomagajo pri učinkovitem sodelovanju pri projektih.

Uporaba sledenja časa

Morda oddaljenih zaposlenih ne morete spremljati osebno, vendar morate vseeno zagotoviti, da njihova produktivnost med delovnim časom ustreza pričakovanjem.

Uporabite programsko opremo za sledenje delovnega časa, da zagotovite, da delajo takrat, ko bi morali. Poleg tega vam lahko programska oprema za sledenje delovnega časa pomaga ugotoviti, kje bi lahko bili delovni procesi učinkovitejši in kateri člani ekipe potrebujejo več usposabljanja ali strukture.

Na spletu je na voljo veliko brezplačnih in plačljivih aplikacij in programske opreme za sledenje delovnega časa, med drugim TSheets, Zoho Projects, Hubstaff, VeriClock in Clockify. Ta orodja lahko prek izbranih komunikacijskih platform pošiljajo opomnike, ki temeljijo na času, ali zagotavljajo samodejno izpisovanje ure.

Zagotavljanje dostopa do prave opreme in programske opreme

Glede na naravo dela vaše ekipe bodo morda potrebovali dostop do računalnika ali prenosnika, miške in tipkovnice, tiskalnika, pametnega telefona ali še česa.

Nekatera podjetja od zaposlenih zahtevajo, da uporabljajo svoje računalnike in druge naprave. Vendar si vsi ne morejo privoščiti kakovostne tehnologije, zato je bolje, da ekipi na daljavo zagotovite opremo, ki jo potrebuje, in tako povečate možnosti za uspeh svoje ekipe na daljavo.

Poleg tega morate oddaljenim zaposlenim omogočiti dostop do programske opreme, ki jo potrebujejo za učinkovito opravljanje svojega dela. To lahko vključuje komunikacijsko programsko opremo, kot je Slack, programsko opremo za urejanje, kot je Adobe, sistem za upravljanje vsebin, račun za slike na zalogi in poslovno e-pošto.

Ste pripravljeni ustvariti trdno ekipo na daljavo?

Raziskave kažejo, da so delavci na daljavo od 35 do 40 % bolj produktivni kot pisarniški delavci.

Vendar se zavedamo, da uspešno oblikovati ekipo zavzetih in sodelujočih zaposlenih, ki so razporejeni po vsej državi ali celo po svetu, ni enostavno. Z upoštevanjem petih nasvetov, ki jih obravnavamo v tem članku, boste izkoristili prednosti oblikovanja ekipe na daljavo.