3 nasveti za učinkovitejše zunanje izvajanje vnosa podatkov

Uvod

Čeprav se zdi vnos podatkov nepomembno opravilo, je od njega odvisna operativna učinkovitost vaše organizacije. Pomaga vam ohranjati informacije o poslovanju organizacije, kar vam omogoča sprejemanje informiranih odločitev, načrtovanje strategij in omogočanje poslovne rasti.

Vnos podatkov je resnično pomemben za uspeh podjetja, zato se mora vsaka organizacija osredotočiti na natančen vnos podatkov. Vendar je to naporno in dolgotrajno opravilo, vaša trenutna ekipa pa morda nima dovolj zmogljivosti, da bi ga opravila. V tem primeru vam lahko zunanje storitve upravljanja podatkov pomagajo razbremeniti vaša ramena. Toda kako izbrati pravo možnost, saj je na voljo toliko možnosti? Naslednji članek govori o treh strategijah, s katerimi bo zunanje izvajanje storitev vnosa podatkov učinkovitejše.

Kaj je vključeno v zunanje storitve vnosa podatkov?

Oddajanje nalog vnosa podatkov v zunanje izvajanje pomeni najem zunanjega ponudnika storitev, ki bo skrbel za vnos podatkov vaše organizacije. Ti strokovnjaki vzdržujejo bistvene informacije o poslovanju vaše organizacije in poenostavijo upravljanje podatkov.

Čeprav niso del notranje ekipe vaše organizacije, opravljajo vse naloge, povezane z vnosom podatkov. Njihove storitve vključujejo naslednje:

• vnašanje informacij o organizaciji v zbirko podatkov, preglednice ali sisteme CRM.
• Prepisovanje zvočnih datotek v besedilne formate.
• Obdelava računov, naročil, obrazcev ali zahtevkov.
• Pretvarjanje tiskanih izvodov različnih dokumentov v mehke izvode.

Ko poiščete pomoč zunanjega izvajalca, ta za vašo organizacijo zaposli ekipo strokovnjakov za vnos podatkov. Ekipa je zelo izkušena in opremljena z orodji za obdelavo velikih količin podatkov.

Z zunanjim izvajanjem nalog vnosa podatkov lahko združite različne talente z vsega sveta, da opravijo nekatere bistvene dejavnosti v vaši organizaciji, najboljše pri tem pa je, da jim ni treba zagotavljati nobenih ugodnosti za zaposlene.

Strategije za učinkovitejše zunanje izvajanje vnosa podatkov

Oddajanje vnosa podatkov v zunanje izvajanje prinaša številne prednosti. Toda kako ga lahko naredimo učinkovitejšega? To bomo izvedeli v spodnjem razdelku:

1. Preučite njihovo varnost podatkov

Varnost podatkov je nujna za vsako organizacijo. Če svoje naloge vnašanja podatkov oddate v zunanje izvajanje, vas najverjetneje skrbi, da bo tretja oseba dostopala do vaših zasebnih in občutljivih podatkov ter jih obdelovala. Če se ne pozanimate o posebnih varnostnih potrebah ponudnika storitev, lahko tvegate svoje občutljive informacije in zaupnost podatkov.

Določite raven varnosti podatkov, ki jo zahteva vaša organizacija, in se o tem pogovorite s ponudnikom storitev. Analizirajte tudi njihovo trenutno varnostno ureditev. Če jim nameravate zagotoviti svoja notranja orodja, poskrbite, da boste ocenili njihove sposobnosti upravljanja podatkov pri ravnanju z občutljivimi podatki in informacijami.

2. Izvajanje jasne pogodbe

Če s ponudnikom storitev sklenete pregledno pogodbo, v kateri določite pravila o varstvu podatkov in skladnosti, ki jih mora upoštevati, zagotovite jasno komunikacijo o varnostnih standardih svoje organizacije.

Da bi zmanjšali tveganja kibernetske varnosti, morate v pogodbo vključiti tudi klavzulo o varstvu podatkov. Pogodba mora biti čim bolj izčrpna, v njej pa morajo biti navedeni postopki, ki jih morajo upoštevati, da zagotovijo varnost in zaščito podatkov.

3. Skrbno izračunajte donosnost naložbe

Večina organizacij se odloči za zunanje izvajanje nalog vnosa podatkov, ker želi zmanjšati stroške poslovanja. Zato pri najemanju ekipe strokovnjakov količinsko ovrednotite koristi, ki jih prinašajo. Koristi bodo vključevale denarne in nedenarne prednosti, od večjega zadovoljstva strank, izboljšanega denarnega toka, zmanjšanja prihodkov in še veliko več.

Primerjajte koristi z vloženimi sredstvi in določite donosnost naložbe. Če postopek zunanjega izvajanja prinaša zadovoljivo donosnost naložbe, ste na pravi poti. Če pa ne, morate dodatno raziskati in poiskati storitev, ki bo zagotovila zadovoljivo donosnost naložbe.

Zaključek

Vnos podatkov je pomembno opravilo, ki vključuje obdelavo občutljivih informacij o poslovanju vaše organizacije in njihovo sistematično organizacijo. Vendar je tudi naporno in zamudno. Zato je zunanje izvajanje najboljša pot, ki jo lahko izbere vaše podjetje.

Vendar ne pozabite, da če želite kar najbolje izkoristiti zunanje izvajanje naloge vnosa podatkov, morate najeti uglednega ponudnika storitev, ki je opremljen tako, da izpolnjuje varnostne predpise vaše organizacije.