Prečo je zlepšovanie procesov nevyhnutné pre rast agentúry

Úvod

Rozvíjať agentúru SEO nie je jednoduché. Ak vám však vo firme chýbajú zefektívnené pracovné postupy, nielenže plávate proti prúdu, ale máte k sebe pripevnené olovené závažia.

Zlepšovanie procesov je nevyhnutné pre rast každého podniku. Pre SEO je však ešte dôležitejšie.

Váš tím je vaším najväčším zdrojom (a nákladom) ako organizácie poskytujúcej profesionálne služby. A ak nemáte systémy na zefektívnenie pracovných postupov SEO, budete sa snažiť produkovať aktíva pre klientov.

Tento príspevok sa bude zaoberať skutočnými nákladmi neefektívnych procesov vo vašej agentúre SEO a tým, čo môžete urobiť pre zefektívnenie pracovných postupov už dnes.

Skutočná cena neefektívnych procesov vo vašej agentúre SEO

Náklady na neefektívne procesy sa k vám prikradnú.

Zamestnanci v priemere minú:

• 1,8 hodiny denne pri hľadaní dokumentov
• 30 hodín mesačne na stretnutiach (alebo 1,2 hodiny denne)
• 4,1 hodiny denne v schránke

Jaj.

Preto by nemalo byť šokujúce, že priemerný pracovník v kancelárii je denne produktívny približne 2 hodiny a 53 minút.

Je čas na rýchlu matematiku, aby ste zistili, koľko to vašu agentúru stojí.

Podľa portálu Indeed je priemerný plat SEO špecialistu 54 579 USD. Za predpokladu, že sú produktívni len 3 z 8 hodín denne (37,5 %), prichádzate ročne o približne 34 111,87 USD na produktivite jedného zamestnanca.

Pracujete s dodávateľmi namiesto zamestnancov?

Povedzme, že vaši dodávatelia pracujú 30 hodín týždenne za 50 USD na hodinu (spodná hranica sadzieb SEO). Ale sú produktívni len 37,5 % času.

Potom prichádzate o 45 000 dolárov ročne (30 hodín týždenne X 50 dolárov za hodinu X 48 týždňov vám dáva 72 000 dolárov X 0,625 pre percento premrhaného času.)

Samozrejme, ide o hrubé odhady.

Napriek tomu vám to ukazuje, koľko času a peňazí sa vynakladá na administratívnu prácu a iné úlohy, ktoré neprinášajú klientom priame výsledky. Inými slovami, práca, ktorá je mimo rozsahu pôsobnosti.

Neefektívne procesy vyčerpávajú vašich zamestnancov

Náklady sú vyššie aj v iných ohľadoch. V dôsledku neefektívnych procesov sú vaši zamestnanci menej produktívni a viac vystresovaní.

To má negatívny vplyv na vaše podnikanie. Vystresovaní zamestnanci, ktorí sú zavalení množstvom administratívnych úloh, nemajú čas sústrediť sa na dosahovanie výsledkov pre svojich klientov.

Horšie je, že váš tím bude zvyčajne pracovať mimo svojho zmluvného pracovného času, aby zvládol úlohy a dobehol ich.

Hoci týmto spôsobom môžete získať späť časť peňazí, ktoré ste stratili na neefektívnych procesoch, z dlhodobého hľadiska vás to bude stáť viac. Vaši zamestnanci vás budú mať za zlé. Kvalita ich práce sa zníži. A budú sa menej tešiť na prácu vo vašej agentúre.

Nakoniec odídu z vašej organizácie do efektívnejšej agentúry.

Poškodzuje to kultúru vášho pracoviska. Vyhorení zamestnanci majú tendenciu ťahať za sebou ostatných zamestnancov. V dôsledku toho sa vaše pracovisko môže stať toxickým.

Riadenie odchodu zamestnancov je tiež veľmi nákladné. Nahradenie zamestnanca zvyčajne stojí približne 1,5- až 2-násobok jeho platu.

Nezabúdajte, že sa tu nezohľadňujú náklady vyplývajúce z negatívneho vplyvu na kultúru pracoviska, existujúcich klientov a celkovú značku.

Skutočný dôvod vysokej odchodovosti zamestnancov vo vašej agentúre

Vzhľadom na "veľkú výpoveď", "infláciu" a "tichý odchod", ktoré sú na čele správ, môžete ľahko dospieť k záveru, že každý je nespokojný so svojou prácou všade.

Nie je to však celkom tak.

Hoci existuje mnoho spôsobov, ako zlepšiť kultúru na pracovisku (lepšia komunikácia, viac pochvál, vyšší plat, lepšie benefity), všetky tieto spôsoby ignorujú skutočnú príčinu nespokojnosti. Ľudia odchádzajú zo zbytočne stresujúcich pracovných miest, kde nedostatok štruktúry a vedenia robí jednoduchú prácu oveľa zložitejšou.

SEO si vyžaduje čas.

Potrebujete čas na výskum, tvorbu a optimalizáciu aktív. Pomocou analytiky je tiež veľmi jednoduché prepojiť výsledky s úsilím vášho tímu. Tento tlak na dosahovanie výsledkov prostredníctvom prekážkovej dráhy neefektívnosti môže váš tím rýchlo vyhorieť.

Preto sú vaše pracovné postupy základom vášho obchodného úspechu.

Bez jasne definovaných procesov podporovaných šablónami, nástrojmi a štandardnými operačnými postupmi (SOP) bude mať váš tím problém rýchlo dosiahnuť výsledky.

Namiesto toho sa dostanú do kaleidoskopu podradných úloh, ktoré im uberajú čas, zatiaľ čo ich stresujú termíny a potreba dosahovať výsledky.

Nakoniec budú mať dosť a odídu.

Ako zlepšiť procesy vo vašej agentúre SEO (5 krokov)

Ak sú problémom neefektívne procesy, riešením je zlepšenie procesov.

Buďte pripravení. Zmena je ťažká.

A ako majiteľ agentúry SEO budete musieť vopred vynaložiť viac času a práce. Nebude to ľahké. Ale bude to stáť za to.

Postupujte podľa týchto piatich krokov a zefektívnite procesy vo svojej agentúre.

1. Zmapujte si pracovné postupy

Procesy nemôžete opraviť, kým si neurčíte, aké procesy už máte.

Môžete použiť tabuľu, poznámky, poznámkový papier alebo aplikácie ako LucidChart alebo Creately. Nepotrebujete žiadnu modernú techniku. Aplikácie sú však lepšie pre vzdialené agentúry, pretože uľahčujú spoluprácu.

Príklad pracovného postupu pri nástupe klienta zmapovaného v grafoch Lucid

Vyberte si problémovú oblasť vo svojej firme a začnite mapovať pracovné postupy. Chcete byť čo najpodrobnejší.

Môže ísť o drobnosť, napríklad o zistenie nedostatkov v procese optimalizácie existujúcich príspevkov. Alebo to môže byť zložitejší pracovný postup, napríklad snaha o optimalizáciu procesu nástupu nových klientov.

Po zvýraznení krokov v každom procese vyzvite svoj tím na spoluprácu a preskúmanie. Uistia sa, že ste nič nevynechali.

2. Identifikácia neefektívnosti

Keď si všetko zmapujete, je veľmi ľahké zistiť problémy.

Všimnete si úzke hrdlá, nadbytočnosť a iné spomalenia. Zvýraznite tieto oblasti a prediskutujte, či sú pre váš tím potrebné.

3. Nájsť riešenia

Na zlepšenie pracovných postupov máte tri možnosti:

• Odstráňte: Odstráňte všetky nepotrebné procesy.
• Konsolidácia: Spojte nadbytočné procesy.
• Zlepšiť: Používajte nástroje, školenia a šablóny na zefektívnenie procesov.

Väčšinu času strávite zlepšovaním procesov. Pred prijatím akéhokoľvek riešenia si však treba uvedomiť niekoľko dôležitých bodov.

Na začiatok sa pred prijatím akýchkoľvek nových nástrojov poraďte so svojím tímom. Možno budú mať iné odporúčania. Alebo sa im vybraný nástroj nemusí páčiť. Chcete, aby investovali do všetkých nových platforiem. V opačnom prípade budete plytvať peniazmi na nástroje, ktoré nikto nepoužíva.

Tvorba školení a šablón si tiež vyžaduje čas a zdroje. Nakoniec sa to však oplatí. Namiesto toho, aby ste zakaždým začínali od nuly, môže váš tím odviesť prácu niekoľkými kliknutiami.

A čo je najdôležitejšie, vytvorte video návody pre zložité procesy. Písomné SOP sú užitočné, ale videá jasne popisujú kroky, ktoré musí váš tím vykonať. To všetkým ušetrí čas a frustráciu.

4. Aktualizujte svoje procesy

Najskôr začnite s najproblematickejším (neefektívnym) pracovným postupom. Údaje získané z prvých krokov použite na zlepšenie svojich procesov.

SEO zahŕňa sériu procesov s podrobnými pokynmi v každom kroku. Chcete mať jasne definované SOP a videonávody pre zložité kroky. Pre jednoduché úlohy budete potrebovať podrobné pokyny.

Každý človek spracováva informácie inak. Čím viac podrobností, komunikácie a usmernení poskytnete, tým ľahšie bude váš tím rýchlo a presne plniť úlohy.

A ak budete zavádzať nové platformy, budete musieť vytvoriť aj procesy školenia svojho tímu o týchto nástrojoch.

Na dosiahnutie najlepších výsledkov je dôležité, aby bol niekto priamo prepojený s pracovným postupom, aby mohol konkretizovať procesy. Tým sa maximalizuje efektívnosť a zabezpečí sa, že váš tím bude postupovať podľa procesu.

Tento proces je náročný na čas a zdroje. Môže byť frustrujúci a spôsobovať bolesti hlavy. Investujete však do budúceho úspechu svojho podniku. Stojí to za to.

5. Sledovanie výsledkov a reflexia

Po zavedení nového procesu musíte sledovať výsledky a reflektovať pracovný postup. Po dokončení úlohy musíte požiadať každého člena tímu, aby sa zamyslel nad pracovným postupom.

Položte svojmu tímu tieto otázky na zlepšenie procesov:

• Čo sa podarilo?
• Čo sa nepodarilo?
• Čo by sa dalo zlepšiť?
• A zlepšili by ste ho?
• Je ešte niečo, o čo by ste sa chceli podeliť v súvislosti s týmto procesom?

Ak to ešte nerobíte, mali by ste sledovať čas, ktorý váš tím venuje úlohám.

Musíte byť opatrní, aby to nevyzeralo ako mikromanipulácia. Namiesto toho svojmu tímu vysvetlite, že sledovanie času je pre vás spôsob, ako identifikovať miesta, kde je "čas na nič". Takto môžete určiť priority, ktoré pracovné postupy by sa mali optimalizovať ako ďalšie.

Bez sledovania času si nemôžete byť istí, či vaše zmeny zlepšujú vaše pracovné postupy.

Nakoniec by ste mali organizovať pravidelné stretnutia na preskúmanie procesov a implementáciu nových návrhov vášho tímu. To zabezpečí, že vaša agentúra SEO zostane zefektívnená.

Nezabudnite na túto kritickú úlohu zlepšovania procesov

Bez podpory vedenia nemôžete v agentúre SEO nič zlepšiť. Je veľmi dôležité vnímať zlepšovanie procesov ako investíciu do vašej organizácie.

Vyvíjate inteligentnejšie spôsoby práce, aby ste dosiahli lepšie výsledky pre svojich klientov, znížili stres pre svoj tím a všetkých viac odmenili. Nemôžete predsa prijímať nových klientov a zvyšovať svoje marže, ak sa topíte v administratívnej práci.

Napriek tomu sa bez následných krokov zo strany vedenia rozpadne.

Musíte podporovať a riadiť zmenu. Počúvajte frustráciu svojho tímu a klienta. Všetkých povzbuďte. Zdôraznite, ako tieto zlepšenia procesov urobia prácu menej stresujúcou a príjemnejšou.

Správnym myslením, prístupom a dôslednosťou môžete vytvoriť príjemnejšie pracovisko a efektívnejšiu, ziskovejšiu agentúru SEO.