Čo je metóda BLUF a prečo je užitočná v komunikácii?

Úvod

Výraz ¨BLUF¨ je skratka pre ¨Bottom Line Up Front¨. Toto slovné spojenie znamená, že najdôležitejšia vec na webovej stránke alebo v texte je na začiatku. Táto štruktúra predpokladá umiestnenie najpodstatnejších informácií na začiatku textu, nie na jeho konci. Výsledkom je, že čitateľ môže čítať rýchlo a jasne pochopiť hlavnú myšlienku správy.

Je zaujímavé, že takáto štruktúra informačného vstupu sa v USA bežne používa vo vojenskej komunikácii. Jej hlavným cieľom je, aby bola správa presnejšia a zrozumiteľnejšia. Princíp BLUF sa líši od tradičnejšieho štýlu, ktorý odporúčania a závery umiestňuje na koniec za fakty a argumenty.

Vymodelujme si situáciu, keď klient zadá úlohu dizajnérovi. V príklade naľavo sa princíp BLUF nepoužíva, zatiaľ čo v príklade napravo sa používa.

Bez princípu BLUF	S princípom BLUF
O týždeň spustíme webovú stránku a plánujeme akciu pre klientov. Doteraz sme premýšľali o tom, kde umiestniť príslušné informácie... (tu sú vysvetlenia) Chceme, aby ste vytvorili banner na webovú stránku s informáciami o akcii počas týždňa.¨	¨Chceme, aby ste vytvorili banner na webovú stránku s informáciami o akciách počas týždňa. O týždeň spúšťame webovú stránku a plánujeme akciu pre klientov. Doteraz sme premýšľali, kde umiestniť príslušné informácie... (tu sú vysvetlenia).¨

Toto je dosť hrubý príklad, ale veľmi názorný. Cítite ten rozdiel?

V prvom prípade uvádzame úvodné informácie na začiatku. Potom hovoríme o úlohe. V druhom prípade opíšeme úlohu a potom sa venujeme podrobnostiam. Tu predstavovaný projektant pochopí, čo sa od neho očakáva, a lepšie pochopí nasledujúce údaje. Preto je mu od začiatku jasné, prečo sa všetko rozpráva týmto spôsobom, pretože pozná svoju hlavnú úlohu. Je to logické, však?

Kde sa používa metóda BLUF?

BLUF sa dá využiť doslova v každej oblasti, kde je dôležité rýchlo a efektívne odovzdať hlavnú myšlienku publiku. Pozrite si nasledujúce príklady:

V podnikaní:

• v obchodných listoch a prezentáciách, aby ste vzbudili záujem klienta alebo investora;
• v správach a analytických materiáloch, aby čitatelia získali hlavnú predstavu o obsahu;
• v reklamných materiáloch s cieľom upútať pozornosť potenciálnych zákazníkov.

V oblasti vzdelávania:

• na prednáškach a seminároch, aby študentom pomohol lepšie pochopiť danú tému;
• v knihách a príručkách, aby bol materiál lepšie a zrozumiteľnejšie spracovaný;
• v textoch a skúškach, aby sa študenti mohli sústrediť na dôležitejšie otázky.

V žurnalistike:

• v spravodajských článkoch, aby ste čitateľom pomohli získať jasnejšiu predstavu o najdôležitejších udalostiach;
• v analytických materiáloch, ktoré pomáhajú nájsť východisko v ťažkých situáciách;
• v rozhovoroch, aby sa zvýraznili najzaujímavejšie výrazy.

Okrem toho sa metóda BLUF využíva v marketingu (vrátane e-mailového marketingu), na sociálnych sieťach, v reklamách, prezentáciách a iných materiáloch. Okrem toho sa metóda BLUF môže používať v bežnej korešpondencii na rýchlejšie a presnejšie poskytnutie najdôležitejších informácií respondentovi. Ušetríte tak veľa času.

Aké sú hlavné výhody metódy BLUF?

Ak umiestnite hlavnú informáciu na začiatok textu, profituje z nej buď autor, alebo čitateľ:

1. Výhody pre autora: Metóda BLUF pomáha štruktúrovať myšlienky a sústrediť sa na najdôležitejšie veci. Vďaka nej sa štýl písania stáva stručnejším a silnejším, aby udržal pozornosť čitateľa. Okrem toho môžete pomocou metódy BLUF vyjadriť svoj názor alebo odporúčanie hneď na začiatku. Nebude tak priestor na nedorozumenia alebo pochybnosti.
2. Výhody pre čitateľa: Metóda BLUF uľahčuje proces porozumenia a pochopenia. Takisto nikdy nenúti čitateľa čítať veci navyše alebo hľadať odpovede na konci textu. Okrem toho metóda BLUF umožňuje čitateľovi, aby mal možnosť rozhodnúť sa, či sa bude látku ďalej učiť alebo nie. Zohľadňuje teda ciele a záujmy čitateľa.

Ako funguje metóda BLUF?

1. Určte cieľ a publikum svojho posolstva (čo presne a komu chcete povedať).
2. Sformulujte hlavnú myšlienku a záver (čo chcete, aby váš čitateľ vedel a urobil po prečítaní vašej správy).
3. Túto hlavnú myšlienku a záver umiestnite na začiatok textu. Uistite sa, že nie je dlhšia ako 1 alebo 2 vety. Na zvýraznenie tejto časti textu môžete použiť označenie BLUF.
4. Podporte svoju hlavnú myšlienku a záver faktami, argumentmi a podrobnosťami, ktoré by mali byť zoradené zostupne podľa dôležitosti. Vyhnite sa dodatočným informáciám alebo opakovaniu.
5. Text ukončite výzvou k akcii alebo životopisom, ak je to nevyhnutné.

Ak to zhrnieme, metóda BLUF predpokladá umiestnenie najdôležitejšej myšlienky na začiatok, keď ďalšie údaje musia byť umiestnené v zostupnom poradí dôležitosti.

V akých prípadoch by ste nemali používať BLUF?

Metóda BLUF nie je napriek svojim výhodám univerzálna. Existuje niekoľko prípadov, keď môže byť skôr škodlivá, napr. keď:

1. Musíte postupne otvoriť podstatu správy: V týchto prípadoch sa čitateľ nedostane k autorovým pokynom, ak sa použije metóda BLUF.
2. Je veľmi dôležité, aby ste čitateľa zaujali. Ak sa použije metóda BLUF, správa vás nezaujme a stane sa menej zaujímavou.
3. Vaša správa je komplikovaná a vyžaduje si vysvetlenie. Čitateľ nemusí dostať všetky informácie, ak použijete metódu BLUF.

To sú hlavné dôvody, prečo sa metóda BLUF nepoužíva v beletrii, vedeckých článkoch a právnických dokumentoch. Môžu však existovať výnimky. V týchto prípadoch je lepšie postupné zadávanie informácií a systematické vedenie k myšlienke.

Záverečné myšlienky

BLUF je užitočný nástroj, ktorý pomáha zlepšiť komunikáciu a efektívnejšie podať hlavné myšlienky a nápady. Vďaka nemu sú všetky správy jasnejšie, kratšie a konzistentnejšie. Taktiež rešpektuje a váži si čas čitateľov. Okrem toho sa využíva v rôznych sférach komunikácie, kde je dôležitá zrozumiteľnosť a rýchlosť prenosu informácií.

Na záver by sme vám radi poskytli niekoľko základných rád:

1. Metódu BLUF používajte len v prípadoch, keď je to potrebné.
2. Hlavnú myšlienku formulujte jasne a zrozumiteľne.
3. Nezabudnite uviesť ďalšie údaje, ktoré sú potrebné na pochopenie správy.
4. Skontrolujte, či je metóda BLUF v rozpore s cieľom správy alebo nie.

Pred rozhodnutím, či použiť metódu BLUF alebo nie, je nevyhnutné zohľadniť kontext a cieľ správy. S určitou praxou však ľahko pochopíte, či je to potrebné.

Ďakujeme vám za pozornosť!