Tipy a hacky na zlepšenie zručností pri písaní pre úspešnú prácu v HR

Úvod

Možno sa domnievate, že pre manažérov ľudských zdrojov sú schopnosti písať menej dôležité ako komunikačné a interpersonálne zručnosti. Vytvorenie dobre štruktúrovaného a komplexného obsahu je však rovnako dôležité ako vyriešenie konfliktu medzi spolupracovníkmi alebo vedenie pôsobivého pracovného pohovoru.

Nie každý sa bezpochyby narodí s talentom na písanie. Väčšina z nás musí tvrdo pracovať, aby sa v písaní zdokonalila. Ak chcete svoje písanie posunúť na vyššiu úroveň, v tomto článku nájdete mnoho praktických tipov. Najprv si však v krátkosti zopakujme dôvody, prečo by ste ako manažér ľudských zdrojov mohli potrebovať zlepšiť svoje zručnosti v oblasti písania.

Prečo sú zručnosti v písaní dôležité pre pozície v oblasti ľudských zdrojov?

Image by Polina Zimmerman from Pexels

Na svoje spisovateľské zručnosti sa spoliehate každý deň, počnúc získaním práce v oblasti ľudských zdrojov, keď musíte do životopisu uviesť osobné vyhlásenie, a končiac každodennými e-mailami a mesačnými prezentáciami. Niet divu, že uchádzači o zamestnanie často využívajú službu písania osobného vyhlásenia, aby vytvorili informatívny a zapamätateľný odsek o svojich úspechoch a kľúčových dôvodoch, prečo sú pre danú prácu ideálni. Skúsený spisovateľ vám môže pomôcť s vytvorením krátkeho opisu, ktorý upúta pozornosť čitateľa.

Dobré zručnosti v písaní sú nevyhnutné na dosiahnutie dôveryhodnosti a profesionality v oblasti ľudských zdrojov. Vaše písanie je často prvým dojmom, ktorý si o vás a o oddelení ľudských zdrojov urobí uchádzač alebo zamestnanec. Jedným slovom, jasné, stručné a bezchybné písanie ukazuje, že venujete pozornosť detailom a beriete svoju prácu vážne. Tu je niekoľko ďalších dôvodov, prečo by ste mali zvážiť zlepšenie svojich pisateľských zručností.

* Jasné a presvedčivé popisy pracovných miest

Pri tvorbe opisov, ktoré zaujmú kvalifikovaných uchádzačov a informujú ich o danej pozícii, sú nevyhnutné dobré spisovateľské zručnosti.

* Efektívna komunikácia

Odborníci na ľudské zdroje neustále komunikujú so zamestnancami, manažérmi a vedúcimi pracovníkmi. Musia byť schopní písať jasné, stručné a informatívne e-maily, správy a iné dokumenty.

* Dodržiavanie právnych predpisov

Mnohé dokumenty v oblasti ľudských zdrojov, ako napríklad zásady a postupy, musia byť v súlade s právnymi predpismi. Odborníci na ľudské zdroje musia byť schopní napísať dokumenty, ktoré sú jasné a stručné a spĺňajú všetky právne požiadavky.

* Značka zamestnávateľa

Ako odborník na ľudské zdroje môžete byť zodpovedný za písanie obsahu pre webové stránky spoločnosti alebo sociálne médiá, ako sú kariérne stránky alebo pracovné ponuky. Preto by obsah, ktorý vytvárate, mal presne odrážať firemnú kultúru.

* Školenia a rozvoj

Môžete sa podieľať na príprave školiacich materiálov pre zamestnancov. Snažíte sa, aby boli jasné, stručné a zrozumiteľné.

Najlepšie tipy pre odborníkov v oblasti ľudských zdrojov na zlepšenie zručností pri písaní

Image by tirachard kumtanom from Pexels

Nasledujúce účinné tipy a hacky vám pomôžu zlepšiť vaše zručnosti v písaní a vybudovať silnú komunikáciu s vedením spoločnosti a zamestnancami.

Čítajte veľa a pravidelne

Ľudia sa často učia pozorovaním majstrov pri práci. Môžu sa naučiť nové techniky a nasať múdrosť odborníkov. Ak chcete zdokonaliť svoje spisovateľské zručnosti, ponorte sa do dobrého písania. Venujte pozornosť tomu, ako autori tvoria vety, odseky a argumenty. Môžete si vybrať relevantnú literatúru pre váš odbor, aby ste sa naučili potrebnú terminológiu. Tento prístup zlepší vaše chápanie gramatiky, štýlu a tónu.

Plánovanie a organizácia

Predtým, ako začnete písať, venujte nejaký čas plánovaniu svojich myšlienok a usporiadaniu obsahu. Dobré literárne dielo sa často začína podrobnou osnovou. Aj pri písaní jednoduchého e-mailu si dajte dostatok času na premyslenie. Táto stratégia vám pomôže napísať sústredenejší a ucelenejší text.

Cvičenie

Čím viac budete písať, tým lepšie to pôjde. Každý deň alebo týždeň si vyhraďte čas na písanie, aj keby to mal byť len krátky zápis do denníka. Môže sa vám hodiť užívateľsky prívetivý nástroj na sledovanie času. Môžete sa ponoriť do tvorivého písania alebo sa zamerať na odborný slang a precvičovať písanie e-mailov, správ atď. Je to tiež skvelá príležitosť na zlepšenie vašich organizačných schopností. Nájsť si dostatok času na túto činnosť môže byť náročné, ale určite to pre vás bude prínosné.

Absolvujte kurz písania

Mnohé kurzy písania sú dostupné online aj osobne. Takéto kurzy vám pomôžu zlepšiť vaše zručnosti v oblasti písania v štruktúrovanom prostredí a sú užitočné najmä pre tých, ktorí majú problém zorganizovať si proces štúdia sami. Okrem toho môžete túto príležitosť využiť na stretnutie s podobne zmýšľajúcimi ľuďmi a nadviazanie kontaktov.

Nájdite svoj hlas

Jednou z úloh efektívneho manažéra ľudských zdrojov je podporovať rozvoj zamestnancov a zabezpečiť, aby každý dostal príležitosť ukázať svoje schopnosti a talent. Použite rovnaké techniky, aby ste si pomohli vymyslieť štýl písania, ktorý bude profesionálny a zároveň autentický. Aj keď pri komunikácii musíte používať formálny jazyk, neznamená to, že ho nemôžete prispôsobiť svojej osobnosti.

Používajte silné slovesá

Slovesá sú pracovnými koňmi vašich viet. Vyberte si silné slovesá, ktoré presne vyjadrujú váš význam a dodajú vášmu písaniu silu. Dbajte na to, aby ste nevytvárali vety, ktoré majú dvojaký význam a môžu zmiasť vaše publikum. Používajte tiež aktívny hlas, pretože je vo všeobecnosti stručnejší a zrozumiteľnejší. Toto pravidlo je dôležité najmä pri písaní e-mailov, pretože chcete, aby príjemcovia mali jasnú predstavu o tom, čo chcete, aby so získanými informáciami urobili.

Rôzne štruktúry viet

Nedovoľte, aby sa vaše vety stali monotónnymi. Zmiešajte dĺžku a štruktúru viet, aby ste vytvorili pútavejší zážitok z čítania. Prečítajte si ich nahlas, aby ste si všimli prípadné nezrovnalosti. Stratégia používania len dlhých viet môže zlyhať, pretože môžete ľahko zmiasť svojich čitateľov. Prípadne písanie len v krátkych vetách sťaží poslucháčom čítanie celého diela, pretože narazia na náhle ukončené myšlienky.

Poznajte svoje publikum

Tak ako marketéri používajú rôzne stratégie na pochopenie zámeru používateľa a vytvorenie atraktívneho obsahu, manažéri ľudských zdrojov vytvárajú každý e-mail a každú správu pomocou podobných prístupov. Prispôsobte svoj obsah konkrétnemu publiku a zohľadnite jeho potreby a zázemie. Zvážte úroveň ich znalostí a to, aké informácie potrebujú. Dbajte na to, aby ste poskytli viac podrobností o diskutovanej téme pre publikum, ktoré s ňou možno nie je oboznámené.

Dôkladne si prečítajte text

Pred odoslaním si prácu vždy starostlivo skontrolujte. Preklepy a gramatické chyby môžu na čitateľov urobiť nepríjemný dojem. Na odhalenie všetkých možných chýb môžete použiť doplnky populárnych nástrojov, ako je Grammarly pre váš prehliadač. Mnohé programy na kontrolu gramatiky sú k dispozícii online a v programoch na spracovanie textu. Používajte tieto nástroje, aby vám pomohli zachytiť chyby, ale nespoliehajte sa na ne úplne. Analyzujte chyby, ktorých sa dopúšťate, aby ste sa im v budúcnosti vyhli. V opačnom prípade sa vaše zručnosti v písaní nezlepšia.

Používanie šablón

Mnohé dokumenty v oblasti ľudských zdrojov, ako napríklad popisy pracovných miest a ponukové listy, sa dajú šablónovať. Tento prístup vám môže ušetriť čas a zabezpečiť konzistentnosť. Personalizované šablóny si môžete vytvoriť na základe príkladov, ktoré nájdete na internete alebo v profesionálnej spisovateľskej službe. Do týchto príkladov môžete pridať špecifické detaily kultúry vašej spoločnosti a svoj osobný spisovateľský prejav, aby boli jedinečné.

Zachovajte legálnosť

Pri písaní personálnych dokumentov dbajte na právne otázky. V prípade akýchkoľvek otázok sa poraďte s právnikom, aby ste sa uistili, že robíte všetko správne. V prípade potreby môžete absolvovať príslušný kurz písania, ktorý sa zaoberá právnymi otázkami písomných materiálov manažérov ľudských zdrojov.

Ako využiť zručnosti písania na profesionálny rozvoj

Potrebujete silnú motiváciu, aby ste venovali dostatok času zlepšovaniu svojich pisateľských zručností. Váš profesionálny rozvoj môže byť jedným z hlavných motivačných faktorov, aby ste uprednostnili svoje spisovateľské zručnosti pred inými aktivitami vo vašom nabitom rozvrhu. Zvážte nasledujúce spôsoby využitia svojho spisovateľského talentu, ktoré vám pomôžu stúpať po kariérnom rebríčku.

Tvorba obsahu

Upevnite si pozíciu lídra v oblasti myslenia písaním blogových príspevkov na témy z oblasti ľudských zdrojov. Týmto spôsobom môžete preukázať svoje odborné znalosti a môžete získať pozíciu na prednášanie alebo uznanie v odvetví. Môžete sa zamerať na publikácie z odvetvia alebo si dokonca založiť vlastný blog. Začnite v malom písaním pravidelných príspevkov na platformách, ako je LinkedIn, a zväčšujte svoje publikum.

Interná komunikácia

Dobrovoľne sa prihláste na písanie internej komunikácie pre oddelenie ľudských zdrojov alebo pre celú spoločnosť. Táto činnosť môže zahŕňať informačné bulletiny pre zamestnancov, aktualizácie zásad alebo školiace materiály. Týmto spôsobom môžete preukázať svoju schopnosť prispôsobiť komunikáciu rôznym skupinám používateľov.

Vypracovanie silných návrhov

Ak je vašou úlohou navrhovať nové iniciatívy v oblasti ľudských zdrojov, využite svoje spisovateľské schopnosti na vypracovanie presvedčivých a dobre štruktúrovaných návrhov. Vytváranie presvedčivého obsahu vám pomôže získať čo najviac pre vaše oddelenie a rásť v rámci organizácie.

Prispievanie do priemyselných zdrojov

Múdrosť prichádza so skúsenosťami. Napíšte prípadové štúdie alebo biele knihy týkajúce sa úspešných postupov v oblasti ľudských zdrojov vo vašej spoločnosti (ak to dôvernosť informácií umožňuje). Zdieľanie vašich zistení a postrehov posilňuje vašu reputáciu a vytvára z vás zdroj informácií v rámci komunity HR.

Zostavte si portfólio

Nikdy neviete, čo prinesie budúcnosť. Vždy je dobré mať portfólio svojich najlepších ukážok písania v oblasti ľudských zdrojov. Zahrňte do neho popisy pracovných miest, školiace materiály alebo aj úspešné interné komunikačné materiály. Potenciálnym zamestnávateľom tak preukážete svoje vynikajúce spisovateľské zručnosti a skúsenosti.

Sieť s odborníkmi na ľudské zdroje

Mnohí odborníci na ľudské zdroje sa spájajú online prostredníctvom fór alebo skupín na sociálnych sieťach. Zapojte sa do diskusií a zdieľajte svoje písomné postrehy. Tento prístup vás etabluje ako kompetentný hlas a buduje profesionálne kontakty.