Konečný sprievodca odbíjaním e-mailov: Prečo sa to deje a ako to napraviť

Úvod

Už sa vám niekedy stalo, že ste niekomu poslali e-mail a ten sa vám vrátil späť? Tomu hovoríme "odbíjanie e-mailov"! Môže to byť skutočný problém, najmä pre marketérov, inzerentov a majiteľov firiem, ktorí sa spoliehajú na e-mail pri komunikácii so svojimi zákazníkmi a potenciálnymi zákazníkmi.

Odchytávanie e-mailov môže mať výrazný vplyv na úspešnosť vašich e-mailových kampaní, preto je veľmi dôležité pochopiť jeho podstatu. V tomto článku vás oboznámime so všetkým, čo potrebujete vedieť o bouncingu e-mailov, od jeho typov a príčin až po praktické tipy, ako minimalizovať jeho vplyv na interakciu so zákazníkmi. Pohodlne sa teda usaďte, uvoľnite sa a ponorme sa do sveta bouncingu e-mailov!

Čo je to odskakovanie e-mailov?

Pri odosielaní e-mailu sa niekedy stane, že sa nedostane do schránky určeného príjemcu, čo sa nazýva odmietnutie e-mailu. Zvyčajne dostanete automatickú správu s vysvetlením, prečo neprešla. Existujú dva druhy odoziev: tvrdé a mäkké. Odchytávanie e-mailov môže spôsobiť frustráciu odosielateľa aj príjemcu, ale pochopenie dôvodov, ktoré za tým stoja, a spôsobov ich riešenia môže viesť k lepšej doručiteľnosti a angažovanosti.

Typy odmietnutia e-mailu - tvrdé odmietnutie a mäkké odmietnutie

Aby ste zaistili úspech svojho e-mailového marketingu, je dôležité sledovať mieru odmietnutia e-mailu. K odchodom môže dôjsť z rôznych dôvodov a kategorizujú sa ako mäkké alebo tvrdé odchody. Pochopenie rozdielu medzi týmito dvoma typmi odchodov e-mailov je kľúčom k optimalizácii vášho e-mailového marketingového zoznamu.

Tvrdý odraz

Ak sa e-mail nedostane k adresátovi z trvalých dôvodov, označuje sa ako tvrdý odchod. K takémuto zlyhaniu bežne dochádza, keď je e-mailová adresa príjemcu neplatná alebo sa už nepoužíva.

Môže to byť spôsobené preklepom na strane účastníka alebo názov domény mohol prestať existovať. Tvrdé odrazy môžu byť nepríjemné, pretože negatívne ovplyvňujú rýchlosť doručovania e-mailov a vašu povesť odosielateľa.

Mäkký odraz

Ak sa e-mail nedoručí z dôvodu dočasného problému, ide o tzv. soft bounce. Dôvodom môže byť plná e-mailová schránka príjemcu alebo problém s prijímajúcim serverom. Nemusíte sa však obávať, pretože mäkké odrazy je možné niekoľkokrát opakovať.

Ak e-mail stále neprejde, je čas konať a odstrániť tohto odberateľa zo zoznamu, pretože sa teraz považuje za tvrdý odchod.

Dôvody odchodov e-mailov

Napríklad, keď sa prvá odoslaná predajná e-mailová správa nedostane k zamýšľanému príjemcovi, označuje sa to ako odmietnutie e-mailu. Môže k tomu dôjsť z rôznych dôvodov, ako napríklad neexistujúca e-mailová adresa, plná schránka, výpadky servera, zlá reputácia odosielateľa, označený obsah alebo obmedzujúce záznamy DMARC. Dôvodov môže byť viac ako tie, ktoré sú uvedené vyššie. Niektoré z týchto dôvodov môžu byť dočasné, iné trvalé.

Ak chcete vyriešiť problémy s odmietnutými e-mailovými správami, musíte najprv pochopiť, do akého typu kategórie odmietnutých správ váš e-mail patrí.

Existujú tri typy spätných hlásení - e-maily s mäkkým spätným hlásením, e-maily s tvrdým spätným hlásením a e-maily so zablokovaným zoznamom - ktoré môžu narušiť doručovanie vašich e-mailov.

E-mailové správy s tvrdým odrazom

Ak je e-mail trvalo nedoručiteľný na konkrétnu e-mailovú adresu, označuje sa ako hard bounce.

Dôvody výskytu e-mailu s tvrdou odozvou môžu byť rôzne:

Falošná e-mailová adresa

Niektorí ľudia uvádzajú falošné e-mailové adresy, najmä ak sú požiadaní o adresu výmenou za niečo online, napríklad obsah alebo zľavu. Používanie dvojitého prihlásenia môže pomôcť vyhnúť sa týmto odchodom.

Nesprávna e-mailová adresa

V poliach e-mailových adries nie je kontrola pravopisu, takže dochádza k preklepom, čo vedie k nesprávnym e-mailovým adresám.

Zablokovaný e-mail

Niektoré domény odosielateľov, napríklad vládne alebo inštitucionálne, majú prísnejšie nastavenia filtrov spamu a niektorí príjemcovia mohli vašu e-mailovú adresu zámerne zablokovať. Ak je to spôsobené nastavením spamového filtra, požiadajte ich, aby si vás pridali do svojich kontaktov.

Pokiaľ ide o e-maily s tvrdou odozvou, neexistuje jednoduché riešenie. Je však dôležité prijať opatrenia a odstrániť všetky hard-bounced e-mailové adresy z vášho zoznamu adresátov. Ak ich necháte nahromadiť, vaše e-maily môžu skončiť v zozname blokovaných adries. Preto je najlepšie zostať nad vecou a udržiavať svoj zoznam aktuálny.

Mäkké e-maily s odskokom

Keď e-mailový server dočasne odmietne e-mail, nazýva sa to "soft bounce". Ide však len o dočasný problém a e-mailové služby sa zvyčajne pokúšajú správy, ktoré sa mäkko odrazili, poslať znova.

Existujú rôzne dôvody, prečo sa e-mail môže jemne vrátiť, napríklad:

Poštová schránka je plná

Keď poštová schránka príjemcu dosiahne svoju úložnú kapacitu a už nemá miesto na prijímanie nových e-mailov, váš e-mail sa vráti späť k vám.

Veľkosť e-mailu

Ak veľkosť vášho e-mailu prekročí limit nastavený e-mailovým klientom alebo serverom príjemcu, váš e-mail sa vráti späť. Môže sa to stať, ak do e-mailu vložíte veľké prílohy alebo ťažké obrázky.

Server je vypnutý

Ak je e-mailový server príjemcu nefunkčný, môže ísť o poruchu, preťaženie alebo údržbu. V takomto prípade budete musieť počkať, kým e-mail na adresu príjemcu odošlete znova.

Automatická odpoveď

Ak niekto nastaví automatickú odpoveď, znamená to, že je mimo kancelárie, na dovolenke alebo z iného dôvodu nemôže okamžite odpovedať na váš e-mail. Váš e-mail sa môže vrátiť späť so správou automatickej odpovede.

E-maily zaradené do zoznamu blokovaných e-mailov

Poskytovatelia e-mailových služieb (ESP) vytvárajú zoznamy blokov, aby prešli škodlivým alebo zneužívajúcim obsahom, ako je spam a malvér, a odstránili ich. Cieľom týchto zoznamov blokov nie je komplikovať proces odosielania e-mailov, ale skôr chrániť príjemcov neuveriteľných 300 miliárd e-mailov, ktoré sa denne odosielajú.

Dôvody odrazu:

Sťažnosti na spam

Sťažnosti od príjemcov môžu poslať vaše e-maily do priečinkov spamu/blokovacích zoznamov

Vysoká miera odskočenia

Nedostatočná hygiena e-mailových zoznamov môže viesť k vysokej miere odmietnutia

Nárast veľkosti/objemu zoznamu

Rýchly rast zoznamu e-mailov alebo odosielanie obrovského množstva e-mailov môže signalizovať spam alebo kúpený zoznam

Zlý obsah

Použitie spamových slov v predmete alebo obsahu môže spustiť filtre

Vplyv odbíjania e-mailov na doručiteľnosť e-mailov

Keď odošlete dávku e-mailov, je dôležité sledovať mieru odmietnutia. Miera odchodov 2 % je normálna a nie je dôvod na obavy, ale viac ako 5 % je dôvodom na obavy. Vysoká miera odchodov totiž môže negatívne ovplyvniť doručiteľnosť e-mailov, čo môže v konečnom dôsledku poškodiť mieru zapojenia a predaj.

Poskytovatelia e-mailových služieb považujú vysokú mieru odchodov za červenú vlajku zlých marketingových taktík alebo nekvalitného obsahu, čo môže viesť k tomu, že vaše e-maily budú označené ako spam. Preto je dôležité prijať opatrenia na zníženie miery odchodov a udržanie pozitívnej digitálnej reputácie.

Pamätajte, že každý odmietnutý e-mail je stratenou príležitosťou na interakciu so zákazníkom, preto sa oplatí vynaložiť úsilie, aby ste udržali mieru odmietnutých e-mailov čo najnižšiu.

Ako zistiť odskakovanie e-mailov pomocou nástroja Bounce Email Checker

Nie je problém, ak občas dostanete niekoľko odmietnutých e-mailov. Ak však necháte problém s odmietnutými e-mailami bez povšimnutia, môže to byť nepríjemné. Ak chcete zabrániť negatívnemu vplyvu nevyčisteného zoznamu adries, je vhodné používať spoľahlivý nástroj na kontrolu odchádzajúcich e-mailov.

Máme niekoľko, ktorým môžete venovať pozornosť:

Mailfloss je skvelý nástroj, ktorý mnohí profesionáli používajú na hromadné overovanie veľkých zoznamov adresátov. Ide o automatickú kontrolu spätných e-mailov, čo znamená, že sa nemusíte starať o riadenie tohto procesu. Ak si ho chcete vyskúšať, môžete získať 7-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu.

EmailListVerify je vysoko hodnotený nástroj, ktorý kontroluje syntaktické chyby, neaktívne alebo neexistujúce domény a spamové pasce, ktoré môžu brániť doručeniu vašich e-mailov. Dôverujú mu veľkí hráči v oblasti e-mailového marketingu, ako napríklad Mailchimp a Shopify. Pomocou aplikácie EmailListVerify môžete bezplatne overiť až 1 000 adries.

**Clearout **je nástroj, ktorý robí presne to, čo naznačuje jeho názov - zbavuje sa zlých e-mailových adries pomocou rôznych metód. Dokáže odhaliť e-maily, ktoré pochádzajú z domén na čiernej listine, spamových pascí a tých, ktoré v minulosti spôsobili tvrdé odmietnutie. Nástroj Clearout si môžete vyskúšať bezplatne až do 500 adries.

Tipy na opravu odskakovania e-mailov - tvrdé a mäkké odskakovanie

Máte k dispozícii niekoľko rôznych stratégií na zníženie miery odmietnutia.

Tipy na opravu ťažkých odrazov:

• Dvakrát skontrolujte e-mailovú adresu: Niekedy dôjde k chybám a k tvrdému odmietnutiu len preto, že e-mailová adresa bola napísaná nesprávne. Uistite sa, že máte správnu e-mailovú adresu, a skúste e-mail odoslať znova.
• Odstránenie neplatných e-mailových adries: Ak e-mailová adresa už nie je aktívna alebo je neplatná, je najlepšie ju zo zoznamu e-mailov odstrániť. Pomôže vám to vyhnúť sa budúcim tvrdým návratom.
• Použite bezplatnú službu overovania e-mailov: Ak si nie ste istí platnosťou e-mailovej adresy, sú k dispozícii bezplatné služby, ktoré vám pomôžu overiť ju a zabrániť tvrdým návratom.

Tipy na opravu mäkkých odskokov:

• Počkajte a skúste to znova: Mäkké odrazy sú zvyčajne dočasné a často spôsobené faktormi, ako je plná poštová schránka alebo výpadok servera. Chvíľu počkajte a potom skúste e-mail odoslať znova.
• Skontrolujte veľkosť e-mailu: Ak váš e-mail obsahuje veľké prílohy alebo obrázky, môže byť príliš veľký pre poštovú schránku príjemcu. Skúste poslať menší e-mail alebo pošlite prílohu iným spôsobom.
• Sledujte svoje zvyky pri odosielaní e-mailov: Odosielanie príliš veľkého počtu e-mailov príliš rýchlo môže spustiť spamové filtre alebo spôsobiť dočasné problémy so serverom. Dodržiavajte tempo a sledujte svoje e-mailové metriky, aby ste sa v budúcnosti vyhli mäkkým odchodom.

Zhrnutie

Je dôležité pochopiť a riešiť problém odskakovania e-mailov, aby ste zabezpečili, že vaše e-maily budú doručené správnym ľuďom a vyhnete sa priečinku so spamom. Dodržiavaním našich tipov môžete minimalizovať odskakovanie e-mailov a zlepšiť doručiteľnosť a zapojenie vašich e-mailov. Majte na pamäti tieto tipy, ktoré vám pomôžu budovať silnejšie vzťahy so zákazníkmi a potenciálnymi zákazníkmi prostredníctvom e-mailu!