Význam faktúr v elektronickom obchode

Úvod

Každý podnikateľ v oblasti elektronického obchodu chápe, že je dôležité, aby boli zákazníci spokojní a obchod bol organizovaný - a faktúry sú jedným z najistejších spôsobov, ako zasiahnuť oba ciele jedným šípom.

Pre tých, ktorí sa s faktúrou ešte nestretli, je to právny dokument, ktorý predávajúci vystavuje kupujúcim na zaznamenanie finančnej transakcie predaja. Slúži na mnoho účelov vrátane finančnej evidencie, dokladu o kúpe a na splnenie daňových povinností.

Ale faktúry sú oveľa viac ako to - najmä v odvetví elektronického obchodu s hodnotou 16,6 bilióna USD.

V tejto príručke vám pomôžeme pochopiť kľúčové úlohy a výhody tohto kľúčového finančného dokumentu pre váš e-shop (plus päť najlepších postupov správy faktúr na konci).

Úloha faktúr v elektronických obchodoch

Podniky sú postavené na peniazoch a faktúry objasňujú finančné podmienky. Okrem pohodlia a flexibility platieb však faktúry zohrávajú kľúčovú úlohu v dvoch kľúčových oblastiach elektronického obchodu:

Uľahčenie transakcií

Faktúry vám a vašim zákazníkom uľahčujú proces platby. Ak sa fakturácia stane štandardnou súčasťou nákupného procesu, môžete sledovať platby a odlíšiť zaplatené faktúry od nezaplatených účtov.

Prispieva k bezproblémovým transakciám tým, že slúži ako:

• formálne potvrdenie o nákupe (vrátane podrobností, ako je názov produktu, ceny a podrobnosti o preprave)
• Médium na oznamovanie platobných pokynov zákazníkom, ako sú platobné brány a dátum splatnosti
• Nástroj na sledovanie objednávok, ktorý umožňuje zákazníkom sledovať aktualizácie zásielky v reálnom čase

Právny a finančný význam

V každej krajine sa na zdaniteľný tovar a služby uplatňuje určitá forma dane z predaja v elektronickom obchode - DPH, GST, štátna alebo provinčná daň - a to je len niekoľko príkladov.

V tomto prípade je faktúra právnym dokumentom, ktorý rozdeľuje a identifikuje daň z predaja. Daňový úrad vás môže požiadať o faktúry aj v rámci vašej povinnosti podávať daňové hlásenia.

Nezabudnite, že faktúry vás môžu ochrániť pred prípadnými žalobami. Ak sa vás podvodníci pokúsia oklamať - napríklad odmietnutím platby po prijatí objednávky - faktúra bude dôkazom, že finančná transakcia sa skutočne uskutočnila.

Výhody používania faktúr v elektronickom obchode

Výhody faktúr prevažujú nad argumentmi proti fakturácii v elektronickom obchode. Tu sú dve hlavné, ktoré podľa nás stačia na to, aby presvedčili každého ambiciózneho majiteľa internetového obchodu:

Profesionalita a dôvera zákazníkov

Faktúry neslúžia len na získanie platby. Sú tiež dôležitou súčasťou skúseností vašich zákazníkov po nákupe. Šikovné spoločnosti využívajú faktúry ako ďalšiu príležitosť na budovanie značky. Napríklad s CTA na použitie propagačného kódu alebo zapojenie sa do vernostného programu pre zákazníkov.

Jeho rozumné používanie môže mať vplyv na vašich zákazníkov - výsledkom je väčší počet stálych zákazníkov a lepší marketing z úst do úst.

Používanie faktúr je navyše skvelým spôsobom, ako eliminovať zbytočné spätné komunikácie medzi zákazníkmi a časom podpory po nákupe.

Pri navrhovaní šablóny faktúry preto myslite na nasledujúce skutočnosti:

• Imidž značky
• Tón hlasu
• Typografia
• Logo

Po prijatí rozhodnutí sa uistite, že sa týkajú všetkých kontaktných bodov zákazníka vrátane webovej stránky, bannerov, sociálnych médií a faktúr.

Vedenie záznamov a organizácia

Online faktúry predstavujú bezproblémový spôsob, ako zefektívniť proces platieb. Prechod na tieto elektronické faktúry je kľúčom k vedeniu presnej finančnej evidencie vašich podnikov elektronického obchodu.

Pomôže vám podrobne sledovať a monitorovať nielen predaj, ale aj výdavky a príjmy, čím vám pomôže pri finančnej analýze, výpočte zisku z elektronického obchodu a plánovaní budúcnosti.

Používanie šablóny faktúry navyše umožní štandardizáciu faktúr. To znamená, že stačí niekoľko kliknutí a všetky vaše záznamy o platbách sú čo najlepšie usporiadané.

Dbajte však na to, aby ste vo faktúrach uviedli všetky relevantné informácie, napríklad meno zákazníka, kontaktné údaje a opis výrobku. Ich uvedenie pomôže vám aj vašim zákazníkom mať komplexný záznam o transakciách.

Pre ešte lepšiu organizáciu použite systém číslovania faktúr. Priraďte každej faktúre jedinečné číslo, aby ste mohli ľahko odsúhlasiť platby a sledovať zostatky.

Tip pre profesionálov: Množstvo schopných firiem chce túto prácu vykonať za vás. Tieto spoločnosti sú účtovnícke a účtovné firmy, poskytovatelia služieb pre malé podniky a profesijné sieťové skupiny a všetky sa zaujímajú o to, ako získať klientov na vedenie účtovníctva, ako ste vy. Sú ochotné vám pomôcť. Zbavte sa teda dodatočnej záťaže zo svojich pliec a v prípade potreby zadávajte prozaické úlohy, ako je vedenie záznamov a tvorba faktúr, externým dodávateľom.

Poznatky o výkonnosti reklamy

Faktúry ako podrobný záznam výdavkov na elektronický obchod vám poskytujú podrobný prehľad o finančnej stránke vašich marketingových kampaní - najmä o výkonnosti reklamy. Tieto faktúry vám poskytnú cenné informácie o výkonnosti vašej reklamy, ako napr:

• Rozdelenie nákladov (umiestnenie reklamy, kreatívna produkcia, poplatky agentúre atď.)
• Analýza výkonnosti (porovnanie údajov z faktúr s ukazovateľmi výkonnosti reklamy, ako sú zobrazenia a konverzie)
• Plánovanie rozpočtu
• Hodnotenie návratnosti investícií (porovnanie nákladov na faktúre s príjmami z predaja riadeného reklamou)

Využitím údajov z faktúr preto môžete optimalizovať svoje stratégie výkonu reklamy. Skvelým spôsobom, ako to dosiahnuť, je integrácia nástroja na sledovanie reklamy so systémom fakturácie elektronického obchodu - prepojenie predaja priamo s cielenými reklamnými kampaňami.

Integrácia vám pomôže lepšie investovať do reklamy, merať návratnosť výdavkov na reklamu a hodnotiť dodávateľov.

5 osvedčených postupov pre správu faktúr v elektronickom obchode

Poďme si pohovoriť o našich osvedčených postupoch pre správu faktúr v elektronickom obchode, ktoré vám môžu poskytnúť výhodu pred konkurenciou. Aplikujte ich a udržujte svoje obchodné transakcie, budovanie značky a riadenie na správnej ceste:

Automatizácia fakturačných systémov

Väčšina podnikov elektronického obchodu má obmedzený počet zamestnancov a oddelenie záväzkov môže urobiť len toľko, koľko je potrebné. Preťažení zamestnanci navyše spôsobujú chyby a oneskorenia, ktoré zvyšujú náklady a v horšom prípade ovplyvňujú imidž vašej značky.

Práve tu sa automatizácia ukazuje ako sľubná. Automatizácia fakturačných systémov vám umožní:

• Schvaľovanie faktúr Quicken
• Eliminácia manuálneho zadávania údajov
• Zníženie možnosti podvodu
• Zníženie nákladov na spracovanie faktúr
• Jednoduché ukladanie finančných dokumentov online

Konkrétne sa zamerajte na automatizáciu generovania faktúr, doručovania a pripomienok platieb.

Kód podvodu: Váš systém automatizácie faktúr bude zlatou baňou cenných údajov o správaní zákazníkov a nákupných vzorcoch. Integráciou systému s reklamami Google pre kampane elektronického obchodu tak môžete prispôsobiť svoje reklamy a cielenie s laserovou presnosťou.

Ak napríklad vaše fakturačné systémy vykazujú nárast objednávok určitého produktu, môžete ľahko spustiť cielenú reklamnú kampaň, aby ste tento trend využili. A naopak, ak faktúry odhalia pokles predaja niektorých položiek, môžete reklamnú stratégiu formovať tak, aby ste stimulovali dopyt.

Poskytnite faktúru s položkami

Uistite sa, že na faktúrach elektronického obchodu sú uvedené všetky produkty/služby a časy dodania. Je to kľúčový prvok reprezentatívnej a čitateľnej faktúry - zákazníkom _presne _povie, za čo platia.

Jasne načrtnite opis každého produktu, aby ste získali lepší prehľad. Rozdeľte väčšie projekty na menšie míľniky s ich nákladmi pre vašich zákazníkov. Ešte lepšie môžete prispôsobiť faktúry pridaním odkazov na flipbooky, aby ste ešte viac zvýšili prezentáciu produktov.

Keď klienti faktúre rozumejú, rýchlo vykonajú platbu bez ďalších vysvetlení alebo zdržaní. A čím rýchlejšia je platba, tým lepší je cashflow pre vašu firmu.

Integrácia s účtovným softvérom

Podľa správy AIA Tech Culture Report 59 % firiem používa na fakturáciu zákazníkom iba účtovný softvér. Dúfame, že patríte medzi týchto 59 %. Ak nie, začnite hľadať softvérové riešenie, ktoré vám umožní bezproblémovú správu faktúr.

Tu je niekoľko najdôležitejších funkcií, ktoré treba hľadať pri výbere správneho softvéru pre váš elektronický obchod:

• Integrácia platformy (napr. úrovne zásob, vybrané platby, dane a ďalšie)
• Konfigurácia dane z predaja
• Komplexné správy
• Bezpečnosť finančných údajov
• Doplnková funkcia na prispôsobenie služby pre vašu firmu
• Podpora a aktualizácie

Softvér musí tiež umožniť vám a zákazníkom sledovať faktúry a platby. To zlepší skúsenosti používateľov po nákupe (čím sa buduje lojalita zákazníkov) a vám to uľahčí sledovanie faktúr.

Keď sa rozhodnete, integrujte automatizáciu faktúr a rozvíjajte svoje podnikanie. Nezabudnite, že dobrý účtovný softvér je investíciou do finančného riadenia, efektívnosti a škálovateľnosti vašej firmy.

Vyberte si správny softvér, automatizujte proces a rozvíjajte svoje podnikanie bez účtovných obmedzení.

Tip pre profesionálov: CDN sú najlepšie na organické zvýšenie rýchlosti stránok v e-shopoch a môžu byť cenným nástrojom na zvýšenie bezpečnosti výkonu a používateľského zážitku pri správe faktúr. Preto sa uistite, že ste CDN integrovali do svojho účtovného softvéru.

Sledovanie nezaplatených faktúr

Občas sa môže stať, že klienti zabudnú zaplatiť faktúru alebo sa dokonca stretnú s komplikáciami. V tomto prípade môže zdvorilá a včasná následná kontrola jemne pripomenúť zákazníkom splatnosť faktúr.

V účtovnom softvéri môžete nastaviť automatické e-maily pre pripomenutie platby a posielať profesionálne a zákaznícky prívetivé následné správy. Okrem toho musíte zákazníkom poskytnúť viacero možností platby, napríklad bankovým prevodom, kreditnou kartou alebo cez PayPal, aby ste zvýšili pravdepodobnosť rýchlej platby.

Základom následných činností pri fakturácii by mala byť rešpektujúca a efektívna komunikácia. Udržiavajte otvorený komunikačný kanál na riešenie akýchkoľvek obáv alebo problémov, ktoré by mohli klientom brániť vo finalizácii platby.

Uprednostnite bezpečnosť a ochranu osobných údajov.

Najdôležitejšou časťou je teraz bezpečnosť a ochrana osobných údajov. Vaši zákazníci vám zverujú svoje finančné údaje; ich zabezpečenie by malo byť vašou najvyššou prioritou.

Nezabudnite si preto vybrať vysoko zabezpečený softvér s viacúrovňovým overovaním, aby ste zabránili neoprávnenému prístupu.

Záverečné myšlienky

Fakturácia sa môže zdať ako všedná úloha, ale či sa vám to páči alebo nie, je to kľúčová úloha.

Spoľahlivý systém na spracovanie faktúr môže zmeniť spôsob vytvárania a spracovania faktúr, čo vedie k zvýšeniu efektívnosti, účinnosti a produktivity.

Vytvárajte preto pôsobivé a vyhovujúce faktúry pre svoj prosperujúci internetový obchod pomocou vyššie uvedených tipov. Používajte špičkový softvér a priebežne aktualizujte systém správy faktúr, aby ste svojim zamestnancom a zákazníkom poskytli čo najlepší zážitok - pretože nič iné si nezaslúžia!