Technický zásobník pre firmy poskytujúce profesionálne služby: Základné nástroje pre efektivitu

Úvod

Vo svete profesionálnych služieb sa hrá o veľa: so zvyšujúcou sa konkurenciou sú firmy pod neustálym tlakom, aby poskytovali viac za menej peňazí. Firmy často bojujú s neefektívnosťou, ktorá znižuje ziskovosť, od riadenia viacerých projektov až po zabezpečenie presnej fakturácie. Technológia však ponúka východisko.

Efektívny technologický balík so správnymi nástrojmi môže profesionálnym firmám pomôcť riešiť mnohé z týchto problémov. Neorganizované procesy a poruchy komunikácie pri zaznamenávaní fakturovaných hodín vedú na celom svete k stratám vo výške takmer 9,1 miliardy dolárov denne, pričom takmer každá piata fakturovaná hodina nie je zaznamenaná. Pri správnej implementácii technologického zásobníka môžu firmy zlepšiť komunikáciu, efektívne riadiť projekty a dosiahnuť finančnú správnosť, a to všetko pri poskytovaní výnimočných služieb klientom.

V tomto blogu sa budeme venovať softvéru pre firmy poskytujúce profesionálne služby, ktorý:

• Zjednodušenie dohľadu nad projektom
• Podporovať spoluprácu
• Povolenie sledovania
• Vytváranie presných návrhov pre klientov
• Posilnenie vzťahov s klientmi

Pozrime sa na to, ako môže dobre zvolený balík technológií premeniť neefektívnosť na konkurenčnú výhodu.

Softvér na správu pracovných postupov

Spoločnosť McKinsey odhaduje, že až 60 % profesií by mohlo ušetriť 30 % času automatizáciou rutinných procesov. Softvér na riadenie pracovných postupov pomáha pri riadení opakujúcich sa úloh a operácií. Účtovným firmám zabezpečuje plynulé riadenie klientov, termínov a úloh súvisiacich s dodržiavaním predpisov tým, že centralizuje pracovné postupy projektov, znižuje manuálnu prácu a minimalizuje riziko nedodržania termínov.

Prečo softvér na správu pracovných postupov?

• Automatizácia hlavných a opakujúcich sa procesov, aby ste uvoľnili čas na kritické úlohy
• efektívne pracovať na viacerých klientoch a projektoch súčasne
• Zlepšenie komunikácie a zodpovednosti

Najlepšie nástroje

Ideálny zásobník technológií na správu pracovných postupov nie je len o relevantnosti, ale aj o nástroji, ktorý zefektívňuje a revolučne mení vaše pracovné procesy. Medzi tie najlepšie na trhu patria Cone, Asana, Monday a ClickUp.

Asana je známa svojím riešením pre spoluprácu s klientmi, ktoré pomáha tímom plánovať a monitorovať ich projekty prostredníctvom používateľsky prívetivého rozhrania a širokej škály funkcií. Jej vizualizácia projektov, správa úloh a sledovanie pokroku v reálnom čase spolu s bezproblémovou integráciou umožňujú zefektívniť pracovné postupy.

Spoločnosť Monday.com je zatiaľ považovaná za priekopníka v oblasti vizuálnych a ľahko použiteľných násteniek. Ponúka bezplatné plány, ktoré vám umožnia experimentovať s ich vhodnosťou pre váš tím. ClickUp je tiež dôstojným súperom pre svoje prispôsobenie, výkonnú integráciu a jednotné riešenie.

Softvér na správu praxe od spoločnosti Cone stojí za zváženie pre svoje funkcie, ako je napríklad spracovanie viacerých úloh prostredníctvom návrhov, e-mailov, správy úloh a fakturácie v rámci jednej platformy. Medzi jeho špičkové funkcie patrí automatické sledovanie klientov, centralizovaná korešpondencia, integrované e-mailové služby a efektívny klientsky portál, ktorý funguje pre malé aj veľké tímy. Cone je tiež výrazne lacnejší ako niektorí jeho konkurenti. Zvážte aj ďalšie dostupné najlepšie softvéry pre prácu účtovníkov.

Nástroje na komunikáciu a spoluprácu

Udržať všetkých na rovnakej vlne - či už ide o váš tím alebo klientov - môže byť zložité. Práve tu vám môže komunikačný softvér pomôcť správne zorganizovať konverzáciu, zabezpečiť hladký priebeh stretnutí a pomôcť bezproblémovému napredovaniu vašich projektov.

Prečo potrebujete komunikačné nástroje?

• Rýchla komunikácia prostredníctvom jednotného softvéru s kýmkoľvek v spoločnosti prostredníctvom okamžitých správ
• Pracujte na tom istom dokumente so svojím tímom v reálnom čase.
• Uskutočňujte rýchle videohovory, okamžite zdieľajte aktualizácie a udržujte svojich klientov v obraze.

Najlepšie nástroje

Medzi najznámejšie nástroje na spoluprácu na trhu patria Slack, Microsoft a Zoom.

Slack sa stal populárnym tímovým kanálom, ktorý využíva zasielanie správ v reálnom čase, aby členovia mohli kedykoľvek komunikovať. Umožňuje priame posielanie správ, zdieľanie súborov, audio- a videohovory a podporuje aj integráciu s aplikáciami, ako sú Google Drive, Trello a Zoom, vďaka čomu sa stal obľúbeným nástrojom na prácu na diaľku.

Výhodou Microsoft Teams je integrácia so službou Microsoft Office 365. Jeho funkcie chatu a správ, videokonferencií, jednoduchého zdieľania súborov a plánovania schôdzí poskytujú centralizované centrum pre diskusie. \

Aplikácia Zoom sa počas pandémie presadila vďaka svojej schopnosti organizovať online stretnutia vo veľkom rozsahu a uľahčovať realizáciu webinárov a online podujatí. Vďaka funkciám, ako sú miestnosti na prestávky s obrazovkou a nahrávanie, je užitočný na podnikové podujatia. Výber medzi nimi závisí od vašich primárnych komunikačných potrieb a požiadaviek na škálovateľnosť.

Softvér pre účtovníctvo a finančnú správu

Vedenie financií vašej firmy nemusí byť utrpením. Podľa prieskumov používanie cloudového účtovníctva Softvér znížil prevádzkové náklady až o 50 % Vďaka správnemu účtovnému softvéru môžete sledovať príjmy, výdavky, faktúry a dane bez toho, aby vás tabuľky privádzali do šialenstva.

Prečo potrebujete softvér na vedenie účtovníctva a správu financií?

• Využívajte natívne funkcie vykazovania a analýzy na predpovedanie peňažných tokov a prijímanie správnych rozhodnutí pre budúcu finančnú situáciu.
• Záznamy sú vždy vedené prehľadne a všetky potvrdenia, ktoré sú potrebné na zdanenie, sú dobre usporiadané.
• Vytvárajte účty a okamžite ich odosielajte, nastavte si automatické upozornenia, ak chcete, aby vám boli zaplatené rýchlejšie, alebo dokonca vykonávajte platby online.

Najlepšie nástroje

QuickBooks je obľúbený účtovný softvér, ktorý používajú malé aj stredné podniky. Jeho intuitívny dizajn a jednoduchá interakcia spolu s funkciami, ako je fakturácia, evidencia výdavkov, správa miezd a príprava daní, ho robia efektívnym. Pridanou výhodou je mobilná aplikácia.

Xero je blízky konkurent s cloudovými riešeniami pre majiteľov firiem a účtovníkov, ktorí môžu spolupracovať pri vedení účtovníctva. Okrem funkcií QuickBooku poskytuje efektívnejšie riešenia, vďaka ktorým sa firma môže viac sústrediť na svoj rast.

FreshBooks je tiež obľúbenou voľbou medzi slobodnými povolaniami, profesionálnymi firmami a malými podnikateľmi, ktorí majú problémy s fakturáciou a zaznamenávaním času. Okrem rýchlych platobných riešení poskytuje aj správu návrhov a projektov. V tomto priestore pôsobí aj spoločnosť Cone, ktorá ponúka väčšinu týchto funkcií s pridanou výhodou optimálnej kalkulácie nákladov.

Návrh softvéru

Dokonalý návrh môže rozhodnúť o uzavretí zmluvy. Správy ukazujú, že iba 36 % času predaja sa venuje predaju, zatiaľ čo zvyšných 65 % sa strávi reakciou na vypracovanie návrhov. V takýchto prípadoch používanie softvéru na tvorbu návrhov znižuje množstvo stresu pri tvorbe návrhov a zvyšuje mieru konverzie. Tieto nástroje pomáhajú pri tvorbe, zasielaní a monitorovaní návrhov a zaručujú, že vaše návrhy sú pre klientov optimálne.

Prečo potrebujete softvér na predkladanie návrhov?

• Vďaka šablónam a funkciám drag-and-drop môžete pripraviť úžasné návrhy, ktoré vám ušetria drahocenné hodiny.
• Zistite, kedy klienti otvárajú vaše návrhy a ako dlho sa venujú jednotlivým častiam, a účinne ich sledujte.
• Softvér na tvorbu návrhov sa môže prepojiť s vaším CRM a nástrojmi na riadenie projektov, čím sa všetko synchronizuje a zabezpečí hladký priebeh práce.

Najlepšie nástroje

Jednotné riešenie spoločnosti Cone na správu návrhov, účtov a faktúr s funkciami, ako sú prispôsobiteľné šablóny, napríklad šablóna návrhu na vedenie účtovníctva, prehľadný klientsky portál a integrácia elektronického podpisu, vám umožňuje vytvárať najlepšie návrhy pre klientov vrátane fakturácie a platieb v rámci jednej platformy.

Proposify prináša do návrhov jednoduchosť vďaka rozhraniu drop-and-drag a šablónam návrhov. Proposify zlepšuje proces tvorby návrhov tým, že umožňuje tímom rýchlo vytvárať vizuálne príťažlivé dokumenty.

PandaDoc je ďalšia možnosť, ktorá zjednodušuje tvorbu, distribúciu a správu návrhov. Intuitívne funkcie aplikácie PandaDoc v kombinácii s analytickými nástrojmi uľahčujú tvorbu návrhov.

Vedeli ste, že pre mnohých poskytovateľov profesionálnych služieb sú marketing a SEO kľúčové pri udržaní a získavaní klientov. Nástroje marketingovej reklamy SEO môžu byť nesmierne užitočné. Pomáhajú podnikom zvýšiť viditeľnosť ich webových stránok Získať potenciálnych klientov Byť dôveryhodnou značkou Jedným z vyčnievajúcich nástrojov, ktorý vám v tom môže pomôcť, je Rank Tracker. Umožňuje monitorovať výkonnosť vašej webovej lokality, sledovať poradie kľúčových slov a analyzovať stratégie konkurencie. Vyskúšajte ich rôzne nástroje, ako napríklad sledovač pozícií, webový audit a kontrolný zoznam SEO, aby ste premenili potenciálnych zákazníkov na verných klientov.

Softvér CRM

Pomocou softvéru CRM môžete spravovať údaje o svojich zákazníkoch a komunikovať s nimi spôsobom, ktorý vyhovuje vám aj im.

Prečo potrebujete softvér CRM?

• Rýchlo vyhľadajte údaje o klientoch, napríklad kontaktné údaje, pozrite si predchádzajúce interakcie a pochopte ich preferencie.
• Zlepšenie komunikačného procesu odosielania správ a následných opatrení.
• CRM sú užitočné na sledovanie vášho potrubia, aby ste pochopili, aké potenciálne zákazníkov máte teraz, aká je ich kvalita a čo pravdepodobne získate v budúcnosti.

Najlepšie nástroje

Salesforce dnes zaujíma dôležité miesto na trhu CRM, je známy svojimi rozsiahlymi možnosťami prispôsobenia a dostupnosťou bohatých funkcií. Medzi jeho funkcie patrí správa potenciálnych zákazníkov a príležitostí, správa kontaktov a účtov, predpovedanie predaja a automatizácia pracovných postupov a marketingu.

HubSpot CRM umožňuje podnikom prijímať rozhodnutia založené na údajoch pomocou prehľadov a hlásení v reálnom čase. Medzi funkcie patrí správa kontaktov, správa potrubí, aplikácie Hubspot, sledovanie e-mailov a reportovanie predaja. Mnohé malé a stredné podniky využívajú HubSpot CRM, pretože má krátku krivku učenia a platforma poskytuje bezplatnú skúšobnú verziu.

Naskladajte teraz

Investícia do správneho technologického balíka je rozumný krok a je nevyhnutná pre rast. Ak podniky zlepšia svoj technologický zásobník pomocou nástrojov, ktoré uľahčujú monitorovanie projektov a spoluprácu, potom môžu organizácie poskytujúce profesionálne služby prosperovať. Zefektívnené pracovné postupy napokon nielen zvyšujú produktivitu, ale aj zlepšujú kvalitu skúseností klientov. O význame technických nástrojov pre efektivitu v dnešnej dobe niet pochýb. Ak chcete ako firma poskytujúca profesionálne služby urobiť dieru do sveta, musíte si hneď nájsť vhodnú techniku.