Tímy sociálnych médií na diaľku: Ako efektívne komunikovať

Úvod

V roku 2023 budú mnohé tímy sociálnych médií pracovať na diaľku, a to buď na čiastočný, alebo plný úväzok. Nielenže si mnohé spoločnosti zachovali hybridnú alebo WFH politiku po pandémii. Ponuka plne vzdialenej práce tiež umožňuje tímom prilákať tie najväčšie talenty, ktoré trh práce ponúka.

Koordinácia tímu sociálnych médií na diaľku však môže byť náročná. Najmä pokiaľ ide o komunikáciu.

Ako sa môžete uistiť, že sú všetci na rovnakej strane? Aby pracovné postupy prebiehali hladko? Ako môžete minimalizovať straty trením a nedorozumenia?

Tu je sedem nástrojov a stratégií, ktoré môžete využiť na efektívnu komunikáciu so svojím tímom vzdialených sociálnych médií.

Rozhodnite sa pre jeden systém spolupráce na dokumentoch

(Zdroj: Freepik)

Na začiatku sa musíte rozhodnúť pre jednu platformu na spoluprácu v oblasti dokumentov, ktorej sa budú všetci držať. Áno, to je základ. Napriek tomu mnoho tímov stále stráca príliš veľa času posielaním dokumentov sem a tam a ich zbytočným konvertovaním medzi formátmi súborov.

Vyberte si jeden cloudový systém na spoluprácu v oblasti dokumentov, ktorý vám umožní zdieľať, spoluvytvárať a upravovať textové dokumenty, tabuľky a prezentácie. Nezáleží na tom, či ide o súhrnnú správu za 2. štvrťrok, prezentáciu stratégie alebo výročnú správu, len vďaka jednému centrálnemu systému je oveľa jednoduchšie vytvoriť ucelený dokument s minimom frustrácie.

V súčasnosti sú najrozšírenejšie cloudové riešenia Google Workspace a Microsoft 365. Obe ponúkajú rôzne typy súborov a integrujú sa s veľkým množstvom ďalších podnikových aplikácií.

Uprednostňovanie cloudových riešení

Keď hovoríme o cloudových riešeniach, mali by ste ich uprednostniť pre čo najviac pracovných postupov, nielen pre zdieľanie dokumentov.

Ukladanie súborov, grafický dizajn, strih videa. Na všetky tieto účely existujú sofistikované cloudové nástroje. A uľahčujú život vzdialeným tímom.

Napríklad, povedzme, že jeden z členov vášho tímu pripravuje grafiku pre nakrúcanie na Instagrame alebo príspevok o referencii vášho najnovšieho produktu. Ak ju vytvorí vo Photoshope na svojom osobnom notebooku, môže na nej pracovať len on. A ak ochorejú alebo sú z iného dôvodu nedostupní, zostanete visieť vo vzduchu.

Efektívnejším riešením je použitie cloudového nástroja na navrhovanie, ako je napríklad Canva. Celý váš tím má prístup ku všetkým návrhom. A pokiaľ súbory a projekty správne pomenujete, každý môže nájsť a upraviť, čo potrebuje.

Vyskúšajte asynchrónne stretnutia

Ďalej zvážte prechod na asynchrónne videohovory, najmä ak máte členov tímu v rôznych časových pásmach.

Videohovory sú skvelým spôsobom, ako môžu členovia tímu komunikovať, zdieľať nápady, predvádzať svoje najnovšie návrhy, získavať spätnú väzbu na zložité koncepty a nadväzovať vzťahy. Zároveň však pohlcujú obrovské množstvo času. A môže byť náročné ich zorganizovať, najmä ak je váš tím medzinárodný.

Asynchrónne stretnutia naopak umožňujú zaznamenať váš príspevok ako videoklip - vrátane zdieľania obrazovky - a potom ho zdieľať prostredníctvom jednoduchého prepojenia. Zvyšok vášho tímu si ho potom môže pozrieť, keď má čas. Okrem toho môžu skontrolovať automatický prepis a nájsť najzaujímavejšie informácie, zrýchliť alebo spomaliť váš klip a reagovať prostredníctvom komentárov alebo vlastného videa.

Vďaka tomu môžete efektívne komunikovať oveľa viac a zložitejšie informácie ako prostredníctvom e-mailu, ale nemusíte hľadať čas, ktorý vyhovuje všetkým, aby ste si dohodli videohovor.

Centralizácia firemnej telefónie

Ďalším vynikajúcim spôsobom, ako zvýšiť efektivitu komunikácie, je zaobstarať si centrálnu firemnú telefónnu službu.

Podobne ako mnohé iné nástroje v tomto zozname, aj moderné firemné telefónne služby sú zvyčajne založené na cloude. To znamená, že váš tím k nim môže pristupovať odkiaľkoľvek, bez ohľadu na to, kde sa nachádza.

Navyše majú oveľa viac kanálov ako len obyčajné hlasové hovory. Často sú súčasťou aj videohovory, okamžité správy, živý chat a e-mail.

Okrem toho mnohí poskytovatelia ponúkajú aj šikovné doplnkové funkcie, často založené na umelej inteligencii, ktoré vám uľahčia život. Niektoré služby napríklad obsahujú automatické prepisy a súhrny hovorov. Vďaka tomu je vedenie zápisov zo stretnutí hračkou.

Využitie tímovej spolupráce na základe správ

(Zdroj: Freepik)

Ste unavení z nekonečných e-mailových reťazcov? A zmeškaných dôležitých správ, pretože niekto zabudol stlačiť "odpovedať všetkým"?

Potom možno budete chcieť prejsť na nástroje pre tímovú spoluprácu založené na správach. V posledných rokoch sa v tejto oblasti stali silnými súpermi najmä Slack a Discord. A to z dobrého dôvodu.

Tieto nástroje umožňujú efektívne štruktúrovať komunikáciu medzi členmi tímu. Hoci môžete niekomu posielať priame správy, väčšina výmen je štruktúrovaná do kanálov.

Povedzme, že máte v tíme pracovnú skupinu, ktorá má za úlohu vypracovať novú stratégiu pre krátky video obsah v reakcii na možný zákaz služby TikTok v USA. Namiesto toho, aby si členovia tejto pracovnej skupiny navzájom posielali e-maily, môžete pre nich zriadiť kanál Slack na výmenu správ a zdieľanie dokumentov. Takto sa nikto nebude musieť obávať, že mu uniknú dôležité informácie.

Využitie balíkov na riadenie projektov

Ak pracujete na väčších alebo zložitejších projektoch alebo musíte koordinovať väčší tím, zvážte využitie nástroja na riadenie projektov.

Tieto nástroje majú sofistikovanejšie funkcie ako vyššie uvedené nástroje na spoluprácu. Umožňujú prideľovať úlohy, určovať termíny, nastavovať závislosti medzi úlohami a objasňovať pracovné postupy.

Každý člen tímu uvidí úlohy, ktoré mu boli pridelené, a dátum, do ktorého ich má dokončiť. Navyše, ak chcete skontrolovať stav projektu, môžete ho jednoducho vizualizovať ako tabuľu Kanban alebo Ganttov graf.

Výber najlepšieho nástroja na vzdialenú správu sociálnych médií

Nakoniec je tu nástroj na správu sociálnych médií, ktorý používate. Vo vzdialenom tíme môže byť výber nástroja, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám, trochu zložitý. Existujú rôzne priority.

Zvážte, koľko používateľov umožňujú rôzne nástroje pri rôznych plánoch. Či môžete určiť pracovné postupy a rôzne oprávnenia pre rôzne roly. Či je možné ukladať a upravovať návrhy a zanechávať pripomienky a návrhy.

Môže to znieť ako základ, ale mnohé skvelé nástroje na správu sociálnych médií v skutočnosti tieto funkcie neobsahujú, a preto sú menej vhodné pre vzdialené tímy.

Záver

Práca v tíme na diaľku môže byť pre motivovaných odborníkov na sociálne médiá skvelou skúsenosťou. A vy môžete zostaviť fantastický, motivovaný a produktívny tím, ktorý posunie hru vašej firmy v oblasti sociálnych médií na vyššiu úroveň.

Teda pokiaľ komunikácia funguje bez problémov.

Integráciou vyššie uvedených nástrojov a stratégií do pracovných postupov to dokážete zabezpečiť. Pomôže vám to minimalizovať frustráciu, nesprávnu komunikáciu a straty z trenia. A zabezpečíte, aby celý váš tím mohol synchronizovane pracovať na spoločných cieľoch.