Ako zvýšiť produktivitu svojho tímu na diaľku

Úvod

Napriek všetkým fanfáram, ktoré sa pred pandémiou koronavírusu šírili o práci na diaľku, mala kancelárska práca niekoľko výhod, ktoré jej vzdialený náprotivok nemohol spochybniť.

Jednou z najviac prehliadaných výhod kancelárskej práce je, že umožňuje firmám ovplyvňovať výkonnosť svojich zamestnancov. Či už to znamená, že manažér mohol diskutovať o problémoch ktoréhokoľvek zamestnanca alebo mu osobne poskytnúť stimuly na zvýšenie jeho výkonu, práca na diaľku vytvára nové výzvy pre spoločnosti, ktoré chcú zvýšiť produktivitu svojho tímu.

Nedávny prechod na prácu na diaľku možno zmenil prístup firiem k produktivite, ale nie je to koniec. Vzhľadom na to existuje mnoho háčikov v oblasti produktivity a riadenia času, ktoré môžete použiť na zvýšenie produktivity vášho tímu na diaľku. Tu je návod, ako to môžete urobiť.

Definujte produktivitu pre svojich zamestnancov

Produktivita definuje schopnosť pracovníka úspešne dokončiť danú úlohu. Inými slovami, je to efektivita práce; čím lepšie dokáže zamestnanec plniť svoje povinnosti, tým je produktívnejší.

Keďže produktivita je také všeobecné a často používané slovo, musíte definovať, čo znamená pre vašich zamestnancov v súvislosti s ich pracovnými povinnosťami. Ponorenie sa do štatistík a faktov o produktivite môže vám a vášmu tímu pomôcť lepšie pochopiť, ako byť produktívny. Vaši zamestnanci by mali vedieť, ako sa ich práca sleduje a hodnotí, aby ste mohli následne diskutovať o možných zlepšeniach.

Merné jednotky, ktoré používate na sledovanie ich výkonu, by mali vychádzať z povinností definovaných pri ich prijatí, ako aj z vašich obchodných cieľov.

V širšom slova zmysle sa meranie produktivity zakladá na niektorom z nasledujúcich aspektov práce vášho zamestnanca:

• Rýchlosť, s akou je daná úloha dokončená načas
• Počet úloh dokončených v danom časovom období
• Schopnosť dokončiť danú úlohu, ako je vysvetlené v štandardnom operačnom postupe (SOP)
• Spätná väzba od manažérov, spolupracovníkov a/alebo zákazníkov
• Dostupnosť počas pracovného času

Každý z týchto atribútov by mal byť prispôsobený pracovným povinnostiam každého zamestnanca.

V prípade agenta zákazníckej podpory môžu byť ukazovateľmi jeho produktivity výsledky spokojnosti zákazníkov, priemerný čas hovoru a počet vyriešených požiadaviek. Pre vývojára by mohli byť metrikami dodaný kód, odchod kódu a čas potrebný na dokončenie projektu. V prípade obchodníka by ste mohli použiť náklady na lead, náklady na akvizíciu a počet vygenerovaných leadov.

Bez ohľadu na to, aké ukazovatele používate, oznámte ich meranie produktivity skôr, ako si sadnete a budete diskutovať o ich výkone.

Vypracujte jasnú politiku práce z domu

Práca z domu sa môže zdať pre niekoho ako všeliek, ale realita ukázala, že tento spôsob práce má aj svoje nevýhody. V správe spoločnosti Buffer o stave práce na diaľku v roku 2019 sa zistilo, že najčastejšie uvádzanými problémami pri dohodách o práci na diaľku sú odpojenie od práce po skončení pracovného času (22 %), osamelosť (19 %) a komunikácia (17 %).

Namiesto toho, aby ste tieto problémy prehliadali, musíte ich riešiť vypracovaním politiky práce z domu. Aj keď sa domáce kancelárie stali v dôsledku pandémie hlavným prúdom, chcete zachovať politiku práce z domu, ktorá definuje očakávania vzdialených pracovníkov.

Zásady by mali okrem iného obsahovať, aké nástroje by mali vaši zamestnanci používať - softvér alebo hardvér - v akom čase by mali byť k dispozícii na komunikáciu, ako by mali chrániť seba a spoločnosť.

Vzhľadom na problémy, ktoré práca na diaľku pre zamestnancov predstavuje, by sa nimi vaše zásady mali aktívne zaoberať. Vo vašich zásadách práce z domu by sa napríklad mohlo uvádzať, kedy sa končí pracovný deň, alebo zdieľať verejné online podujatia, na ktorých sa môžu vaši zamestnanci stretávať a spájať.

Vaše zásady by mali uvádzať rôzne komunikačné kanály, spôsob ich použitia a okolnosti. Môžete mať napríklad Slack na osobnú a celofiremnú komunikáciu, e-mail na špecifickejšiu komunikáciu, Zoom na hovory a Asana na riadenie projektov.

Vaša spoločnosť by tiež mala vyplácať bonusy zamestnancom, ktorí potrebujú nové počítače, rýchlejšie internetové pripojenie a vybavenie súvisiace s kanceláriou (napr. stoly, stoličky atď.).

Vypracovanie programu angažovanosti zamestnancov

V dôsledku náhleho prijatia práce na diaľku ako štandardného - hoci dočasného - pracovného režimu mnohí zamestnanci pocítia problémy, ktoré z toho vyplývajú. Ako protiváhu chcete vytvoriť program zapojenia zamestnancov, aby boli vaši zamestnanci spokojní so svojou prácou.

Nedávny prieskum spoločnosti Gallup ukázal, že 32 % respondentov sa cíti byť zapojených do svojej práce, pričom zvyšných 50 % uviedlo, že nie sú zapojení, a 17 %, že nie sú zapojení.

Cieľom programu angažovanosti je spojiť vašich zamestnancov s vašou organizáciou a zvýšiť ich súčasný pocit angažovanosti na požadovanú, optimálnu úroveň. Ukázalo sa, že vysoká miera angažovanosti zamestnancov podporuje ich udržanie, pocit lojality a produktivitu zároveň.

Na začiatok je potrebné vykonať prieskumy, ktoré odhalia aktuálnu úroveň vnímaného zapojenia. Opýtajte sa svojich zamestnancov:

• Ako vnímate svoju súčasnú úlohu?
• Čo by ste chceli na svojej práci zmeniť?
• Ako ste spokojní s rovnováhou medzi pracovným a súkromným životom?

Vytvorte program angažovanosti na základe kombinácie osvedčených postupov a riešení na odstránenie problémov zistených v prieskumoch. K bežným osvedčeným postupom patrí vypracovanie programov odmeňovania založených na bodoch, ponuka wellness programov a podpora vytvárania celopodnikových sietí.

Váš program by mal zohľadňovať aj spätnú väzbu zamestnancov a ukázať, že vašej spoločnosti záleží na ich emocionálnej a profesionálnej pohode. Otvorene sa o tento program podeľte s existujúcimi a novoprijatými zamestnancami, aby ste od začiatku budovali správne očakávania.

Podpora rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom

Z prieskumu spoločnosti Buffer vyplýva, že rovnováha medzi pracovným a súkromným životom je pre pracovníkov na diaľku problémom. Samostatný prieskum vykonaný na 1 004 zamestnancoch na plný úväzok v USA ukázal, že 29 % zamestnancov na diaľku uviedlo, že bojuje s rovnováhou medzi pracovným a súkromným životom, zatiaľ čo 31 % uviedlo, že si museli vziať deň voľna kvôli svojmu duševnému zdraviu.

Aj keď vaši zamestnanci môžu teoreticky kedykoľvek zatvoriť svoje počítače, väčšina z nich sú zodpovední ľudia, ktorí berú svoju prácu vážne. Pre vašu spoločnosť to môže znieť ako skvelá správa, ale pre vašich zamestnancov si tento prístup vyberá daň na ich produktivite.

Vaša spoločnosť musí aktívne podporovať rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom tým, že bude vysvetľovať - alebo nútiť, ak je to potrebné - kedy by vaši zamestnanci mali prestať pracovať, za akých okolností a v akom čase by mali byť k dispozícii.

Najlepší spôsob, ako dosiahnuť, aby boli pracovníci na diaľku spokojní, je nechať ich určiť si svoj pracovný čas. Pokiaľ sa nemuseli stretávať so zákazníkmi v konkrétnych časových pásmach - spomeňte si na agenta zákazníckej podpory alebo obchodného zástupcu - väčšina zamestnancov môže plniť väčšinu, ak nie všetky, svojich povinností v danom čase.

Prípadne im môžete povedať, že musia byť určitý počet hodín v práci v rovnakom čase ako väčšina zamestnancov, a ostatné pracovné hodiny nech si vyplnia podľa vlastného uváženia.

Zvážte zdieľanie techník produktivity, ktoré motivujú k odpojeniu sa od práce, ako je napríklad technika Pomodoro. Mohli by tiež používať aplikácie na sledovanie času, ktoré ich upozornia po odpracovaní určitého počtu hodín po sebe.

Štúdia globálnej personálnej spoločnosti Robert Half ukázala, že pracovníci, ktorí majú rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom, sú dvakrát spokojnejší, produktívnejší a vykazujú väčšiu lojalitu voči svojim zamestnávateľom ako tí, ktorí sa snažia nájsť rovnováhu.

Meranie produktivity vášho tímu

Metriky, ktoré používate na sledovanie efektivity práce svojich zamestnancov, sú základom, na ktorom zakladáte svoje taktiky na zvyšovanie produktivity. Je to dôležité najmä pre pracovníkov na diaľku, ktorí nemajú k dispozícii žiadne priame mechanizmy spätnej väzby, aké využívajú pracovníci v kanceláriách.

Zamestnanci radi dostávajú spätnú väzbu, ak vychádza z objektívnej a transparentnej analýzy, a nie z osobných preferencií. Vaši zamestnanci môžu túto spätnú väzbu využiť na zlepšenie svojej pracovnej efektivity, čo následne ovplyvňuje ich pracovnú spokojnosť a angažovanosť.

Vezmite metriky, ktoré ste definovali, ako je vysvetlené v predchádzajúcej časti článku, a určte cieľ, ktorý by mali vaši zamestnanci dosiahnuť. Tento cieľ môže vychádzať z údajov z minulosti, referenčných hodnôt v odvetví alebo z interných diskusií medzi manažérmi a zamestnancami.

Definujte časový harmonogram kontroly ukazovateľov každého zamestnanca - vykonávajte ju aspoň raz za štvrťrok. Každý cieľ tiež rozdeľte na mesačné a týždenné ciele a požiadajte manažérov, aby sledovali ich plnenie.

Analyzujte, ako každý zamestnanec plní svoje ciele, a na základe údajov poskytnite relevantnú spätnú väzbu. Vypracujte plán na zlepšenie, ak zamestnanec alebo tím nesplnil svoje ciele, a ponúknite verejnú podporu, ak ich prekročil.