Ako zabezpečiť súlad s predpismi v roku 2024: Nástroje, ktoré vám pomôžu udržať si náskok

Úvod

Priznajme si, že dodržiavanie obchodných predpisov môže byť náročné na žonglovanie. Medzi meniacimi sa daňovými pravidlami, zákonmi o ochrane osobných údajov a špecifickými smernicami pre dané odvetvie je ľahké sa zahltiť.

Ale ide o to, že dodržiavanie predpisov nie je len o zaškrtávaní políčok na pomyselnom kontrolnom zozname pre vašu firmu. Ide o ochranu vašej firmy pred pokutami, zachovanie dôvery u vašich zákazníkov a hladký chod prevádzky.

Podniky si dnes nemôžu dovoliť spoliehať sa na manuálne procesy. Nástroje na zabezpečenie súladu sú cestou vpred. S tým, ako sa dnes mnohé veci riadia umelou inteligenciou, by podniky nemali zostať pozadu.

Mali by ste sa uistiť, že vaša firma je v súlade s hrou. V tomto článku si priblížime, čo znamená dodržiavanie predpisov, prečo je veľmi dôležité, aké riziká hrozia pri ich ignorovaní a ktoré nástroje vám pomôžu zostať na vrchole.

Čo je to dodržiavanie obchodných predpisov?

Považujte dodržiavanie predpisov v podnikaní za zábradlie, ktoré zabezpečuje bezpečnosť a zákonnosť vašich činností. Ide o dodržiavanie pravidiel a predpisov, ktoré sa vzťahujú na vaše podnikanie - či už ide o pracovné zákony, požiadavky na ochranu osobných údajov alebo povinnosti finančného výkazníctva. Zložitá časť spočíva v dodržiavaní pravidiel, pretože nie sú pevne stanovené.

Dodržiavanie predpisov znamená, že budete o týchto zmenách neustále informovaní a uistíte sa, že vaša firma je vždy v obraze. Vaším cieľom je vyhnúť sa pokutám, zachovať si dôveru zákazníkov a riadne a legálne fungovať.

Prečo vaša firma potrebuje automatizované nástroje na dodržiavanie predpisov?

Snažiť sa dodržiavať predpisy bez správnych nástrojov je ako pokúšať sa dokončiť maratón v šľapkách. Maratón je možné dokončiť, ale nečakajte, že sa umiestnite v rebríčku. Pravdepodobne si tiež cestou privodíte zbytočnú bolesť.

Prečo by ste chceli takú bolesť, však? Aby ste sa dostali dopredu, potrebujete automatizované nástroje na dodržiavanie predpisov. Tieto nástroje vás zbavia mnohých bolestí hlavy pri správe predpisov. Tu je dôvod, prečo sú nevyhnutné:

Zložitosť predpisov

Predpisy sa rýchlo menia. Len v minulom roku viac ako polovica podnikov uviedla, že majú problém držať krok s vyvíjajúcimi sa pravidlami - najmä so zákonmi o ochrane osobných údajov, ako je všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR). Automatizované nástroje sa aktualizujú v reálnom čase, takže sa nemusíte obávať, že by vám unikli zásadné zmeny.

Integrácia naprieč oddeleniami

Dodržiavanie predpisov nie je v kompetencii jedného oddelenia. Personálne oddelenie, finančné oddelenie, oddelenie IT - všetci sú do toho zapojení. Automatizované systémy zabezpečujú, aby boli všetky časti vášho podniku zosynchronizované. To vám pomôže splniť požiadavky vo všetkých oblastiach bez problémov.

Monitorovanie v reálnom čase

Nebolo by príjemné dostať upozornenie, keď sa niečo pokazí? Automatizované nástroje na zabezpečenie zhody presne toto umožňujú. Poskytujú upozornenia v reálnom čase, ak sa blížite k porušeniu pravidla, takže ho môžete napraviť skôr, ako sa stane problémom.

Konkurenčná výhoda

Zákazníci venujú väčšiu pozornosť tomu, ktoré podniky dodržiavajú pravidlá. Podľa správy spoločnosti NielsenIQ z roku 2022 viac ako 80 % spotrebiteľov uprednostňuje spoluprácu so spoločnosťami, ktoré transparentne informujú o svojich procesoch. Automatizované nástroje vám pomôžu vybudovať túto dôveru - a dôvera sa premieta do lojality a dlhodobého úspechu.

Riziká nedodržiavania predpisov: Pokuty, poškodenie reputácie a narušenie prevádzky

Nedodržiavanie predpisov nie je len riskantné, ale aj nákladné. Nedodržiavanie predpisov vás môže zasiahnuť zo všetkých strán, pričom dôsledky môžu siahať od finančných pokút až po narušenú dôveru zákazníkov.

V štúdii z roku 2017 s názvom Skutočné náklady na dodržiavanie predpisov o ochrane údajov, ktorú vypracovali spoločnosti GlobalScape a Ponemon Institute, sa zistilo, že priemerné ročné náklady podnikov na nedodržiavanie predpisov dosiahli 14,8 milióna USD. To je o 45 % viac ako ešte v roku 2011 a výrazne viac ako priemerné náklady na dodržiavanie predpisov vo výške 5,5 milióna USD.

Tento scenár len ukazuje, aké nákladovo efektívne môže byť dodržiavanie predpisov v podnikaní. Pomôže vám vyhnúť sa týmto trom najväčším rizikám:

Pokuty a právne problémy

Pokuty a problémy so zákonom nie sú len facky. Sú to vážne problémy, ktoré vás môžu stáť milióny. Vezmite si napríklad GDPR (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) v Európe. Ak pochybíte, môže vám hroziť pokuta podľa GDPR až do výšky 20 miliónov eur alebo 4 % vašich globálnych príjmov, podľa toho, ktorá suma je vyššia.

Poškodenie reputácie

V dnešnom svete je vaša značka všetkým. Stačí jeden zádrhel v dodržiavaní predpisov a môžete ohroziť povesť svojej firmy.

Majte na pamäti, že zákazníci si v súčasnosti cenia svoje súkromie viac ako kedykoľvek predtým. Chcú vedieť, či sú ich údaje u vás v bezpečí. Ak sa roznesie, že ste boli pri ochrane ich osobných údajov príliš laxní, môžu začať nakupovať u vašich konkurentov.

Prevádzkové bolesti hlavy

Ak je nesúlad označený, môže to zastaviť operácie. Napríklad ste pripravení uviesť na trh svoj nový produkt. Marketingový tím je nadšený a všetci sú pripravení začať. Zrazu sa však objavia problémy s dodržiavaním predpisov. Všetko sa zrazu zastaví. Pre vás, vašich zamestnancov aj zákazníkov by to bolo veľké sklamanie.

Aké sú kľúčové oblasti dodržiavania obchodných predpisov?

Dodržiavanie predpisov nie je univerzálna záležitosť. Zahŕňa viacero oblastí v závislosti od vášho odvetvia. Tu sú kľúčové oblasti, ktoré musia mať podniky na očiach:

Ochrana údajov

Pravidlá ochrany osobných údajov ako GDPR (General Data Protection Regulation) a kalifornský zákon o ochrane súkromia spotrebiteľov (California Consumer Privacy Act, CCPA) vyžadujú, aby spoločnosti zodpovedne zaobchádzali s informáciami o zákazníkoch. To zahŕňa nasledujúce kroky:

1. Získajte súhlas zákazníkov so zhromažďovaním údajov.
2. Chráňte zhromaždené údaje šifrovaním.
3. Upozornenie zákazníkov v prípade porušenia.

Environmentálne predpisy

Ak má vaša firma nejaký vplyv na životné prostredie (a to má väčšina firiem), musíte dodržiavať predpisy týkajúce sa napríklad emisií uhlíka, nakladania s odpadom a ekologických postupov. Udržateľnosť nie je dobrá len pre planétu - stáva sa povinnou súčasťou právnych predpisov.

Podľa prieskumu Voice of the Consumer 2024 spoločnosti PwC bude 9,7 % spotrebiteľov platiť vyššie ceny za udržateľné výrobky a tovary. To je v súlade s minuloročným prieskumom, ktorý ukázal 9,8 % ochotu platiť vyššie ceny za udržateľnosť.

Finančné výkazníctvo a audit

Vedenie účtovníctva v poriadku nie je len inteligentné - je to zákonná povinnosť. Vlády očakávajú presné finančné výkazy a mnohé podniky sa musia pripraviť na audity. Automatizácia dodržiavania finančných predpisov vás môže ušetriť úloh a problémov na poslednú chvíľu.

Predpisy špecifické pre dané odvetvie

V niektorých odvetviach sa musia dodržiavať ďalšie pravidlá. Napríklad poskytovatelia zdravotnej starostlivosti musia dodržiavať zákon o prenosnosti a zodpovednosti zdravotného poistenia (HIPAA ), aby chránili údaje pacientov. Podobne aj finančné inštitúcie musia spĺňať požiadavky proti praniu špinavých peňazí (AML), aby zabránili podvodom.

Ako môže softvér pre ľudské zdroje zefektívniť dodržiavanie právnych predpisov

Ak si myslíte, že dodržiavanie predpisov sa týka len financií alebo práva, zamyslite sa ešte raz. Veľkú úlohu zohrávajú aj ľudské zdroje. Našťastie, softvér pre ľudské zdroje môže riadenie dodržiavania predpisov výrazne uľahčiť.

Automatizácia dokumentácie a podávania správ

Personálne nástroje dokážu automaticky generovať správy a aktualizovať záznamy, aby ste boli vždy pripravení na audity a kontroly.

Jednoduché dodržiavanie pracovného práva

Personálne nástroje vám pomôžu dodržiavať pracovné zákony - od sledovania pracovného času až po zaručenie rovnakého odmeňovania. Systémy so zabudovanými kontrolami uľahčujú odhalenie potenciálnych porušení skôr, ako sa stanú problémom.

Nástroje na dodržiavanie súladu pre finančné výkazníctvo

Dodržiavanie finančných predpisov je jednou z oblastí, v ktorej automatizácia skutočne zažiarila. Pozrime sa na to, ako vás môžu finančné nástroje udržať na správnej ceste:

Aktuálne informácie o zmenách daňových zákonov

Daňové zákony sa môžu rýchlo meniť, najmä v štátoch ako Kalifornia, kde sa predpisy často aktualizujú. Mzdové systémy určené pre kalifornské podniky, ako napríklad EarnPayroll, vám pomôžu udržať si náskok vďaka automatickému poskytovaniu aktualizácií nových daňových predpisov. To zaručuje, že vaše podania budú vždy presné, čím sa zabezpečí súlad s najnovšími zákonnými požiadavkami špecifickými pre Kaliforniu.

Zachytenie chýb skôr, ako sa stanú problémami

Chyby sa stávajú, ale nemusia viesť k pokutám. Automatizované finančné nástroje využívajú na odhaľovanie chýb algoritmy. Tieto algoritmy dokážu odhaliť problémy, ktoré by ľudské oko mohlo prehliadnuť. Prípadnú chybu môžete opraviť okamžite pred odoslaním výkazu.

Úložisko v cloude pripravené na audit

Ukladanie finančných dokumentov v cloude udržiava všetko usporiadané a prístupné pri auditoch. Cloudové úložisko nielenže zaručuje dodržiavanie predpisov, ale tiež chráni vaše záznamy pomocou špičkového zabezpečenia. K dokumentom môžete bezpečne pristupovať kedykoľvek a odkiaľkoľvek.

Nástroje na dodržiavanie ochrany osobných údajov a bezpečnosti

Vzhľadom na rastúci počet prípadov porušenia ochrany údajov si podniky nemôžu dovoliť šetriť na zabezpečení. Tu je niekoľko nevyhnutných nástrojov na dodržiavanie ochrany osobných údajov:

Nástroje kybernetickej bezpečnosti na udržanie súladu

Dodržiavanie zákonov o údajoch znamená viac než len uzamknutie údajov - vyžaduje si to neustále monitorovanie. Nástroje kybernetickej bezpečnosti vám pomôžu odhaliť hrozby v reálnom čase a udržať si náskok pred kybernetickými rizikami. Môžete tak predchádzať potenciálnym krádežiam identity a ďalším problémom, ktoré môžu vzniknúť v dôsledku kybernetických útokov.

Existujú nástroje, ktoré vám pomôžu dodržiavať zákon o spravodlivom úverovom spravodajstve (FCRA) pri správe úverových informácií o zákazníkoch. Dodržiavanie zákona FCRA je kľúčové pre zákonné vykazovanie presných úverových informácií.

Dodržiavanie predpisov možno nie je najzaujímavejšou súčasťou vedenia podniku, ale určite je jednou z najdôležitejších. Dobrou správou je, že na to nemusíte byť sami. Automatizované nástroje môžu dodržiavanie predpisov uľahčiť.

Ak máte k dispozícii správne nástroje, môžete sa vyhnúť nákladným chybám. Môžete sa sústrediť na budovanie dôvery u svojich zákazníkov a rozvíjať svoje podnikanie. Zotrvanie v súlade s predpismi dnes nie je len o tom, ako sa vyhnúť problémom. Ide o to, aby ste sa pripravili na dlhodobý úspech.