Ako navrhnúť inkluzívne prostredie stretnutia, ktoré zaujme každého

Úvod

Využitie talentu celého tímu má veľkú hodnotu. Aby ste to však dokázali, musíte vytvoriť prostredie na stretnutiach, ktoré povzbudí každého člena tímu k účasti. Môžete to dosiahnuť podporou inkluzívnosti na svojich stretnutiach.

V tomto článku sa budeme venovať tomu, ako vytvoriť inkluzívne prostredie na schôdzach, ktoré podporuje účasť celého tímu. Budeme sa zaoberať základmi inkluzívnych stretnutí a dôvodmi, prečo by ste mali chcieť vytvoriť inkluzívny priestor. Následne sa ponoríme do niekoľkých praktických tipov na podporu inkluzívnosti na vašom pracovisku.

Inkluzívne prostredie na stretnutia: Základy

Inkluzívne prostredie stretnutí je kľúčové pre zapojenie každého člena tímu a podporu praktickej účasti všetkých členov.

Celý tím by sa mal cítiť pohodlne a mal by byť povzbudzovaný k účasti na inkluzívnom stretnutí. Mali by sa zvážiť nové nápady a ľudia by mali mať možnosť myslieť neštandardne. Nápady by nemali byť odmietané, aj keď sú nekonvenčné.

Okrem toho, inkluzívne prostredie stretnutí by malo byť pre všetkých zúčastnených bezpečným priestorom. Prinajmenšom sa rešpektujú preferované zámená ľudí a nie je dovolené diskriminačné správanie. Všetci členovia vášho tímu by sa mali cítiť príjemne bez ohľadu na to, ako sa identifikujú.

Inkluzívnosť na stretnutiach vyzerá aj tak, že ponúkate prispôsobenie prostredia pre osoby so zdravotným postihnutím alebo s poruchami.

Prečo používať inkluzívne prostredie schôdzí

Môžete zvýšiť výkonnosť a produktivitu svojej organizácie tým, že umožníte celému tímu vyniknúť vďaka inkluzívnemu prostrediu na stretnutia. Využitie silných stránok každého z vás vám pomôže lepšie pracovať ako tím.

Vytváranie inkluzívneho prostredia na stretnutiach navyše pomáha vytvárať kultúru na pracovisku, ktorá je vo všeobecnosti inkluzívnejšia a pozitívnejšia. To je skvelé pre udržanie vysokej morálky a motivácie vášho tímu.

Ako vytvoriť inkluzívne prostredie pre stretnutia

Teraz, keď ste pochopili, akú hodnotu má navrhovanie inkluzívneho usporiadania schôdzí, pozrime sa na niekoľko spôsobov, ako to uplatniť v praxi.

1. Stanovte základné pravidlá

Je dôležité, aby ste svoje stretnutia formovali tak, aby ľudia mohli prispievať. Aby ste to dosiahli, musíte stanoviť určité základné pravidlá, ktoré zabezpečia psychologické bezpečie.

Základným pravidlom pre vytvorenie pozitívnej kultúry stretnutí je vyžadovať rešpekt voči každému členovi tímu. Vypracujte politiku nulovej tolerancie diskriminácie alebo obťažovania. Vytvorte systém kontrol a protiváh, ktorý bude viesť vedúcich a všetkých ostatných členov tímu k zodpovednosti za ich konanie, aby ste zabezpečili, že výlučne rešpektujúce interakcie budú na vašom pracovisku kultúrnou normou.

Pri stanovovaní základných pravidiel by ste mali stanoviť aj očakávania. Na mnohých typoch stretnutí sa niektorí ľudia môžu prirodzene cítiť ako pozorovatelia, keď nemajú čo konkrétne prezentovať. Ak však chcete, aby sa títo ľudia zapojili do diskusie, dajte im výslovne najavo, že chcete, aby sa vyjadrili, či už ponúknutím svojho názoru alebo predložením plánu činnosti.

2. Ponuka pomôcok na uľahčenie prístupu

V mnohých tímoch pracujú ľudia so zdravotným postihnutím a poruchami. Ponuka pomôcok na uľahčenie prístupu je veľmi dôležitá na efektívne rozvíjanie talentu a nápadov týchto osôb.

Ak napríklad niektorý člen vášho tímu nepočuje, je veľmi dôležité uľahčiť komunikáciu na stretnutiach prístupným spôsobom. V mnohých prípadoch sa to dá dosiahnuť použitím konferenčného softvéru so živým titulkovaním. Takto môže nedoslýchavý člen tímu čítať slová ľudí v reálnom čase.

Predpokladajme, že máte zrakovo postihnutého člena tímu. V takom prípade môžete svoje stretnutia sprístupniť dôkladným vysvetlením všetkých grafických prvkov v prezentáciách alebo použitím vysokokontrastných obrázkov, ktoré môžu vidieť.

Samozrejme, tieto príklady neplatia pre každý tím. Ako vedúci tímu musíte posúdiť potreby svojho tímu a podľa potreby poskytnúť pomoc.

3. Pozvať ľudí, aby prispeli

Hovorili sme o nastavení očakávaní, keď chcete, aby ľudia prispievali. Vzhľadom na to by ste mali ísť ďalej a aktívne vytvárať príležitosti pre ľudí, aby prispeli ku konverzácii. V rôznych formátoch stretnutí alebo diskusií to bude vyzerať rôzne.

Povedzme, že robíte dôležité rozhodnutie, ktoré sa týka veľkej časti vášho tímu. Oplatí sa obísť miestnosť a výslovne sa opýtať na názor každého človeka. Je to tak priame, ako len môžete.

Pri diskusii o menej závažných otázkach môžete dať priestor na otázky, pripomienky a obavy. Tu sa hodí mať silnú firemnú kultúru, ktorá ľuďom dáva vedomie, že na ich hlase záleží, takže sa na takomto otvorenom fóre vyjadria.

Na dosiahnutie efektívnosti pri stretnutiach s veľkými skupinami ľudí nie je nevyhnutne potrebné, aby sa všetci účastníci hovoru vyjadrovali k danej záležitosti ústne. Namiesto toho môžete na virtuálnom stretnutí požiadať ľudí, aby svoje myšlienky uviedli v chate, a vedúci hovoru potom môžu rýchlo prejsť odpovede a zodpovedajúcim spôsobom ich potvrdiť.

4. Nechajte hovoriť vždy len jednu osobu

Mali by ste vytvoriť kultúru stretnutí, ktorá zabráni vzájomnému prehováraniu. Keď sa ľudia rozprávajú cez seba, môžu byť frustrovaní, stratiť myšlienkové pochody a cítiť, že ich to odrádza od toho, aby sa vyjadrovali.

Samozrejme, je ľahké niekoho náhodou prehovoriť, ale vašou úlohou ako moderátora stretnutia je tomu zabrániť. Znie to jednoducho, ale ak už niekto hovorí a iný ho predbehne, požiadajte druhú osobu, aby sa zdržala, kým prvá osoba neskončí.

Ak budete mať na pamäti túto skutočnosť, môžete vytvoriť kultúru, ktorá uprednostňuje možnosť, aby ľudia hovorili bez prerušovania.

5. Povzbudzujte ľudí, aby "zdvihli ruky"

(Obrázok poskytol autor)

Niekedy môže byť ťažké nájsť príležitosť na rozhovor počas konferenčného hovoru, pretože signály, ktoré by ste použili na osobnom stretnutí, nie sú vždy tak viditeľné, keď ste na diaľku. Našťastie, videokonferenčné nástroje, ako napríklad Zoom, majú možnosť, aby účastníci "zdvihli ruku" a dali tak najavo, že chcú niečo povedať.

Hoci je táto funkcia k dispozícii, ľudia ju nie vždy využívajú. Preto je dôležité, aby ste svojmu tímu pripomenuli, kde toto tlačidlo nájdete, a povzbudili ho, aby ho použil, keď chce prispieť do konverzácie.

6. Zaznamenávanie zápisníc zo zasadnutí

Vedenie podrobných záznamov zo stretnutí je vynikajúcou taktikou, ako udržať všetkých zapojených a podporiť začlenenie počas stretnutí. Pomáha zabezpečiť, aby mal každý možnosť vystúpiť a aby boli jeho slová presne zaznamenané. Podporuje to spoluprácu, zvyšuje účasť a zlepšuje zodpovednosť.

Okrem toho je prehľadná evidencia zápisníc zo stretnutí skvelým spôsobom, ako sledovať, kto sa zvyčajne zúčastňuje a prispieva. To vám tiež umožní zistiť, kto má tendenciu počas stretnutí mlčať, aby ste mohli prioritne vytvoriť priestor pre týchto ľudí, aby sa vyjadrili.

Aplikácie na tvorbu zápisníc zo schôdzí ponúkajú skvelý spôsob, ako tento proces zefektívniť. Vďaka tejto technológii sú všetky podrobnosti usporiadané a dostupné celému tímu.

(Zdroj obrázku)

7. Hybridné schôdzky sú inteligentné

Ak ponúkate hybridné alebo vzdialené pracovné plány, vytvorenie hybridného usporiadania schôdzok je nevyhnutné na uľahčenie efektívnej komunikácie medzi pracovníkmi v kancelárii a doma.

V tejto súvislosti by ste mali zabezpečiť, aby sa mohli vyjadriť aj vzdialení účastníci, pretože môže byť ťažké vyjadriť sa, keď hovorí osobná časť tímu.

Ak v súčasnosti neponúkate možnosť hybridnej práce alebo práce na diaľku, mali by ste to zvážiť. Hybridná práca je pre mnohých ľudí dostupnejšou možnosťou, pretože im umožňuje pracovať v prostredí, ktoré je pohodlnejšie a vhodnejšie pre ich potreby.

8. Využívanie následných individuálnych stretnutí

Niektorí ľudia sú od prírody plachí a môžu byť menej ochotní vyjadrovať svoje myšlienky v skupine. Vzhľadom na to môžete využiť následné stretnutia jeden na jedného, aby ste týmto osobám poskytli pohodlnejšie prostredie na vyjadrenie sa k danej téme.

Ak sa stretnete v súkromnejšom prostredí, zdržanlivejší ľudia sa môžu cítiť pohodlnejšie, keď môžu hovoriť a zdieľať svoje nápady. Keď sa ich nápady potvrdia alebo rozvedú medzi štyrmi očami, môžu sa cítiť dostatočne sebaisto na to, aby sa o ne podelili vo väčšej skupine.

9. Vytvorenie programu

Vytvorenie inkluzívneho prostredia si vyžaduje premyslenú prípravu a dostupné materiály, aby sa každý účastník cítil zapojený a ocenený. Inkluzívni vedúci sú múdri, keď vytvoria program, aby každý vedel, čo má očakávať, a mohol si podľa toho pripraviť svoje myšlienky a poznámky.

Použitie editora PDF od Smallpdf môže prispieť k dosiahnutiu tohto cieľa. Napríklad pred stretnutiami môžu moderátori pomocou tohto nástroja upraviť súbory PDF pridaním poznámok, komentárov alebo zvýraznení, aby zdôraznili kľúčové body a uľahčili tak účastníkom sledovanie.

(Zdroj obrázku)

Okrem toho, ak účastníkom poskytnete vyplniteľné súbory PDF alebo im umožníte pridávať poznámky priamo v dokumente, podporíte ich aktívnu účasť, najmä u tých, ktorí lepšie spracúvajú informácie vizuálne alebo uprednostňujú interaktívne formáty.

Predpokladajme, že člen tímu má zrakové postihnutie. Pomocou tohto nástroja môžete zväčšiť text, upraviť kontrast alebo pridať popisy, ktoré sú v súlade so smernicami o prístupnosti, a vytvoriť tak inkluzívnejšie prostredie.

Záver

Na vytvorenie inkluzívneho prostredia na tímových stretnutiach môžete využiť mnoho prístupov. Týmto spôsobom môžete viac zapojiť svojich zamestnancov a zlepšiť svoju činnosť. Navyše to pomôže podporiť kultúru inkluzívnosti v celej organizácii.

Ako zabezpečíte, aby vaše stretnutia boli inkluzívne?