Stručná príručka pre zamestnávateľa o mzdových daniach

Úvod

Prvý nábor zamestnancov prináša mnohé výzvy, od nástupu a dodržiavania predpisov až po správu miezd, čo je mimoriadne zložitá úloha. Výpočet a podávanie daňových priznaní zo mzdy môže zmiasť aj skúsených majiteľov firiem. Presná správa mzdových daní je kľúčová, pretože chyby môžu viesť k vážnym finančným pokutám a dokonca k trestnoprávnym dôsledkom.

Na konci tohto článku budete vedieť, aké kroky sú potrebné na efektívnu správu mzdových daní pre vašich zamestnancov a zabezpečenie súladu s predpismi.

Čo sú dane zo mzdy zamestnávateľa?

Dane zo mzdy sú odvody, ktoré zamestnávatelia zrážajú z výplat zamestnancov a odvádzajú ich priamo vláde. Tieto dane pomáhajú financovať rôzne programy sociálneho poistenia vrátane sociálneho zabezpečenia a zdravotného poistenia. Aj keď na dane zo mzdy prispievajú zamestnanci aj zamestnávatelia, za zrážku a odoslanie týchto daní vláde je zodpovedný zamestnávateľ.

Typy daní zo mzdy zamestnávateľa

V Spojených štátoch sú zamestnávatelia zodpovední za rôzne dane a zrážky zo mzdy. Tu je prehľad vysvetlených daní zo mzdy, ktoré by ste mali poznať:

Federálna daň z príjmu

Federálna daň z príjmu sa ukladá zo mzdy a zisku a platí sa vláde USA. Podľa IRS sa táto daň vzťahuje na príjmy zo zárobkovej činnosti (mzdy, platy, prepitné, provízie) aj na príjmy z inej činnosti (úroky, dividendy). Môže sa vyberať od jednotlivcov aj od firiem.

V USA sa uplatňuje progresívny systém federálnej dane z príjmu, čo znamená, že sadzba dane sa zvyšuje s vyšším príjmom. Napríklad zamestnanec, ktorý ročne zarobí menej ako 44 725 USD, platí 12% sadzbu dane, zatiaľ čo osoba, ktorá ročne zarobí viac ako 578 126 USD, je zdanená 37% sadzbou. Zamestnanci, ktorí zarábajú menej ako 11 000 USD, neplatia žiadnu federálnu daň z príjmu. Aj keď technicky nie je daňou zo mzdy, zrážky federálnej dane z príjmu sú nevyhnutnou súčasťou spracovania miezd.

Dane zo sociálneho a zdravotného poistenia (FICA)

Zamestnávatelia musia za svojich zamestnancov odvádzať dane na sociálne a zdravotné poistenie, ktoré sú známe pod spoločným názvom FICA (Federal Insurance Contribution Act). Sadzby dane FICA sa pohybujú od 10 do 37 % a delia sa rovným dielom medzi zamestnávateľov a zamestnancov.

• Sociálne zabezpečenie: Z tejto dane sa financuje trustový fond starobného a pozostalostného poistenia (OASI) a trustový fond invalidného poistenia (DI), ktoré poskytujú dávky dôchodcom, pozostalým a zdravotne postihnutým osobám.
• Medicare: Príspevky idú do trustového fondu nemocničného poistenia a trustového fondu doplnkového zdravotného poistenia, ktoré pomáhajú pri úhrade liečebných nákladov.

Federálna daň z nezamestnanosti (FUTA)

Federálny zákon o dani z nezamestnanosti (Federal Unemployment Tax Act - FUTA) je daň platená zamestnávateľom, z ktorej sa financuje odškodnenie pre nezamestnaných pracovníkov. Na rozdiel od iných daní sa FUTA neodvádza z výplaty zamestnancov, ale platí ju priamo zamestnávateľ.

Programy odchodu do dôchodku

Zamestnávatelia môžu tiež ponúkať dôchodkové programy, z ktorých sa zamestnancom odvádza časť mzdy na vytvorenie dôchodkových fondov dostupných po odchode do dôchodku. Výška týchto zrážok sa v jednotlivých spoločnostiach a u jednotlivých osôb líši.

Štátna daň z príjmu

Štátne predpisy o dani z príjmu, sadzby a sadzby sa v jednotlivých štátoch značne líšia. Niektoré štáty majú jednotnú sadzbu, zatiaľ čo iné používajú progresívny systém. Niekoľko štátov, ako napríklad Florida a Texas, nezavádza štátnu daň z príjmu. Zamestnávatelia musia zamestnancom z výplaty zrážať príslušnú štátnu daň z príjmu a odvádzať ju štátnemu daňovému úradu.

Štátna daň z nezamestnanosti (SUTA)

SUTA, známa aj ako štátne poistenie v nezamestnanosti (SUI) alebo daň z opätovného zamestnania, financuje dávky v nezamestnanosti pre vysídlených pracovníkov. Vo väčšine štátov prispievajú do systému SUTA len zamestnávatelia. Sadzby a zdaniteľné základy mzdy sa v jednotlivých štátoch líšia. Napríklad na Floride sa sadzba vzťahuje na prvých 7 000 USD ročnej mzdy každého zamestnanca.

Miestne dane

Zamestnávatelia by si mali overiť aj miestne dane zo mzdy, ktoré vyžadujú mestá alebo obce. Zamestnávatelia aj zamestnanci môžu prispievať na tieto dane, z ktorých sa financujú miestne služby a infraštruktúra. Napríklad Filadelfia ukladá daň zo mzdy obyvateľom aj nerezidentom pracujúcim v meste. Zamestnávatelia musia túto daň zrážať zo mzdy a odvádzať ju mestu. Sadzby a použitie týchto daní sa líšia podľa lokality a často podporujú mestské služby, ako je verejná bezpečnosť a údržba parkov.

Aký je rozdiel medzi daňou zo mzdy a daňou z príjmu?

Hoci sa daň zo mzdy aj daň z príjmu zamestnanca týkajú zamestnania, majú odlišnú povahu.

• Dane zo mzdy: Tieto odvody sú spoločné pre zamestnávateľa aj zamestnanca a vypočítavajú sa ako percento zo mzdy zamestnanca, pričom zamestnávateľ túto sumu dorovnáva. Pozostávajú predovšetkým z daní sociálneho a zdravotného poistenia.
• Daň z príjmu zamestnancov: Táto progresívna daň je výlučne povinnosťou zamestnanca. Sadzba dane sa zvyšuje s rastúcim zdaniteľným príjmom jednotlivca. Na základe formulára W-4 zamestnanca zamestnávateľ zráža túto daň z jeho výplaty a odvádza ju štátu.

Ako vypočítať dane zo mzdy zamestnávateľa?

Výpočet miezd pre začiatočníkov zahŕňa súčet všetkých jednotlivých daní, ktoré tvoria dane. Postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. Stanovenie hrubého príjmu: Určite celkový príjem zamestnanca pred akýmikoľvek zrážkami vrátane pravidelnej hodinovej mzdy alebo platu, nadčasov, prémií, provízií a prepitného.

2. Vypočítajte daň zo sociálneho poistenia: Hrubý príjem vynásobte podielom zamestnávateľa na dani zo sociálneho poistenia, ktorý je 6,2 %.

3. Vypočítajte daň Medicare: Hrubú mzdu zamestnanca vynásobte sadzbou dane Medicare, ktorú platí zamestnávateľ, t. j. 1,45 %.

4. Výpočet federálnej dane z nezamestnanosti (FUTA): Vynásobte prvých 7 000 USD ročnej mzdy každého zamestnanca sadzbou dane FUTA vo výške 6 %. V niektorých prípadoch môžete mať nárok na úver až do výšky 5,4 %, ktorý môže znížiť sadzbu dane FUTA až na 0,6 %.

5. Výpočet štátnej dane z nezamestnanosti (SUTA): Tento výpočet sa líši v závislosti od štátu. Vo všeobecnosti vynásobíte časť mzdy zamestnanca sadzbou dane SUTA vášho štátu.

6. Celkové dane zo mzdy zamestnávateľa: Súčet všetkých vypočítaných daní určí celkovú sumu daní zo mzdy zamestnávateľa.

Kedy sa platí daň zo mzdy?

Tu sú termíny na podanie rôznych sprievodcov daňových formulárov:

1. Formulár 940: Tento formulár, ktorý sa používa na vykazovanie ročnej federálnej dane z nezamestnanosti (FUTA), je potrebné vyplniť do 31. januára nasledujúceho roka.
2. Tlačivo 941:Toto tlačivo sa používa na vykazovanie dane z príjmu, dane zo sociálneho zabezpečenia a dane Medicare zrážanej z výplaty zamestnanca spolu s podielom zamestnávateľa na dani zo sociálneho zabezpečenia a dani Medicare. Dátumy splatnosti sú:

• 30. apríl za prvý štvrťrok (od 1. januára do 31. marca)
• júl 31 za druhý štvrťrok (od 1. apríla do 30. júna)
• 31. október za tretí štvrťrok (od 1. júla do 30. septembra)
• január 31 pre štvrtý štvrťrok (od 1. októbra do 31. decembra)

3. Formulár 944: Tento formulár je splatný 31. januára nasledujúceho roka pre zamestnávateľov, ktorí dlhujú na daniach zo mzdy za daný rok 1 000 USD alebo menej.
4. Vyplňte formulár W-3: Tento formulár sa posiela na Správu sociálneho zabezpečenia (SSA) spolu s kópiou A všetkých formulárov W-2 vydaných za daný rok. Uvádzajú sa v ňom celkové príjmy, mzdy sociálneho zabezpečenia, mzdy zdravotného poistenia a zrážky za všetkých zamestnancov. Tento formulár je potrebné vyplniť do 31. januára nasledujúceho roka.

Aké sú sankcie za nezaplatenie dane zo mzdy?

Nesplnenie daňových povinností zo mzdy môže mať za následok vysoké sankcie zo strany daňového úradu:

• Neodvedenie dane: Ak daň zo mzdy nie je odvedená včas, sankcie sa pohybujú od 2 % do 15 % z nezaplatenej dane v závislosti od počtu dní omeškania.
• Nepodanie žiadosti: Sankcie za oneskorené podanie daňového priznania sa zvyčajne pohybujú od 5 % do 25 % z nezaplatenej dane za každý mesiac alebo časť mesiaca, v ktorom bolo priznanie podané oneskorene.
• Sankcia za vymáhanie zvereneckého fondu: Ak zamestnancom zrážate dane zo mzdy, ale neodvediete ich daňovému úradu, môže vám byť uložená pokuta vo výške celej sumy nezaplatenej dane zo mzdy, čím sa záväzok vlastne zdvojnásobí.
• Sankcie za nesprávne zaradenie zamestnancov: Nesprávne zaradenie zamestnancov medzi nezávislých dodávateľov môže mať za následok sankcie vrátane 1,5 % mzdy, 40 % dane FICA, ktorá nebola zamestnancovi zrazená, a 100 % podielu zamestnávateľa na dani FICA, ktorá mala byť zaplatená.

Ako môžem podať daňové priznanie elektronicky?

Daňový úrad IRS ponúka dve možnosti elektronického podávania daňových formulárov:

1. Formuláre môžete odoslať sami: Formuláre môžete podať priamo prostredníctvom elektronického systému IRS.

2. Použite autorizovaného poskytovateľa elektronického podania IRS: Prostredníctvom služby vyhľadávania autorizovaných poskytovateľov elektronického podania IRS môžete vyhľadať daňového odborníka, ktorý vo vašom mene podá formuláre pre daň zo mzdy.

Záver

Pochopenie mzdových daní je veľmi dôležitou zodpovednosťou, ktorá si vyžaduje dôkladnú pozornosť k detailom. Od výpočtu jednotlivých druhov daní zo mzdy až po dodržanie príslušných termínov na podanie daňového priznania sa tento proces môže zdať náročný, najmä pre nových zamestnávateľov.

Nezabudnite sa informovať o federálnych, štátnych a miestnych daňových zákonoch a nikdy sa neváhajte poradiť s daňovými odborníkmi, aby ste zabezpečili ich dodržiavanie a presnosť. Pochopením svojich daňových povinností a dodržiavaním osvedčených postupov môžete zefektívniť spracovanie miezd a znížiť riziko neúmyselných finančných dôsledkov.